Artikkeli julkaistiin LinkedIn-sivullani 17.11.2019: https://www.linkedin.com/pulse/puhu-kirjanpit%C3%A4j%C3%A4lle-salla-nieminen/

Kirjanpitäjä soittaa! Voi ei! Mitähän se nyt haluaa? Kysyy kuitenkin taas jotain vaikeeta! Nolottaa, jos taas on jäänyt joku kuitti puuttumaan…

Varsinkin tilinpäätöksen aikaan moni varmasti tuskailee tällaisten ajatusten kanssa. Pelätään, että on tullut tehtyä tyhmä ostos tai että on lähetetty lasku väärällä alv-prosentilla. Monelle kirjanpitäjä soittaakin yleensä lähinnä silloin, kun jotain on tehty väärin, joten ei ihme, että puhelu hirvittää! Kirjanpito on yleensä sellainen aihe, josta asiakas ei itse välttämättä tiedä mitään, ja juuri siksihän kirjanpito usein ulkoistetaan. Jos talousasiat ylipäätään koetaan vaikeina, ei niistä puhuminen tunnu muutenkaan kivalta. Kirjanpitäjä itse taas on kyseisen alan asiantuntija, joten asetelma on itsessään jo vähän nurinkurinen.

Mutta sitä sen ei tarvitse olla! Ja niin kuin yleensä, kaikki lähtee viestinnästä. Sekä asiakkaan että kirjanpitäjän kannalta homma toimii kaikkein parhaiten silloin, kun molemmat osapuolet voivat viestiä avoimesti. Se että asiakas uskaltaa tarttua puhelimeen ja kysyä neuvoa kirjanpitäjältä auttaa molempia – kirjanpitäjä tietää, mitä yrityksessä tapahtuu ja asiakas saa ajoissa apua ongelmiinsa. Toimiva viestintä vaatii asiakkaalta rohkeutta, mutta myös kirjanpitäjällä on iso vastuu hyvän ilmapiirin luomisessa. Kirjanpitäjä on osaamisensa puolesta tietynlaisessa auktoriteettiasemassa asiakkaaseen nähden, ja hänellä on siksi tärkeä rooli avoimen ilmapiirin rakentamisessa.

Kirjanpitäjän rooli ei ole helppo. Pitää pystyä laskeutumaan asiakkaan osaamisen tasolle ja viestiä niin, että hänkin ymmärtää, mistä on kysymys. Toisaalta kirjanpitäjän työ vaatii myös tietynlaisen auktoriteettiaseman säilyttämistä, jotta hänen sanallaan on painoarvoa – kirjanpitäjän täytyy pystyä asettamaan asiakkaalle tiettyjä aikarajoitteita, jotta hänen oma työnsä ei kärsi. Jos asiakas toimittaa kirjanpitäjän pyytämiä dokumentteja milloin sattuu, kärsii paitsi kirjanpitäjän oma aikataulu, yleensä myös asiakkaan oma yritystoiminta. Dokumenttien myöhästymisestä voi seurata, että veroja ei saada ilmoitettua oikean aikataulun mukaan, ja tämä voi näkyä ihan konkreettisesti asiakkaan maksamissa veroissa.

Teknologian kehittyessä yhä useammat kirjanpitäjän työtehtävät saadaan nykyään automatisoitua. Tästä syystä monet tilitoimistot ovat ryhtyneet tarjoamaan asiakkaalle kirjanpidon lisäksi myös muita palveluja, kuten esimerkiksi apua budjetoinnissa tai talousneuvonnassa. Kun kirjanpitäjän työ muuttuu tällä tavalla, työssä korostuu yhä enemmän asiakaspalvelu ja edellä mainittu kyky “laskeutua asiakkaan osaamisen tasolle”. Kirjanpitäjältä vaaditaan yhä enemmän siis myös pedagogista osaamista eli tässä tapauksessa taitoa kertoa taloushallinnon asioista niin selkeästi, että asiakas ymmärtää ja oppii aiheesta lisää.

Mutta eipäs nyt kuitenkaan ujuteta kaikkea vastuuta kirjanpitäjälle! Viestintä ei toimi, jos se ei ole molemminpuolista. Kirjanpitäjä voi olla äärimmäisen kannustava ja helposti lähestyttävä ja puhua vaikka kuinka selkeästi, mutta jos asiakas ei uskalla avata suutaan, homma ei toimi. Puhu siis kirjanpitäjällesi! Pidä hänet ajan tasalla! Mitä paremmin hän ymmärtää yrityksesi liiketoimintaa sitä helpompaa hänen on tehdä kirjanpitoon liittyviä ratkaisuja ja sitä vähemmän tulet saamaan niitä ahdistavia puheluita, joissa näitä asioita tivataan.

Kirjanpitäjälle puhumisesta on käytännön hyötyä. On tiettyjä kuluja, joiden kirjaaminen kirjanpitoon voi vaikuttaa olennaisesti yrityksesi verotukseen. Kuvitellaanpa että järjestät asiakkaillesi juhlatilaisuuden, josta aiheutuu sinulle kuluja. Kirjanpidossa nämä kulut voidaan kirjata markkinointi- tai edustustilaisuuksiin riippuen siitä, millaisesta tilaisuudesta on kyse. Markkinointitilaisuus voi olla mainostilaisuus, johon asiakkailla on vapaa pääsy, mutta edustustilaisuus on yleensä suljettu tilaisuus, johon on kutsuttu tietyt henkilöt (Verohallinto 2017). Edustusmenoja ei yleensä saa vähentää verotuksessa – markkinointikulujen arvonlisäverot taas voi tietyissä tapauksissa vähentää kokonaan (eTasku 2019). Epäselvissä tapauksissa kirjanpitäjä ottaa toki yhteyttä ja kysyy, mutta jos hänelle ei puhuta, mistä hän voi tietää, että olisi jotain kysyttävää!

Avaa siis suusi. Puhu suoraan. Kysy neuvoa. Älä kiertele. Kuuntele. Jos et ymmärrä vastausta, pyydä selittämään uudelleen. Kirjanpitäjä haluaa kyllä auttaa sinua, sillä siitä hänelle maksetaan.

Itse asiassa, jos ihan tarkkoja ollaan, siitä sinä hänelle maksat!

LÄHTEET

eTasku 2019. Edustuskulu, neuvottelukulu vai mikäs se nyt olikaan? Luettu 17.11.2019. https://www.etasku.fi/blogi/edustuskulu-vai-neuvottelukulu/

Verohallinto 2017. Markkinointi- ja edustustilaisuudet arvonlisäverotuksessa. Luettu 17.11.2019 https://www.vero.fi/syventavat-vero-ohjeet/ohje-hakusivu/48462/markkinointi–ja-edustustilaisuudet-arvonlis%C3%A4verotuksessa/

Raportointi:

8.3.2020 eli yli kolme kuukautta artikkelin julkaisun jälkeen artikkelia on katsottu LinkedIn:ssä 17 kertaa, ja siihen on reagoitu 2 kertaa. Molemmat reagoinnit ovat oman LinkedIn-kontaktiverkostoni sisältä. Vaikka LinkedIn:ssä artikkeli ei ole ollut erityisen suosittu, Esseepankissa artikkelia on kommentoitu kerran. Kommentin perusteella esseestä on ollut hyötyä, sillä verotusasiat ovat kiinnostaneet kommentoijaa (ks. alla).