Tampere
27 Nov, Friday
-1° C

Proakatemian esseepankki

Sisäinen viestintä johtamisen työkaluna



Kirjoittanut: Mika Nurmi - tiimistä Promisia.

Esseen tyyppi: / esseepistettä.

KIRJALÄHTEET
KIRJA KIRJAILIJA
Esseen arvioitu lukuaika on 4 minuuttia.

Johdanto

Nykypäivän johtaminen on hyvin erilaista, mihin on totuttu ennen 2000-lukua. Se on muuntautunut byrokraattisesta asioiden johtamisesta paljon ihmisläheisemmäksi, josta käytetään myös termiä syväjohtaminen. Hyvä yksittäisiä henkilöitä huomioiva johtaminen on yksi nykypäivän yritysten kulmakivistä. Se auttaa luomaan työilmapiirin, joka parhaimmillaan saa organisaation jäsenet tuntemaan olonsa kotoisaksi ja töihin menemisen miellyttäväksi. Parhaimmillaan tunne on niin vahva, että henkilö ei tunne menevänsä töihin, vaan hän kokee tarvetta työhön, koska ilmapiiri on innostava, opettavainen, luotettava ja arvostava. Usein tällaisissa organisaatioissa ei puhuta töihin menemisestä tai mistään, mikä nykypäivänä luo kuvan, että tekisi jotain, koska on pakko.

Yrityksen sisäinen viestintä, ja sen oikeanlainen toteuttaminen onkin hyvin vahvassa osassa nykypäivän johtamista. Johtamisen uudistuessa on avautunut useita uusia liiketoimintamahdollisuuksia, jotka ovat avanneet täysin uudenlaisia mahdollisuuksia toteuttaa viestintää organisaatioiden sisällä. Näistä muutamia nykyaikaisimpia ja hyvin paljon käytettyjä ovat: sähköposti, Skype, Facebook ja Slack. Yrityksen sisäisen viestinnän kanavat jaetaan kolmeen osa-alueeseen: suullinen, kirjallinen ja sähköinen.

Suullisen viestinnän kanavat

Suullinen viestintä on sisäisistä viestintätavoista tärkein ja arvostetuin. Se luo painoarvon monille organisaatiota pohdituttavien asioiden läpikäymiselle ja ymmärtämiselle. Sen tärkeys johtamisen työkaluna on merkittävä, varsinkin organisaatioissa, joissa organisaatiorakenne on mekaaninen ja keskijohto toimii työntekijöiden välittömässä läheisyydessä. Suullinen viestintä pitää pääsääntöisesti sisällään virallisemmat keskusteluaiheet kuten: kokoukset, palaverit, kehityskeskustelut, perehdyttämiset, mutta myös vapaamuotoiset keskustelut, esimerkiksi esimiehen ja työntekijän väliset keskustelut.

Kokous ja palaveri

Jotta johtajat kykenisivät tuottamaan mahdollisimman hyvää arvoa itsestään työntekijöille, on heidän kyettävä pysymään ajan tasalla organisaatiossa tapahtuvista ja tulevista asioista. Tämänkaltaiset aiheet usein keskustellaan kokouksissa, joihin osallistuvat organisaation johtoportaan jäsenet. Palaverit ovat esimiesten yksi tärkeimmistä työkaluista tuoda esille organisaatiota koskevat tärkeät aiheet, jotta työntekijät pysyvät yhtä lailla tietoisina organisaation nykytilanteesta ja tulevaisuudesta. Suunnittelu, säännöllisyys, asiasisällön selkeys ja tarpeellisuus ovat tärkeitä palaverien onnistumisen kannalta. Työntekijät on helppo pitää ajan tasalla, kun palavereja pidetään säännöllisesti, esimerkiksi tiettynä viikonpäivänä. Suunnittelu mahdollistaa asiasisällön selkeyden ja tarpeellisuuden, jolloin on myös helpompi pitää työntekijöiden kiinnostus aiheessa. Materiaalien jakaminen ja aiheen kertominen etukäteen voi edesauttaa palaverien tehokkuutta, ajan, ymmärryksen ja mielenkiinnon suhteen.

Kehityskeskustelut

Kehityskeskustelut ovat oiva tapa esimiehelle nähdä organisaatio työntekijän silmin ja käydä kehityskeskusteluja työntekijöiden kanssa. Kehityskeskustelujen aiheet ovat usein ennalta päätettyjä, toki aiheesta voi ja on välillä jopa hyvä poiketa, jotta keskustelu olisi mahdollisimman avointa ja työntekijä pääsisi kertomaan, mitä oikeasti ajattelee. Yksi ratkaisevimmista asioista keskustelun onnistumisen kannalta on, että esimies on aidosti kiinnostunut työntekijästä. Pääpuheenvuoro kehityskeskusteluissa on työntekijällä. Kehityskeskusteluissa on hyvä pitää mielessä, että lopuksi molemmat osapuolet ymmärtävät lopuksi missä ollaan, mihin ollaan menossa ja miten ollaan menossa ja saada luotua mahdollisimman selkeä kuva molemmille.

