Tampere
10 May, Monday
5° C

Proakatemian esseepankki

Projektinhallinnan pikaopas Waurelle vuodelle 2021



Kirjoittanut: Nea Systä - tiimistä Waure.

Esseen tyyppi: Akateeminen essee / 3 esseepistettä.

KIRJALÄHTEET
KIRJA KIRJAILIJA
Hallittu projekti
Mikko Mäntyneva
Esseen arvioitu lukuaika on 11 minuuttia.

Soluessee: Nea Systä & Mikko Mäki

Aluksi

Opiskelemme monesti projektiluontoisesti osuuskunnassamme Waure Osuuskunnassa. Olemme kuitenkin havainneet, että joissakin tapauksissa projektin perusidea saattaa olla vielä hieman hukassa ja projektien sujuvuus kärsii tästä. Tämä on hyvinkin ymmärrettävää, sillä emme ole opiskelleet eritoten projektinhallintaa ja kaikki tietotaito on koostettu niistä muutamista projekteista, joita olemme tehneet pienissä porukoissa tai koko tiimin kesken. Projektin onnistuminen edellyttää tiettyjä vaiheita sekä ominaisuuksia onnistuakseen. Tästä syystä koemme tärkeäksi kirjoittaa muutamia avainasioita, selkiyttääksemme sitä, miten lähteä luomaan onnistunutta projektia ja mitä olisi hyvä ottaa huomioon, jotta projekti etenee sujuvasti. Projektit ovat aina toki erilaisia, eikä välttämättä kaikki vinkkimme sovellukaan sellaisenaan käytettäväksi. Muutamat perusajatukset on silti hyvä pitää mielessä, sekä soveltaa niitä tarkoituksenmukaisella tavalla omiin projekteihimme. Tämä essee on kirjoitettu omalle tiimillemme kevään tulevia projekteja silmällä pitäen sekä projektipajan ennakkomateriaaliksi. Toivomme, että tulevista projekteistamme tulee onnistuneita ja innostavia ja siksi jaammekin muutamia vinkkejä tässä soluesseessä kaikille luettavaksi. Toivottavasti myös muut tiimit voivat saada näkökulmaa projektien suunnitteluun sekä hallintaan avullamme. Käymme läpi projektin perusajatuksia sekä muutamia käytännön kokemuksia edeltävistä projekteistamme.

Projekteja syntyy välillä typerältäkin kuulostavista ideoista, tarvitaan vain yhtä uhkarohkeita ja oikealla asenteella varustettuja tekijöitä mukaan, jotka haluavat innolla lähteä toteuttamaan projektia eteenpäin. Projekteja Proakatemialaisille on tarjolla paljon. Teamsin projektit ja työtarjoukset -kanavalla on jatkuvasti tarjolla erilaisia projekteja, niitä voi hankkia myös omien verkostojen kautta ja välillä ne saattavat tupsahdella eteen jopa kahvipöytäkeskusteluissa. Projektienhankinnan suhteen pitää vain olla avoimella mielellä liikkeellä ja olla valmis starttaamaan pienestä, jotta voi päästä pitkälle. Pienillä ja yksinkertaisillakin projekteilla on paljon tarjottavaa tiimin yhteishengen luomisen ja projektioppimisen näkökulmasta. Ei kannata ainakaan opiskeluiden alkuvaiheessa olla kovinkaan kriittinen siitä, mitä projekteja lähtee työstämään, kunhan vai työstää jotakin. Pienten ja ”turhalta” tuntuvienkin projektien hyöty voi tulla esiin vasta myöhemmin, uusien projektitarjousten tai esimerkiksi tiimiytymisen muodossa. Jotta projekteihin tarttuminen ja niiden onnistuminen voidaan varmistaa, on hyvä olla perillä siitä, mitä tarkoittaa projekti ja mitä se pitää sisällään.

