Tampere
15 Jan, Friday
-25° C

Proakatemian esseepankki

Sisäinen viestintä



Kirjoittanut: Mikko Mäki - tiimistä Waure.

Esseen tyyppi: Akateeminen essee / 3 esseepistettä.
Esseen arvioitu lukuaika on 4 minuuttia.

Käsittelemme tässä esseessä työyhteisön sisäistä viestintää ja tapoja, joilla sitä voidaan parantaa. Työyhteisön sisäinen viestintä valintana oli meille helppo, sillä olemme molemmat työskennelleet yrityksessä, jossa viestintää ei harjoitettu ja se aiheutti paljon ongelmia, sekä kiistoja. Tiimeissämme työskenteli yli 12 ihmistä, tämä on todella paljon ottaen huomioon optimaalisen ryhmän koon, joka on 4-9 ihmistä. (Mc Keith 2016). Työskentelyn helpottamiseksi ja sen sujuvuuden kannalta olisikin oleellista, että viestinnän kaikki osa-alueet ovat kunnossa.

 

 

Mitä viestinnällä tarkoitetaan?

 

Viestinnällä tarkoitetaan vuorovaikutusta, joka tapahtuu kahden tai useamman henkilön välillä. (Sjöberg 2012, 28). Sen tavoitteena on niin välittää, kun vastaanottaa tietoa. Viestintä, niiden saaminen ja lähettäminen on enemmän, kuin vain sanoja. Se voi sisältää eleitä, ilmeitä ja mitä tahansa muita tapoja, joilla ilmaisemme itseämme. Viestintä voidaan kuitenkin jakaa karkeasti kahteen osaan: nonverbaaliseen ja verbaaliseen. Nonverbaalinen viestintä, eli sanaton viestintä, käsittää katseet, eleet, vartalon asennon, äänenkäytön ja muut ruumiinkielen piirteet. Verbaalista viestintää, eli sanallista viestintää on kirjoitus ja puhe.

 

Asian ilmaisu ei riitä yksin viestinnän onnistumiseksi, vaan on osattava myös kuunnella. Informaation sisäistäminen ja sen tulkinta ovatkin olennainen osa viestinnän onnistumisen kannalta. Viestinnän luonteesta johtuen se on aina vähintään kaksisuuntaista ja on ymmärrettävä vastaanotettava tieto, tämä korostaa vastaanottavan roolia. Vastaanottajan kokemukset, odotukset ja mielipiteet liittyvätkin viestinnän tulkintaan. (Sjöberg 2012, 6).

 

Yhteisöviestintä

 

Yhteisöviestintä käsittää tietyn ryhmän viestintää, joka tapahtuu työyhteisössä sekä erilaisten sidosryhmien ja organisaatioiden välillä. Sen tavoite on ohjata ja johtaa yhteisöä, painottaen tiedottamisen ja suhdetoiminnan näkökulmaa.

 

Yhteisön välinen viestintä voi olla sisäistä tai ulkoista. Sisäisellä viestinnällä tässä tapauksessa tarkoitetaan yhteisön sisällä tapahtuvaa tiedonkulkua ja vuorovaikutusta. Hyvin toteutettuna se lisää työhyvinvointia, motivoi työntekijöitä, sekä parantaa liiketoimintaa.

Ulkoinen viestintä tapahtuu yhteisön ulkopuolella. Sen eri malleja ovat esim: kumppaneihin yhteydenpito, markkinointi ja kriisiviestintä. (Halttunen 2011, 9-10).

 

 

 

 

Viestinnän merkitys

 

Tutkimuksissa on osoitettu, että ihmisten positiiviseksi kokema viestintä on avainasemassa työyhteisön tehokkuuden ja hyvän ilmapiirin aikaansaamisessa. Työntekijät ovat myöskin tutkitusti tyytyväisempiä omaan esimieheensä, organisaatioonsa ja aikaansaavuuksistaan, mitä avoimempaa ja luotettavampaa viestintä on. Työyhteisön viestinnän tyytyväisyyteen vaikuttavat jokaisen yksilön mahdollisuudet vaikuttaa yhteisönsä asioihin ja se, että he saavat äänensä kuulluksi (Halttunen 2011, 14)

 

 

 

KEINOJA PARANTAA YHTEISTÖN SISÄISTÄ VIESTINTÄÄ

 

Viestintää tulisi ohjata, valvoa ja suunnitella yhtä hyvin, kuin mitä tahansa muitakin yhteisön voimavaroja. Viestinnän tulisi olla myös valmiiksi hyvin suunniteltua, sillä se edistää yrityksen yrityskuvan rakentumista, vähentää yllätyksiä ja lisää huomattavasti tehokkuutta (Halttunen 2011, 17.)

 

Perehdyttäminen on oivallinen tapa tutustuttaa uudet työntekijät, niin työyhteisön viestintä tapoihin kuin toimintapatoihin. Hyvä perehdyttäminen lisää työntekijän uskoa itseensä ja tehostaa ajankäyttöä. Hän myös viihtyy työpaikassa paremmin, kun huonosti perehdytetty. Viihtyminen työpaikalla lisää tehokkuutta, sitoutumista, turvallisuutta ja parantaa työnlaatua. Työntekijälle on siis tärkeää, että hän tuntee viestinnän eri kanavat, säännöt ja toimintatavat. (Halttunen 2011, 20-22.)