Perehdyttäminen

Perehdyttämisellä viestitään organisaation yhteisistä käytänteistä työntekijöille. Yhteisiä käytänteitä voivat olla säännöt, sopimukset, määräykset, toimintatavat, edut ja palvelut, sekä tiedot organisaatiosta. Perehdyttäminen alkaa jo työpaikkailmoituksesta ja jatkuu työhaastattelussa, jossa haastattelija kertoo työyhteisöstä. Ensimmäisenä työpäivänä tapahtuu varsinainen perehdyttäminen, jolloin käydään yleisiä organisaation käytäntöjä läpi ja tutustutaan yhteisöön. Usein perehdyttäjänä toimii lähin esimies, mutta voi myös toisinaan olla erikseen nimetty perehdyttäjä tai työyhteisön muu jäsen. Omia kokemuksiani perehdyttämisen tärkeydestä ovat myyntiorganisaatioista, joissa toimitaan tiimeissä tai yksilösuorittajina. Vaikka organisaatiossa toiminta perustuisikin pääpuolin yksilösuoriutumiseen, on siellä perehdytetyksi tuleminen yhtä tärkeää, kuin organisaatiossa, jossa toimitaan tiimeissä. Molemmissa on kuitenkin loppupeleissä sama asia pohjana, eli yhteisö. Tärkeää on myös muistaa oma vastuu perehdytetyksi tulemisesta, sillä se ei tapahdu pelkästään esimiehen tai vanhemman työntekijän toimesta, vaan sen täytyy tulla myös omasta itsestään.

Vapaamuotoiset keskustelut

Vapaamuotoiset keskustelut voivat olla esimiehen ja työntekijän välisiä rennompia keskusteluita, joissa on pääsääntöisesti tarkoituksena keskustella työn ulkopuolelle liittyvistä aiheista tai epävirallisesti työhön liittyvistä aiheista. Keskustelut voivat myös olla ennalta sovittuja tapaamisia, joihin saa vapaasti osallistua ja joissa on tarkoitus keskustella vapaasti, tutustua paremmin muihin organisaation jäseniin ja viettää yhteistä aikaa. Usein kyseisissä tilaisuuksissa pidetään yllä rentoa ja avointa ilmapiiriä, mutta keskustellaan organisaatioon liittyvistä aiheista. Tämänkaltaiset keskustelut tai tapaamiset luovat perustaa organisaatiolle, ne ovat vapauttavia ja luovat innostusta, arvostusta ja motivaatiota organisaation jäseniin.

Kirjallinen ja sähköinen viestintä

Kirjalliseen viestintään kuuluu sisäiset tiedoitukset, henkilöstölehtiset ja ilmoitustaulut. Sähköinen viestintä pitää sisällään intranet, sähköpostit, puhelut, faksit ja verkkokirjoittaminen. Nykypäivänä näistä käytetyimpiä ovat sähköposti ja intranet, jotka ovat vahvasti syrjäyttäneet ilmoitustaulut ja henkilöstölehtiset pois tieltään, koska digitaalista materiaalia on halvempi ja helpompi toteuttaa ja tarvittaessa muokata.

Kirjallinen viestintä

Kirjalliset viestintäkanavat vaativat usein niiden ylläpitämiseen erityisesti valitut henkilöt, jotta niiden jakama informaatio ja yleinen toimivuus olisi mahdollisimman hyvälaatuista. Oikein toteutetut tiedotteet mahdollistavat sen, että viesti menee perille oikeansisältöisesti. Oikeanlainen tiedoite rakennetaan niin, että tärkein tieto on ensimmäisenä. Tämä mahdollistaa lukijan mielenkiinnon ylläpitämisen, mutta myös tiedon parhaan mahdollisen sisäistämisen.

Sähköinen viestintä

Organisaatioden sähköinen viestintä on nykypäivänä niiden käytetyin sisäisen viestinnän kanava. Sähköinen viestintä mahdollistaa nopean sekä helpon informaation kulun organisaation sisällä. Tässä kuitenkin piilee usein sen etu ja haitta. Sähköisen viestinnän toteuttamisen täytyy olla suunniteltua ja huoliteltua ja niissä täytyy pyrkiä noudattamaan samoja periaatteita, kuin kirjallisessakin viestinnässä, jotta niiden toimivuus olisi mahdollisimman hyvälaatuista. Sähköinen viestintä mahdollistaa esimiehen kontaktoida useampia työntekijöitä samanaikaisesti ja tiedon jakaminen luonnistuu näin jokaiselle yhteneväisenä. Sähköisen viestinnän kanaviksi ilmaantuneet pikaviestintä keinot, joiden kanssa täytyy olla tarkkana, mikä kanava on ylimääräiselle keskustelulle ja mikä kanava on organisaatiota koskeville asioille. Johtajan tehtävänä on myös viestiä selkeästi, että organisaatiota koskevilla kanavilla viestitään ainoastaan organisaatioon liittyviä asioita ja myöskin millä tavalla ja mitä siellä viestitään.

Yhteenveto

Kun organisaation sisäinen viestintä on toteutettu oikeanlaisesti, näkyy sen vaikutukset laajalti organisaation sisällä ja tällöin myös ulospäin. Se vahvistaa organisaation sisällä ajattelua, että työ on merkityksellistä, luo yhteenkuuluvuuden tunnetta ja tiivistää yhteisöä, joka näkyy usein organisaation toiminnassa. Edellä mainitut ovat syitä, miksi johtajien on tärkeää tiedostaa, mitä on sisäinen viestintä, miksi sitä toteutetaan ja miten sitä toteutetaan oikeanlaisesti. Loppukeväästä voimaan astuva uusi tietosuoja säädäntö on asettanut tai tulee toivottavasti asettamaan sisäisen viestinnän aiheeksi organisaation jäsenten tai ainakin johdon huulille. Se avaa keskusteluja aiheisiin, mitä viestitään, missä viestitään ja miten viestitään asiakastietoihin liittyen.

Kommentoi

Add Comment
Loading...

Cancel
Viewing Highlight
Loading...
Highlight
Close