Projektin määritelmä

Projekti = ajallisesti, kustannukseltaan ja laajuudeltaan rajattu kokonaisuus, jota ei ole aikaisemmin sellaisenaan tehty. Projektille ominaista on ajoitetut toiminnot, tavoitteellisuus, rajalliset resurssit, projektipäällikkö sekä riskialttius. (Mäntyneva 2016, 10–11.) Onnistunut projekti lähtee projektin johtamisesta ja ihmisistä, jotka ovat mukana toiminnassa. Projektijohtaja esimerkillään näyttää, kuinka toimitaan tehokkaasti, tuottavasti ja onnistuneesti. Projektin perusosaaminen tulee olla kaikilla prosessiin osallistuvilla hallussa. Erilaisia menetelmiä ja malleja on tarjolla, mutta monissa tapauksissa perinteisellä maalaisjärjelläkin pärjää. Kompleksisessa, kiireisessä, innovatiivisessa ja riskialttiissa projektissa vaaditaan jo kuitenkin projektinhallinnan osaamista. Projekteissa tärkein pääoma on ihmisten työaika. Tästä syystä on syytä panostaa toiminnanohjaukseen ja resurssienhallintaan. (Bisnespöytä 2020.) Projektin taustalla on yleensä lähtökohtaisesti ajatus tarpeesta tietylle tuotokselle. Taustalla saattaa olla myös uusi innovaatio, yrityksen toimintaa uhkaava kriisi tai tavoiteltu muutos. Projektit voivat vastata asiakastarpeeseen tai yrityksen toiminnan kehittämiseen. Erilaisia projekteja ovat muun muassa: tuotekehitysprojekti, tutkimusprojekti, tietojärjestelmäprojekti, toiminnan kehittämisprojekti, toimitusprojekti ja investointiprojekti. (Mäntyneva 2016, 11.)

Muutamia ydinasioita, joita meillä ensimmäisenä tulee mieleen kokemustemme pohjalta, jotka kannattaa pitää mielessä projektia suunniteltaessa:

  • Toimiva ihmisten välinen vuorovaikutus ykköseksi heti alusta alkaen. Keillä vuorovaikutus pelaa hyvin yhteen? Miten vuorovaikutusta voidaan edistää projektin sujuvoittamiseksi?
  • Sujuva viestintä (sisäinen sekä ulkoinen). Mitä kanavia käytetään viestintään? Kuka viestii ja kenelle, miten?
  • Projektin johtaminen kuntoon (projektipäällikkö, joka ymmärtää miten ihmisiä johdetaan)
  • Tiedot ja taidot kuntoon (kysy, kuuntele, keskustele, ota selvää)
  • Yhdessä luotu visio tulevasta (keskustelu)
  • Halu oppia ja onnistua, sekä riittävä itsevarmuus myös epäonnistua
  • Rohkeus (riskit ja mahdollisuudet)
  • Itseohjautuvuus (otetaan selvää, kysytään, toimitaan)
  • Selkeät välitavoitteet ja päätavoite
  • Vastuualueet selväksi

Miten luodaan hyvä projektitiimi?

Jotta projekti voidaan käynnistää, tarvitaan henkilö, joka käynnistää toiminnan ja tiimi toteuttamaan tätä toimintaa. Projektipäällikön valitseminen on ehdoton, jotta projekti saadaan aloitettua ja myös päätettyä järkevällä tavalla. Vastuun ollessa epäselvä, projektillakin on suurempi todennäköisyys olla epäselvä. On siis tärkeä valita joku tai jotkut ottamaan tilanne haltuun alusta alkaen.

”Käytä projektiryhmän ja muiden sidosryhmien asiantuntemusta hyväksi projektin suunnittelussa. Projektipäällikön tehtävä on johtaa projektin suunnittelua, ei tehdä sitä kokonaan itse. Projektiryhmän jäsenten osallistuminen suunnitteluun myös sitouttaa heitä projektiin. Jos esim. projektiryhmän jäsen on osallistunut työmääräarvioiden tekoon, hän on todennäköisesti myös sitoutunut tekemän työn arvioidussa ajassa.” (Blomqvist 2017.)

Kun tiedetään projekti ja mahdollinen toimeksiantaja, täytyy toden teolla ruveta miettimään, ketkä ovat sopivia projektiin. Projektissa, joka on hankittu ulkopuolelta tai innovoitu tiimin sisällä, todennäköisin projektipäällikkö on se, joka on projektista tässä kohtaa eniten perillä ja omaa innostuneen asenteen sekä jonkinlaiset organisointitaidot. Projektipäälliköllä on suuri vastuu projektin onnistumisessa. Projektipäälliköllä on narut käsissään ja valmiudet ohjata projektia oikeaan suuntaan sekä vastuu siitä, että projekti saatetaan kunnialla maaliin. Mielellään vielä hyvällä lopputuloksella. Projektipäällikkönä on ymmärrettävä, mitä taitoja ja osaamista mihinkin projektin vaiheeseen ja kokonaisuuteen tarvitaan. Projektipäällikön tulisi pystyä sanoittamaan ja osoittamaan se, minkälaisia taitoja projekti tarvitsee. Kun tiimi tuntee toisensa ja toisten taidot ja ominaisuudet, on helpompi lähteä kriittisesti miettimään jokaiselle roolia projektitiimissä. (Soprano Group 2020.). Meillä on ollut useita lyhyitä projekteja, joissa projektipäällikköä ei ole valittu ja se on näkynyt toiminnassa joko niin, että projekti on keskeytynyt tai ainakaan projekti ei ole ollut niin tuottoisa, kun se olisi hyvällä johtamisella voinut olla. Ilman selkeää johtamista ja organisointia, projektilta puuttuu tavoitteet ja seuranta, joita ilman projektilla on melko heikot lähtökohdat onnistua.

