Tampere
01 Dec, Tuesday
2° C

Proakatemian esseepankki

Sisäisen viestinnän merkitys



Kirjoittanut: Amanda Hiltunen - tiimistä Promisia.

Esseen tyyppi: / esseepistettä.

KIRJALÄHTEET
KIRJA KIRJAILIJA
Esseen arvioitu lukuaika on 4 minuuttia.

Sisäinen viestintä ja sen onnistuminen yrityksissä vaikuttavat olennaisesti työpaikan ilmapiiriin, työtyytyväisyyteen ja motivaatioon. Jos tiedonkulussa on ongelmia se vaikuttaa negatiivisesti ilmapiiriin, tärkeiden asioiden tiedottamatta jättäminen luo kismaa sekä työntekijöiden että johtoportaan välille. Jos taas tiedonkulku toimii ja on mutkatonta, ovat työntekijät motivoituneempia, koska luottavat tiedonkulkuun.

 

”Toimiva sisäinen viestintä luo henkilöstölle yhteisen tiedollisen perustan. Se luo yritykselle ja sen työntekijöille lisäarvoa. Toimiva viestintä varmistaa luotettavan tiedonkulun ja helpottaa työntekoa. Se myös lisää innovatiivisuutta kun tiedonkulku ja ajatustenvaihto helpottuu.” (Poutanen 2013) ”Suurimalla osalla työpaikoista sisäistä viestintää pitäisi kehittää.” (Uuden esimiehen kasvupolku 2016) Työntekijöistä voi tuntua siltä että tietoa ei saa riittävästi tai se tulee väärää reittiä. Myös tiedon puutteellisuus aiheuttaa epäselvyyksiä.

 

Toimivan viestinnän merkitystä ei voi korostaa liikaa. Omien kokemuksieni mukaan juuri esimiesten tapa viestiä asioista alaisilleen vaikuttaa merkittävästi työpaikan ilmapiiriin ja yleiseen viihtyvyyteen. Entisellä työpaikallani jossa oli vain 4 työntekijää viestintä hoidettiin sekä suullisesti että vanhanaikaisesti viestivihkoa käyttäen. Olimme yksin aina vuorossa, joten vuoronvaihdossa ei välttämättä kerennyt kertoa kaikkia olennaisia asioita. Koin itse viestivihon erittäin toimivaksi. Jollain toisella työpaikalla vihko ei välttämättä ole kovin toimiva keksintö, mutta meille se oli hyvä ja iso apu viestinnässä.

Viestivihkoon kirjoitettiin niin kuluvan kuun myyntitavoitteet kuin omat kuulumisetkin. Hiljaisina hetkinä liikkeessä viestivihkoon raapustaminen oli kuin päiväkirjan kirjoittamista. Sinne jaettiin ilot ja surut ja asiakkaiden hauskat letkautukset.

Promisian viestintä on toistaiseksi ollut hyvin toimivaa. Tiistaina pidimme viestintä pajan missä käytiin läpi ja selkeytettiin viestintäkanavia ja niiden käyttöä. Yhteinen linja tiimillä viestinnässä on tärkeää viestinnän onnistumisen kannalta. Keskustelemme myös tiimin kanssa yhteisesti paljon asioista ja se auttaa osaltaan viestintämme onnistumisessa.

 

VIESTINTÄ KEINOT TYÖYHTEISÖSSÄ

 

Viestintä keinoja on useita erilaisia ja eri työyhteisöihin sopivat eri keinot. Siihen mikä malli sopii millekin työpaikalle ei ole yhtä tiettyä kaavaa. Eroja löytyy myös organisaatioiden sisältä. Siinä missä esimies tuntee sähköisen viestintäalustan (esim. Intra) erittäin toimivaksi, voi työntekijät kokea sen jähmeäksi ja vaivalloiseksi käyttää. Parhaan viestintäkanavan ja –keinon jokainen ryhmä ja yhteisö löytää kokeilemalla. Proakatemialla viestintä on mielestäni nykyaikaista moniin muihin yhteisöihin verrattuna. Itse koen helpoimmaksi viestintä kanavaksi Slackin. Sielä asiat saa aiheryhmittäin jaoteltua ja tieto kulkee helposti mukana ja siihen palaaminen on helppoa.

 

VANHANAIKAISET VIESTINTÄKEINOT

 

Viestivihotkin ovat ainakin omasta näkökulmastani pienemmissä firmoissa ja miksei isommissakin edelleen toimivia viestintäkanavia. Mielestäni on kuitenkin tärkeää että oli viestintäkanava mikä hyvänsä, että suullinen viestintä on muiden keinojen tukena. Viestivihkojen ongelma on se että jos firman sisäisessä suullisessa viestinnässä on ongelmia, voi sattua tilanteita joissa negatiivista palautetta kirjoitetaan vihkoon, mutta ei sanota päin naamaa, eikä asioita käsitellä loppuun asti asianomaisten kesken.

