Tampere
25 Nov, Wednesday
6° C

Proakatemian esseepankki

Sisäinen viestintä työyhteisössä



Kirjoittanut: Timo Myöhänen - tiimistä Value.

Esseen tyyppi: / esseepistettä.

KIRJALÄHTEET
KIRJA KIRJAILIJA
Esseen arvioitu lukuaika on 2 minuuttia.

Sisäinen viestintä työyhteisössä

 

Viestintä on tärkeä osa ihmisten välistä kanssakäymistä. Se mahdollistaa tiedon ja kokemuksien kulkemisen halutulla tavalla. Työyhteisössä tapahtuvaa sisäistä viestintää on avattu Marko Kestin kirjassa Hiljaiset signaalit esimiestyössä. Toimivan sisäisen viestinnän avulla henkilöstö pystyy toimimaan tehokkaalla tavalla ja saamaan itsestään parhaan potentiaalin irti. Sisäiseen viestintään ja sen kehittämiseen on puututtu myös Valuen sisällä. Viestinnälle on valittu vastuuhenkilö, joka pitää huolen viestinnän laadusta ja oikeiden viestintäkanavien oikeanlaisesta käytöstä.

 

Viestintä työyhteisössä

Viestintää syytetään usein tiedon puutteellisesta jakamisesta ja tiedotuksen epäselvyydestä. Ihmiset voivat kokea että he jäävät jostain tärkeästä tiedosta paitsi yrityksen huonon viestinnän vuoksi. Usein tiedon ulkopuolelle jääminen luo epätietoisuutta ja negatiivisia tunteita, mitkä vaikuttavat negatiivisesti ryhmädynamiikkaan ja työilmapiiriin. Työyhteisön viestinnässä ihminen tyydyttää usein tiedonjanonsa huhuista tai lukemalla ”rivien välistä”, eli hakee tietoisesti vahvistusta epäilyilleen ja tunnepuolella kokemiinsa asioihin.

Tilanteessa, jossa tunnepuolta tuetaan viestinnän avulla, on vaikea löytää parannusta parantamalla itse viestintää. On siis parannettava tunnepuolta. Jos yrityksen yhteishenki on huono, yrityksessä on ihmisiä, jotka tuntevat jäävänsä jostain oleellisesta tiedosta paitsi. Tällöin haasteiksi voi muodostua esimerkiksi yhteisiin tavoitteisiin sitoutuminen ja tasavertaisen kohtelun kokeminen.

Yksinkertaisena keinona viestinnän parantamiseen tällaisessa tilanteessa on yhteishengen ja identiteetin parantaminen koko yrityksessä. Yhteishengen ja identiteetin parantumisen myötä ihmiset kokevat myös sisäisen viestinnän paranevan, vaikka todellisia viestinnällisiä muutoksia ei varsinaisesti tehtäisikään.

Hyvän yhteishengen omaavassa yrityksessä ihmiset voivat olla vakuuttuneita siitä, että he tietävät kaiken oleellisen, eikä huhuista tarvitse välittää. Valuessa yhteishengen ja identiteetin eteen tehdään töitä päivittäisellä tasolla. Ihmiset keskustelevat paljon keskenään ja ovat toistensa kanssa paljon tekemisissä. Yhteishenkeä nostetaan myös virallisemmilla keinoilla, kuten esimerkiksi kerran kuussa pidettävillä Valueiltamilla sekä viikottaisilla fiiliskierroksilla. Myös epävirallista keskustelua käydään paljon erilaisissa viestintävälineissä, kuten Watsapissa sekä Släkissä.

 

Viestintä arjen työkaluna

Kun friman toiminta on henkilötasolla kunnossa, viestintä on ratkaisu tavoitteiden toteuttamiseen ja ihmisten sitouttamiseen. Sisäisessä viestinnässä on hyvä huomioida säännöllisyys ja kanava sekä aiheeseen sopiva sisältö. Tietyt asiat tiedotetaan säännöllisesti, kuten esimerkiksi viikkotiedotteet, tunnusluvut sekä pöytäkirjat ja muistiot. säännöllisesti tiedotettavilla asioilla pidetään yllä yleistä tietoisuuden ja turvallisuuden tilaa.

Epäsäännöllisesti tiedotettavilla asioilla on luonteenomaista muutos ja uudistaminen. Epäsäännölliseen tiedottamiseen on tärkeää myös huomion saaminen, sillä se on luonteeltaan erityistä ja maanläheisesti tärkeää.

Arkiviestinnässä korostuu viestinnän väylä. Toisia väyliä pitkin tulevat viestit koetaan merkityksellisempinä kuin toiset. Esimerkiksi aitoa dialogia vaativat viestit on syytä antaa kasvotusten tai korkeintaan puhelimitse. Tällöin viestin ymmärtäminen, antaminen ja vastaanottaminen on kaikille osapuolille helpompaa ja yhdenmukaisempaa. Sähköpostia tai muita sähköisiä kanavia on helppo hyödyntää ilmoitusluontoisessa viestinnässä, missä viesti halutaan saattaa useammalle henkilölle kerrallaan. Valuessa sähköisen viestinnän kanavina käytetään ensisijaisesti Whatsappia ja släkkiä. Släkki mielletään Valuessa virallisempana viestintäkanavana, missä vapaa keskustelu on rajoittuneempaa tärkeän tiedon välittämisen vuoksi. Whatsapp on puolestaan vapaamman ja arkisemman viestinnän kanava. Siellä ei oleteta tärkeiden viestien tavoittavan kaikkia asianosaisia ja samoin siellä ei oletetakaan kaikkien pysyvän ajan tasalla käydyistä aiheista. Yksilötason viestinnässä Whatsapp on kuitenkin tehokas nopean tavoitettavuuden ja helppokäyttöisyyden ansiosta.

 

Viestintäkanavat

Tilanteissa, jossa sisäinen viestintä toimii hyvin, hyödynnetään tehokkaasti myös edellä mainittuja viestintäkanavia. Viestintäkanavat voidaankin jakaa karkeasti kahteen ryhmään: Vuorovaikutuskanaviin ja tiedotuskanaviin. Vuorovaikutuskanavalle on ominaista, että viestin vastaanottajalla on mahdollisuus välittömään kommunikointiin viestittävästä asiasta. Tiedotuskanavat ovat enemmän yksisuuntaista tiedon jakamista vastaanottajille. Valuen tasolla sisäinen viestintä sakkaa usein juurikin siitä syystä, että vuorovaikutuskanavat ja tiedotuskanavat sekoitetaan keskenään ja niitä käytetään toimintamallin vastaisesti. Tämä luo tiedon pirstaloitumista ja katoamista, josta seuraa epäonnistuneelle viestinnälle tyypillistä epätietoisuutta. Sisäisen viestinnän onnistuminen vaatii kuitenkin yhteisesti sovittujen prosessien sisäistämistä ja noudattamista. Tämä on työtä, minkä hallitsemalla yrityksen sisäinen viestintä toimii.

Kommentoi

Add Comment
Loading...

Cancel
Viewing Highlight
Loading...
Highlight
Close