Tampere
04 Dec, Friday
0° C

Proakatemian esseepankki

Prosessien selvitys ja kuvaaminen



Kirjoittanut: Esseepankin arkisto - tiimistä Ei tiimiä.

Esseen tyyppi: / esseepistettä.
Esseen arvioitu lukuaika on 3 minuuttia.

Prosesseja määrittäessä organisaatio tunnistaa keskeiset asiakastarpeensa ja määrittelee niiden täyttämisen keinot. Toisessa vaiheessa organisaatio nimeää keskeiset toimintokokonaisuudet, jotka jakautuvat ydin- ja tukiprosesseiksi. Prosessien tunnistamisessa hyödynnetään normaalisti erilaisia sähköisiä tai visuaalisia työskentelymalleja, joista keskeisin on prosessikartan hahmotus. Prosessien määrittelyn kolmannessa vaiheessa määritellään ydin- ja tukiprosessit yksityiskohtaisesti, eli pilkotaan prosessi osaprosesseihin ja edelleen tehtäviin ja osatehtäviin. Kolmannessa vaiheessa laaditaan yleensä toimintataulukko, joka kuvaa prosessien yksityiskohtaista sisältöä. Toimintataulukon avulla pystytään ottamaan kantaa prosessien työvaiheiden sisältöön, syntyviin tuotoksiin ja osaprosessien ja työvaiheiden välisiin syy-vaikutussuhteisiin. (Virtanen & Stenvall 2010, 149.)

 

Prosessit ovat organisaatioiden vaatimustenmukaista ja tavoitteista toimintaa. Prosessit voidaan jakaa strategisiin prosesseihin, ydinprosesseihin ja tukiprosesseihin. Strateginen prosessi on pitkän aikavälin prosessi, joka määrittää organisaation mission, vision ja strategian vision mukaiseen suuntaan menemiseksi. Prosessit, jotka kehittävät, tuottavat ja toimittavat asiakkaiden tarvitsemia materiaaleja, tavaroita ja tietoja kutsutaan organisaation ydinprosesseiksi. Tukiprosessit puolestaan pitävät käytettävissä ja toimittavat ydinprosessien vaatimia resursseja, joita ovat yleensä johtamisen, viestinnän, talous-, henkilöstö-, tieto- ja kiinteistöhallintojen sekä materiaalihuollon prosessit. (Karimaa 2002, 10.)

 

Prosessi koostuu aktiviteeteista eli toiminnoista, joilla tulee olla selvä tavoite. Toiminnot vaativat organisaation ja sen kumppanien resursseilta panoksia. Resurssilajeja ovat ihminen, data, kone, laite, toimitila, materiaali ja myös kalenteriaika. Esimerkiksi asiakkaiden tutkimus- ja hoitoprosesseissa terveyskeskuksessa asiakkaiden tutkiminen, diagnoosit ja hoitojen suunnittelu ovat yhtä ja samaa toimintoa. Usein prosesseihin kuuluu monen organisaatioyksikön toimintoja, työn ja resurssien ollessa jaettuna eri yksiköille organisaation sisällä. Esimerkiksi asiakkaan tutkimus- ja hoitoprosessiin terveyskeskuksessa kuuluu vastaanotto-. laboratorio- ja röntgentutkimusyksiköiden toimintoja. Asiakkaan varatessa ajan terveyskeskukseen, panee hän vireille ja aiheuttaa asian käsittelyn, eli yhden tapauksen. Toiminto käynnistyy määrättyjen tapahtumien tai tekijöiden aiheuttamana ja vaativat toiminnan jatkamista, eli ajavat toimintoa. Aiheuttajat ovat siis syitä toiminnoille. Toiminto koostuu tehtävistä, joita lääkärin tutkimustoiminnossa ovat muun muassa asiakkaan kuunteleminen ja asiakkaan tutkiminen. (Karimaa 2002, 13-16.)

 

 

Prosessissa voi olla osallisena useita eri organisaatioita, jolloin prosessia kutsutaan yhteiseksi prosessiksi (Karimaa 2002, 10).

 

Prosessi on toisiinsa liittyvien toistuvien toimintojen joukko. Toiminnoksi puolestaan kutsutaan joukkoa tehtäviä, joiden avulla saadaan aikaan tietty tulos. Tehtävillä tai osatehtävillä tarkoitetaan prosessikuvauksessa käsittelyvaihetta, jotka ovat yleensä yksilön tai ryhmän suorittamia käytännön toimenpiteitä. Toimintojen avulla syötteet, eli prosessiin syötettävät tiedot ja materiaalit, muutetaan tuotoksiksi. Tuotos on prosessin, toiminnon tai tehtävän lopputulos. Prosessin tuotoksen vastaanottaja on asiakas, ja prosessin omistaja puolestaan toimija, joka vastaa prosessin toiminnasta, tuloksesta ja kehittämisestä. (JHS 152 Prosessien kuvaaminen 2002, 2-3.)

