Tampere
04 Dec, Friday
-1° C

Proakatemian esseepankki

Prosessien kuvaaminen ja kehittäminen



Kirjoittanut: Aleksi Laakkonen - tiimistä Kajo.

Esseen tyyppi: / esseepistettä.

KIRJALÄHTEET
KIRJA KIRJAILIJA
Esseen arvioitu lukuaika on 5 minuuttia.

Soluessee/ Aleksi Laakkonen, Emilia Koskiniemi/ Kajo

Prosessien kuvaaminen ja kehittäminen

Liiketoiminnan kontekstissa prosessilla tarkoitetaan yrityksen toiminnassa toistuvaa toimintojen sarjaa. Prosessilla on jokin tarkoitus tai tavoite, jonka se ratkaisee. Prosessi vaatii käynnistyäkseen jonkin syötteen, jota se muuntaa tai käyttää tuottaakseen halutun lopputuloksen. Esimerkkinä voidaan käyttää esimerkiksi palkanmaksua. Yleensä yritys maksaa tietyn ajan välein työntekijöilleen palkkaa. Tämän palkan suuruutta määrittävät erilaiset tekijät kuten työaika ja työn teosta syntyneet kustannukset, kuten autolla ajaminen. Tieto näistä kustannusten perusteista toimii palkanmaksuprosessin syötteenä, jonka prosessi muuttaa palkaksi työntekijän tilillä. Kun yksi sykli on saatettu päätökseen, alkaa seuraava taas alusta.

Prosessien kehittäminen ja johtaminen pyrkii yleensä niiden tehokkuuden parantamiseen ja prosessin havainnollistaminen visuaalisesti on hyvä lähtökohta toiminnan kehittämiselle. Prosessien summa on kuitenkin se arvo, jota luodaan asiakkaille. Toisaalta prosesseihin käytettävät resurssit kertovat oleellisesti yrityksen kannattavuudesta ja siten kilpailukyvystä. (Logistiikan maailma).

Prosessien kartoittamisessa ja kuvaamisessa lähdetään perinteisesti liikkeelle isommista kokonaisuuksista ja siirrytään sitten yksityiskohtaisempiin prosesseihin. Prosessikartta on kaikkein laajin tapa kuvata prosesseja ja siitä ilmenee koko yrityksen toiminta. Sen jälkeen lähdetään mallintamaan prosessikartasta löytyviä pienempiä osakokonaisuuksia, kuten osastojen prosesseja, joista selviää isompien osakokonaisuuksien sisältö. Lopulta päästään kuvaamaan yksittäisten toimintojen prosesseja, kuten vaikkapa ostotapahtumaa tai yksittäistä työvuoroa. (JHS 2012).

 

Prosessikartta

Prosessikartta on prosessien kuvaamisen ylin taso. Tällä tasolla kyse ei ole yksittäisistä prosesseista vaan suuresta kokonaisuudesta. Kartan tarkoitus on antaa kokonaiskuva organisaation rakenteesta ja sen tärkeimmistä toiminnoista. Prosessikartalla on yleensä kuvattuna yrityksen ydinprosessit ja kriittiset tukiprosessit. (JHS 2012).

Kuva 1. Prosessikartta perustuen JHS:n esimerkkiin

 

Prosessikaavio

Prosessikaavio on tapa esittää visuaalisesti, yleensä yhden, prosessin kulku. Kaaviosta selviää syy-seuraussuhteet. Esimerkiksi asiakaspolkua kartoitettaessa asiakas tulee ensin sisään kauppaan, sitten ottaa kärryt, sitten kulkee HeVi-hyllyn ohi jne. Prosessikaavioon voidaan myös havainnollistaa organisaation eri rajapinnat eli osastot tai välineet/ihmiset keitä kyseisen prosessin osa koskee. Näin voidaan löytää ja kehittää mm. saumatonta ja siilotonta yhteistyötä prosessin sujuvuuden varmistamiseksi. Kaaviosta selviää usein myös vaiheisiin liittyvät resurssit.

Tapoja piirtää ja luoda prosessikaavioita on monia erilaisia ja eri tavat sopivat erilaisiin tilanteisiin. Yhtä oikeaa tapaa ei siis (esseen kirjoittajien mielestä) ole olemassakaan, mutta tässä esseessä esitellään kolme perinteistä käyttöesimerkkeineen, jotka ovat monipuolisesti sovellettavissa eri tilanteisiin.

