Projektityöskentelyn haasteet tiimissämme

Johdanto

Projektityöskentely on tehokas ja suosittu tapa organisoida ja toteuttaa monimutkaisia tehtäviä ja tavoitteita tiimityön avulla. Käytännössä projektityöskentelyssä eri henkilöt, joilla on erilaisia taitoja ja asiantuntemusta, työskentelevät yhdessä tavoitteen saavuttamiseksi tietyssä aikataulussa ja budjetissa. Toisaalta projektityöskentely käsittää myös kaikki työvaiheet projektin aloittamiseksi, idean saamisesta projektin perustamiseen ja siinä toimimiseen. Projektityöskentelyä käytetään laajalti eri aloilla esimerkiksi teknologiassa, rakentamisessa, markkinoinnissa ja koulutuksessa. Projektityöskentely on myös erittäin olennainen osa tiimiyrityksessämme toimimista. Hyvin suunniteltu ja toteutettu projektityöskentely usein parantaa tuottavuutta, vähentää kustannuksia ja lyhentää kehitysaikaa. Projektityöskentelyn merkitystä ei siis voi korostaa liikaa.

Tässä esseessä tarkastellaan projektityöskentelyn perusteita, tavoitteita ja haasteita, sekä toisaalta annetaan vinkkejä projektin onnistuneeseen hallintaan ja toteuttamiseen. Lisäksi käsitellään projektityöskentelyn merkitystä tiimityössä, myös kommunikoinnin ja johtamisen näkökulmista. Tarkastellaan myös projektisuunnittelua tiimiyrityksessämme, käyttäen kosketuspintana myös maaliin saatettuja projekteja.  Kirjalähteenä tässä esseessä käytän projektijohtamisen näkökulmasta Petteri Kilpisen Liekeissä (2008) -kirjaa.

Projektityöskentely tiimiyrityksessämme

Näkemykseni mukaan projektityöskentelyn onnistuminen yleisellä tasolla on ollut tiimissämme haaste yrityksemme alusta saakka. Kuten melkein kaikessa tekemisessä, on myös projektityöskentelyn onnistumisen edellytyksenä oikeanlainen, motivoitunut asenne. Yhteinen tavoite sekä tavoitteellisuus on toinen merkittävä tekijä. Oman näkemykseni mukaan nämä kaksi tekijää ovat suurimmat syyt sille, miksi tiimissämme projektityöskentelyn onnistuminen on iso haaste tiimissämme. Tiimiyrityksellämme ei ainakaan vielä ole mitään yhteistä, konkreettista tavoitetta tai päämäärää. Kun yhteistä tavoitetta ei ole, on mahdotonta ns. puhaltaa yhteen hiileen, joka on laadukkaan projektityöskentelyn perusedellytys. On totta, että tiimiyrityksessämme on 22 eri henkilöä, eri lähtökohdista, eri taustoista. On mahdotonta odottaa kaikilta samanlaista tietämystä tai kokemusta työskennellessä projektin eteen. Tiimissämme on henkilöitä, jotka ovat ehtineet tehdä ja yrittää paljonkin ennen Proakatemialle tuloa, mutta toisessa ääripäässä on henkilöitä, jotka ovat tulleet tänne kouluun opettelemaan kaiken aivan perusteista alkaen. Uskon kuitenkin, että yhteisten tavoitteiden ja check pointtien kautta myöskin meidän tiimin projektityöskentely saadaan mallilleen. On selvää, että se vaatii sitoutumista, aikaa sekä oikeanlaista asennetta. Kun taas keskitytään projektijohtamiseen ja ideaali tiimiin johtamisen näkökulmasta kuvailee Kilpinen kirjassaan ”Dream Teamia” seuraavasti: ”Jotta voit johtaa kasvua, periaatteessa jokaisen lähimmän alaisesii tulisi olla sinun itsesi valitsema tai tehtävään sinun mielestäsi parhaiten sopiva henkilö.” Samalla hän myös toteaa ettei jääkiekkojoukkueen valintaankaan saa joukkueenjohtaja tai toimitusjohtaja, vaan päävalmentajan pitää tehdä pelaajavalinnat. Tämä ajatus ei tietenkään meillä Proakatemialla toteudu, vaan johtajuus ajatellaan hiukan toisenlaisesta näkökulmasta. Miten sitten heikko projektityöskentely on näkynyt konkreettisesti tiimimme suorituksissa? Hyvänä käytännön esimerkkinä tähän toimii Tampere Business Festival, josta kerron seuraavaksi.