 

Rooleja tulisi jaksaa yhteisön sisällä. Töiden jakaminen auttaa jaksamaan työntekijöitä parempiin suorituksiin ja varmistaa, että jokainen osa-alue on hallinnassa. Toinen tapa on määritellä tarkasti mitä informaatiota työyhteisö tarvitsee.

 

Sisäisen tiedon tulisi kulkea yhteisössä. Tämä lisää yhteenkuuluvuudentunnetta, sekä lisää arvostusta muiden työtä kohtaan. Tärkeää on, että informaatio saavuttaa jokaisen yhteisön jäsenen tilanteesta huolimatta. Vaikka työntekijä ei olisi paikalla, niin tieto pitää välittää hänelle automaattisesti. Tällä tavalla varmistetaan, että jokainen yhteisön jäsen on ajan tasalla.

 

Elektroniikan ja teknologian lisääntyminen työpaikoilla on välttämätöntä. Nämä ovat sellaisia asioita johonka työntekijä ei voi vaikuttaa. Erilaiset aplikaatiot ja sovellukset, jotka ovat suunniteltu nimenomaan viestintään tulisi valjastaa yhteisön käyttöön. Jokainen yhteisön jäsen pitää opettaa käyttämään näitä, sillä hyvin opeteltuna niiden käyttö tuntuu luonnolliselta ja ne lisäävät viestinnän tehokkuutta. (Hallam G, 1-6)

 

 

Oikeaoppinen konfliktien käsittelytapa vaatii kaikkia huomioivaa viestintää. Mikäli ongelmaa ei hoideta nopeasti se voi vaikuttaa myös valtaosaan muista yhteisön jäsenistä. Mikäli näin pääsee käymään, voidaan käyttää ulkopuolista sovittelijaa.

Sovittelussa on tärkeää käsitellä ongelmaa, eikä sitä aiheuttaneita ihmisiä. Oikealla viestinnällä hoidettu ristiriita ehkäisee myös tällaisia tapahtumia tulevaisuudessa. Mahdollisia riitatilanteita varten yhteisöllä kannattaa olla valmis pohja mitenkä tilanteessa menetellään.

 

Palautetta pitää antaa yhteisössä. Se lisää uskoa omaan ja muiden työhön. Palautteella ohjataan myös yhteisön jäseniä oikeaan suuntaan. Palautetta antaessa molempien osapuolien tulisi olla tilanteeseen ennalta valmistautuneita. Tämä auttaa molempia pitämään asian selkeänä ja ytimekkäänä. Palaute tulisikin suunnitella etukäteen ja sen tulisi olla niin kattava, että palautetta saavalle ei jäisi kauheasti kyseltävää. Rakenteen pitää siis olla selkeä. Palauttaan antaminen ja saaminen perustuu luottamukseen. Myös rakentava palaute oikein esiteltynä voi olla positiivinen tapahtuma. Tässäkin tulisi keskittyä sisältöön enemmän, kun henkilöön (Kilpinen A 2015, 10).

 

Kritiikkiä vastaan ottavan tulisi myös ymmärtää oma roolinsa. Sitä ei voi ottaa henkilökohtaisesti ja pitää osata kuunnella. Kuuntelemisen taito ja viestin sisäistäminen ovatkin negatiivisen palautteen saamisessa avainasemassa. Pitää myös ymmärtää, että kyseessä ei ole mitään henkilökohtaista vaan palautteen saaminen auttaa parantamaan tulevaisuudessa.

 

POHDINTA

Oikeanlainen viestintä työyhteisössä auttaa työporukkaa tuntemaan yhteisöllisyyttä ja puhaltamaan yhteen hiileen. Se antaa myös raamit, joidenka sisällä toimia ja luo tietyt normit. Tutkijoilla tuntuu olevan jokaisella hieman eri näkemys siitä, mikä on tehokkain tapa tehostaa työyhteisön sisäistä viestintää, mutta vaikka he olisivatkin kuinka erimieltä, niin silti sisällöstä löytyy myös paljon yhteneväisyyksiä. Paljon painotetaan yhteisön vastuuta onnistuneeseen viestintään, mutta myös yksilötasoa korostetaan. Mielestämme viestintä ei voi koskaan saavuttaa täydellisyyttä, vaan sitä tulee kehittää jatkuvasti. Varsinkin nykyään, kun elämme yhteiskunnassa, jossa kulttuurierot ovat suuret. Meidän tulisi pyrkiä sanoin ymmärtämään muita ja asettua myös kuuntelijan rooliin. Jokaisella tulisi olla oikeus tuntea olonsa ja sanansa tärkeiksi.

 

 

LÄHTEET

Hallam, G. 1996. The Adventures of Team Fantastic. A practical guide for team leaders and members.

https://books.google.fi/books?id=vts5DwAAQBAJ&printsec=frontcover&dq=editions:3xitkBwUBYIC&hl=fi&sa=X&ved=0ahUKEwiSybu5kvnlAhUywMQBHc4cDX0Q6AEIKzAA#v=onepage&q&f=false (Osittainen kirja)

 

Sjöberg, S. 2012. Viestintä- ja vuorovaikutustaidot opetuksessa. Opinnäytetyö.

 

Kilpinen A. 2015 Palautteesta paremmaksi? Opinnäytetyö.

 

Halttunen, K. 2011. Toimiva sisäinen viestintä. Opinnäytetyö.

 

 

McKeith 2016.

https://keithmcevoy.com/determining-best-team-size/

Kommentoi

Add Comment
Loading...

Cancel
Viewing Highlight
Loading...
Highlight
Close