Tampere
21 Jan, Thursday
-5° C

Proakatemian esseepankki

Rekrytointi on kahden kauppa – näin saat sitoutuneet työntekijät ja tarjoat maailman parhaimman kesätyöpaikan



Kirjoittanut: Jasmiina Servo - tiimistä Eventa.

Esseen tyyppi: Yksilöessee / 2 esseepistettä.

KIRJALÄHTEET
KIRJA KIRJAILIJA
Ylivoimainen asiakaskokemus
Rekrytoi paremmin kuin muut – osa 1.rekrytoinnin alkuvalmistelut
Rekrytoi paremmin kuin muut – osa 2. hakemusten käsittely ja haastattelu
Kari Korkiakoski
Belinda Gerdt
Monster
Mirva Puranen
Esseen arvioitu lukuaika on 6 minuuttia.

Rekrytointi on kahden kauppa – näin saat sitoutuneet työntekijät ja tarjoat maailman parhaimman kesätyöpaikan

 

Rekrytointi on samalla haaste organisaatiolle, mutta myös mahdollisuus ja sijoitus tulevaisuuteen. Rekrytoinnissa on kyse kahden kaupasta, jonka tavoitteena on löytää tehtävään mahdollisimman hyvä työntekijä ja tekijälle mahdollisimman hyvä työ. (Monster 2016.) Eventa entisenä jatkuvana tiiminä on aikaisemmin rekrynnyt vuosittain uutta porukkaa aina uudesta erästä pinkkuja. Kevään 2018 jälkeen uusia jäseniä ei ole otettu. Viime aikoina tiimissämme on noussut keskustelun aiheeksi, miten Eventa on rekrytoinut jäseniä mukaan toimintaansa.

Tiimissämme on useammalla jäsenellä kokemusta rekrytoinnista kesäkahvila TÖNÖn kohdalla. TÖNÖ on Proakatemian yksi perintöprojekteista. Se on kahvila, joka sijaitsee keitaassa keskellä kaupunkia eli toisin sanoen Eteläpuistossa. TÖNÖn arvoja ovat eettisyys, ekologisuus ja vastuullisuus. Arvojen pohjalta TÖNÖn toiminnalle on määritelty teemat, jotka toimivat TÖNÖn pääviesteinä:

– Keidas keskellä kaupunkia

– Ei asiakkaita, vaan kavereita

– Pelastetaan maailma kahvikuppi kerrallaan.

 

Kaikki alkaa valmistautumisesta

 

Rekrytointiprosessissa kannattaa ensin pohtia, minkälaista persoonaa ja osaamista organisaatio tarvitsee. Tämän pohjalta voidaan helpommin miettiä roolia, johon henkilöä lähdetään etsimään. On tärkeätä pohtia, löytyykö organisaatiosta tarvittavat resurssit ja osaaminen rekrytoinnin hoitamiseksi. Hakemuksen käsittelyyn kannattaa varautua, jos rekrytointi päätetään hoitaa itse. Erillisestä rekrytointijärjestelmästä voi saada apua hakemusten käsittelyyn, sisäiseen viestintään rekrytointiin osallistuvien kesken ja laadukkaaseen hakijaviestintään. (Monster 2016.)

Työpaikkailmoituksesta tulee käydä esiin totuudenmukaisesti haettava tehtävä, hakijalta vaadittava osaaminen ja kuvaus organisaatiosta. Tässä vaiheessa rekrytointia on tärkeätä pohtia, tarvitaanko yritykseen uudenlaista osaamista. Tärkeätä on kertoa hakijalle myös, mitä organisaatio tarjoaa työntekijälle. Työpaikkailmoituksen sisältöä rajaavat lakiin perustuvat seikat, eikä niitä tulisi unohtaa. Työpaikkailmoitus ei saa olla syrjivä esimerkiksi etniseen tai kansalliseen alkuperään, ikään, kansallisuuteen, kieleen tai sukupuoleen nähden. (Monster 2016.)

Työpaikkailmoituksen laatimisen jälkeen valitaan kanavat, joissa sitä lähdetään levittämään. Kanavan valinta on tärkeätä sopivien hakijoiden tavoittamiseksi. Rekrytoinnin tueksi on tehty erilaisia järjestelmiä, jotka tarjoavat mahdollisuuden julkaista ilmoitus kerralla useisiin kanaviin. Näin voi seurata kunkin hakukanavan tehokkuutta. Rekrytoinnissa ei pidä myöskään unohtaa omia verkostojaan tai muiden nykyisten työntekijöiden verkostoja. (Monster 2016.)