Projektitiimi alkaa muodostumaan projektipäällikön pään sisällä heti, kun projektiin vaadittavat taidon tarpeet ja tiimiläisten tietotaidot ovat tiedossa. Tämän jälkeen alkaakin projektipäällikön palapelin rakentaminen. Pelkästään tietotaitojen synkkaaminen ei ole vielä valmis projektitiimin rakentumisen pohja. Täydellisen projektin lopputuloksen kannalta elintärkeitä ovat myös henkilökemiat. Osaamisten pohjalta voidaan muodostaa kyllä tiimi, mutta jos tiimin jäsenet eivät kykene vuorovaikutukseen keskenään, ei projektin onnistumisellekaan ole kovin suuria takeita.  Vuorovaikutus-, yhteistyö-, käyttäytymis- ja toimintatyylejä sekä niiden yhteen pelaavuutta unohtamatta. Projektitiimin luominen ei ole helppo tehtävä, mutta pitkässä juoksussa erilaisia projekteja tehdessä, rupeaa muodostumaan kyky luoda toimiva projektitiimi hyvinkin tehokkaasti. (Soprano Group 2020.). Projektitiimin kanssa on hyvä miettiä myös jokaisen arvoja, jotta ne soveltuvat projektin tavoitteisiin ja jotta jokainen voi löytää merkityksen tekemiseen. Suuret arvoristiriidat voivat haitata työskentelyä, joten keskustelu kannattaa käydä heti suunnitteluvaiheessa. Jokaisen projektiryhmäläisen on kuitenkin ”alistuttava” projektin tavoitteille omiensa sijaan, kun on mukaan lähtenyt. Tämä vaatii onnistunutta tiimityötä ja sitouttamista itse projektiin. (Mäntyneva 2016, 24.)

”Projektit eivät kaadu tekniikkaan vaan ihmisiin.” – Tom de Marco (Litke & Kunow 2004, 11.)

Mietintämyssyyn kannattaa laittaa myös projektitiimin koko. Kuinka monta henkilöä projekti tarvitsee? Kuinka monta on liikaa tai liian vähän? Keillä on riittävää osaamista projektin onnistumisen takaamiseksi? Projektista riippuen projektitiimin määrä on erilainen. Nyrkkisääntönä projektitiimin tulisi olla hyvinkin pieni ja tiivis ryhmä. Sitoutunut tiivis ryhmä, ilman henkilöitä, jotka poukkoilevat samaan aikaan useamman projektin parissa, on oikeanlainen projektitiimi. Kun projektitiimissä on henkilöitä optimimäärä, tulee tiedon vaihtamisesta ja kaikesta projektin sisäisestä kommunikoinnista paljon helpompaa ja sulavampaa. Esimerkiksi kymmenen hengen projektitiimi on lähes poikkeuksetta aivan liian suuri. Varsinkin meidän tapauksessamme Proakatemialaisina. Akatemian projektit ovat sitä kokoluokkaa ja volyymiltaan niin pieniä, että on vaikea nähdä kymmenen hengen projektitiimiä tekemässä tehokkaasti ja parhaalla mahdollisella lopputuloksella projektia yhdessä, ellei projektille ole resursoitu aikaa riittävästi. Tämäkin on erittäin tilannekohtaista. Useat projektit saattavat vaatia koko tiimin panosta onnistuakseen, joten tähän ei ole oikeaa eikä väärää vaihtoehtoa. (Visma Solutions 2019.)

Minkälaisia henkilöitä sitten valitaan?

