Neuvotteluja on kaikkialla elämässämme ja arjessa. Jokainen meistä neuvottelee lähes poikkeuksetta päivittäin. Ne ovat tilanteita, joissa pyrimme saavuttamaan jotain tai ilmaisemaan ajatuksiamme ja mielipiteitämme. Gustafsberg ja Sallinen kuvaavat neuvottelua kirjassaan strategiseksi taidoksi. ”Strategialla valitaan sodat ja taktiikalla voitetaan taistelut”. Strategiasta puhuessa keskitytään päämäärään ja tulevaisuuteen. Taktiikka keskittyy keinoihin, joilla strategia saavutetaan. Näin ollen muutokseen pääsee vain strategian sisäistämällä ja toimimalla sen mukaisesti.

Neuvottelutilanteessa kaksi vastakkaista strategiaa käyvät kamppailua. Kyseessä onkin näiden pyrkimys kontrolloida näitä jännitteitä. Kirjoittajat toteavatkin, että vaikka aina emme saa sitä mitä ansaitsemme, meidän ei kuitenkaan aina tarvitse tyytyä siihen, mitä saamme.

Neuvottelutaidot ja tilanteet ovat laajoja ja moniulotteisia tilanteita, joita ei mitenkään voi summata yhteen esseeseen. Suosittelen vahvasti lukemaan Sallisen ja Gustafsbergin kirjan, jonka pohjalta ajatuksiani kirjoitan. Kyseessä on äärimmäisen hyvä läpileikkaus neuvottelutaidosta. Keskityn itse neuvottelutilanteeseen valmistautumiseen.

Koska haastavimmat neuvottelutilanteet hyvin harvoin tulee täysin puskista, on tilanteissa pääsääntöisesti askeleen edellä se osapuoli, joka on valmistautunut paremmin. Valmistautumiseen lukeutuu kaksi osa-aluetta. Tilannekuva ja omien tavoitteiden määrittäminen.

Tilannekuva perustuu parhaimpaan ymmärrykseen sekä tietoon tilanteen taustalla olevista seikoista, vaikuttavista tekijöistä sekä sidoksista. Muodostamme sen oman tilannetajumme ja tiedonhankinnan avulla.

”Tilannetaju on tietoisuuden, älykkyyden ja kokemuksen yhdistelmä, jonka avulla analysoimme kulloistakin tilannetta.”

Asioita, jotka on hyvä tiedostaa:

• neuvottelun valta-asemat
• vastapuolen neuvottelutyyli, motivaatio ja asenne
• muut inhimilliset käytöstä ohjaavat tekijät
• Toisen näkökulma

On hyvä määrittää omat ratkaisuvaihtoehdot ennakkoon. Kirjoittajien mukaan, yhdellä vaihtoehdolla onkin huono lähteä neuvottelemaan. Olisi hyödyllistä olla pääsuunnitelma, varasuunnitelma ja mahdollisesti jopa hätäsuunnitelma.

Suunnitelmia rakentaessa, voi käyttää hyödyksi vaikkapa SWOT-analyysia. Tilannekuvaa muodostaessa on hyvä ottaa huomioon neuvottelua käyvät ihmiset, heidän intressinsä, vaihtoehdot ongelmalle sekä mahdollisia sopimusehtoja. Lyhytkin asian ennakkoon miettiminen parantaa tilannekuvaa huomattavasti. Parempi tilannekuva pienentää mahdollisuutta sille, että neuvottelun edetessä kohtaat neuvotteluasemaa heikentäviä yllätyksiä.

Nopeimmillaan tilannekuvan voi nostaa kolmeen kysymykseen:

• Kuka neuvottelee?
• Miten hän neuvottelee?
• Miksi hän neuvottelee?

Jos pystyy esittämään vastaukset näihin kysymyksiin, on sinulla kohtuullisen hyvä kuva tilanteesta.

Omien tavoitteiden määrittäminen on tärkeää, sillä on äärimmäisen haastavaa saavuttaa hyviä tuloksia tilanteessa, jossa vastapuoli tietää mitä hän haluaa sinun ollessa omista tavoitteistasi pihalla. Voit ajautua keskustelemaan ainoastaan toisen osapuolen tavoitteista. Paremmin valmistautunut osapuoli osaa keskittyä paremmin itselleen tärkeisiin asioihin kyeten kuljettamaan keskustelua niitä kohti. Tavoitteen tulisi olla niin kirkas, että sen muistaa tilanteen muuttuessakin.

Erityisen tärkeää tavoite on pitää mielessä sellaisissa tilanteissa, joissa neuvotteluun liittyy vahvoja tunteita. Hyökkäys voi nostaa meissä puolustusreaktion. Puolustautuessamme emme useinkaan keskity ensisijaisesti alkuperäiseen tavoitteeseen, vaan väittelyn voittamiseen ongelmanratkaisun sijaan. Tuomitsemme myös usein vastapuolen hänen käytöksensä pohjalta, kun taas itsemme aikomuksemme pohjalta. Olemme huippuosaajia tilanteissa, joissa oma hyvän tavan rikkovalle toiminnalle on löydettävä perusteet, tai oikeutus. Neuvottelutilanteeseen syntyy helposti kierre tehdessämme tunnepohjaisia oletuksia toisen toiminnasta.

Mieleeni nousee David Omandin hieman toisenlaisessa kontekstissa kuvaama esimerkki tunnepohjaisesta olettamuksesta. Tässä esimerkissä valtio 1 päättää vahvistaa puolustustaan tekemällä uusia asehankintoja. Heidän motiivinsa on vilpitön ja keskittyy ainoastaan puolustukseen. Valtiolle 2 tämä on epävarmuutta ja pelkoa herättävää toimintaa. Se näyttäytyy heitä uhkaavana sotilaallisen tasapainon muuttumisena, jota rakennetaan heitä vastaan. Tämä saa heitäkin vahvistamaan puolustustaan tekemällä asehankintoja. Valtiolle 1 tämä näyttäytyy vahvistavana perusteena puolustuksen vahvistamisen tarpeelle. He tekevät vielä uusia lisähankintoja, jotta pystyvät vastaavaan nyt todennäköiseltä näyttävään agressioon. Valtiolle 2 nämä lisähankinnat vahvistavat aikaisemman pelon aiheelliseksi. He jatkavat oman vahvuutensa kasvattamista, kehä on valmis ja kilpajuoksu alkaa.

Neuvottelutilanteissa voi helposti syntyä samankaltaisia negatiivisia kierteitä, ellemme pysähdy arvioimaan tilannetta. Saatamme tulkita toisen sanat tai eleet väärin oman ennakko-oletukseemme pohjautuen virheellisesti. Jos toimimme vahvasti sen pohjalta selvittämättä tilanteen oikeaa laitaa, vaikkapa kysymyksellä, olemme vaarassa ajautua edellä mainitun kaltaiseen tilanteeseen.

On tärkeää miettiä myös omaa suhtautumistaan vastapuoleen. Vahvat tunteet vaikeuttavat neutraalia ja objektiivista suhtautumista. Kirjassaan sanojen supervoima Martti Vaalahti kehoittaa meitä tekemään rauhan kuulijan kanssa ennen hetkeä, jossa asioita käsitellään. Tämä on tärkeää, jotta emme reagoisi haluamamme tavoitteen saavuttamista vaikeuttavalla synnyttäen aiemmin kuvattua negatiivista kierrettä. On elintärkeää olla provosoitumatta ja pysyä tyynenä.