Eventaan haettiin aina erikseen pakollisten opintojen suorittamisen jälkeen Proakatemialle päästessä. Muistan, kuinka vanhemmat Eventalaiset tulivat kertomaa meille pinkuista, millainen tiimi on ja mitä tiimiin kuulumisen kautta on mahdollista saada. Mielestäni saadut hyödyt olivat selkeät ja niitä tuotiin voimakkaasti esille. Vaihtuvan tiimin vahvuus oli aloittavalle Proakatemialaiselle esimerkiksi se, että pääsee suoraan tekemään projekteja ja liiketoimintaa. Y-tunnuksen hankkimiseen liittyy monia asioita, jotka vievät aikaa, eikä projekteja aloiteta saman tien tekemään. Lisäksi alati vaihtuva tiimi vastaa enemmän todellista tilanne työpaikalla.

TÖNÖön haimme työntekijöitä kesän ajaksi sekä Proaketemian sisältä, että ulkopuolelta. Käytimme paljon Eventan verkostoja esimerkiksi restonomipuolen opiskelijoita tavoittaaksemme. Ulosannissa koitimme välittää positiivista viestiä, kuinka TÖNÖ on paras kesätyöpaikka. Samaan aikaan kerroimme avoimesti haasteita tuottavista ominaisuuksista kuten sääsidonnaisuudesta. Korostimme, kuinka olemme joustavia ja pyrimme määrittelemään työvuorojen ajankohdat työntekijöiden toiveiden mukaisesti. Samaan aikaan toivoimme samaa joustavuutta tulevalta työntekijältä.

TÖNÖn ilmoitus Proakatemian sisällä oli seuraavanlainen:

”Hei sinä iloinen ja rempseä asiakaspalvelija, nyt on haku auki kesän 2019 hauskimpaan kesätyöhön TÖNÖlle!

Innostuneet ja energiset Eventan tehotytöt kaipaavat auttavia käsiä mukaan toteuttamaan TÖNÖn huisia kesää. Luvassa on perinteistä kahviladuunia ihanassa ympäristössä, huippujen työkavereiden seurassa. TÖNÖllä tulee olemaan vaihtelevasti tapahtumia pitkin kesää, joten pääset olemaan myös actionin keskipisteessä tiskin takana. Meidän kahvila on keidas keskellä kaupunkia, jossa viihtyy itse TÖNÖttäjät, sekä asiakkaat. TÖNÖllä vaalitaan ekologisia ja kestäviä valintoja.

Etsimme riviimme 2-3 naurunaamaa, jotka haluavat olla mukana nimenomaan TÖNÖn tarinassa. Riippuen palkattavien henkilöiden toiveista, vuoroja voi olla esim. 2-5/vk tai sesonkiluontoisesti vaikka esim. 2 viikkoa kesässä. Aiempaa kokemusta kahvilatyöstä ei tarvitse olla. Ehdottomia vaatimuksia ovat iloinen asenne ja hymy asiakkaille. Joustavuus on must, koska auringon porottaessa ja ihmisten viihtyessä kiskaa ei suljeta sillä kellonlyömällä, mikä työvuorolistaan on kirjoitettu. Plussaa on, mikäli olet käytettävissä myös ns. hätätapauksissa, kun kiskalle onkin iskenyt ruuhka. Pyrimme toteuttamaan toiveesi työajoista ja mahdollisista lomista, mitä kesällä haluat viettää. Joustavuus toimii siis molempiin suuntiin ja aina asioista neuvotellen. Millaisella panoksella sinä haluat olla mukana?

Palkkaus tapahtuu tiimisi kautta Eventaa laskuttaen, 13€/h (+ALV 24%). Rahallisen palkan lisäksi saat kerrytettyä projektipisteitä (mahdollisuus nostaa myös KELAn kesäopintontukea sen ehtojen täyttyessä) ja syödä kaikki ylijäämätarjottavat, joita emme kiskalta enää voi myydä asiakkaille. Emme takaa, että tarjottavia jää vuoron päätteeksi, mutta kahvia on takuulla tarjolla sen mukaan, kun sitä keittelet! Nykäse hihasta ja ilmoittaudu neuvotteluihin TÖNÖläisen kans tai heitä sähköpostia osoitteeseen susanna.leinonen@eventa.fi.”

Hakemuksien käsittelystä haastatteluun valmistautumiseen

 

Hakemuksen käsittely luottamuksellisesti on tärkeätä työnhakijan yksityisyyden suojan vuoksi. Hakemukset on tarkoitettu vain rekrytointiin osallistuvien käyttöön. Mikäli hakemuksia halutaan säilyttää tulevia tarpeita varten, on siihen oltava hakijan suostumus. Ilman lupaa tarpeettomat ja vanhentuneet työhakemukset tulee hävittää. Työhaastatteluun valmistautumiseen kannattaa panostaa, koska siten haastattelu on mahdollisimman hyödyllinen sekä haastattelijalle että haastateltavalle. Ennen haastattelua haastattelijan kannattaa käydä vielä lävitse haastatteluun kutsuttujen hakemukset ja niiden liitteet. Niitä tarkastellessa voi pohtia, mitä tarkennuksia keneltäkin hakijalta haluaa. (Puranen 2016.)