Projektiin valmistautuessa on asenteen oltava 110 %. Projektijohtaja odottaa varmasti samaa asennetta myös muilta projektiryhmään kuuluvilta. Projektitiimiin yritetään kerätä paras mahdollinen saatavilla oleva osaaminen ja asenne. Asenne korvaa paljon, jos tietotaitoa on edes vähän. Tällöin ei välttämättä tarvita laajinta tietotaitopankkia. Monissa tapauksissa pelkän asenteen ja työmoraalin mukaan on hankala edetä onnistuneeseen ja tehokkaaseen projektinhallintaan. Tietotaitoa täytyy olla! Yleensä yrityselämässä osaamattomasta henkilöstä ei ole lyhyessä projektissa juurikaan apua, eikä lyhyet projektit ole oikea paikka harjoitella alusta loppuun, nollasta sataan, jotain täysin uutta asiaa tai mallia. Se ei ole projektia kohtaan oikein, varsinkaan jos projektilla on toimeksiantaja, joka odottaa projektilta tuloksia. On hyvä huomioida se, että olemme kuitenkin opiskelijoita, emmekä välttämättä projektinhallinnan ammattilaisia. Rehellisyys toimeksiantoja etsiessä on siis kaiken a ja o, jotta asiakastyytyväisyys saadaan taattua. Tietty standardi ja tietynlaisia tuloksia on varmasti myynnin aikana jo luvattu, joten tällöin täytyy myös olla takeet, että se tulee tapahtumaan. Projektitiimiä kootessa pitää tarkastella, että minkälainen henkilö, tietopankki ja valmis osaaminen on oikeanlainen kombo projektiin. Tämä siksi, että yleensä yrityselämässä oikeasti osaavimmat henkilöt ovat vaikeampi projekteihin saada mukaan. Heillä todennäköisesti haluttavuuden vuoksi on jo kädet täynnä ja/tai he eivät näe juuri sinun projektissasi riittävästi haastetta tai potentiaalia. Tyytyminen on ehdottomasti väärä sana, älkää ymmärtäkö tätä tahallanne väärin, mutta tässä tilanteessa silti joutuu ”tyytymään” enemmän asenteeseen kuin osaamiseen.Itseohjautuva projektitiimi on varmasti toimivampi kuin tiimi, jossa ei uskalleta, eikä osata toimia ilman projektipäällikköä. Projektipäällikön tehtävä on lähinnä pitää kokonaisuus kasassa, kun tiimi toimii ja viestiin toimistaan avoimesti. On siis otettava huomioon monia asioita ihmisten tiedoista, taidoista ja ominaisuuksista ennen kuin projekti pääsee kunnolla starttaamaan. (Soprano Group 2020.)

”Projekteissa työskennellään usein muiden töiden lomassa, joten aikatauluja laadittaessa on syytä ottaa myös tämä seikka huomioon, jotta pystytään varmistamaan aikataulujen pitävyys. Valitettavan usein projekteissa käy kuitenkin niin, että aikatauluissa ei pysytä, eikä henkilöstön projektiosaaminen ole riittävällä tasolla.” (Kaakinen 2014.)

Projektin johtamiseen tarvitaan paljon taitoja

”Projektin johtaminen ei ole ihmisten johtamista. Projektipäällikkö ei tarvitse ihmissuhdetaitoja. Käskyttäminen ja kontrolli toimii aina parhaiten. Unohda tiiminrakentaminen, motivointi, valmentaminen, palautteen anto ja muut höpinät.” (Blomqvist 2019.)

Tämän blogin kirjoittanut Hannu Blomqvist kuvaa loistavasti, miten projektin johtaja takaa epäonnistumisen. Tuossa projektin johtamiseen ensimmäinen steppi, jos tahdot projektin epäonnistuvan. Hannulta lainattu säkeistö toimii täydellisenä ohjenuorana, jos käännät sen täysin päälaelleen ja luet kyseisen tekstin antaman viestin vastakohtana kirjoitetusta.

Projektijohtamisessa etenkin ihmisten johtaminen on tärkeää. Projektitiimiläisen tulee tuntea itsensä tärkeäksi palaseksi projektissa, hänelle täytyy pystyä luomaan puitteet saavuttaa luovuus ja tehokkuus omalla tavallaan projektin sääntöjen ja raamien sisällä. Tällöin tulos on varmasti paras mahdollinen.  Uskoa, motivaatiota ja rohkeitakin tekoja on vaikea johtaa, mikäli projektipäällikkö ei omaa minkäänlaisia tunnejohtamisen taitoja. (Blomqvist 2019b.)

Johdettaessa projektia, tulee olla valmis tekemään vaikeitakin päätöksiä. Projektin johtajalla on ehdottomasti oltava mahdollista resursoida ja näin varmistaa, että projektilla on kyvylliset sekä rahalliset resurssit viedä projekti maaliin saakka. Projektin johtaminen eroaa tavallisesta tiimin johtamisesta siten, että projektijohtajan tulee olla puhuva ohjekirja, jos joku tarvitsee apua. Johtajan tulee osata kertoa, projektin vetävyyden vuoksi, että mistä on kyse, jotta apua sillä hetkellä tarvitseva projektitiimiläinen pääsee takaisin työnsä pariin ja projekti etenee aikataulun mukaan eteenpäin kohti tavoiteltua lopetusta. (Blomqvist 2019b.) Ongelmia, joihin projektipäällikön on välillä puututtava ovat esimerkiksi poissaolot, väärinymmärrykset, deadlinen venyminen, riittämätön laatu, itseohjautuvuuden puute, sisäiset ja ulkoiset ristiriidat. (Mäntyneva 2016, 33.) On siis oltava valmis tarttumaan ongelmiin ja ratkaistava ne yhdessä projektitiimin kanssa, jotta pienistä ongelmista ei kasva suuria ja työteho kärsi tästä. On hyvä myös muistaa, että projektitiimillä tulisi aina olla yrityksen johdon tuki taustalla. Projektijohtajan on siis hyvä pitää kärryillä myös bisnesleaderi ja muu tiimi, jotta ongelmatilanteissa voidaan kääntyä projektitiimin ulkopuoliseen apuun. (Mäntyneva 2016, 148.)