 

Perusvuokaavio

Perinteisin tapa kuvata prosesseja on taulukkomainen piirros, josta selviää eri organisaatiorajat/-rakenteet. Prosessi kuvataan taulukkoon vaiheina, jotka kulkevat eri rajojen läpi. Tällainen malli sopii erittäin hyvin prosessien kuvaamiseen, jotka tapahtuvat esimerkiksi useassa eri organisaation osassa ja eri henkilöiden toimesta. Esimerkiksi asiakaspalveluprosessi voidaan havainnollistaa tämän tyylisenä kaaviona kuvan 1 mukaisesti. Kaavion yhtenä osana voi olla myös yhteistyökumppaneita tai esimerkiksi työkalut, jolloin saadaan vielä selkeämmin esitettyä prosessiin käytettävät resurssit. (Hiltunen 2017).

 


Kuva 2: Perusvuokaavio. Perustuu Hiltusen 2017 palvelumallin prosessikaavioon.

 

Lineaarinen prosessikaavio

Lineaarinen eli suoraviivainen prosessikaavio tarkoittaa suoraviivaista ja loogisesti eteenpäin etenevää kaaviota. Kaaviosta näkyy suorat syy-seuraussuhteet, joiden yhteyteen on mahdollisesti tehty lisämerkintöjä esimerkiksi resursseista.

Kuvasta 2 näkyy Kajon Tiimidiilin reflektointipajassa muodostettu lineaarinen prosessikaavio, joka lähtee vasemmalta ylhäältä kulkemaan rivi kerrallaan oikealle alas. Prosessin vaiheet on kirjattu aikajärjestyksessä tehtävänannosta voittojen julkaisuun, eli siis tiimin työvaiheet. Oransseilla lapuilla on selkeyden vuoksi merkitty Tiimidiilin yhteiset, eli siis tiimistä itsestään riippumattomat asiat, sillä pajassa keskityttiin nimenomaan oman innovointiprosessin kehittämiseen. Vihreällä on merkitty jaksamiseen liittyvät yhteiset toimet, kuten lounas.

Tämän prosessikaavion ansiosta huomattiin esimerkiksi, että yhteisiä lepotaukoja on liian vähän. Koitoksemme kesti kuitenkin yhteensä kolme päivää. Toinen tärkeä havainto oli, että työvaiheet eivät toistuneet. Innovoinnin tärkeitä elementtejä ovat innovointi, sekä tiedonkeruu ja sen jälkeen kerätyn tiedon hyödyntäminen. Kajon innovointiprosessissa itse innovointiin käytettiin vain muutama tunti koko kolmen päivän prosessista.


Kuva 3. Kajon ensimmäinen tulkinta Tiimidiilin prosessista.

 

Syklinen

Prosessit ovat käytännössä aina iteratiivisia eli toistuvia (Laine & Paakki). Syklinen, looppimainen tapa kuvata prosesseja havainnollistaa visuaalisesti tämän toistuvuuden. Kajossa tiimidiilin reflektiossa innovaatioprosessista tehtiin lopuksi ihanne prosessikaavio, josta tuli syklinen. Kajon ihanne innovaatioprosessissa siis toistuisi samat työvaiheet useampaan kertaan.

Kuvassa 3 näkyy kuitenkin ensin valmentajamme, eli Tiimidiilin fasilitoijan, Timo Nevalaisen kuvaus siitä, miten tiimien innovaatioprosessin kulku olisi noina päivinä kuulunut sujua. Päivät teoriaosioineen olisivat mahdollistaneet yksinkertaisuudessaan kolmeen osaan jaettavan prosessin: tee – validoi – opi. Tiimeille tarjottiin siis ensimmäisinä päivinä teoriaa, jonka pohjalta saatiin oppia, jonka jälkeen tehtiin ensimmäiset vedokset innovoitavasta tuotteesta, joka vietiin oikeille asiakkaille validoitavaksi. Validoinnin tuloksena ihannetilanteessa tiimit olisivat oppineet asioita, jotka olisi viety käytäntöön ja siten kehitetty tuotetta. Ja tämä prosessi oli mahdollista toistaa useampaan kertaan.

 


Kuva 4. Innovaatioprosessi. Nevalainen, Timo. 2019.

