Tiimiläiseni suositteli minulle kesällä kirjaa nimeltä Pura rutiinit atomeiksi (Clear, 2018). Olin jo kesällä suunnitellut, että tuleva syksy on vahvaa itsensä johtamisen ja uusien tapojen opettelun aikaa, joten mikä sen parempi kuin aloittaa arki tarttumalla kirjaan, joka auttaa luomaan pohjaa tälle kaikelle. Kirjaa kuunnellessani sain todeta, että rutiinit ovat itsensä johtamisen peruspilari.

Clearin mukaan pienillä rutiineilla voi olla elämäämme valtava vaikutus. Usein haukkaamme liian suuren palan kerralla, mutta kun toivotut tulokset eivät näy heti, on rutiineista vaikea pitää kiinni. Mutta jos aloitamme pienemmästä ja parannamme 1 % päivässä, alkaakin vaikutus kertaantua eksponentiaalisesti. Clear puhuu rutiinien ”korkoa korolle” -ilmiöstä. On kuitenkin hyvä muistaa, että nämä kertaantumiset näkyvät niin hyvässä kuin huonossakin.

Miksi siis rutiineilla on väliä ja kuinka niitä saadaan luotua? Itselleni tärkeä oivallus Clearin tekstistä oli se, että rutiinit keventävät henkistä taakkaa ja antavat tilaa vapaalle ajattelulle sekä luovuudelle. Usein ajattelemme rutiineja väkinäisinä pakkoina, jotka vievät aikaa ja energiaa muulta tekemiseltä ja luovuudelta. Todellisuudessa rutiini on jotain, mitä hoidat automaattisesti ja alitajunta auttaa sen suorittamisessa. Kun tavasta muodostuu rutiini, se vapauttaa tilaa muulle aktiiviselle ajattelulle. Kun ei tarvitse joka hetkessä miettiä seuraavaa askeltaan, mitä seuraavaksi tekee ja ”ongelmien hoito” siirtyy alitajunnalle, onkin yhtäkkiä paljon enemmän resursseja ajatella muutakin kuin sitä, miten arki pyörii.

Tämän voi vetää myös yksilötasolta tiimiin. Miten saamme tiimin tavoista rutiineja niin, että aikaa vapautuu arjen suunnittelusta luovalle tekemiselle? Tiimissämme on esimerkiksi taloustiimillä aina vakituinen tapaamisaika viikossa, jolloin juoksevia asioita hoidetaan. Tämä vapauttaa tiiminjäseniltä aikaa siihen, että näitä asioita ei tarvitse miettiä muina aikoina. Tästä näkökulmasta taloustiimin toimintaa voisi kuitenkin tehostaa vielä esimerkiksi siten, että tapaamisissamme olisi aina sama runko – kuka tekee mitä, missä järjestyksessä. Kuitenkin usein on hoidettavana samanlaisia asioita, mutta työ on herkästi vielä hieman hajaantunutta. Rutiinit tehostavat tiimin toimintaa.

Kun olemme päässeet siihen miksi rutiinit ovat hyvä juttu, voimme alkaa keskittyä siihen, miten hyviä rutiineja aletaan luoda ja vahvistaa. Clear antaa vinkin, että voisimme siirtyä tulokseen pohjautuvista rutiineista identiteettiin pohjautuviin rutiineihin. Kun keskitymme uusien tapojen luomisessa siihen, millainen ihminen tai tiimi olemme tai haluaisimme olla, on rutiinien noudattaminen motivoivampaa kuin se, että tavoiteltaisiin pelkästään korkealentoisia tuloksia. Mikäli keskitymme ainoastaan tuloksiin emmekä menetelmiin ja identiteettiimme, muuttaa tavoitteen saavuttaminen elämäämme usein vain hetkellisesti.

Clear esittää kirjassaan käyttäytymismuutoksen neljä lakia. Kaikki toimintamme vaatii aina ärsykkeen. Mikään toiminta ei synny tyhjiössä, vaan on aina reaktiota jostain. Ärsyke aiheuttaa tarpeen, josta aiheutuu reaktio. Reaktiomme saa aina jonkinlaisen palkinnon.

Ärsykkeenä toimii melkein mikä tahansa, mutta sijainti tai ihmiset ovat yksi hyvä esimerkki. Toimistossa teen töitä, sohvalla katson televisiota. Ystävän tullessa kylään juomme aina teetä. Tästä syystä esimerkiksi uniongelmaisia usein kehotetaan menemään sänkyyn vasta oikeasti väsyneenä – sänky yhdistyy väsymykseen ja uneen eikä ahdistuneena pyörimiseen. Näin sängystä muodostuu ärsyke väsymykselle ja unelle.

Unesta saammekin karkeasti yhden esimerkin ärsyke – tarve – reaktio – palkinto -ketjulle. Ärsyke: minua väsyttää. Tarve: minun täytyy nukkua. Reaktio: menen sänkyyn. Palkinto: nukahdan, herään virkeämpänä.