Kuinka luodaan hyvät lähtökohdat onnistuneelle projektille step-by-step (Mäntyneva 2016, 15):

  1. Valmistelu
  2. Suunnittelu
  3. Toteuttaminen
  4. Päättäminen

Projektin kulku rautalankaversiona:

Projektin kokonaiskuvan hahmottamisessa auttaa sen elinkaaren tarkastelu. Projektilla voi olla jokin tietty ajankohta, mutta toisaalta projektia voidaan suunnitella vuosia ennen sen aloittamista. Projektin valmisteluvaihe tulee hoitaa huolella, jotta varsinaiseen suunnitteluvaiheeseen voidaan siirtyä mahdollisimman helposti. (Mäntyneva 2016, 15–16.) Kun sinulla on projekti ja mahdollinen asiakas, tulee ensimmäisenä ottaa selville, miksi ja mitä tehdään? Tehdään niin sanottu tarvekartoitus. Tarvekartoituksessa selvitetään aito syy sille, että miksi projekti toteutetaan ja samalla määritellään projekti tavoite. Jos selkeää ja järkevää tarvetta ei löydy, on projekti jo lähtökohtaisesti turha edes toteuttaa. Tarpeen ollessa selvä, määrittely tapahtuu tarpeen mukaan, jolloin asetetaan tavoitteet projektille eli lopputulokselle. Kun tavoitteet projektille ovat selkeät ja tarkat jo alkuvaiheessa, pystyy projektin toteutussuunnitelman luomaan paljon ketterämmin. Olipa sinulla asiakas, tai teet projektin omaa liiketoimintaa edistääksesi tai yritystoimintaa startataksesi, on tässä vaiheessa syytä pystyä nimeämään konkreettisia esimerkkejä tavoitellusta lopputuloksesta. Projektin suunnitteluvaiheessa mietitään erilaisia ratkaisuja tavoitteen saavuttamiseksi, joista lopulta valitaan kannattavin ja tehokkain vaihtoehto. Tavoitteista määritellään toimet, joilla projekti etenee kohti tavoitetta. Näihin toimiin määritellään ihmiset ja resurssit sekä määritellään aikataulut ja budjetti. Nämä kirjataan ylös riskikartoituksen kera. (Visma Solutions 2019.)

Lyhyestä virsi kaunis (Visma Solutions 2019):

  1. Määrittele tavoite ja haluttu lopputulos
  2. Laadi alustava aikataulu sekä budjetti
  3. Arvioi työmäärää
  4. (Lähetä tarjouspyynnöt alihankkijoille)

Aloitusvaiheen jälkeen aloitetaan projektin suunnittelu. Tässä vaiheessa laaditaan tarkka suunnitelma projektin kulusta, jota kutsutaan projektisuunnitelmaksi. Projektisuunnitelmaan laaditaan kaikki projektin kriittisimpien asioiden etenemis- ja toteutumissunnitelmat. Kun arvioidaan aikataulutusta ja työmäärää, on hyvä pilkkoa koko projekti palasiksi. Tämä helpottaa tarkastelussa, kun mietitään, kuinka kauan projektin läpivienti kestää ja pystyt laskemaan jokaisen lopputulokseen johtavan liikkeen työmäärän ja aikataulutuksen. Tällöin suunnitelma on tarkempi ja aikataulussa on helpompi pysyä. Myös budjettia on helpompi seurata, sillä sinulla on jokaiseen projektin vaiheeseen laskettuna budjetti. Suunnitelmassa on kuitenkin hyvä huomioida se, että muutoksia tulee, aika lailla varmasti. Tästä syystä on hyvä tehdä tarkat suunnitelmat projektin alkuvaiheeseen ja projektin loppu suunnitella tarkaksi vasta projektin edetessä. Tällä vältytään myös turhalta ajankäytöltä projektin alkuvaiheessa. (Visma Solutions 2019.)