Ennen haastattelua on hyvä listata tehtävä kannalta olennaiset osaamisalueet ja tiedot, joihin haastateltavan kokemusta haluaa haastattelun avulla peilata. Haastattelijoita voi olla useampia. Kaksi haastattelijaa pystyy tekemään paremmin havaintoja haastateltavasti verrattuna yhteen. Joissakin tapauksissa saatetaan tarvita ulkopuolista, neutraalia asiantuntijaa. Näin varmistetaan, että hakijoita kohdellaan varmasti tasavertaisesti ja päätöksenteko on objektiivista. Haastattelupaikan valinnalla voi olla iso merkitys, koska tilanne on usein jännittävä sekä haastateltavalle että haastattelijalle. Perinteinen neuvotteluhuone ei välttämättä ole se kaikkein otollisin vaihtoehto haastattelulle. (Puranen 2016.)

Ennen haastattelua Eventa oli yhteisesti käynyt lävitse CV:t ja he olivat yhdessä todenneet meidän olevan potentiaalisia hakijoita tiimiin. Tikojen ja restojen hakiessa myöhemmin muistan, kuinka viikkopalaverissa käytiin kaikki hakijat lävitse. TÖNÖn suhteen olimme koko projektitiimi hyvin yksimielisiä siitä, minkälaista tyyppiä haetaan kesäksi työskentelemään. Susanna valmisteli haastattelua varten kysymyksiä ja muita asioita, joita haluttiin ottaa esille. Meille rekrytoinnissa oli erityisen tärkeätä tuoda alusta asti esiin TÖNÖn arvot ja keskeiset pääviestit.

Vuoropuheleva haastattelu

 

Ensivaikutelma ei aina kerro kaikkea hakijasta, vaikka se paljon vaikuttaakin. Onkin tärkeätä muistaa, että haastateltavaa todennäköisesti jännittää. Mahdollisuus kannattaa antaa, vaikka alku ei olisikaan lupaava. Haastattelun alkuun on hyvä kertoa haastattelun etenemisestä. On syytä jättää kysymysten lisäksi haastateltavan kysymyksille ja pohdinnoille aikaa. Haastattelun aikana käydään läpi perusasioita organisaatiosta ja työtehtävistä sekä niiden edellytyksistä, jotta varmistutaan työnhakijalla olevan realistinen ja konkreettinen kuva työtehtävästä. Haastattelussa on hyvä havainnoida, miten hakijan persoona sopii tiimiin ja organisaatioon. Lyhyttä työnäytettä voi pyytää hakijalta haastattelussa tai pyytää sitä ennakkotehtävänä. Lopuksi haastattelussa on hyvä käydä lävitse hakuprosessin seuraavat stepit. (Puranen 2016.)

Eventassa olemme hiljattain jutelleet, kuinka haastattelutilanteessa olisi voinut keskittyä enemmän esittelemään Eventan arvoja, tavoitteita ja visiota. Niiden käsittely jäi aika pintapuoliseksi. Jäimme pohtimaan, olisiko rekrytoinnin voinut toteuttaa enemmän arvoja esittelemällä ja sen jälkeisellä pohdinnalla, voivatko tiimin jäsenet näihin arvoihin samaistua ja sitoutuvatko yhteisiin tavoitteisiin. Jatkuvan tiimin jäsenet ovat käyneet kaikki läpi sen, kuinka yhteiset arvot ja tavoitteet halutaan repiä alas ja rakentaa uudelleen. Arvoihin alusta asti samaistuttamalla rekryämistilanteesta alkaen voi parhaimmillaan saada aikaan sitouttamista. Kaiken uudelleen alas riipimisen sijaan voitaisiin keskittyä enemmän siihen, mitä hyvien perustojen päälle voidaan rakentaa.

TÖNÖn haastattelut rakennettiin olemaan edustajansa näköisiä; iloisia, vapaamuotoisia ja mahdollisimman rentoja sekä haastateltavalle että haastattelijalle. Haastatteluissa ei keskitytty vain kysymysten kysymyksiin, vaan vastavuoroiseen keskusteluun. Haastattelussa käytiin lävitse TÖNÖn arvot, pääviestit, toimintaperiaatteet, työskentelyn parhaat ja huonoimmat puolet. TÖNÖn rekryn onnistumisessa oli isossa avainasemassa yhtenäinen linja pääviestien noudattamisessa aina ensi hetkistä saakka. Haastattelun jälkeen ennestään tuntematon hakija tuli tutuksi meille ja päinvastoin.