 

Kuvassa 4 näkyy reflektiopajan lopputuloksena syntynyt kaavio innovaatioprosessista, johon Kajossa tulevaisuudessa pyritään. Syklinen kaavio muodostuu kuudesta kohdasta: oppiminen – kehitystyö – valinta – tekeminen – koonti – validointi – koonti. Hieman parastettu versio Nevalaisen kaaviosta on tehty vastaamaan Kajon kaltaiseen 17 hengen tiimin tarpeisiin, jossa työtä tehdään innovoinnin aikana todennäköisesti useammassa eri pikkutiimissä tai ajoittain jopa yksilöinä.

Ihanneprosessiin on kehitetty mm. kohta oppiminen, joka dialogin perusteella oli Tiimidiilissä jäänyt puuttumaan. Validointia kyllä tehtiin, mutta tietoa ei osattu hyödyntää, sillä sille ei ollut varattu erikseen aikaa tai työvaihetta. Sen lisäksi siis, että opitaan, sillä tiedolla pitäisi tehdä jotain, mahdollisesti innovoida saadun tiedon pohjalta kehitysehdotuksia. Kaavioon on erikseen merkitty kohta: valinta. Tiimi koki, että innovointia voi tehdä pienikin tiimi, mutta esimerkiksi työn suuntaa muuttavan innovaation valinta tulisi kuitenkin tehdä koko tiimillä. Kun muutos on tehty, tarvitsee myös toteuttaa eli tehdä. Tekeminen tapahtuu jälleen todennäköisesti pikkutiimeissä, joten tekemisestä täytyy myös ennen seuraavia toimenpiteitä pitää koontihetki koko tiimin läsnä ollessa. Tekemisen pohjalta haetaan aina konkreettisia tuotoksia, joita voidaan lähteä validoimaan oikeilla asiakkaille ja nähdä, onko tehty oikeita valintoja. Validoinnin tulokset ovat jälleen tärkeä koota koko tiimille, jotta kaikki pysyvät ajan tasalla ja tiimin on mahdollista oppia enemmän dialogin kautta.

Erittäin tärkeä huomio reflektio pajassa oli, että vaikka Kajo kokee olevansa kriittinen tiimi, kritisoinnille oltiin koko ajan todella tunneherkkiä. Pohdinnan jälkeen todettiin, ettei kritisoinnille ollut koko prosessissa oikeaa aikaa. Kritisointi ja kyseenalaistaminen on erittäin oleellinen osa innovaatiota, joten se määritettiin erikseen kohtaan: kehitystyö. Tällöin koko työn suuntaa on mahdollista muuttaa tai jopa kuopata koko ajatus. Toisaalta taas tekemisen kohdalle kirjoitettiin erikseen, ettei kyseenalaistaminen kuulu tänne, sillä se vain aiheuttaa turhautumista. Tekemisen kohtaan on mustalla värillä eritelty esimerkkejä, mitä kohta pitää sisällään.

 

 


Kuva 5. Kajon ihanne innovaatioprosessi.

 

Kajon innovaatioprosessin kaavio voidaan luokitella sykliseksi prosessikaavioksi, mutta se on tehty täysin omaan käyttöön selkeyttämään ja kehittämään toimintaa. Prosessikaavio tulisi aina tehdä sen hetkinen tavoite mielessä ja tehdä se vastaamaan esitettyihin kysymyksiin.

 

 

Lähteet:

 

Hiltunen, P. 2017. Palvelusta tuotteeksi. Sokra. Luettu 15.5.2019.

https://www.theseus.fi/bitstream/handle/10024/133352/Muut_978-952-493-300-1.pdf?sequence=1&isAllowed=y

 

Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta. 2012. Prosessien kuvaaminen. Luettu 15.5.2019.

http://docs.jhs-suositukset.fi/jhs-suositukset/JHS152/JHS152.html

 

Koskimies, S. 2012. Prosessiajattelu ja prosessikaavio. Luettu 15.5.2019.

https://www.slideshare.net/skoskimi/prosessiajattelu-ja-prosessikaavio

 

Logistiikanmaailma. ND. Prosessien kehittäminen. Luettu 15.5.2019.

http://www.logistiikanmaailma.fi/logistiikka/tuotanto/prosessien-kehittaminen/

 

https://www.cs.helsinki.fi/u/paakki/ohtuk03-luento2.pdfv

Kommentoi

Add Comment
Loading...

Cancel
Viewing Highlight
Loading...
Highlight
Close