Esseen ovat kirjoittaneet Annaliina Jokinen ja Saara Leinonen

 

 

Mitä on rekrytointi?

 

Rekrytoinnilla tarkoitetaan avoimeen työpaikkaan tai työtehtävään työntekijän hakemista. Proakatemialla yhä useampi haluaa jatkaa valmistuttuaan yrittäjänä. Mikäli haluaa joskus palkata työntekijöitä, on yrittäjän hyvä osata rekrytointi perin pohjin.

 

Olemme molemmat olleet osana rekrytointiprosesseja osittain enemmän ja osittain vähemmän. Haluamme tässä esseessä syventyä rekrytointiprosessiin ja sen kokonaisuuteen, sekä kuinka prosessista pystyy suoriutumaan parhaalla mahdollisella tavalla ja yritys löytää oikean työntekijän.

 

Miten onnistua rekrytoinnissa?

 

Rekrytointi ei ole yksinkertainen prosessi, sillä se pitää sisällään paljon onnistumisen kuin myös epäonnistumisen mahdollisuuksia. Määrätietoinen eteneminen prosessin aikana on välttämätöntä. Rekrytointi on yritykselle suuri investointi, mutta rekrytoinnin onnistuminen on sijoitus tulevaisuuteen (Wellback). Tässä kappaleessa avaamme muutamia vinkkejä onnistuneeseen rekrytointiin.

 

Tarpeen ja osaamisen määritteleminen

 

Yksi tärkeimmistä vaiheista on työtehtävään tarvittavan tarpeen ja osaamisen määritteleminen Ennen rekrytoinnin aloittamista tulee määritellä tarvittava osaaminen ja tarpeet. Tulee pohtia, millaista osaamista haetaan, millaisia tavoitteita hakijan tulee täyttää, millaisella sopimuksella ja millaisessa työympäristössä hän tulisi työskentelemään.

 

Yleisesti, millainen hakija sopii tiimiin. Hakijan persoona ja arvomaailma ovat suurissa tekijöissä siinä, että sopiiko hakija yrityksen tiimiin. Millaisia uratavoitteita hakijalla on? Miten hakija kykenee lisäämään jo olemassa olevaa osaamistaan? Kuinka pitkäksi aikaa hakija pysyisi yrityksessä?

 

Prosessin suunnittelu

 

Kun yrityksen pitkän ajan tarpeet on osattu määritellä, rekrytointiprosessin voi aloittaa. Työpaikkailmoitus kannattaa suunnitella ja tehdä huolella. Hyvässä ilmoituksessa saadaan juuri oikeat henkilöt kiinnostumaan avoimesta työpaikasta ja samalla saadaan karsittua pois ne, joita ei kiinnosta kyseinen tehtävä ollenkaan.

 

Työpaikkailmoituksessa kannattaa hyödyntää esimerkiksi näitä asioita: Millaisia ovat tehtävän konkreettiset tavoitteet? Tarjotaanko mahdollisuutta urapolkuun? Millaisien haasteiden ja asiakkaiden kanssa työntekijä pääsee työskentelemään? Millaiseen tiimiin työntekijä tulee sitoutumaan? Millainen yritys on? Kehittyminen ja kannattavuus, vakavaraisuus? Miten yrityksen arvot ovat näkyvillä? (Kortelainen 2019).

Rekrytointitiimi

 

Yksin ei missään nimessä tarvitse rekrytointiprosessia suorittaa. Kannattaa valita ympärilleen paras mahdollinen tiimi käsittelemään työhakemukset ja ylläpitämään prosessia. Valittu tiimi on hyvä pitää samana koko prosessin ajan. Tiimin koko riippuu täysin avoimesta työpaikasta ja sen vaativuudesta. Delegointi on tärkeä osa, joten olisi hyvä ottaa prosessissa seuraavat asiat huomioon: hakuilmoituksen tekeminen, medioiden ylläpito, hakemusten vastaanottaminen ja läpikäyminen, esikarsinta ja -tehtävät, haastattelut ja hakijoille viestittely.

