Kirjoittajat: Juho Vähätalo ja Salla Vaittinen

Johdanto 

Proakatemialla käytetään tiimien muodostamiseen Belbinin tiimiroolitestiä. Sen on kehittänyt brittiläinen herra nimeltä Meredith Belbin. Hän alkoi tutkia tehokkaita ja tehottomia tiimejä, ja huomasi tehokkaita tiimejä tutkiessaan erilaisia rooleja joita hän alkoi tarkemmin tutkia, nimenomaan tavoitteena luoda tehokas tiimi. Tiimiroolit auttavat ymmärtämään erilaisuutta ja sitä, että kaikkia rooleja tarvitaan. 

Belbinin tiimiroolit keskittyvät vain ja ainoastaan tiimirooleihin, ei ammattirooleihin, poliittisiin rooleihin tai työrooleihin. Belbin tiimirooli antaa jotain näkökulmaa tiimien tarkasteluun, mutta ei anna vastausta kaikkeen. Niinkuin sanonta kuuluu “Kaikki kertovat jotain mutta mikään ei kerro kaikkea”. Meredithin oma määritelmä tiimirooleista on “henkilön taipumus tietyllä tavalla käyttäytyä, osallistua työhön ja suhtautua muihin”.

Järjestimme ja osallistuimme itsekin Juhon kanssa Proakatemialla Belbin tiimirooli akkreditointikoulutuksen. Göran Hietaranta piti koulutuksen tiimirooleista ja syvennyimme siinä yksilöihin sekä tiimeihin kahden päivän ajan. 

Proakatemialla tiimeille jää vastuu siitä, että kuinka paljon – tai ylipäätään käytetäänkö tiimirooleja ja millä tavalla. Pidimme Apajalle pajan aiheesta, jossa selvisi Apajan tiimin vahvuuksia sekä heikkouksia. Vahvuuksiin kannattaa keskittyä, mutta ottaen huomioon heikkoudet. Esimerkiksi Apajalla on paljon kriittisiä ajattelijoita sekä sosiaalisia tiimirooleja. Pajassa läsnäolijoista vain yksi oli ideoiden tuottaja. Tähän kannattaa kiinnittää huomiota, ettei tiimiläiset katko ideoilta siipiä. Vaihtoehtona olisi myös esimerkiksi järjestää omia innovointipäiviä jolloin pidetään huolta siitä, että tiimiin tulee uusia ideoita. Toki, kaikki Apajalaiset eivät päässeet pajaan osallistumaan, joten saimme vajanaista tietoa koko tiimin tiimirooleista.

Mistä kaikki alkoi

Meredith Belbin loi hypoteesin, että jos tiimissä on jatkuvasti uusia ideoita tuottava henkilö, niin tiimi on tehokas. Hypoteesia testattiin ja se osoittautui oikeaksi. Syntyi tiimirooli nimeltä Plant. Pian kuitenkin huomattiin, että kaikki Plantin ideat eivät ole toteutuskelpoisia. Seuraava tiimirooli oli Monitor Evaluator, joka pystyy kriittisesti ajattelemaan Plantin ideat ja suodattamaan niistä osan käytäntöön. Mutta korkea älykkyys tiimeissä aiheutti vain ristiriitoja. Tarvittiin joku, kuka osaa ohjata ihmiset oikeaan suuntaan ja puhaltamaan yhteen hiileen, ja niin löytyi Co-ordinator. Tässä vaiheessa tiimi ei kuitenkaan ollut vielä niin tehokas, joten tarvittiin Implementer, joka osaa organisoida ja järjestää työt. Tässä vaiheessa huomattiin, että laatu ei ole priimaa ja seurantatoimet uupuvat. Löydettiin Complete Finisher, joka varmistaa että homma toimii ja yksityiskohdat huomioidaan. Seuraavana haasteena oli, että tiimi on sisäänpäin kääntynyt. Ei oltu tietoisia siitä, mitä maailmalla tapahtuu joten tiimirooli Resource Investigator löydettiin. Tämä tiimirooli on selvittää ja tietää mitä tapahtuu tiimin ulkopuolella. Tällä kokoonpanolla on suuri riski siihen, että harhaudutaan suunnasta, joten seuraava rooli onkin Shaper. Rooli antaa tiimille energiaa ja puskee eteenpäin. Shaper saattaa kuitenkin aiheuttaa toiminnallaan pientä närää, joten tarvittiin Team Worker, joka pitää huolta ilmapiiristä ja siitä, että kaikkia kuunnellaan. Viimeinen tiimirooli löydettiin, kun nousi epävarmuus, että onko omilla alueillaan riittävän perillä olevia ammattilaisia. Specialist on ammatillisesti sitoutunut valitsemaansa alaan. 

Belbinin mukaan kun nämä tiimiroolit löytyvät, tiimi on tasapainoinen. 

