Prosessit ovat olennainen osa toimivaa yritystä. Ilman prosesseja yritys ei voi toimintaansa niin, että se olisi vertailukelpoista mittaustilanteesta toiseen. Prosessi on yksinkertaisuudessaan jonkun pysyvän ja jatkuvan toiminnan mallintamista (Laamanen, 2003, 20). Tiimiyrityksessä tämä voi tarkoittaa esimerkiksi myynnin laskutuksen prosessia. Siinä prosessissa kuvataan kuinka myynti ilmoitetaan, jotta lasku lähtee asiakkaalle. Toiminta on pysyvää ja jatkuvaa – sitä tehdään aina vain uudestaan ja uudestaan. Tämä essee painottuu tiimiyrityksen sisäisten prosessien havainnointiin ja mallintamiseen.

Prosessiajattelu

Prosessiajattelussa lähdetään tutkimaan, mitä toistuvia ja pysyviä toimintoja on olemassa, joita voidaan mallintaa ja kehittää. Idea on hyvin yksinkertainen. Mietitään, mitä tuotetaan ja kenelle sitä tuotetaan. Tämän jälkeen tarkastellaan millä toimenpiteillä tämän saa tuotettua ja mitä resursseja se vaatii ja mistä ne saadaan. Resurssi on kaikkea ajasta, tavarasta, ihmisistä ja henkisestä pääomasta aina tietojärjestelmiin. (Laamanen, 2003, 20-21.)

Prosessin tarkoitus

Prosessien kuvaaminen on keino esittää yrityksen käytännön työ (Laamanen, 2003, 23). Prosessien tarkoituksena on siis luoda kuvaus jostain toiminnasta, mitä yrityksessä tapahtuu. Prosessi auttaa yrityksessä toimivia ihmisiä ymmärtämään oman roolinsa yrityksessä ja saamaan kokonaiskuvan yrityksen toiminnasta (Laamanen, 2003, 22).

Prosessien tunnistaminen

Minkä tahansa asian voi mieltää prosessiksi. Hampaiden pesu on prosessi. Ota hammasharja käteen -> kostuta sen pää vedellä -> ota hammastahnatuubi toiseen käteen -> pursota hieman hammastahnaa hammasharjan harjaksille …jne. Tällaisen prosessin mallintamisesta ja kehittämisestä ei kuitenkaan ole paljoa hyötyä – ainakaan liiketoiminnassa. Mitä ovat sitten ne tärkeät prosessit, joita tiimeissä tulisi mallintaa ja kehittää jatkuvasti?

Tiimeissä on montaa toimintoa. Koulun kannalta on pajat, esseepisteet, tiimiopinnot, proakatemian kehittäminen, seminaaritunnit, projektitunnit, opinnäytetyöt sekä vapaavalintaiset opinnot. Tiimiyrityksen kannalta on myynti, markkinointi, laskutus, ulkoinen ja sisäinen kirjanpito, hallitus, johtoryhmä, osuuskunnan kokous, dokumentointi, projektien ideointi sekä kehitys, ja vaikka mitä näiden lisäksi. Nämä kaikki pitävät sisällään monta prosessia. Esitän alla esimerkin prosessista, jonka jälkeen kerron, mitä prosesseja tiimeissä olisi hyvä olla.

Eventassa tiimi seuraa yhdessä jokaisen tiimin jäsenen koulusuorituksia. Tätä varten viime keväänä oli käytössä prosessi. Prosessi on kuvattuna alla.

1. Jokainen täyttää HOPSiaan kuun viimeinen päivä mennessä.
2. Jokaisen HOPSista tehdään kooste, joka kertoo miten opinnot edistyvät kullakin tiimin jäsenistä. Koosteessa on eritelty edistyminen eri opintojen osa-alueissa kuten tiimiopinnot ja esseepisteet. Tämän lisäksi yksi seurattavista luvuista kertoo, kuinka tiimi kokonaisuudessaan on edistynyt tietyllä opintojen osa-alueesta.
3. Kooste käydään läpi kuukauden ensimmäisessä viikkopalaverissa.

Tämä prosessi antoi kokonaiskuvan tiimin jokaiselle jäsenelle jokaisen yksilön ja tiimin yhteisestä opintojen etenemisestä. Siitä pystyi myös huomaamaan, mihin tiimin tulisi keskittyä ja mihin kunkin yksilön tulisi keskittyä, jotta opinnot etenevät ajallaan. Prosessi ei kuitenkaan ollut täydellinen. Vaikka tiiminä näimme, että tiimin tulisi yhdessä panostaa esseepisteisiin, keskityimme toiminnassamme tekemään lisää rahaa.

Prosessista oli kuitenkin hyötyä. Pystyimme huomaamaan, että tietyt yksilöt ovat saaneet jo tietyt osat opinnoistaan kasaan, kun taas toiset osa-alueet tulevat perässä. Tiimissä ei tarvinnut enää huudella kaikkien perään, että niitä semmoja, pajoja, esseitä ja projekteja pitää tehdä. Pystyimme määrittämään, mihin kunkin tulisi panostaa. Tiimin jäsenet myös kokivat tärkeäksi, että tietävät, missä jokainen tiimiläinen on opinnoissaan.

Mitä muita asioita tiimissä tulisi siis kuvata prosessina kuin opintojen etenemisen seuranta? Olen koonnut listan asioista, joille mielestäni olisi hyvä olla prosessi tiimiyrityksellä Proakatemialla toimiessaan. Lista ei ole tyhjentävä, mutta antaa hyvän alustan pohtia, onko yrityksessä määritelty tällä hetkellä yhtäkään alla olevista prosesseista.