 

Prosessikartta esittää organisaation ydin- ja tukiprosessit sekä niiden väliset yhteydet. Prosessikartoista on olemassa yleisiä malleja. (Karimaa 2002, 10.) Prosessikartta on organisaation tasolla tehty yleinen, usein graafinen kuvaus (JHS 152 Prosessien kuvaaminen 2002, 2).

 

Prosessikaaviolla kuvataan prosessin toiminnot graafisesti sovittuja toimintoa, tietovirtoja ja tuotteita koskevin symbolein toimintojen järjestyksen ja niiden välisien riippuvuuksien ymmärtämiseksi. Visuaalisessa prosessin kuvauksessa käytettävää tapaa ilmaista eri rooleja kutsutaan uimaradaksi, jossa kukin rooli kuvataan omana uimaratanaan, ja tällöin sille asetetut prosessiaskeleet kuuluvat kyseisen roolin vastuulle. Prosessiaskel tarkoittaa prosessin tai sen osan siirtymistä vaiheesta toiseen eli toiminnan etenemistä. (JHS 152 Prosessien kuvaaminen 2002, 2-3.)

 

Prosessikuvaukset ovat yhteinen työväline käytettäväksi johtamisen, ohjauksen, päätöksenteon ja suunnittelun välineenä niin johdolle, kehittäjille, palveluista vastaaville kuin tieto- ja asiakirjahallinnolle. Prosessikuvauksia voi hyödyntää työn kuormituksen mittaamisessa, työnjaon ja vastuiden selkiyttämisessä, resurssitarpeiden, ongelmatilanteiden ja päällekkäisyyksien selvittämisessä sekä uuden työntekijän perehdyttämisessä ja työnohjauksessa. Ne auttavat myös palveluiden kehittämisessä, tulosten mittaamisessa, tietoturvariskien kartoittamisessa ja laatua arvioidessa. Prosessikuvauksia laaditaan eri tarkkuustasoilla eri tarpeita varten, on tärkeää kuvata ne yhdenmukaisella tavalla. Koska yhteistyö ylittää usein organisaatio- ja toimialarajat ei riitä, että prosessikuvaustapa ja prosessikuvaamisen kieli ovat yhtenäisiä organisaation sisällä. (JHS 152 Prosessien kuvaaminen 2002, 3.)

 

Lähtökohtana prosesseja kuvatessa on pidettävä sitä, miksi prosessi kuvataan. Prosessikuvausten tulee tuoda toimintaan hyötyä ja olla tarkoituksenmukaisia. Prosessien kuvaamisen edellytys on, että organisaation johto tunnistaa prosessit ja määrittelee niille omistajat. Prosessin omistaja määrittelee prosessin alun ja päättymispisteen. Ennen kuvauksen aloittamista prosessin omistajan tulee tunnistaa prosessin syötteet, tulokset ja mitä tietoa prosessissa tuotetaan ja mihin käyttötarkoitukseen. Prosessin kuvaus kannattaa aloittaa laatimalla prosessin perustiedot, jotka helpottavat prosessien kuvaamisen tason valitsemista. Prosessin omistaja täyttää prosessin perustiedot kertovan lomakkeen. Jos mallinnusta käytetään uuden työntekijän perehdyttämiseen, on kuvaustarkkuus perustellusti yksityiskohtaisempi kuin johdon tarpeisiin kuvattavissa prosesseissa. Prosessiin osallistuvien tehtävät ja vastuut selvitetään ennen mallinnusta. Prosessien kuvaaminen on vastuutettava selkeästi ajan tasaisten prosessikuvausten varmistamiseksi. (JHS 152 Prosessien kuvaaminen 2002, 4-5, Liite 1)

 

 

JHS 152 Prosessien kuvaaminen. 2002. JUHTA – Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta. [Verkkojulkaisu]. Julkaistu 13.12.2002. Versio 5.10.2012. Luettu 11.05.2018. http://www.jhs-suositukset.fi/suomi/jhs152

Karimaa, E. 2002. Julkisen sektorin prosessien kuvaukset. Yleinen rakenne, esitysmuoto ja käsitteet. 1. painos. Helsinki: Suomen kuntaliitto.

 

Virtanen, P. & Stenvall, J. 2010. Julkinen johtaminen. Helsinki: Tietosanoma Oy.

 

Kommentoi

Add Comment
Loading...

Cancel
Viewing Highlight
Loading...
Highlight
Close