Sampo Sammaliston kuluvana vuonna julkaistuun kirja Viisas pääsee vähemmällä 2.0 on uusi versio vuonna 2014 julkaistuun samaa nimeä kantaneeseen, menestystä niittäneeseen teokseen. Kirjaan on koottu sekä testattuja, että tieteellisiin tutkimuksiin perustuvia käytäntöjä, joiden avulla itsestään saa irti juuri sen mitä oikeasti haluaa. Kirja neuvotaan luettavaksi sellaisille henkilöille, jotka haluavat saada enemmän aikaan pelkän puheen sijaan. Kirjaa suositellaan myös uupumuksen estämiseen ja jaksamisen kasvattamiseen; eli toisin sanoen kaikkeen siihen, johon itse pyrin (kuten myös ympärilläni tiimissä erittäin moni) keskittymään kuluvana syksynä. Keräsin tähän esseeseen muutamia keinoja, joita itse koen tässä hetkessä itselleni tärkeäksi.

Keskeytykset ovat nykyajan työelämän piru olkapäällä. Ne aiheuttavat päänvaivaa lähes kaikille, eikä suotta; Sammaliston mukaan keskeytykset syövät keskimäärin 2-3 tuntia ajatustyöläisen jokaisesta työpäivästä. Keskitymme yhteen tehtävään keskimäärin vain 11 minuuttia ennen kuin meidät keskeytetään, ja pahimmillaan keskittymisen palauttaminen meneillään olevaan tehtävään saattaa kestää jopa 20 minuuttia. Tämä aika, joka keskittymisen palautumiseen menee, on aivan käsittämättömän pitkä. Ei sitä sen Whatsapp- viestin kilahtaessa puhelimeen tule ajateltua, että tämän keskeytyksen myötä menee puoli tuntia tehokasta työaikaa hukkaan. Sehän on vain harmiton viesti, eikö? Tämän tutkimukseen pohjaten keskeytysten välttäminen on Sammaliston sanojen mukaan ehkä tärkein yksittäinen työtehoa lisäävä tekijä, ja hän kirjassaan listaakin useita keinoja keskeytysten välttämiseksi. Näitä olivat mm. älypuhelimen ilmoitusten säätäminen siten, ettei jokainen Whatsapp- viesti pääse keskeyttämään työskentelyä, puhelimen laittaminen kokonaan äänettömälle, yli 20 minuutin syvää keskittymistä vaativien tehtävien siirto työpisteeltä kotiin, kirjastoon tai vaikka kahvilaan sekä se, ettei mikään sosiaalisen median kanava saa olla auki tietokoneella työskennellessä. Keinot, joita kirjassa tässä vaiheessa esiteltiin, liittyivät siltikin vain ulkoisiin keskeyttäjiin. Tutkimusten mukaan kuitenkin noin puolet keskeytyksistä tulee omien korvien välistä. Sammalisto kutsuukin kirjassaan nerokkaasti tällaisia keskeyttäjiä ”ai hitto”- hetkiksi. ”Ai hitto, unohdin soittaa äidille”, tai ”Ai hitto, tämän sähköpostin piti lähteä jo eilen”. Itsehän olen maailman paras ”Ai hitto”- hetkien kehittelijä. Aina, kun tulisi päästä flow- tilaan esimerkiksi kirjoittaessa, tulee satayksi ”Ai hitto”- ajatusta mieleen. Ihmeellistä, kuinka ne keittiön kaapitkin tuntuvat vaativan järjestelyä juuri kesken esseen kirjoittamisen.