Tavan vahvistamisessa on tärkeää, että ärsykkeestä tekee ilmeisen. Jos haluat esimerkiksi lukea aamupalapöydässä kännykän selaamisen sijaan, aseta kirja jo illalla valmiiksi ruokapöydälle kahvikupin viereen. Aamulla saat näkyvän ärsykkeen, joka johtaa tarpeeseen. Tarpeen on oltava houkutteleva – valitse aamupalapöytään siis alkuun erityisen mielenkiintoinen kirja. Tarve johtaa reaktioon, eli lukemiseen. Reaktion on oltava helppo – valitse kirja, jota on miellyttävä ja helppo lukea, pidä huoli, että olet merkannut sen kohdan, mitä haluat lukea. Lopuksi saamme palkinnon, jonka on oltava tyydyttävä. Kirjaa lukiessa palkinto voi olla viihdyttävyys tai uuden oppiminen.

Tekemisen toteuttamisessa auttaa myös toteumusaikomus (Clear, 2018). Tästä voimme oppia esimerkiksi omissa esseenkirjoitusprosesseissamme, missä monella tuntuu olevan hankaluuksia – usein esseet jäävät viime tippaan. ”Pitäisi lukea ja kirjoittaa esseitä” ei vielä ole suunnitelma alkuunkaan. ”Ensi viikolla kirjoitan esseen” on vielä myös aika hataralla pohjalla. ”Keskiviikkona klo 10 alkaen kirjoitan esseetä rutiineista oman työpöytäni ääressä kotona, enkä tee samaan aikaan mitään muuta” on jo toteumusaikomus. Kun päätös on tehty etukäteen ja suunnitelma on mahdollisimman yksityiskohtainen, on toiminta helpompi toteuttaa. Tätä yritän nyt itseni johtamisessa viedä yhä enemmän käytäntöön. Huomaan, että minua erityisesti auttaa se, että olen tarkasti miettinyt missä aion toiminnan suorittaa.

Tapoja uusien rutiinien luomiseen on useita. Näistä yksi on rutiinien pinoaminen (Clear, 2018). Rutiinien pinoamisessa uusi toiminta liitetään johonkin jo olemassa olevaan. Itse käytin tätä menetelmää avuksi siinä, että sain itseni muistamaan terveydelleni tärkeän lisäravinteen ottamisen joka päivä. Arkiaamuni rutiini menee aina samalla kaavalla: nousen ylös, vien vesilasini keittiöön, käyn vessassa, pesen hampaat ja kasvoni, juon vettä, alan tehdä aamupalaa. Ensin minun oli tehtävä ärsykkeestä ilmeinen: vitamiiniputkilo ja lisäravinne odottivat minua aamulla keskellä keittiön pöytää. Kun vein vesilasini keittiön pöydälle noustuani, laitoin vitamiiniporeen liukenemaan. Kun sitten tulin hampaiden pesulta ja tavallisesti joisin vettä, odotti minua nyt vitamiinijuoma ja lisäravinne. Näin sain nopeasti lisättyä lisäravinteen ottamisen omaan arkirutiiniini. Tärkeää on se, että tämä tapahtuu aina samassa järjestyksessä, muuten unohdan. Samoin, jos kumppanini on erehdyksessä siirtänyt lisäravinteeni sivupöydän nurkkaan, ei ärsyke ole enää riittävä voimakas, rutiini rikkoutuu ja unohdan jälleen. Tällaisessa rutiinissa korostuu yksinkertaisuudessaan se, että ärsykkeen on oltava ilmeinen ja reaktion helppo.

Erityisen tärkeää uuden tavan luomisessa on jatkuvuus. Tavan voi jättää kerran välistä, mutta mikäli sen tekee kahdesti, on kyseessä uuden tavan luominen (Clear, 2018). Voi olla, kun olet päässyt aloittamaan lukemisen aamuisin kahvipöydässä, jonain aamuna ei huvittaisikaan. Tällaisena hetkenä olisi kuitenkin tärkeää, että luet vaikka vain muutaman lauseen tai selailet kirjaa muuten vaan, vaikka keskittyä ei jaksaisikaan. Älä siis suorita nollaa – ilmesty paikalle, älä jätä välistä!

Meidän on muistettava, että tavoitteita ajatellen tulokset syntyvät usein hitaasti. Meidän on hyvä keskittyä enemmän siihen, mikä on kehityksemme suunta kuin siihen, mitkä tuloksemme ovat tällä hetkellä – tällöin olemme oikeilla jäljillä. Muistetaan, että tapamme kertautuvat, niin myönteisessä kuin kielteisessäkin tapauksessa. Aloita tänään, paranna 1 %. Voin luvata, että se kannattaa.

LÄHTEET

Clear, J. 2018. Pura rutiinit atomeiksi. Jyväskylä: Tuuma-kustannus. Äänikirja Storytel-palvelussa.