Pidimme muutama viikko sitten 24H:n loppumotorolan, jonka yhteydessä minut valittiin uudeksi projektipäälliköksi ensi vuodelle. Olen tästä erityisen innoissani ja olenkin jo ehtinyt pohtia omaa johtamisstrategiaani, sekä erilaisia motivaatiotyökaluja projektin rinnalle, sillä projekti on pitkä ja aikaa vievä. Esseessä käyn läpi fiiliksiäni liittyen valintaani ja käyn läpi pohtimaani johtamistapaa sekä yleisiä kysymyksiä projektiin liittyen.

Ensimmäiset fiilikset

”Projektinvetäjällä on keskeisin rooli koko tapahtumaprojektissa. Hän johtaa koko projektia, vastaa suunnitelman syntymisestä, budjetoinnista, tuotannosta, alihankkijoista, toteutuksesta ja seurannasta. Hänellä pitää olla kyky delegoida, johtaa, raportoida ja päättää projektiin liittyvistä asioista ja henkilöistä.” Häyrinen, E., ym. 2014, 228.

Valehtelisin, jos väittäisin ettei tuleva pesti pelota minua. Kyseessä on kuitenkin Proakatemian isoin tapahtuma, joka on tärkeä koko yhteisön, mutta erityisesti valmistuvien kannalta. Tässä mittaluokassa olevan projektin ja erityisesti tapahtuman organisointi ja hallinta eivät ole itselleni entuudestaan tuttuja, ellei aiempaa kokemusta projektin parissa lasketa. Ne ovat kuitenkin taitoja, joissa haluan kehittyä, ja kehittyessäni jakaa omaa osaamistani aktiivisesti eteenpäin projektitiimille, jonka keskuudesta valitaan seuraavan vuoden projektipäällikkö. Olen ajatellut, että 24H:n kaltaisessa projektissa vertaisjohtaminen olisi todennäköisesti kaikista tehokkain johtamisen muoto, joka johtaa tiimiä menestykseen. Kukin meistä ”vanhoista” projektitiimiläisistä saa oman vastuualueen ja perehdytettävän, jonka kanssa hän yhdessä hoitaa vastuualueeseensa kuuluvia asioita. Yksi huolehtii markkinoinnista, toinen myynnistä ja kolmas tapahtuman visuaalisesta suunnittelusta. Näin pystymme myös maksimoimaan jokaisen oppimisen, sekä oppien siirtämisen eteenpäin käytäntöön.

Projektin haasteet

Itse projektitiimiläisenä koin projektin parissa työskentelyn osittain puuduttavaksi, sillä n. 80% tehdystä työstä kului tapahtuman myynnin kanssa. Sain kuin sainkin omaa myyntikammoani madallettua ja kehityin myyjänä, mutta pidemmän päälle se ei kuitenkaan ruokkinut enää omaa motivaatiotani. Haluan tehdä projektin parissa työskentelystä hauskaa ja lisätä siihen vaihtelevuutta erilaisten myyntikoulutusten tai virkistyspäivien muodossa.  Myyntiä voimme tehostaa leikkimielisten kilpailujen tai sparrailupäivien muodossa.

Siitä asti, kun minut valittiin projektipäälliköksi päässäni, on pyörinyt monia kysymyksiä projektiin liittyen: Voisimmeko kenties luoda tapahtumalle oman markkinointialustan tai ryhmän? Entä budjetoida mavi-tiimin markkinoimaan tapahtumaa hyvissä ajoin keväällä Proakatemian somekanavissa? 24H on tunnettu ja mainetta niittänyt projekti, jonka toimeksiantajina ovat olleet niin kotimaiset kuin kansainväliset suuriyritykset aina Fordista Marimekkoon. Mikseivät yritykset kontaktoi meitä ja pyydä päästä toimeksiantajiksi? Kuinka voisimme muuttaa suunnan ja markkinoida 24H:ta aktiivisemmin ja näkyvämmin? Voiko tämä johtua tiimien vaihtumisesta sekä osaamisen moninaisuudesta ja epävarmuudesta sen laatuun liittyen?

Olen luottavainen, että tulevan projektitiimin kanssa saamme yhdessä luotua juuri meille sopivimman tavan työstää projektia eteenpäin, kuin myös innovoimaan edellä mainittuihin kysymyksiin ratkaisut. Vaikka projektipäällikkö on viime kädessä vastuussa tapahtuman onnistumisesta ja kaikkeen siihen liittyvästä, en kuitenkaan aio ottaa liian paljon asiasta stressiä, sillä onhan minulla tiimi ympärilläni. Tiimi, jonka vahvuuksia ja heikkouksia en vielä tiedä, mutta jonka uskon menevän yhdessä kohti yhteistä päämäärää, toisiaan auttaen ja tukien.

Lähteet:

Häyrinen, E., Vallo, H. 2014. Tapahtuma on tilaisuus – tapahtumamarkkinointi ja tapahtuman järjestäminen. Tietosanoma. Helsinki