Palaveri. Pelkkä sana saa kylmät väreet kiipimään meikäläisen selkäpiitä pitkin. Palaveri siellä, palaveri tuolla, palaveri jokaisesta aiheesta joka ikinä mieleen tulee, tärkeä, supertärkeä palaveri. Sammalisto kirjoittaa kirjassaan, että tutkimusten mukaan ajatustyöläiset viettävät noin kolmanneksen työajastaan palavereissa ja noin puolet tästä ajasta koetaan ajanhaaskaukseksi. Enkä ihmettele. Olemme käyneet asiasta scrum-tiimin kesken keskustelua, kun varasimme joka viikolle kalentereihimme yhteisen kasvokkain tapahtuvan palaverin. Monesti kuitenkin ennen tätä jokaviikkoista palaveria olemme tulleet siihen lopputulokseen, ettei ole kenenkään edun mukaista tai millään tavalla tehokasta palaveerata palaveeraamisen ilosta; istua alas miettimään ja pohtimaan asioita, kun sen saman ajan voi oikeasti käyttää hyödyksi ja tehdä viikon suorittamista vaativia tärkeitä tehtäviä. Palaverit ovat toki hyvin valmisteltuina oikeasti hyödyllisiä, ne kasvattavat yhteisöllisyyttä, siellä tehdään tärkeitä päätöksiä ja ideoidaan uutta. Sopivissa määrin palaverit ovat siis varsin mainio keksintö. Kuitenkin oman kokemukseni mukaan palavereja järjestetään liian helposti. Vaativatko kaikki ne asiat, joiden äärelle istutaan palaveeraamaan (kamala sana), todella sen että jokainen istuu sen saman pöydän ääreen? Sammaliston mukaan monesti työyhteisöissä liian usein järjestetyt palaverit ovat lähinnä tiedonjakamistilaisuuksia, jotka olisi paljon järkevämpää hoitaa sähköisellä tiedottamisella.

”Älä järjestä palaveria, ellei se ole paras ja tehokkain tapa saavuttaa tavoitteesi.” – Sammalisto

Olen kirjoittanut tästä aiheesta myös toisessa esseessäni, mutta se tuntuu todella monelle olevan ajankohtainen aihe käydä itsensä kanssa keskustelua, kaksi kirjainta, jotka tuntuvat toisinaan (etenkin kun tulee projekteja nenän eteen kannettuna) haastavilta sanoa: E I .  Opettele sanomaan ei – oikealla tavalla ja riittävän usein. Sammalisto kiteyttää kirjassaan, kuinka kun ihminen oppii kieltäytymään muiden pyynnöistä, jää enemmän aikaa keskittyä itselle tärkeisiin asioihin, kuten toimenkuvan kannalta tärkeimmille töille sekä harrastuksille ja läheisille. Usein syy sille, miksi tulee myönnyttyä myös asioihin, jotka ovat siellä omassa prioriteettilistassa häntäpäässä, löytyy itseltäni ainakin ajatuksesta siitä, mitä toinen ajattelee jos kieltäydyn. Loukkaantuuko hän, tuntuuko hänestä, ettei hänen ideansa tai ehdotuksensa ole tärkeä minulle tai että hän esitti asian jotenkin huonosti? Tuleeko toiselle mielikuva siitä, että olen saamaton tai etten ole valmis painamaan hommia jos kieltäydyn? Opin itse kieltäytymään ensimmäistä kertaa tänä syksynä. Enkä saanutkaan osakseni vähättelyä siitä, kuinka en tee tarpeeksi tai loukkaantumista, vaan kunnioitusta. Jokaisen meistä on syytä miettiä, mihin haluaa käyttää aikaansa. Kun siihen tietää kristallinkirkkaasti vastauksen, helpottuu myös kieltäytyminen.