 

Rekrytoinnin hallinta on helpompaa, kun tehtävät on osattu delegoida onnistuneesti ja kommunikointi tiimin kesken on toimivaa. Näin kaikki asiat tulee hoidetuksi kunnolla ja ajallaan. Hyvin hoidettu rekrytointiprosessi luo positiivista työnantajamielikuvaa tehtävään hakeneille (Kortelainen).

 

Työhaastattelussa reagoiminen

 

Kun työpaikkailmoituksen jälkeen hakijoista on karsittu parhaimmisto jatkoon, on aika työhaastatteluille. Hakijat kutsutaan yleensä yksitellen haastatteluun, mutta myös ryhmähaastattelut ovat yleisiä. Esimerkiksi Proakatemialla järjestettiin toisessa hakuvaiheessa ryhmähaastattelu tavallisen yksilöhaastattelun sijaan. Vaikka kyseessä ei ollut työhaku tai niin sanottu rekrytointi, haastattelut toimivat samalla periaatteella ja parhaimmisto pääsee eteenpäin.

 

Kehon kieltä on hyvä seurailla haastattelun aikana. Haastattelun aikana hakija seuraa samalla tavalla haastattelussa haastattelijoiden käytöstä kuin haastattelijatkin hakijan. Haastateltava voi haastattelun aikana havainnoida miten haastattelijat toisiaan haastattelussa kohtelevat ja millainen yrityksen toimintakulttuuri haastattelun aikana nousee esiin (Kortelainen).

Prosessin viimeistely

 

Rekrytointiprosessi ei lopu vielä oikean henkilön löydyttyä. Ennen kun uusi henkilö pääsee aloittamaan uudessa työssään, kannattaa yrityksen vahvistaa henkilön sitoutumisaste sekä hoitaa käytännön asiat kuntoon valmiiksi.

 

Kun asiat ovat hoidettu mallikkaasti ja hallitusti loppuun, uuden henkilön töiden aloittaminen sujuu helposti ja hän saa erittäin positiivisen kuvan yrityksestä ja työnantajasta. On tärkeää saada uudelle työntekijälle sellainen tunne, että hän kokee olonsa tervetulleeksi yhteisöön.

Rekrytointiprosessi ei siis ole nopeasti hoidettu ja yksinkertainen, sillä se vaatii paljon eri vaiheita. Uuden henkilön löytämiseen kannattaa siis varata tarpeeksi aikaa.

 

Mitä välttää rekrytointiprosessissa?

 

Kuten aiemmin mainittu, rekrytointi ei ole ilmaista ja se vie runsaasti aikaa. Epäonnistuneen rekrytoinnin kustannukset voivat olla erittäin korkeat. Tähän kappaleeseen olemme koonneet muutamia esimerkkejä, jotka kannattaa väistää rekrytointiprosessissa.

Älä tee päätöstä vain haastattelun perusteella

Haastattelun aikana hakija yleensä korostaa itsessään sellaisia asioita, joita hakuilmoituksessa on esitetty. Tällä keinolla hakija voi vaikuttaa paljonkin kuvaan, jonka antaa itsestään. Tällainen haastattelu antaa kuitenkin hakijasta vain kapean kuvan, ja kokonaiskäsitys hänestä jää tulkitsematta. Tämän vuoksi kokenutkin rekrytoija voi kokea vaikeuksia päätöksenteossa pelkän haastattelun perusteella.

Nopeat ratkaisut

Älä tee valintaa tunneperäisistä syistä ilman objektiivista ja analyyttista tarkastelua. Tutkimusten mukaan haastattelija tekee päätöksensä usein jo haastattelun ensimmäisen 9 minuutin aikana, minkä jälkeen hän etsii tiedostamattaan hakijasta piirteitä ja vastauksia, jotka tukevat tuota valmiiksi tehtyä päätöstä (KoulutusAvain). Hakijaa on osattava tarkastella useista eri näkökulmista, jotta ensivaikutelmaan ei jäädä kiinni ja hakijasta saadaan laajempi käsitys koko prosessin aikana.

Hakijat luokitellaan stereotypioiden perusteella

Älä ryhmittele hakijoita heidän ominaisuuksien ja piirteiden perusteella. Samanlaisten piirteiden perusteella ihmisillä on usein tapana ryhmitellä toisiaan yhdeksi joukoksi. Vaikka moni kuvittelee ohittavansa stereotypiat omassa mielessään, vaikuttavat ne silti päätöksentekoomme enemmän, kuin haluamme uskoa (KoulutusAvain).