Jos mahdollista, kannattaa aina laskea budjetti, arvioida työmäärää ja miettiä aikataulutusta historiassa kertyneestä datasta. Kun tällä tavoin tarkastelet edellisten projektien toteutuneita lukuja, saat arvioista mahdollisimman tarkat ja totuudenmukaiset. Apuna toimii erittäin hyvin myös jokin projektinhallintajärjestelmä, mutta seuranta toki onnistuu myös dokumentoimalla projektista kaikki mahdollinen, pieniäkin yksityiskohtia myöden. Dokumentoinnin tärkeys näkyy etenkin siinä vaiheessa, kun aloitat seuraavaa projektiasi. Uutta projektia suunnitellessa pystyt peilaamaan tulevaa projektia edellisen projektin dataan. Suunnittelu mitä luultavammin helpottuu tai ainakin tarkentuu, ja toimii loistavana vertailukohtana tulevan projektin eri vaiheita laatiessasi. (Visma Solutions 2019.)

Aikataulutusta tehdessä täytyy aina huomioida projektin eri osatehtävien sisäiset sekä ulkoiset riippuvuudet.

”Sisäiset riippuvuudet tarkoittavat sitä, kuinka kauan työntekijöillä menee kunkin tehtävän suorittamiseen ja kuinka tehtävät pääsevät etenemään omista työntekijöistä johtuvista syistä. Ulkoisia riippuvuuksia ovat esimerkiksi eri lupahakemusten käsittelyajat tai ulkopuolisen tarkastajan aikataulut.”  (Visma Solutions 2019.)

Tämä tarkoittaa sitä, että aikaa on varattava reilusti niille tehtäville, joiden valmistumista muut tehtävät joutuvat mahdollisesti odottamaan, sillä jos joku vaihe viivästyy, on todennäköistä, että koko projekti myöhästyy aikataulusta. Tässä asiassa apuvälineenä toimii loistavasti aikajana, jolle asettaa kaikki mahdolliset vaiheet sekä niiden riippuvuudet. (Visma Solutions 2019.)

Projektilla tulee aina olla joku tapa seurantaan projektin onnistumisesta. Tunnuslukujen seurantaan voivat olla apuna esimerkiksi asiakastyytyväisyys tai esimerkiksi kate. Seurataan sitten mitä tahansa lukuja, joilla projekti on päätetty toteuttaa, tulee luvut kirjata ylös projektisuunnitelmaan.

Projektille kannattaa myös aina laatia riskianalyysi ja varasuunnitelma, sillä kaikki ei aina mene niin kuin on ajateltu niiden menevän, vaikka olisi kuinka hyvä data suunnitelman takana. Näin ollen äkilliset, niin sanotut katastrofitkaan, eivät kaada koko projektia.

Suunnittelun viimeisenä asiana varataan projektitiimille riittävä aika, jolloin koko suunnitelma voidaan käydä yhdessä läpi ja keskustella vielä mahdollisista muutoksista suunnitelmaan. (Visma Solutions 2019.)

Eli, mitä teet suunnitellessasi projektia (Visma Solutions 2019):

  1. Laadi tarkka projektisuunnitelma
  2. Tarkka budjetti- ja aikatauluarvio
  3. Projektin kannattavuuslaskelma
  4. Mitattavat tunnusluvut
  5. Riskianalyysi, analysoi riskit
  6. Varmistetaan, että jokainen projektiin osallistuva ymmärtää projektin tavoitteet, omat vastuualueensa, kaikki projektin vaiheet sekä toteutussuunniteman

Toteutusvaihe

Vihdoin päästään toteuttamaan! Vaikka suunnitelmat ovat projektin läpiviennille selvät, älä anna itseluottamuksesi romahtaa äläkä luovuta, vaikka joutuisitkin poikkeamaan alkuperäissuunnitelmasta. Vaikka aikataulutus tai budjetti projektin aikana muuttuisi, ei projekti ole vielä missään nimessä epäonnistunut. Pyri antamaan parhaasi ja todella nauttimaan siitä, mitä teet. Lopputulos näkyy vasta, kun projekti on saatettu päätökseen. Projektin toteuttamisen aikana tärkeintä on muistaa dokumentointi työn vaiheista. Työhön käytetyt tunnit, kaikki kustannukset sekä omat oivallukset ja muut yksityiskohdat tulee olla kirjattuna ylös. Vaikka toimeksiantaja tai projektitiimi ei olisikaan näistä asioista kiinnostunut, on ne hyvä olla tallessa tulevia projekteja varten. (Visma Solutions 2019.)