Tampere Business Festival

Saimme mahdollisuuden päästä mukaan järjestämään sekä myymään ja markkinoimaan Tampere Business Festivalia aivan tiimiyrittäjyytemme alkuvaiheessa. Ajankohta oli taloudellisesta näkökulmasta hyvä, sillä tiesimme sieltä saavamme hyvää pohjakassaa. Tiimityöskentelyn ja ryhmädynamiikan kehittämisen näkökulmasta ajankohta oli erittäin huono. Hommat lähti käyntiin melko pian työtarjouksen saatuamme. Suurin osa oli innoissaan ja motivoituneena, osasta oli vaikea lukea fiiliksiä. Kävimme useita palavereja palkkioiden jaoista yksilöiden tasolla. Työmäärä oli suuri sekä provisiomallit olivat kohdallaan. Keskusteluiden tuloksena päätimme, että kaikki Tampere Business Festivalista tulevat palkkiot menevät lyhentämättömänä tiimin kassaan ja siten koko tiimin hyväksi. Koska työmäärä oli suuri ja palkkiot menivät tiimin yhteiseen kassaan huolimatta kunkin tiimin jäsenen työpanoksesta, laski tiimin yleinen motivaatio töiden suorittamiseen suuresti.

Koska tiimi oli vasta hyvin alkuvaiheessa yritystaivaltaan, ei tiimiimme ollut syntynyt mitään tietynlaista johtajuusmallia. Tiimissämme oli nimellisiä johtajia, siitä huolimatta kukin vuorollaan otti johtajanroolia. Nimetyt johtajat eivät päässeet johtamaan ja seka-meteli soppa oli valmis. Kaikki tiesivät varmasti mitä pitää tehdä, sillä kävimme tiimin sisällä useamman kerran läpi työtehtävien läpi. Työtehtävät olivat siis varmasti jokaisella tiedossa, mutta näkemykseni mukaan motivaatio puuttui. Suurin syy motivaation puutteelle oli hyötysuhteen näkeminen yksilötasolla. Mitä juuri minä hyödyn tästä? Työpanosten jakautumisessa syntyneet merkittävät erot. Se, ettei yksilö saanut tekemästään työstä euroakaan sekä toisaalta johtajuuden puute. Nämä syyt olivat näkemykseni mukaan ne suurimmat, joiden seurauksena emme tiiminä motivoitunut emmekä siitä syystä myöskään päässeet tulostavoitteisiimme.

Mitä tästä opin?

Lyhykäisyydessään opin johtajuuden sekä yleisen selkeyden merkityksen ns. kantapään kautta. Koko tiimin tasolla opin sen, että ihmiset motivoituvat erilaisista asioista, koska meillä ovat

myös erilaiset intressit ja tavoitteet tämän koulun suhteen. Tässä esimerkissä myöskin korostuu yksi projektityöskentelyn tärkeimmistä asioista, joka on yhteinen tavoite ja päämäärä. Projektin alkamisajankohtaan mennessä meidän olisi kyllä ollut tärkeä käydä erinäisiä keskusteluita sisäisesti tiimissämme motivaatiosta sekä talousnäkemyksistämme ja -käsityksistämme.

Pohdinta

Projektityöskentely on olennainen osa organisaatiota, jossa tavoitteena on tuottaa tietynlainen lopputulos. Projektien onnistuminen edellyttää näkemykseni mukaan hyvää suunnittelua ja järjestelmällisyyttä, joka sisältää projektin tavoitteiden määrittämisen, aikataulutuksen, resurssien hallinnan ja tiimityöskentelyn koordinoinnin. Yksi tärkeimmistä tekijöistä projektityöskentelyssä on projektitiimin dynamiikka. On tärkeää, että tiimi kommunikoi hyvin keskenään ja että jokaisella tiimin jäsenellä on selkeä käsitys tehtävistään ja vastuualueistaan. Hyvin järjestetty projektitiimi edistää projektin onnistumista ja välttää viivästyksiä tai virheitä.

Toinen tärkeä tekijä projektityöskentelyssä on projektinhallinta.

Lopuksi todettakoon, että projektityöskentely on jatkuvaa oppimista. On tärkeää arvioida projektin onnistumista ja oppia virheistään. Projektitiimi voi hyödyntää tätä oppimista tulevissa projekteissa ja parantaa projektityöskentelyä. Yhteenvetona, projektityöskentely on monimutkainen prosessi, joka edellyttää tarkkaa suunnittelua ja tehokasta tiimityöskentelyä. Projektitiimiin dynamiikan hallinta, projektinhallinta ja jatkuva oppiminen ovat keskeisiä tekijöitä projektin onnistumisen näkökulmasta. On tärkeää panostaa projekteihin kunnolla ja oppia tekemistään virheistä, jotta projektityöskentelyä voidaan parantaa tulevaisuudessakin.

Lähde: Petteri Kilpinen, Liekeissä-Miten johtaja inspiroi ihmiset syttymään muutokselle (2008)