Valintojen aika

 

Hakijoiden välillä puntaroidessa saattaa suosittelijoiden ja soveltuvuusarvioiden käyttö olla tarpeen. Mikäli työnhakija on linkittänyt hakemukseensa some-profiilinsa, voi sieltä hakea vahvistusta valintapäätökselle. Työnhakijan antamien tietojen luotettavuus kannattaa varmistaa erityisesti silloin, jos työ vaatii tiettyjä muodollisia pätevyyksiä. Työnhakijalta voi pyytää suoraan suosittelijoiden yhteystietoja ja tämän yhteydessä kannattaa selvittää, mikä suosittelijan suhde hakijaan on. Mikäli valinta hakijoiden välillä tuntuu vaikealta, on käytettävissä luotettavia, objektiivisia arvioitsijoita ja arviointimenetelmiä. Työnhakijalle arvioinnista tulee kertoa siten, että hän ymmärtää miksi ja miten häntä arvioidaan. Hakijalla on oikeus saada palaute arvioista. (Puranen 2016.)

En tiedä, oliko Eventassa oikeasti mitään seulaa jäsenen valitsemiselle. Tuolloin meistä viidestä hakijasta pääsivät kaikki mukaan toimintaan. Näen kyllä itsekin meissä kaikissa olevan potentiaalin tiimin jäsenenä, enkä sikäli voi päätöstä kyseenalaistaa. On kuitenkin omaa rekryämistäni tiimiin haastava katsoa täysin neutraalisti ja puolueettomasti. Sen sijaan tikojen ja restojen haussa myöhemmin, kun olin jo tiimin jäsen koin, että tiimiin pääsemiseen liittyi paljon hakijan oma motivaatio kuulua tiimiin. Samaan aikaan oli ensi vaikutelmalla ja kemioilla varmasti paljon sormensa pelissä kumpaankin suuntaan sen suhteen, ketkä tiimiin lopulta halusivat ja valittiin. Näin varmasti oli kummallakin rekrytointikerralla vuonna 2018.

Vaikeinta on rakentaa kulttuuria, jossa henkilöstö ottaa aidosti vastuuta asiakkaiden palvelemisesta. Ylivoimainen asiakaskulttuuri syntyy kulttuurissa, jossa jokainen kokee olevansa vastuussa asiakkaalle ja ottaa siksi vastuun hänen palvelemisestaan. Yrityksessä on saatettu määritellä brändin arvot, mutta niitä ei kuitenkaan ole kerrottu kaikille. Arvot eivät ole tunnettuja siellä, missä suunnitellaan uusia kosketuspisteitä asiakkaille. (Gerbt & Koskiakoski 2016, 55, 77.)

TÖNÖn kanssa meille kävi paremmin kuin hyvin, nimittäin kaikki hakijamme olivat aidosti potentiaalisia henkilöitä työskentelemään kanssamme. Hakijoista valikoitui luonnollisesti osa meille töihin ja osa ei. Tämä valinta liittyi enemmän työnhakuun muualta; ne, jotka sattuivat saamaan muitakin kesätöitä, eivät välttämättä päätyneet meille. Sen sijaan pitkin kesää pohdin lähiesimiehenä sitä onnea, mikä meillä oli työntekijöiden suhteen. Jokainen oli oma persoonansa, mutta samalla he kaikki onnistuivat ilmentämään TÖNÖn pääviestejä aina asiakkaille saakka. TÖNÖn rekryn onnistumisessa oli isossa avainasemassa yhtenäinen linja pääviestien noudattamisessa aina ensi hetkistä saakka. Emme onnistuneet pelkästään parhaiden työntekijöiden valinnassa – työntekijämme nimittäin totesivat TÖNÖn olevan paras kesätyöpaikka ikinä.

Lähteet

 

Gerbt, B. & Korkiakoski, K. 2016. Ylivoimainen asiakaskokemus. Työkalupakki. 1.painos Helsinki: Talentum.

Monster. 2016. Rekrytoi paremmin kuin muut – osa 1.rekrytoinnin alkuvalmistelut. Julkaistu 22.4.2016. Luettu 8.5.2020. https://www.monstercafe.fi/rekrytoi-paremmin-kuin-muut-osa-1-rekrytoinnin-alkuvalmistelut/

Puranen, M. 2016. Rekrytoi paremmin kuin muut – osa 2. hakemusten käsittely ja haastattelu. Julkaistu 20.5.2016. Luettu 8.5.2020. https://www.monstercafe.fi/rekrytoi-paremmin-kuin-muut-osa-2-hakemusten-kasittely-ja-haastattelu/

Kommentoi

Add Comment
Loading...

Cancel
Viewing Highlight
Loading...
Highlight
Close