Touhuvaiheen ollessa päällä, tee näin! (Visma Solutions 2019):

  1. Toteuta projektia suunnitelman mukaan
  2. Hyväksy, että suunnitelma voi muuttua projektin edetessä
  3. Dokumentoi tarkasti
  4. Seuranta päällä jatkuvasti

Projektin päättäminen

On tullut aika päättää projekti. Miltä lopputulos näyttää? Mitä saatiin aikaiseksi? Laaditaan päättyneestä projektista raportti. Pitäkää kiitoskierros projektiin osallistuneiden kanssa. Ilman jokaista projektiin osallistunutta henkilöä, projekti tuskin olisi sellainen kuin se päättyessään on. Palautetta ei sovi unohtaa. Mahdollisesti myös projektin aikana on tullut ajatuksia, kuinka projektia voidaan jatkaa, tai joku on saanut ajatuksen uudesta projektista. Nämä ovat tärkeitä, sillä voit myydä toimeksiantajalle uuden toimeksiannon saman tien projektin päätyttyä, jos kehitysideasi on toteuttamiskelpoinen ja toimeksiantaja ymmärtää tarpeen. Myös omaan liiketoimintaan tämä juuri syntynyt idea voi olla kelkkaa kääntävä hetki, jos projektia lähdetään jälleen luomaan systemaattisesti ja tarkasti. Projekti on hyvin tärkeää paketoida keskustelemalla ja läpikäymällä projektin eri vaiheet, jossa kaikki opit saadaan talteen ja hyödynnettyä myös jatkossa. (Visma Solutions 2019.)

Näin päätät projektin (Visma Solutions 2019):

  1. Projektin luovutus asiakkaalle, tai käyttöönotto omassa liiketoiminnassasi
  2. Loppuraportointi
  3. Kiitä sidosryhmiä, asiakastasi ja omaa tiimiäsi
  4. Toteuta mahdollinen tyytyväisyyskysely, niin asiakkaalle kuin tiimin sisäisesti
  5. KYSY, KESKUSTELE JA MERKKAA YLÖS JATKOIDEAT PROJEKTISTA

Näillä ohjeilla projektinhallinta on mahdollista viedä sille tasolle, että mahdollisista virheistä voidaan oppia ja niitä voidaan kesken projektinkin korjata. Suosittelemme ehdottomasti ainakin kokeilemaan projektin läpivientiä tällä tavalla.

Projektinhallinnan työkalut

Projektin hallintaan on olemassa tuhottoman paljon erilaisia työkaluja, ilmaisia sekä maksullisia. Monissa maksullisissa versioissa yhdistyy kaikki projektinhallinnan työkalut, mutta myös ilmaisversioilla on mahdollista viedä onnistunut projekti alusta loppuun. Ilmaisia toiminnanohjaukseen liittyviä ohjelmia ja sovelluksia ovat esimerkiksi Trello, Padlet, Jamboard, OneNote sekä Excel. Maksullisia versioita ovat esimerkiksi Lemonsoft, Oscar sekä monet muut. Olemme hyödyntäneet projekteissamme esimerkiksi Exceliä Teamsin omilla projektikanavillamme. Teamsissa on helppo pysyä kärryillä siitä, missä vaiheessa projektin eri välitavoitteet ovat ja kenen vastuulla tietyt toimet ovat, kun muokkaukset tapahtuvat reaaliajassa. Toiminta on tällöin läpinäkyvää ja mahdollisiin ongelmatilanteisiin voidaan reagoida nopeasti. Innovointiin ja yhteisiin ideointituokioihin voi käyttää esimerkiksi Google Jamboardia, joka on yhtä lailla muokattavissa kaikkien käyttäjien kesken. Alla esimerkki yksinkertaistetusta tehtävälistasta, jossa näkyy tehtävä, vastuutekijä, deadline sekä lisätiedot tehtäviin liittyen. Jonkinlainen toimintaa ohjaava työkalu kannattaa ottaa käyttöön heti alusta alkaen, jotta ylimääräiseltä työltä ja kommunikaatiokatkoksilta vältytään alusta alkaen mahdollisimman hyvin. Työnjakoa on huomattavasti yksinkertaisempaa pohtia projektin edetessä, kun kaikesta toiminnasta on olemassa mustaa valkoisella. Työkaluja on käytössä tuhottomasti, mutta tiiminä pitää vain sopia, mikä projektiin parhaiten sopii ja jotta kaikki osaavat käyttää kyseistä ohjelmaa.