Tiimityö 

Belbinin mukaan työt voidaan jakaa eri väreihin. Sininen työ on rutiininomaista, perinteistä ja ohjeistettua työtä. Tätä Akatemialla on esimerkiksi esseiden tekeminen, sillä niitä tehdään usein yksin. Toinen esimerkki voisi olla kirjanpitäjän työ. Keltainen työ on sellaista, missä saa itse päättää. Esimerkiksi jos tekee projektia yksin, niin saa pitkälti päättää missä tekee projektia, milloin sitä tekee ja mitä siitä tavoittelee. Tai jos esimerkiksi jossain projektissa on jaettu resurssitehokkaasti työ, ja pystyy pitkälti itsenäisesti päättämään ja edistämään projektia. Vihreä työ on määritelty niin, että se on ympäristöön reagoivaa työtä. Esimerkiksi projektoreissa usein on jokin ennakkotehtävä tai kysymys mihin tiimi tai tiimin Business Leader valmistautuu. Oranssi työ on määritelty niin, että se on yhteisten päätösten pohjalta perustuvaa työtä. Tätä Belbin kutsuu tiimityöksi. Kaikki siis ei ole tiimityötä, eikä tarvitsekaan olla. 

Belbin oli määritellyt vielä ydintyön ulkopuolella olevaa työtä kuten harmaa työ, mikä on satunnaista työtä ja työn laajenemista, valkoinen työ tarkoittaa oma-aloitteista luovaa työtä, mitä kenenkään ei varsinaisesti odoteta tekevän. Pinkki työ on työntekijälle kasaantunutta turhaa työtä, minkä hyvin voisi jättää myös tekemättä.

Kun hallitsemme omia kalentereitamme, niin kannattaa tunnistaa erilaiset työt toisistaan ja kiinnittää huomiota tiimityön laadukkuuteen. Usein palaveerataan koko tiimin kanssa turhankin paljon ja itse tekemiselle jää vähän aikaa. Haluamme herätellä jokaista tiimiä tutkimaan omia tapojaan työskennellä. Vain harvojen vahvuudet pääsevät esiin, kun käytetään jokaisen tiimiläisen aikaresurssia palaverissa asioista keskustelemiseen. 

Pajan rakentamisprosessi 

Totesimme heti akkreditointikoulutuksen jälkeen, että tämä tieto pitää paketoida helposti ymmärrettävään muotoon, jotta voimme jakaa sitä muille tiimeille pajojen avulla. Proakatemialla on käytetty pitkään Belbinin tiimirooleja tiimien jakamisessa, mutta teoriaa ei kuitenkaan ole liiemmin hyödynnetty arkisessa tiimityöskentelyssä. Koimme koulutuksen aikana jonkin asteisen valaistumisen tiimidynamiikan ja tiimien rakentamisen tiimoilta, sillä tämän osuvampaa viitekehystä tiimityöhön on vaikea löytää. Harmillista, että siitä ei ole otettu koko potentiaalia irti, mutta lohdullista on, että voimme nyt toimia todellisina sanansaattajina Belbin tiimirooliteorian puolesta.

Suunnittelimme pajaa kahteen otteeseen. Pieneksi haasteeksi nousi teorian laajuus ja materiaalin paljous, joka pitäisi puristaa neljän tunnin aikana sisäistettävään muotoon. Pohdimme, että mikä on tärkeää ymmärtää itse teoriasta ja millaisia oivalluksia haluamme saada aikaan. Keskeisimpänä asiana haluamme kaikkien oivaltavan, että me kaikki tarvitsemme tiimin, jos haluamme työskennellä tehokkaasti. Tiimiroolit on helppo tuoda ilmi tarinan avulla, jossa lähtötilanteessa on vain nippu keskeneräisiä ideoita ja näiden ideoiden ympärille rakennetaan rooli kerrallaan kokonaisvaltainen toisiaan täydentävä ja tehokkaasti tuloksia aikaansaava tiimi, jolla on kykyä muuttaa nämä sekalaiset ideat valmiiksi ratkaisuiksi. Erilaisuuden sietäminen muuttuu tiimirooliteorian sisäistäessä erilaisuuden arvostamiseksi. Tämä on ilahduttava ilmiö, johon meidän paja antaa hyvän alkusysäyksen. Vahvuuksien, sallittujen heikkouksien ja ei sallittujen heikkouksien ymmärtäminen auttaa ymmärtämään tiimikaveria ja tiimin dynamiikkaa. Tiimiroolien tunteminen helpottaa tehtävien ja vastuiden jakamista niille, keneltä ne hoituvat tehokkaimmin. 