Suullinen viestintä ja paperilla tapahtuva viestintä ovat mielestäni omiaan tukemaan firman sisäistä viestintää, mutta eivät isommissa organisaatioissa toimi ainoina viestintäkeinoina/-kanavina

 

SÄHKÖINEN VIESTINTÄ

 

Sähköiset viestintäkanavat on hyvin yleisiä nykyään työpaikoilla. On erilaisia sähköisiä alustoja ja sovelluksia joissa firmat hoitavat viestintäänsä. Näiden hyvinä puolina on tiedon nopea liikkuminen, myös niille jotka eivät välttämättä ole juuri kyseisellä hetkellä fyysisesti paikan päällä, ja se että asiaan pystyy palaamaan kun se on esimerkiksi sähköpostissa tallessa. Ongelmana sähköisessä viestinnässä on se että informaatiotulva voi olla niin valtavaa että tärkeitä tietoja on vaikea suodattaa muun asian joukosta ja tärkeään asiaan palaaminen voi olla vaivalloista. Myös esimerkiksi sellainen tilanne että olet lomalla etkä tahdo lukea työpaikan viestejä, voi hankaloittaa töiden jatkamista loman jälkeen kun ei välttämättä tiedä mistä kaikesta on jäänyt paitsi.

 

 

SOSIAALINEN MEDIA

 

Sosiaalisen median yleistyttyä se on omaksuttu monilla työpaikoilla olennaiseksi osaksi viestintää. Whatsapp ja Facebook ovat sosiaalisen median sovelluksista ehkä yleisimpiä työporukoiden kesken käytettäviä viestintäkanavia. Myös Slack on nykyään todella yleinen työyhteisöissä. Meillä tiimin kesken viestintäkanavina toimii juurikin nuo mainitsemani sosiaalisen median kanavat. Slack on pääasiallinen viestintäkanavamme ja sinne infotaan aina kaikki asiat ja Whatsapp-viestisovelluksessa puhumme kaikkea maan ja taivaan väliltä. Whatsap

 

Ongelmia syntyy siinä kun joku ei laita tärkeää infoa slackiin vaan Whatsappiin. Kun 19 ihmistä juttelee jatkuvasti Whatsapissa ties ja mistä, ei viestejä kerkeä aina selaamaan. Usein työpäivän jälkeen minulla saattaa olla puhelimessa 100 lukematonta Whatsapp-viestiä rymässä Promisia, enkä silloin rupea kahlaamaan viestitulvaa läpi. Toisaalta Whatsapp toimii matalankynnyksen avunpyyntö kanavana. Jos en muista moneltako palaveri alkaa saan kysymykseeni vastauksen nopeasti Whatsapissa.

 

Koen silti että Facebook, Slack , Whatsapp yms. Sosiaalisen median kanavat helpottavat yhteisöjen viestintää. Itse koen sosiaalisen medioiden käytön helpoksi ja luontevaksi muutenkin, joten ne ovat helppo kanava viestintää ainakin minun ikäluokalleni. Juurikin työyhteisön keski-ikä on varmasti olennainen asia viestintäkanvaa mietittäessä.

 

LOPPUTULEMA

Sisäinen viestintä on asia johon firmojen pitäisi kiinnittää entistä enemmän huomiota. Viestintäkeinoja firmassa voi olla useita erilaisia kunhan niiden käyttötarkoitukset ovat selvillä kaikille ja niitä osataan käyttää oikein. Suullinen viestintä kaiken kokoisissa firmoissa on omien kokemusteni mukaan kaiken a ja o. Kun ihmiset viettävät enenevissä määrin aikaa näyttöpäätteillään, on tärkeää että myös ihmiskontakteja on päivän aikana muuallakin kuin verkossa. Varsinkin onnistumisista puhuttaessa tuntuu palaute varmasti paljon paremmalta kun sen saa suullisesti eikä paperille kirjoitettuna.

 

Itse koen Promisian sisäisen viestinnän ainakin toistaiseksi toimineen hyvin. Slack ja whatsapp ajavat molemmat asiaansa hyvin ja tieto kulkee kaikkiin suuntiin. Osaltaan se että vietämme akatemialla paljon aikaa ja puhumme asioista yhteisesti auttaa varmasti osaltaan siihen että tieto kulkee hyvin.

 

Onnistunut viestintä niin yrityksissä kuin arkielämässäkin vaatii vuorovaikutustaitoja sekä tiedottajalta että tiedon vastaanottajalta. Kun asioista tiedotetaan se kannattaa tehdä mahdollisimman tiivistetysti ja turhia jauhamatta. Myös tiedon vastaanottajan on pidettävä silmällä ja luettava tiedotuskanavia. Sisäisen viestinnän onnistumiseen vaikuttaa siis tiedottava osapuoli ja tietoa vastaanottava osapuoli sekä heidän vuorovaikutustaitonsa.

 

LÄHTEET:

Työyhteisön viestintä. Luettu 21.3.2018. https://www.slideshare.net/taikku/tyyhteisn-viestint

 

Uuden esimiehen kasvupolku. Miksi työyhteisön viestintä on niin vaikeaa. Luettu 21.3.2018. http://uusiesimies.fi/miksi-tyoyhteison-viestinta-on-niin-vaikeaa/

 

Onnistuneen viestinnän jäljillä. Sisäinen viestintä innovatiivisuuden tukena. Luettu 21.3.2018.

https://organisaatioviestinta.com/tag/sisainen-viestinta/

 

Sisäinen viestintä työyhteisössä- kohti parempaa viestintää. Opinnäytetyöraportti. Joulukuu. 2007. Pitkämäki Päivi.

Luettu 21.3.2018. https://www.theseus.fi/bitstream/handle/10024/9123/PitkÃ%3FmÃ%3Fki.PÃ%3Fivi.pdf?sequence=2

 

Promisian paja 20.3.2018 Pitäjä: Minna Järvinen

Aihetunnisteet:
Kommentoi

Add Comment
Loading...

Cancel
Viewing Highlight
Loading...
Highlight
Close