Johdanto

Johtajuuden lähtökohtana on hyvä itsetuntemus ja omien arvojen ja toimintamenetelmien ymmärtäminen. Omien tarpeiden, uskomusten ja tunteiden tunnistamisen avulla saa käsitystä siitä millaiset ovat omat toimintatyylit, vahvuudet ja heikkoudet. Itsensä tuntemisen lisäksi on tärkeää ymmärtää projektin jäsenten, asiakkaiden ja verkostojen erilaiset toimintatavat ja niiden pohjalla olevat syyt. Projektimainen työ vaatii kykyä sietää epävarmuutta ja muutoksia, joissa ihmistuntemus tulee olemaan yhtenä vahvana apuvälineenä.

Käyttäytyminen

Käyttäytyminen on näkyvää, tilannesidonnaista, joustavaa, dynaamista ja ajatuksiin ja arvoihin perustuvaa

Käyttäytyminen on näkyvä osa

Ennen kuin voit johtaa muita, sinun tulee osata johtaa itseäsi. Itsensä johtaminen on omien vahvuuksien ja heikkouksien tunnistamista. Täytyy tunnistaa tapansa, ennen kuin niitä voi muuttaa. Mitä tietoisempi on itsestään sitä helpommin voi tehdä sellaisia valintoja, jotka ovat hyväksi itselle ja muille. Ajatuksien, tunteiden ja tahdon täytyy olla tasapainossa, jolloin tulee kokemus elämänhallinnasta. Oman ajattelun ja mielen ymmärtämistä kutsutaan mentaaliälyksi. Se sisältää ymmärryksen kokemuksistamme ja tekijöistä, jotka vaikuttavat siihen miltä mikäkin tilanne meistä tuntuu. Kun kehitämme mentaaliälyä, itseluottamuksemme vahvistuu, jolloin olemme valmiimpia erilaisiin tilanteisiin.

Itsensä kehittäminen lähtee sisältä päin. Tapa, jolla koemme tilanteita eri tavalla kuin esimerkiksi vieressä oleva henkilö, johtuu siitä, että olemme elämässämme kokeneet eri asioita. Joten näin ollen ainoastaan itse voimme vaikuttaa siihen, kuinka koemme asiat, ulkoisilla tekijöillä ei ole pääosaa tässä tilanteessa. On helppoa ajautua oravanpyörään pyrkiessä vaikuttaa tai vaihtaa ulkoisia tekijöitä, kun muutos pitäisi tehdä sisäisesti. Kun opimme ymmärtämään mistä ajatuksemme johtuu, on meidän helpompi rentoutua ja hyväksyä omat ajatuksemme ja keskittyä itseemme, eikä ulkoisten tekijöiden muuttamiseen.

Itsensä johtamisen perusperiaatteita

• ymmärrä syy-seuraussuhteet
• nosta ajattelusi tasoa, mieti mitä ajattelet
• kehitä proaktiivista toimintatapaa (vapaus valita)
• tunnista vastuusi

Työkaluna DICC- analyysi

DISC- analyysi on syntynyt alun perin vuonna 1928, William Marstonin kirjoittamasta kirjasta ”Emotions of normal people”. Kirjassa käydään läpi neljää erilaista ihmisten käyttäytymismallia; Dominance (hallitseva), Influence (vaikuttava), Steadyness (vakaa) ja Compliance (analyyttinen).

DISC- analyysin tarkoituksena on tunnistaa projektinjäsenten, asiakkaiden ja verkostojen toimintatyylit, tunnistaa projektipäällikön tapa toimia ja mukauttaa omaa toimintaan vastapuolen mukaan. Muiden ja itsensä tuntemisen avulla saa paremmat valmiudet innostaa ja motivoida projektin jäseniä tavoitteen saavuttamiseksi. Jokaisen huippuosaajan osaamisesta osan muodostavat kollegat, työyhteisö ja vuorovaikutus.

Muutosten johtaminen

Muutoksen projektissa, tai sen ympäristössä haastavat nykytilanteen, johon on totuttu. Totutun muuttaminen ei ole helppoa ja se aiheuttaa usein vastarintaa, mutta on kasvun ja kehityksen kannalta välttämätöntä. Muuttuakseen on käytettävää aikaa tottumusten ymmärtämiseen ja uusien toimintatapojen suunnitteluun. Muutosjohtamisessa yksi tärkeimmistä tekijöistä on ihmisten arvoketjujen ymmärtäminen ja keskustelu. On tärkeää ymmärtää miten erilaiset ihmiset reagoivat muutostilanteisiin. Muutosjohtaminen on yksi vaikeimmista osa-alueista projektijohtamisessa

Projektipäällikön työ ja roolit

Projektinhallinta on useimmiten projektipäällikön tehtävä. Projektipäällikön ensisijaisena tehtävänä on valvoa projektin etenemistä, hallita ja ennakoida riskejä ja varmistaa eri yhteistyötahojen yhteistyön toimiminen. Kommunikointi ja viestintä eri yhteistyötahojen välillä on projektipäällikön yksi tärkeimmistä tehtävistä.

