Viestintä – parhaillaan sitä, että jutellaan toisillemme. Viestinnän perusajatus on vaihtaa tietoa ja kokemuksia toisten ihmisten kanssa, joka tulee meiltä ihmisiltä suhteellisen luonnostaan.  Luin kirjan sisäisestä viestinnästä, jonka on kirjoittanut Elisa Juholin. Viestintä aiheena kiinnostaa minua tosi paljon, ja kävinkin samantien lainaamassa useamman kirjan aiheesta tamkin kirjastosta.

Sisäinen viestintä vaikuttaa koko yhteisön tai työpaikan dynamiikkaan. Viestintä ei ole pelkästään johtoryhmän ”infotaulu”, vaan siinä on pystyttävä viestimään joka suuntaan, mutkattomasti ja helposti, saaden tiedonkulun ja vuorovaikutuksen tehokkaasti perille. Sisäistä viestintää kuvataan myös johtamisena ja esimiestyön välttämättömänä osa-alueena, osana tiedon hallintaa ja jalostamista, ihmisten motivoimista ja sitoutumista. Sisäisellä viestinnällä on omat vaikutuksensa myös yrityksen ulkoiseen kuvaan eli imagoon, joka luonnollisesti vaikuttaa myös yhteisön olemassaoloon ja sitä kautta menestykseen. Monissa yhteisöissä viestintä on oma ammattinsa, tämä henkilö hoitaa yrityksen omaa organisoitua viestintää tiedottajana.

Jokaisella yhteisöllä, joilla on toimivaa viestintää, löytyy oma viestintäjärjestelmänsä. Tällä tarkoitetaan kokonaisuutta, jossa on ennalta sovitut tai määritellyt viestinnän sisällöt, kanavat ja säännöt. Meidän tiimillämme ja myöskin koko akatemialla on tällä hetkellä käytössä slack, jonka itse koen erittäin mieluisaksi ja hyödylliseksi kanavaksi. Aikaisemmin facebookin kautta kulkeva tieto ei toiminut läheskään yhtä tehokkaasti. Meidän tiimillämme on myös oma whatsupp –kanava, mutta näiden kanavien käyttö on tarkoin määritelty, jotta tärkeä tieto ei valahda whatsuppin viestitulviin. Eli whatsupp on pelkästään ”hupikanava” ja kaikki vähänkään tärkeä tai merkittävä tieto tulee informoida slackin kautta. Erittäin toimivaa ja simppeliä ja jokainen on vastuussa omasta tiedottamisestaan ja luonnollisesti myös tiedotteiden lukemisesta.

Viestinnän tehtävien määrittely omassa työyhteisössä on moneltakin kantilta erittäin tärkeää. Kun tehtävä tiedetään, osataan paremmin etisiä oikea henkilö tätä asiaa hoitamaan, kyetään arvioimaan realistisesti viestinnän vaatimat resurssit ja myöskin koko organisaatio tai ainakin johto, esimiehet, asiantuntijat ja luottamushenkilöt osataan perehdyttää viestintäkäytäntöihin. Kun tiedetään tavoitteet, on niiden toteutumista helpompi arvioida ja kehittää.

Henkilöstön tietoisuus yhteisön suunnitelmista, eli läpinäkyvyys on mielestäni erittäin tärkeä osa yrityksen sisäistä viestintää. Näin ollen työntekijöiden ja yrityksen johdon on helpompi muodostaa vahva luottamus keskenään, joka on erittäin oleellinen vahvuus toimivan ja menestyvän yrityksen sisällä. Jatkuvalla informoinnilla kerrotaan ajankohtaisia ja tulevia asioita ja samalla kerrotaan, miten asiat liittyvät toisiinsa isommassa mittakaavassa. Huono viestintä on nimenomaan yksisuuntaista tiedon siirtämistä. Kuuntelun ja vuoropuhelun on oltava tasapainossa, jotta homma toimii mahdollisimman tehokkaasti.

Viestinnän tehtävien määrittely saattaa joskus olla hankalaa, sillä mitään yleisiä ohjeita ei ammattiin sisälly. Viestintä on aina yhteydessä vahvasti kyseessä olevaan yhteisöön, sen kulttuuriin, arvoihin ja päämääriin. Viestintä perustuu näihin asioihin, jolloin viestinnän tekijöiden on tunnettava oma yhteisönsä voidakseen tehdä viestinnästä mahdollisimman tehokasta tavoitteiden saavuttamiseksi. Sisäinen viestintä lähtee siis jokaisesta yrityksestä itsestään ja sen määrittäminen tulee soveltua juurikin yrityksen omiin tarpeisiin ja tavoitteisiin kohdistuen. Sisäisen viestinnän tehtävät jakautuvat Juholinin mukaan kolmeen eri pääkategoriaan:

• Tiedonkulkuun eli siihen, että ihmiset saavat tarvitsemansa tiedon tai se on helposti saatavilla ja etsittävissä.
• Vuoropuheluun ja vaikuttamiseen henkilöiden, henkilöstöryhmien, tiimien, osastojen kesken siten, että jokainen voi ilmaista mielipiteitään ja häntä kuunnellaan.
• Keskeisten tietosisältöjen, kuten vision, stratgian ja arvojen käsittelyyn.

Kirjassa oli hyvin kerrottu siitä, miten viestintä ja johtaminen linkittyvät vahvasti toisiinsa. Onko viestintä tiedonjakamista vai merkityksen antamista, vai parhaimmassa tapauksessa molempia? Vahvimpina johdon viestinnällisiä tehtäviä on vision ja strategian esiintuominen, sillä kukaan muu ei pysty työyhteisössä samoja asioita yhtä tarkasti määrittelemään, saati perustelemaan yhtä aidosti ja uskottavasti. Näin kirjassa määritellään millainen on hyvä johtaja:

• Ohjaa organisaatoin tarkkaavaisuuden oikeisiin asioihin visioiden avulla, joka vetoaa sekä tunteisiin että järkeen.
• Käyttää tehokkaasti kieltä ja esimerkiksi metaforia vision selventämiseksi.
• Synnyttää luottamusta omaan toimintaansa olemalla johdonmukainen ja fokusoitunut.
• Johtaa myös itseään eli tunnistaa omat taitonsa ja hyödyntää niitä tehokkaasti.