Apajalle pidetty paja oli ensimmäinen toivottavasti monista pajoista, joita mielellämme vedämme niin Proakatemia tiimeille, kuin mille tahansa muullekin tiimille, joka haluaa oppia dynamiikastaan ja toimia tehokkaammin. Pajassa onnistuttiin kasvattamaan ymmärrystä tiimiläisten erilaisesta käyttäytymisestä ja havainnollistettiin tiimin heikkouksia ja vahvuuksia. Haluamme kuitenkin muistuttaa, että parhaan hyödyn tiimirooliteoriasta saa kokonaisvaltaisella tiimiroolitestillä, johon itsearvioinnin lisäksi kerätään vastaukset vähintään neljältä kolleegalta. 

Mikäli Belbin aiheinen paja/workshop kiinnostaa sinua kovasti, niin älä epäröi ottaa meihin yhteyttä.

Juho Vähätalo 044 584 6584

Salla Vaittinen 0440950127

Näimme Juhon kanssa kaksi kertaa koulutuksen jälkeen suunnitellaksemme pajaa aiheesta. Materiaalia ja aiheita olisi niin paljon, joten jouduimme rajaamaan topicia ja sitä, mitä me halutaan että pajasta jää osallistuneille käteen. Pohdimme, että on tärkeää ymmärtää jokaisen ketä on Proakatemialla, että me tarvitsemme tiimiä. Ei kannata lähteä tekemään yksin, sillä siitä jää puuttumaan niin paljon. Ymmärrämme, miksi olisi helppoa ja tehokasta tehdä yksin – olemme siihen tottuneet aikaisemmista kouluista, mutta Proakatemialla on ensisijaisen tärkeää oppia tiimityötä. Toivomme myös, että pajan avulla ymmärretään erilaisuutta ja sitä, että kukaan ei ole tiimi itsessään ja että meitä kaikkia tarvitaan. 

Oivalluksia

Koulutuksen aikana koimme monta ahaa-hetkeä liittyen tiimin kommunikointiin ja nimenomaan siihen, millä tavalla suhtaudumme muihin. Osasimme omissa tiimeissämme heti yhdistää tiettyjä tilanteita tiettyihin henkilöihin. Kuten esimerkiksi miksi joillekin on tärkeää se, että tarjouksessa kaikki on visuaalisesti kohdillaan ja oikeissa paikoissa ja toiset taas eivät jaksa kiinnittää siihen lainkaan huomiota. 

Tiimiroolien kautta on helppo ymmärtää, että ajattelumme on erilaista. Joillakin menee yli ymmärryksen toisen esittämä asia ja silloin selityksenä on todennäköisesti vastakkainen tiimirooli mitä itsellä on. Tiimirooleista Plant ja Implementer ovat vastakkaisia ja esimerkiksi Promisiasta Salla ja Noora-Emilia edustavat näitä rooleja. Salla teoretisoi ja luo päässään uusia  ideoita, jotka hän tuo ilmi keskeneräisinä, jotta muut voivat jatkaa hänen aloittamaa ajatustyötään. Noora puolestaan pyrkii järjestämään Sallan keskeneräisen idean mielessään loogisesti, mutta Plantin tuottamat ideat eivät aina ole loogisia. Tästä johtuu, että idearikas ajattelija ja uskomattoman tehokas toiminnan ihminen eivät ymmärrä toisiaan ja työskentely yhdessä voi olla todella tehotonta. Ei tarvitse olla edes vastakkainen tiimirooli, että työskentely voi olla tehotonta ja johtaa konflikteihin. Hurmasta löytyvät Ville ja Juho edustavat tiimirooleja Plant ja Monitor Evaluator. Ville tuomat ideat ja ajatukset voivat tuntua kriittisesti ajattelevasta Juhosta, kuin joku vetäisi faktoja hatusta ja käyttäytyisi kuten ne olisivat absoluuttisia totuuksia. Toinen keksii lennokkaita ideoita ja toinen katkoo niiltä siivet puutteellisen tietopohjan vuoksi, jolloin tilanne ei etene mitenkään. Avain näihin tilanteisiin on ymmärtää, että se on ainoastaan positiivinen asia, kun eri tavalla ajattelevat henkilöt pystyvät tuomaan täysin uutta näkökulmaa asioihin. 

Oivalsimme myös sen, että tiimirooleista ei ole pelkästään hyötyä. Tarkoitamme sitä, että pitää olla valmis sietämään sallittuja heikkouksia eri tiimirooleilta. Meidän kohdalla se voi tarkoittaa, että Salla on hajamielinen ja sivuuttaa yksityiskohdat. Hän ei välttämättä osaa kiteyttää ajatuksiaan siten, että muiden olisi helppo ymmärtää ne heti. Juho puolestaan saattaa oman ajatteluprosessinsa jälkeen tyrmätä toisen tuoman idean tylysti ilman, että antaa idealle mahdollisuutta kehittyä. Heikkoudet kuuluvat ihmisenä olemiseen, eikä siinä ole mitään väärää. Tiimin sisäinen luottamus näkyy siinä, että luotamme kaikkien haluavan tehdä parhaansa ja tarkoittaa aina hyvää.