Tehtäviin ja esimerkiksi esseisiin tarttuminen ja niiden loppuunsaattaminen saattaa toisinaan tuntua haasteelliselta, jos ei ole asetettuna viimeistä päivää sille, milloin tehtävän tulee olla valmis. Sammalisto kertoo kirjassaan tajunneensa määräaikojen asettamisen tärkeyden sen myötä, kun huomasi jättävänsä mm. esitysten ja raporttien aloittamisen aina sille viimeiselle päivälle ennen deadlinea. Kuulostaa liiankin tutulta, mutta tehokkuushan on huipussaan juuri silloin viimeisenä iltana ennen määräaikaa! Tästä oppineena, Sammalisto alkoi hyödyntää tätä määräaikojen asettamista kaikissa työtehtävissään. Helposti työtehtäviä tulee lykättyä kuitenkin asettamalla itselleen liian pitkiä määräaikoja, antamalla itselleen ikään kuin liikaa aikaa tehtävän vaatimustasoon nähden. Liian pitkien määräaikojen itselleen suominen johtaa usein siihen, että tehtävän aloitusta tulee viivyteltyä, eikä sen tekemiseen tule tartuttua heti. Sopivan määräajan lisäksi on hyvä olla tietoinen siitä, kuinka kauan mikäkin tehtävä tulee viemään. Sillä Parkinsonin lain mukaisesti ”työ täyttää sille varatun ajan”, eli jos varaan jollekin tehtävälle 8 tuntia, se todennäköisesti tulee myös viemään niin kauan, kun saman olisi voinut saada suoritettua neljässäkin tunnissa. Niin surullista kuin se onkin, tajusin määräaikojen merkityksen vasta aloitettuamme scrum-työskentelyn. Viime keväänä sain itse rutistettua viimeisellä viikolla yllättävänkin monta esseetä kasaan, mutta ketä sellainen viimehetken paniikinsekainen kiirehtiminen todellisuudessa hyödyttää? Ei ketään. Esseiden kirjoittaminen on huomattavasti stressittömämpää, kun on asetettu selkeät ajalliset tavoitteet, montako esseetä tulee olla milläkin sprintillä kirjoitettuna. Ei ole tietoakaan viimeisen illan paniikista, kun tietää, että kolmessa viikossa tulee olla kolme esseetä tehtynä ja määräaika on merkittynä kalenteriin.

Tehokkuus on nykyään lähestulkoon trendi. Sen myötä korostuu priorisointi ja se, kuinka omaa tehokkuuttaan olisi hyvä tarkkailla ja mitata. Sammalisto kirjoittaa kirjassaan jo vanhasta tutusta, 80/20-periaatteesta ja sen tärkeydestä useammalla osa-alueella, kuin mihin itse ajattelin tätä ajattelumallia voitavan soveltaa. Toki tietoinen tästä mallista olemme varmasti kaikki, mutta jotain ideaa siinä oikeasti on oltava. Käytännössä siis työhön sovellettuna malli tarkoittaa sitä, että 20% kaikesta työstä tuottaa 80% työn tuloksista. Eli työpanosta olisi oikeasti hyvä keskittää. Usein itse ainakin tulen harhailleeksi ehkä epäolennaisen puolella monessakin asiassa, vaikka pienemmällä työmäärällä saisi todellisuudessa samat tulokset, kun keskittyisi oikeasti olennaiseen. Sama sääntö pätee myös usein esimerkiksi asiakkuuksiin, olisi hyvä keskittyä niihin 20% asiakkaisiin, jotka tuottavat 80% liikevaihdosta ja/tai -voitosta; olisi hyvä tarkastella ja keskittyä siihen pieneen määrään, jotka ovat sitä korkeatuottoista porukkaa. Oman työskentelyn tarkasteluun tämän 80/20-periaatteen kautta linkittyy mielestäni oivallisesti se, että tiedostaa oman kronotyyppinsä, sekä kellonajat, jolloin on tehokkaimmillaan ja hyödyntää niitä työskentelyssään. Itse olen huomannut (vasta nyt), että olen tuottavimmillani aamulla ja aamupäivällä. Olen alkanutkin kiinnittää tähän vahvasti huomiota aikatauluttaessani eri tehtäviä. Miksi ei siis kiinnittäisi huomiota omaan ajankäyttöönsä, omaan sisäiseen kelloonsa aikatauluttaessaan ja opettelisi sanomaan tarpeen tullen ei, jos sillä käytännössä voittaa itselleen vähemmän työtä – enemmän vapaa-aikaa? Se nyt vaan on tyhmää tehdä liikaa.