Liialliset yhtäläisyydet

On tärkeää muistaa aiemmin mainittu objektiivinen ja analyyttinen tarkastelu. Esimerkiksi yhteiset harrastukset tai mielenkiinnon kohteet saattavat saada rekrytoijan pitämään hakijaa parempana vaihtoehtona kuin muita hakijoita. Jos yhtäläisyydet vievät keskittymisen olennaisesta, on mahdollista, että palkattu henkilö ei olekaan oikea henkilö työpaikalle.

 

Millainen henkilö kannattaa palkata?

 

Internet on pullollaan erilaisia ohjeita siitä, millainen henkilö kannattaa palkata. Jos lukee artikkeleita, jotka ovat vähän vanhempia, artikkeleissa puhutaan siitä, että kannattaa palkata ”hiljainen neurootikko”. Kyseisissä artikkeleissa puhutaan myös siitä, että henkilöä, josta pitää, ei tulisi palkata – hän ei ole hyvä työntekijä. Tällä viitataan siihen, että henkilö, josta todennäköisimmin haastattelun aikana välittyy todella mukava kuva, on ulospäinsuuntautunut ja hauska. (Nukari, 2013.)

 

Tällainen henkilö voi Nukarin mukaan kertoa haastattelijalle vain sellaisia asioita, joita tietää rekrytoijan haluavan kuulla. Hän ei tuo esille omia oikeita mielipiteitään, vaan haluaa vain miellyttää haastattelutilanteessa. Hiljainen työntekijä on Nukarin mielestä lojaali ja kuuntelee muita. ”Ulospäin suuntautuneet, itsevarmat työntekijät sen sijaan kinastelevat keskenään, eivät kuuntele kunnolla, eivätkä kanna omaa korttaan kekoon.”(Nukari, 2013.)

 

Nykyään kuitenkin keskitytään enemmän siihen, että rekrytoinnissa tulisi keskittyä siihen toimivan työtiimin löytämiseen. Tiimi toimii, kun tiimissä on paljon erilaisia, toisiaan täydentäviä persoonia. Meidätkin Proakatemialla on tiimeihin jaettu Belbin-tiimiroolitestien mukaan – erilaisia persoonia mahdollisimman paljon samaan tiimiin, jotta tiimistä voi saada parhaan mahdollisen potentiaalin esille.

 

Esimerkkinä mainittakoon tilanne, jossa tiimistä löytyisi neljä viimeistelijää, mutta ei yhtäkään, joka saa laitettua homman käyntiin. Tiimissä ei silloin koskaan saada mitään aikaiseksi. Jos tiimissä sen sijaan on yksi viimeistelijä, yksi toteuttaja, yksi keksijä sekä yksi asiantuntija, roolit täydentävät toisiaan ja toiminta on tehokasta. (Belbin-tiimiroolitesti) Rekrytointivaiheessa tulisi siis miettiä jo etukäteen, millaista persoonaa ja osaamista tiimi tällä hetkellä tarvitsee, ei sitä kuka on ”neuroottisin” hakija.

 

Yksinkertaisia vinkkejä oikean tyypin etsintään

 

Löysimme Monsterin sivuilta 10 -kohtaisen listan vinkeistä, joiden avulla löytää juuri sen oikean työntekijän porukkaan. Halusimme tuoda esseessämme esille niistä meidän mielestämme tärkeimpiä ja osittain myös yllättävimpiä.

 

”Älä koskaan palkkaa ketään, joka on aivan kuin sinä” (Monster). Emme itse olleet näillä sanoin tätä asiaa edes miettineet etukäteen, vaikka olemmekin pohtineet, että pitää palkata toisiaan täydentäviä henkilöitä. Silti varsinkin, jos ei ole kovin kokenut rekrytoija, helposti palkkaa henkilön, joka miellyttää eniten ”ystävänä”. Rekrytoija usein ajattelee, että jos tulee itse juttuun haastateltavan kanssa, hän sopii työporukkaan. Hyvin juttuun tuleva porukka ei kuitenkaan aina tee hyvin töitä yhdessä.