Kuva 1. Projektinhallinnan tehtävälista

Kysy, kuuntele, auta, toimi

Tammikuu tulee nopeammin kuin uskommekaan. Mitä siis projektien näkökulmasta on hyvä ottaa huomioon? Asenne, rohkeus, halu oppia ja kehittyä, projektin johtajan ominaisuudet, suunnitelma, tavoitteet ja seuranta, sujuva viestintä sekä kommunikaatio, projektinhallintavälineet, budjetointi sekä dokumentointi ovat tärkeitä ominaisuuksia onnistuneen projektin luomisessa ja läpiviennissä. Jokainen projekti on erilainen, mutta projektinhallinnan lainalaisuudet on hyvä pitää mielessä, sillä ne pätevät lähes kaikkiin projektiluontoisiin toimintoihin. Valmistelu, suunnittelu, toteuttaminen ja projektin päättäminen sisältävät paljon erilaisia aktiviteetteja, mutta kun pitää mielessä sen, että projektilla on erilaisia aktiviteetteja ja tarpeita sen eri vaiheissa, on helpompi nähdä myös kokonaiskuva ja mitä se vaatii projektijohtajalta sekä projektitiimiltä. Yhdessä luodaan selkeät pelisäännöt, positiivinen ilmapiiri, merkitys tekemiseen, sitoutetaan koko tiimi tekemiseen, luodaan hyvät lähtökohdat onnistuneeseen viestintään ja kaiken kukkuraksi muistetaan vielä kehua toisiamme ja uskaltaa nostaa myös kehityksen kohteet rohkeasti esiin. Näistä rakennuspalikoista on hyvät projektit tehty. Tai niin ainakin me asian näemme. Pienistä palikoista rakentuu suurempi kokonaisuus, ei kannata siis hätiköidä vaan rakentaa onnistunut projekti pala kerrallaan. Netti on pullollaan tietoa ja esimerkkejä projektisuunnitelmista, joten jos ei tämän esseen vinkeillä vielä pääse vauhtiin, niin Google vain auki ja tutkimaan. Hyvä siitä tulee!

 

LÄHTEET:

Bisnespöytä. 2020. Bisnespöytä 48 – Projektinhallinta kehittyy ketterämpäänSuuntaan. Podcast-tallenne. Julkaistu: 16.1.2020. Kuunneltu: 12.12.2020. https://m.soundcloud.com/bisnespoyta/48-projektinhallinnan-tulevaisuus.

Blomqvist, H. 2017. Projekti- ja portfoliojohtaminen. Miten tehdä onnistunut projektisuunnitelma – lue 10 vinkkiä. Blogijulkaisu Oppia.fi. Julkaistu: 17.10.2017. Viitattu: 12.12.2020. https://blog.oppia.fi/2017/10/17/miten-tehda-onnistunut-projektisuunnitelma-lue-10-vinkkia/.

Blomqvist 2019a. Projekti- ja portfoliojohtaminen Miten varmistan projektin epäonnistumisen – lue 10 vinkkiä. Blogijulkaisu Oppia.fi. Julkaistu: 27.9.2019. Viitattu: 11.12.2020. https://blog.oppia.fi/2019/09/27/miten-varmistan-projektin-epaonnistumisen-lue-10-vinkkia/.

Kaakinen, T. 2014. Onnistunut projekti. Blogijulkaisu Balentor. Julkaistu: 1.1.2014. Viitattu: 12.12.2020. https://www.balentor.fi/onnistunut-projekti.

Litke, H-D. & Kunow, I. 2004. Projektinhallinta. Helsinki: Oy Rastor Ab.

Mäntyneva, M. 2016. Hallittu projekti. Jäntevästä suunnittelusta menestykselliseen toteutukseen. Helsinki: Helsingin Kamari Oy.

Blomqvist, H. 2019b. Miten varmistan projektin epäonnistumisen – lue 10 vinkkiä. Julkaistu: 27.9.2019. Viitattu: 11.12.2020. https://blog.oppia.fi/2019/09/27/miten-varmistan-projektin-epaonnistumisen-lue-10-vinkkia/.

Soprano Group. 2020. Projektin Henkilöorganisoinnin Parhaat Käytännöt – Tieturi. Podcast tallenne. Julkaistu: 11.3.2020. Podcast. Kuunneltu: 7.12.2020. https://open.spotify.com/episode/5jPsKQi9KSFZ5Br6Kwi3bo?si=Rqnr4uglRHCXU1eecMLaZg.

Visma Solutions. 2019. Projektin vaiheet aloituksesta päätökseen. Blogijulkaisu. Julkaistu 15.2.2019. Viitattu: 9.12.2020. https://psa.visma.fi/blog/projektin-vaiheet/.

Aihetunnisteet:
Kommentoi

Add Comment
Loading...

Cancel
Viewing Highlight
Loading...
Highlight
Close