Projektijohtaminen on yksi niistä asioista, joihin aion perehtyä tänä syksynä. Viime keväänä en ollut kertaakaan projektipäällikkönä, vaikka projekteja tulikin tehtyä reilulla kädellä. Nyt tuntuu, että myös muut huomaavat mussa palon, mitä ei ollut nähtävissä vielä viime keväänä. Ainakin itse tiedostan, kuinka mieleni on kirkastunut ja katseeni avartunut. Sehän on just musta itestä kiinni, mitä aion tehdä. No, nyt mä aion johtaa projektia nimeltä Case Neverland part 2. Let´s do this.

Kirjasta onnistuin poimiin hyviä vinkkejä tulevan projektin johtamiseen. Tietenkin selvää on se, että projektipäällikön tärkein tehtävä on vastata siitä, että projekti valmistuu ajoissa, pysyy budjetissaan ja lopputulos vastaa tavoitteita (Kettunen 2003, 29). Näistä ehdottomasti haastavimpana pidän budjetin kurissa pitämistä, sillä Case Neverlandin ensimmäisessä tapahtumassa budjetti ylittyi rajusti alkuperäisistä suunnitelmista, vaikka olimme budjetoineet myös yllättäviä kuluja varten. Tapahtumatuotannossa yllättäviltä kuluilta on vaikea välttyä, mutta ehkä tällä kertaa saamme budjetin vastaamaan lähemmäs totuutta. Toki kun pohdin, että teimme tapahtumaa ensimmäistä kertaa, eikä meillä ollut edes projektipäällikköä, niin ymmärtäähän sen jos vähän lipsahtaa rajojen yli.

Tärkeiden tehtävien ja ominaisuuksien lisäksi kirja kertoi, mitkä asiat aiheuttavat projektipäälliköille eniten stressiä ja ongelmia. Näistä mieleenpainuvimmat olivat aikataulupaine, virheelliset työmääräarviot, sovitut lupaukset eivät aina päde, ongelmat projektitiimissä ja ristiriitaisten tavoitteiden yhteensovittaminen. (Kettunen 2003, 37.)

Aikataulupaine ja virheelliset työmääräarviot kulkevat useimmiten käsi kädessä. Viime kesän Case Neverland -projektissa aikataulupaine johtui ehkä enemmänkin siitä, että päätimme toteuttaa projektin alusta loppuun alle kolmessa kuukaudessa. Tässä vaiheessa kun me tytöt lyötiin uhkarohkeet päämme yhteen, ei oltu vielä suuremmin funtsittu työmäärää mikä oli tulossa. Tai eipä meillä ollut oikeastaan mitään kokemusta tai tietoo siitä, mitä oli tulossa. Päätettiin ottaa tehtävä kerrallaan ja tulihan siinä sitten hieman hoppu, mutta kyllä me tapahtuma valmiiksi saatiin niin kuin oli päätetty. Tällä tulevalla projektilla on onneksi enemmän toteutusaikaa, joten aikataulutuksen luulisi ainakin olevan helpompaa nyt kun on pieni haisu mitä tässä ollaan tekemässä.

Sovitut lupaukset kyllä pidettiin projektitiimin kesken, meillä oli ihan huikea ryhmäkemia. Hankaluuksia tuotti enemmänkin ulkopuoliset tahot, ja stressi aiheutui suurilta osin siitä, kun luvattuja asioita ei hoidettu niiden määräajassa. Siinä sitten tyttöjen kanssa kiroillaan, miten ärsyttää kun ei ole edes itsestä kiinni ettei asiat suju.

Ongelmat projektitiimissä ja ristiriitaisten tavoitteiden yhteensovittaminen eivät olleet meidän ongelmiamme. Nyt on käsillä tilanne, jossa pohdimme projektitiimin kasvattamista. Tässä onkin riski projektitiimin sisäisiin ongelmiin, jos tulevat henkilöt saisivat rakoilemaan aiemmin tiiviisti toimineen ryhmädynamiikan. Myös ristiriitaisiin tavoitteisiin olisi riskinsä, sillä aiemmalla porukalla on vankka näkemys siitä, mikä on Case Neverland. Tällä projektilla on takana jo hieman historiaa ja brändiä, jotka ovat luoneet alkuperäiselle porukalle tietyt arvot projektia kohtaan. Mikäli tätä ei saisi selvennettyä uusille jäsenille, saattaisivat ristiriitaiset näkemykset luoda ongelmia. On myös hyvin mahdollista, että Projektitiimin kasvattaminen vain vahvistaisi Case Neverlandin tulevaisuutta. Tätä päätöstä on kuitenkin pohdittava tarkasti, sillä se muuttaisi asioita melko suuresti johonkin suuntaan.

Osaava projektipäällikkö on tehnyt projekteja pitkään (Kettunen 2003, 39). No minä en ole, mutta kokemusten kauttahan sitä taitoo kasvatetaan. Luulen, että nää kokemukset mitä on tulossa, kasvattaa mua henkisesti ainakin 25-vuotiaaks. Parin viikon päästä täytän fyysisesti 27. Tsau!

Lähde: Kettunen, S. 2003. Onnistu projektissa. WSOY. Juva.