 

”Muista kuunnella”. Myös työhaastatteluissa, usein johtajat ja rekrytoijat helposti puhuvat liikaa haastattelun aikana. Haastattelussa on tärkeää oikeasti kuunnella hakijan elämästä, niin edellisistä työpaikoista kuin henkilökohtaisestakin elämästä. Kysy kysymyksiä ja kuuntele. Esimiehenä onnistumiseen vaikuttaa todella paljon se, onnistuuko rekrytointi.

 

”Koeajo”(Monster). Jos on mahdollista, rekryprosessista kannattaa tehdä niin pitkä, että ehtii suorittamaan ”koeajon”. Hakijan työskentelytapoja ja motivaatiota voi helposti mitata ja tarkkailla, kun hänet laitetaan jo ”töihin” rekryn aikana. Suosituksiin tyytyessä voi usein mennä pieleen – suosituksia annetaan myös, kun halutaan päästä tekijästä eroon (Monster).

 

”Testaa huumorintajua” (Monster). Töissä pitää olla myös hauskaa, joten on tärkeää, että uuden hakijan huumorintaju kohtaa muun työporukan kanssa. Huumorintaju on iso osa kulttuuria, joten työntekijöiden huumorintajujen tulisi sopia yhteen.

 

”Etsi ’kapinallisia’”. Nykyään maailma muuttuu niin paljon koko ajan, että työntekijän on tärkeä pystyä vähän koettelemaan rajojaan. Jos kaikki tehdään aina saman kaavan mukaisesti kuin on opetettu, mikään ei kehity. Haastattelussa kannattaa siis kysyä esimerkiksi millaisia haasteita hakija on aiemmissa työpaikoissaan kohdannut. (Monster)

 

”Asenne ratkaisee” (Monster). Vaikka ammattitaito on tärkeää rekrytoinnissa, silti asenne on aina kaikista tärkeintä. Työtehtävät voi helposti opettaa uudelle tekijälle, mutta asennetta on paljon vaikeampi muuttaa. Jos asenne on kunnossa, uuden työnkuvan oppiikin paljon helpommin.

 

Näiden yleispätevien ohjeiden lisäksi kaikilla aloilla on tietenkin erilaisia kriteereitä, joiden mukaan palkataan työntekijöitä. Esimerkiksi myyntialalla henkilön pitää olla ihmisläheinen ja omata hyvät vuorovaikutustaidot ja lääkäriksi ei pääse ilman yliopistokoulutusta.

 

Päätöksenteko ”fiilispohjalta”

 

Palkatessa uutta henkilöä tiimiin, pääosassa ei pitäisi olla pelkästään CV ja aiempi ammattitausta. Päätöksessä tulisi yhdistyä hakijan aiemman osaamisen soveltuvuus kyseiseen työtehtävään, hänen persoonansa, yrityksen tavoitteisiin sopivuus sekä muiden ehtojen, kuten palkan sopivuus työpaikan raameihin. (Rossi 2020, 59-60%.)

 

Monesti todella hyvät hakijat saatetaan hylätä jo ennen haastatteluun tuloa pelkästään kehnon ansioluettelon takia ja sen vuoksi työtä hakiessa onkin todella tärkeää panostaa myös työhakemukseen ja CV:n tekoon.

 

Rossi puhuu kirjassaan mutu-tuntumasta. Todella usein niin rekrytoidessa kuin muussakin elämässä tulee tilanteita, joissa on vain pakko luottaa mutu-tuntumaan. Voi tulla tilanne, jossa kaksi työntekijää ovat paperilla aivan yhtä päteviä ja tuntuisi siltä, että molemmat tulisi palkata. Silti toisesta tulee vahvempi tunne, että juuri hänet pitää palkata. Henkilölle, joka ei tule valituksi on melkein mahdotonta selittää, miksi näin tapahtui, sillä se ei perustu mihinkään faktaan.

 

Hakijan voi olla vaikea vastaanottaa kieltävää vastausta, jollei sille ole mitään järjellistä perustelua. (60%) Kuitenkin mutu-tuntumakin perustuu aina johonkin. Rekrytoijalle voi tulla tunne siitä, että toinen muuten yhtä vahvoista hakijoista yksinkertaisesti sopisi paremmin työporukkaan. Mutu voi myös perustua tunteeseen siitä, että toinen hakijoista todennäköisesti viihtyisi työpaikalla paremmin.