Projektipäällikön tehtävät:

• huolehtia että projekti vastaa asiakkaiden ja sidosryhmien odotuksia
• huolehtia että projekti ryhmä asettaa itselleen realistisia tavoitteita ja niihin on tarvittavat resurssit
• ennakoida riskit
• johtaa projektiryhmää ja pyri maksimoimaan yksilöiden ja koko tiimin suorituskyky
• johtaa itseään
• valvoa budjetissa pysymistä
• seurata edistymistä sopivilla seurantamenetelmillä. Varmista että projekti pääsee tavoitteeseensa ja projektiryhmä oppii virheistään
• kommunikointi ja viestintä eri yhteistyötahojen välillä

Useimmat projektipäälliköt, jotka tekevät oikeita asioita, tekevät niitä myös tehokkaalla tavalla. Tämä johtuu kahdesta seikasta:

• 1) itsensä johtaminen tehokkuuteen on ennen kaikkea ajatusprosessi, jossa syntyvät oivallukset hyödyttävät molempia näkökulmia
• 2) tehokkuuden lisääntyminen vapauttaa aikaa, mikä sekä lisää mahdollisuuksia keskittyä oikeisiin asioihin että positiivisen kokemuksen kautta johtaa tehokkaampaan toimintaan

Tehokkuuden nelikenttä

Tehokkuuden voi jakaa kahteen eri osaan – osallistuminen ja sijoittaminen. Osallistuminen tarkoittaa sitä, että lähtee projektiin täysillä mukaan koko sydämestään. Vähäinen osallistuminen taas tarkoittaa sitä, että samalla tekee muita asioita, jolloin ajatukset harhailevat siellä sun täällä. Sijoittaminen tarkoittaa sitä, kuinka paljon sitoo oman itsetuntonsa omanarvontunteensa kyseiseen projektiin, eli epäonnistuessaan epäonnistuu ihmisenä. Tämä johtaa stressiin ja suuriin paineisiin.

Täysi osallistuminen on verrattavissa flow-tilaan. Silloin elää ja hengittää projektia, ja sen ulkopuoliset asiat jäävät täysin huomaamatta. Sijoittamisen ääripäässä on vahva tunneside projektiin, jolloin koko elämä riippuu projektin onnistumisesta. Näiden kahden ääripään välille mahtuu tietenkin useita välimuotoja.

                                     Itseluottamus – Kestomenestyminen mielessä s. 164

Alhainen osallistuminen, alhainen suorittaminen

• Tällainen henkilö ei tunne nautintoa siitä mitä tekee, mutta ei myöskään iloitse, jos projekti päättyy loistavaan loppu tulokseen

Alhainen osallistuminen, korkea sijoittaminen

• Mennään sieltä mistä aita on matalin -henkilö. Ottaa asiat usein henkilökohtaisesti ja ovat intohimoisia, mutta ei ole silti valmis itse toimintaan.

Korkea osallistuminen, korkea sijoittaminen

• Henkilöitä, jotka panostavat kaikkensa projektiin, mutta myös kantavat liikaa taakkaa ja ovat stressaantuneita. Tulosorientuneita – vaikea nauttia siitä mitä tekee, koska ainoastaan tuloksella on väliä. Tämä on tapa polttaa itsensä loppuun.

Korkea osallistuminen, alhainen sijoittaminen

• Tuottelias ja menestyksekäs ilman stressiä. Oma sisäinen maailma ei romahda siihen, jos jokin asia ei onnistu juuri toivotulla tavalla, ei ota epäonnistumisia henkilökohtaisesti. Taito nähdä laaja kokonaisuus. Päätöksenteko on helpompaa, koska pää ei ole täynnä katastrofikuvia.

Tehokkuuden lisääminen palaa siis itsensä johtamistaitoihin. Itsensä johtamisen tukipilareita on se, että ei ota muutoksia ja vastoinkäymisiä henkilökohtaisesti. Sitä kautta pääsemme tehokkaampaan toimintaan, niin johtotehtävissä kuin muissakin toiminnoissa.

Pohdinta

Olemme puhuneet tiimin kanssa useamman kerran hyvästä itsensä johtamisesta ja sen näkyvyydestä tiimin toiminnassa. Emme ole kuitenkaan käyttäneet työkaluja itsemme ja toistemme tuntemiseen. Proakatemialla usein puhutaan tiimiytymisestä, tarkoittaako se oikeastaan itsensä johtamista ja sen kehittämistä ja näiden oppien tuomista tiimille avoimesti.

Opiskelujen aikana olisi mielenkiintoista kokeilla projektitiimin kasaamista DISC- analyysin pohjalta ja kokeilla miten toiminta erilaisten ihmisten kanssa toimii. Uskomme, että erilaisten ihmisten yhdistäminen on rikkaus ja projektista voisi tulla sen avulla timantti.

Marko Koskela, Business Canvas SolutionsOy Rateko projektipäällikkö koulutusmateriaali

Itseluottamus – Kestomenestys mielessä, Niko Leppänen & Makke Leppänen, 2017,Viisas elämä Oy