Tekniikka pähkinänkuoressa

Yleisen tehokkuuden parantamiseksi ja olennaisiin asioihin keskittymiseksi Evisionissa otettiin syyskuun loppupuolella käyttöön tekniikka, joka on enemmän tunnettu tietojenkäsittelyn alalla. Tämä tekniikka korostaa läpinäkyvyyttä sekä pienemmän työryhmän itsenäisyyttä ja toimintavapautta toimeksiannon rajoissa. Se sitouttaa työntekijöitä paremmin työtehtävään, ja edistää myös keskittymistä.

Tekniikan nimi viittaa rugbyn erikoistilanneryhmitykseen, sillä myös rugbyjoukkueesta löytyy samoja valtteja: sopeutuvuus, itseohjautuvuus ja ketteryys.

Kyseessä on siis scrum.

Aivan ensimmäiseksi kootaan niin kutsuttu tuotteen kehitysjono, johon listataan kaikki ne asiat ja toimenpiteet, jotka täytyy suorittaa ennen kuin tuote tai palvelu on valmis.

Tuotteen omistaja on henkilö, joka vastaa lopullisesti tuotteesta ja johon scrum-tiimin ovat yhteydessä. Asiakasprojekteissa tuotteen omistajana toimii yleensä joko tuotepäällikkö tai muu asiakkaan edustaja, jolla on päätäntävalta tuotteen ominaisuuksiin ja toiminnallisuuteen vaikuttavista tekijöistä. Meillä Evisionissa tuotteen omistajana on toiminut business leaderimme Jenna Knuutinen.

Työnteko tapahtuu pienemmissä scrum-tiimeissä yleensä 2-4 viikon mittaisissa sprinteissä. Sprintin suunnittelussa tuotteen kehitysjonosta valitaan sprintin kehitysjonoon ne asiat, jotka aiotaan kyseisessä sprintissä suorittaa. Joka sprintin jälkeen ei siis ole tarkoitus saada valmista tuotetta, vaan pääpaino on edistymisessä.

Jokaiseen scrum-tiimiin valitaan scrum-mestari, jonka vastuulla ovat päiväpalaverien (daily scrum) vetäminen, aikataulutus sekä scrum-tiimin pääseminen tavoitteisiin. Scrum-tiimin ”miehistö” ei vaihdu sprinttien välissä, mutta scrum-mestari vaihtuu. Näin jokainen tiimin jäsen saa osaltaan oppia scrum-tiimin johtamiseen. Scrum-mestari pitää huolen siitä, että tiimi noudattaa scrum-mallia ohjeiden mukaisesti, ja toimii myös yhteyshenkilönä tuotteen omistajalle, mikäli eteen tulee esimerkiksi sen kokoluokan ongelma, jota scrum-tiimi ei keskenään kykene ratkaisemaan.

Päiväpalaverit eli daily scrumit pidetään nimensä mukaisesti päivittäin, suositeltavasti aina samassa paikassa samaan aikaan. Palaveri on lyhyt ja ytimekäs, eikä siinä käydä läpi tämän enempää: mitä tiimi on tehnyt viime daily scrumin jälkeen, mitä tiimi aikoo tehdä ennen seuraavaa daily scrumia, ja onko ilmennyt ongelmia, jotka estävät tiimin pääsyä sprintin tavoitteisiin. Jos scrum-tiimin jäsenillä on muuta asiaa toisilleen tai scrum-mestarille, ne keskustellaan daily scrumin jälkeen. Scrum-mestari välittää mahdolliset suuremmat ongelmat tuotteen omistajalle.

Joka sprintin jälkeen pidetään sprintin katselmointi sekä sprintin jälkitarkastelu. Sprintin katsemoinnissa paikalla ovat scrum-tiimi mestareineen sekä tuotteen omistaja, ja siinä käydään läpi kaikki se, mitä juuri päättyneen sprintin aikana on tapahtunut ja esitellään edistyminen tuotteen omistajalle. Tässä kohtaa tuotteen omistajalla on mahdollisuus muuttaa prosessia ja tuotetta sekä tuoda uusia ideoita, mutta kesken sprintin ei koskaan tule yllättäviä uutisia tai muutoksia. Näin varmistetaan tehokas eteneminen scrum-tiimin työssä. Asiakas saa tässä tekniikassa kuitenkin tasaiseen tahtiin tietoa siitä, kuinka projekti etenee.

Evisionissa teemme tämän kuitenkin hieman eri tavalla. Me pidämme joka viikko katselmoinnin scrum-mestarien ja business leaderin kesken, jossa päivitämme scrum-tiimien kuulumisia ja aikaansaatua työtä.

Sprintin jälkitarkastelu tapahtuu vain scrum-tiimin sisällä. Se toimii melkein kuin Proakatemialla tuttu Motorola: siinä käydään läpi missä scrum-tiimi onnistui, missä olisi parannettavaa, sekä tiimin sisäiset muutosehdotukset seuraavaan sprinttiin. Scrum-mestari kirjaa kaiken ylös. Mikäli sprintissä jää tekemättä asioita jotka olivat listattuna sprintin kehitysjonossa, ne siirretään seuraavaan sprinttiin ja suoritetaan korkean tärkeyden tehtävinä.