1. Opintojen etenemisen seuranta
2. Opintojen etenemiseen puuttuminen
3. Kirjanpidon hoitaminen / kommunikointi kirjanpitäjän kanssa
4. Projektoriin lukujen toimittaminen
5. Projektien dokumentointi
6. Vastuuhenkilöiden valinta
7. Myynnin ilmoittaminen laskutukseen
8. Sisäisen kirjanpidon hoitaminen
9. Talouden tunnuslukujen seuranta
10. Kuittien ja muiden tositteiden toimittaminen kirjanpitoon
11. Viikkopalaverin pitäminen ja sisällön tuottaminen
12. Projektien tekemien käyttäjätunnusten dokumentointi
13. Projektien tekemien jatkuvien tilausten kuten nettisivujen dokumentointi

Prosessin mallintaminen ja parantaminen

Prosessit yleensä kuvataan vuokaavioina (Kuvio 1.). Tämä on viestinnän väline. (Laamanen, 2003, 75.) Vuokaavio on lukijalleen miellyttävä. Se on visuaalinen tapa esittää prosessi. Ihminen käsittelee visuaalista informaatiota moninkerroin nopeammin kuin kirjoitettua.

Kuvio 1. Esimerkki vuokaaviosta

Vaikka vuokaavio on hyvä tapa esittää prosesseja, ei se välttämättä ole parhain tapa Proakatemian tiimiyrityksille. Vuokaavioiden tekeminen voi olla liian aikaa vievää siitä saatavaan hyötyyn nähden. Yksinkertaistettu malli prosessista on nuolimerkkien (->) käyttäminen. Voimme kuvata esimerkiksi myynnin ilmoittamista laskutukseen seuraavasti:

Sovi kauppa asiakkaan kanssa -> Kirjaa ylös seuraavat asiat: myynti (alv. 0 %), alv-kanta, myynnin tehnyt projekti, laskutustiedot, muut lisätiedot -> Toimita tiedot laskutukseen.

Kun prosesseja on mallinnettu, voi niitä parantaa. Parantamisella tarkoitetaan prosessin muuttamista siten, että se tukee yrityksen tavoitteita paremmin. (Laamanen, 2003, 202-203.) Prosessien parantaminen lähtee siis tavoitteista, mutta mistä niistä? Yrityksen päätavoitteesta, vai jostain muusta? Parantaminen lähtee nykytilanteen arvioinnista, parannuksen ideoinnista, ratkaisun löytämisestä ja ratkaisun soveltamista käyttöön (Laamanen, 2003, 213-215).

 Eventaan tullessani syksyllä 2017, yrityksen taloudenhoito käsitti paljon manuaalista työtä ja vei hyvin paljon aikaa tehdä. Taloudenhoidolle asetettiin tavoite automatisoida toimintaa ja vähentää kanavia, joita pitkin taloustiimin kanssa asioidaan. Myynnit ilmoitettiin kertomalla taloustiimin myynneistä vastaavalle henkilölle joko suullisesti tai viestein ketä tulee laskuttaa ja kuinka paljon. Prosessi oli jo olemassa – tosin ei kuvattuna, mutta se vaati parantamista. Tavoitteen mukaisesti kaikki viestintä taloustiimin suuntaan tapahtuisi vain paria kanavaa pitkin. Sen hetkinen prosessi tuotti turhaa työtä taloustiimille ja sirpaloitui monelle eri kanavalle. Nyt käytössä on myynninilmoituslomake, jota jokainen projekti käyttää ilmoittaessaan myynneistään.

Lopuksi

Prosessien merkitys on viime aikoina korostunut Eventassa. Tällä hetkellä Eventassa valmistaudutaan Eventan hautajaisiin. Siis siihen, että tiimiyrityksemme ajetaan alas. Toiminnan laajuuden tietäminen on tärkeässä roolissa yritystä alas ajettaessa. Tulee tietää kaikki siteet, mitä yrityksellä on ulkopuolelleen. Se voi olla lehden tilaus, jatkuva mainoskampanja Facebookissa, nettisivujen vuosittaiset domain- ja webhotelli-kustannukset, hoitamatta jäänyt laskutus, puuttuvat tositteet kirjanpitoon. Näitä siteitä tutkitaa nyt Eventassa kuumeisesti. Minkä projektin nettisivuja meiltä laskutetaan yhä, kenen korttimaksu tämä on, onko yrityksen kortin tiedot poistettu jo Facebookista projektin Y osalta? Näihin kaikkiin vastaus voisi löytyä helpommin, kun niihin olisi luotu aikoinaan prosessi.

Toki itseään ei kannata ryhtyä syyttämään, siitä mitä ei ole huomannut tehdä ja miettiä etukäteen. Emme mekään Eventassa huuda kurkku suorana toisillemme, että yllä mainitut asiat olisivat pitäneet ilmoittaa jo aikaisemmin, niin ei tulisi tällaista sekasotkua. Lähdemme purkamaan tilannetta parhaalla mahdollisella tavalla, jotta se saadaan hoidettua. Aina voi kuitenkin miettiä, että tästä opittuamme, voimme helpottaa tulevaa.

Lähteet

Laamanen Kai. 2003. Johda liiketoimintaa prosessien verkkona. Helsinki: Suomen Laatukeskus Oy. 3. painos.