 

Vaikka mutu-tuntumalla tehty päätös ei olekaan faktaan perustuvaa, kannattaa sitä tunnetta silti kuunnella. Jokainen voi varmasti omasta elämästäänkin löytää tilanteen/tilanteita, joissa jostain asiasta tai henkilöstä on tullut todella vahva mutu-tuntuma. Jos tätä tunnetta ei ole seurannut, on voinut päätös myöhemmin osoittautua todella vääräksi.

 

Omat kokemukset ja pohdinta

 

Meillä molemmilla on hiukan kokemusta rekrytoinnista ja siihen vaadittavasta prosessista. Saara on ollut osittain mukana Björn Borgilla rekrytointiprosessissa ja Annaliina on ollut apuna rekrytoinneissa Irti Maasta -kiipeilykeskuksessa sekä rekrytoinut kesäkahvila Tönölle henkilökuntaa. Olemme myös kolmestaan meidän tiimin Iidan kanssa kasanneet porukan Proakatemian 24H-projektia varten.

 

Suurin osa meidän kokemuksistamme pohjautuu Proakatemian sisällä tehtyihin ”rekryihin”. Eli rekrytointiprosessi ei ole niin vaivalloinen, sillä henkilöt ovat edes jollain tavalla tuttuja. Jonkinlainen luottamus on jo valmiiksi rakennettuna.

 

Irti Maasta -kiipeilykeskuksessa rekrytoinneissa mukana ollessa hakijoista usein erottui todella selvästi, ketkä haluamme ottaa taloon. Annaliina on ollut mukana lukemassa hakemuksia ja pitämässä haastatteluita. Pelkästään hakemusten perusteella oli näissä tapauksissa helppo tehdä valintoja. Viimeistään haastatteluissa huomasi selkeästi, keitä kannattaa kyseiseen työhön pyytää.

 

Rekrytointiprosessit eivät ole aina mieluisinta puuhaa. Esimerkiksi kun yhdessä rekrysimme 24H projektitiimiin jäseniä, tuntui vaikealta karsia hakijoita pois. Moni hakija olisi ollut sopiva tiimiin, mutta valinnat täytyi tehdä. Osittain valinnat tehtiin haastattelun perusteella ja pienellä määrin myös aiemmin mainitulla mututuntumalla. Myös kielteisen vastauksen lähettäminen niille, joita ei valittu, tuntui ikävältä.

 

Jokaisesta prosessista kuitenkin aina oppii enemmän taitoja, joita voi hyödyntää tulevaisuudessa, kun itse hakee johonkin tiettyyn tehtävään tai palkkaa itselleen työntekijöitä.

 

 

Lähteet:

 

Nukari, J. 30.5.2013. Luettu 3.5.2022. Vaikuttiko mukavalta? Älä vaan palkkaa häntä. is.fi/taloussanomat. https://www.is.fi/taloussanomat/yrittaja/art-2000001797834.html

 

Monster. Rekrytoinnin 10 sääntöä: Näin palkkaat hyvän tyypin joka osaa hommansa. Luettu 3.5.2022. https://www.monster.fi/artikkelit/tyonantajille/rekrytoinnin-10-saantoa-nain-palkkaat-hyvan-tyypin-joka-osaa-hommansa

 

Yhdeksän Belbin-tiimiroolia. Belbin-tiimiroolitesti. Tuni.fi. Luettu 3.5.2022. https://www.tuni.fi/fi/palvelut-ja-yhteistyo/belbin

 

Rossi, S. Rekrytoija. 2020. Basam Books. BookBeat. vaatii käyttöoikeuden

 

Wellpack. Rekrytointi. Luettu 4.5. https://www.wellpack.fi/palvelut/rekrytointi/

 

Kortelainen, S. 1.8.2019. Viisi askelta onnistuneeseen rekrytointiprosessiin. Calmen.fi. Luettu 4.5. https://www.calmen.fi/post/viisi-askelta-onnistuneeseen-rekrytointiprosessiin