Omat kokemukset

Idea scrum-tekniikan hyödyntämiseen tuli kahdelta syyslukukauden alussa Evisionissa aloittaneelta tietojenkäsittelyn opiskelijoilta, Waltterilta ja Ilmarilta. Tekniikkaa päätettiin lähteä kokeilemaan, koska tiimimme on 22 jäsenen voimin Proakatemian isoin. Suureen tiimiin saattaa osa tiimiläisistä hukkua ja ”piiloutua”, koska isossa porukassa voi luovia helpommin ohitse kaikkien vastuutehtävien.

Evisionin scrum-tekniikan juurisyy on tehostaa tiimin joka ikisen yksilön toimintaa osana tiimiä. Meillä on käytössä eri tehtävien eriarvoinen pisteytys, ja jokainen scrum-tiimi saa itse päättää, mihin haluaa keskittyä kussakin sprintissä. Pisteytys ohjaa toimintaa hyvin, koska tärkeämmät asiat ovat luonnollisesti useamman pisteen arvoisia kuin sellaiset asiat, jotka eivät vie koko tiimiä juurikaan eteenpäin. Esimerkiksi 50 euron laskutuksesta saa viisi pistettä, yksilöesseestä kolme pistettä ja yritysvierailusta tuttuun yritykseen yhden pisteen.

Pisteytyksen tarkoituksena on nimenomaan viedä toimintaa enemmän kohti oikeita uria. Tämä ei ole kilpailu siitä, millä scrum-tiimillä on sprintin lopussa eniten pisteitä. Jokainen tiimi asettaa itse pistetavoitteensa sprintin suunnittelussa ja kilpailee tavallaan itseään vastaan, jotta tavoite täyttyy.

Sprintti 1

Ensimmäisessä sprintissä olin scrum-tiimin jäsen siinä missä muutkin. Scrum-mestarina toimi Waltteri, jolla oli jo ensimmäiseltä opintovuodeltaan kosketuspintaa scrum-tekniikkaan. Tämä sprintti kesti vain puolitoista viikkoa toimien testinä ja pehmeänä laskuna scrumin ihmeelliseen maailmaan. Optimistisesti tulimme asettaneeksi omat tavoitteemme liian korkealle (mm. tiimin jokaiselle jäsenelle neljä valmista esseetä kymmenessä päivässä), emmekä niihin päässeet sprintin aikana.

Saimme kuitenkin omasta mielestäni hyvän kopin siitä, kuinka scrumia niin sanotusti ajetaan, ja opimme tekemään toiseen sprinttiin realistisemmat tavoitteet. Jo ensimmäisen sprintin jälkeen tuntui siltä, että scrum on vahva työkalu juuri meille.

Sprintti 2 (nykyhetki)

Toinen sprintti on tätä kirjoittaessani loppusuoralla. Sain kunnian toimia tiimimme scrum-mestarina, mikä on sujunut melko sutjakkaasti. Jos kaikki rullaa hienosti eteenpäin, scrum-mestareilla ei Evisionissa ole juurikaan sen enempää työtä kuin tiimin muillakaan jäsenillä. Daily scrumien järjestäminen ja viikkopalaverit business leaderin kanssa ovat oikeastaan ainoat asiat.

Olen huomannut, että kun scrum-tiimissä jokainen tietää tavoitteet ja deadlinen, daily scrumit ovat olleet selkeitä ja tehokkaita. Isoja ongelmiakaan ei ole ilmennyt, vaikka emme aina pystykään pitämään daily scrumeja kasvotusten samaan aikaan. Jos osa tiimistä on projektiin uppoutuneena esimerkiksi toisella paikkakunnalla tai vaihtoehtoisesti kotona puurtamassa esseepisteitä, ei ole mahdollista eikä millään tasolla järkevää yrittää saada jokaista samaan huoneeseen joka aamu. WhatsApp on siis yleisin paikka, jossa nämä palaverit pidetään.

Mitä tapahtuu Evisionissa keväällä 2020: jatkuuko scrum?

Itse toivoisin näin. Tavoitteenamme on löytää ja rakentaa koko tiimin yhteinen liiketoiminta, jossa jokaiselle on omia kiinnostuksen kohteita vastaavaa työtä ja joka saadaan laukaistua käyntiin viimeistään tammikuussa 2020. Scrum-mallia tai ainakin sen osia voitaisiin mielestäni mainiosti hyödyntää juuri tässä, koska tekniikka pääsisi vieläkin paremmin oikeuksiinsa käytettäessä yhteen tiettyyn projektiin.

On kuitenkin tärkeä pitää mielessä seuraava: scrum ei ole ratkaisu, se on työkalu. Tekniikkaa on helpompi soveltaa toimeksiantoihin, joilla on selkeästi suunniteltu alku ja loppu. Jatkuvissa projekteissakin se toimii, esimerkiksi päivätyötahdin rytmittäjänä ja näkyvän kehityksen apuvälineenä. Scrum-tekniikka mahdollistaa vapaamuotoisemman työskentelytavan, mutta ei toimi hopealuotina jokaiseen paikallaan junnaavaan projektiin.

LÄHTEET:

Scrum-paja (ma 23.9.2019, Waltteri Kolkka & Ilmari Tyrkkö)

Suomenkielinen scrum-opas: https://lekman.fi/scrumguide/

Kuva: https://dzone.com/refcardz/scrum?chapter=1, kuvan tekstit itse käännetty suositelluin suomennoksin