Tampere
25 Sep, Friday
14° C

Proakatemian esseepankki

Projektijohtamisen ensikosketus



Kirjoittanut: Sanni Turunen - tiimistä Revena.

Esseen tyyppi: Yksilöessee / 2 esseepistettä.

KIRJALÄHTEET
KIRJA KIRJAILIJA
-
-
Esseen arvioitu lukuaika on 4 minuuttia.

“Kauppakassi”

 

Viime kevättä voi kuvailla hyvin historialliseksi ja ikimuistoiseksi ajaksi, johtuen pääsääntöisesti koronaviruksen tuomasta epätietoisuudesta ja uudenlaisista riskeistä. Koronavirus toi meidän tiimiimme uusia näkökulmia ja puhtia toimia asioiden eteen. Revena ei tosiaankaan jäänyt lumeen makaamaan, vaan tiimimme tarttui tilaisuuteen tehdä jotakin erilaista.

Mistä tämä kauppakassi projekti siis alkoi? Kaikki sai alkunsa, kun kuulin että osa-aikaisesta työpaikastani lomautetaan työntekijöitä hyvinkin pian ja päätin että jotain on keksittävä. Olin nähnyt somessa useiden somevaikuttajien valittavan, että heidän hyödyntämä kauppakassin keräys ja toimitus- palvelu oli ruuhkainen, ja jonot olivat helposti useita päiviä ja jopa viikkoja. Oli kulunut vain kolme päivää kuuluisaa etäopiskelua, kun sain päähäni pajan tauolla, että tässä olisi oiva mahdollisuus hyvälle projektille. Googletin suurempia kauppoja Tampereen alueelta ja pistin yhteistyö ehdotuksen menemään. Kymmenen minuutin jälkeen sain jo ensimmäisen yhteydenoton eräästä K-Supermarketista.

Tästä alkoi älytön sekamelska, mikä mielestäni johti useampiin virheisiin. Otin asian puheeksi pajassa ja selvitin kuinka monta halukasta olisi lähdössä tähän projektiin. Monet innostuivat projektista, ja ehdotettiin että siitä tehtäisiin koko tiimin yhteinen projekti. Jouduin itse lähtemään töihin, ja sovittiin että minulle ilmoitetaan vain sitoutuneiden määrä ja hinnottelutiimin tekemä tarjous. Teams ja muut etäopiskeluun käytetyt selaimet olivat kaikille vielä vieraita, huoneista pompittiin toisiin ja keskustelu oli luisunut raiteiltaan. Sekaannuksen aiheutti vielä se, että meillä oli hyvin kiireellinen aikataulu saada tehtyä tarjous, sillä kauppias halusi aloittaa yhteistyön jo seuraavalla viikolla, jos kaikki seikat vaan saataisiin sovittua.

Lopputulemana, teimme meidän puolestamme hieman huonon tarjouksen K-supermarkettiin, mutta onneksi kyseinen sopimus tehtiin vain kahdeksi viikoksi. Tekemämme tarjous oli kiinteä summa per asiakas, mikä sisälsi asiakkaan tilauksen keräämisen ja kotiinkuljetuksen. Ensimmäiset pari viikkoa tosiaan teimme aamusta iltaan tuotteiden keräystä ja kuljetusta ympäri Tamperetta. Tässä kohtaa monet asiat alkoivat valottumaan meille. Koronan luoman pelon ja epätietoisuuden takia asiakkaiden ostokset olivat huimia ja hyvin epätavallisia. Sitä aikaa voi kutsua mielestäni maailmanlopun meiningiksi, sillä verkkokaupasta tilatut ostoskorit saattoivat monesti olla helposti 500€-800€ luokkaa. Voitte varmasti kuvitella kuinka kauan tällaisen tilaukseen keräämiseen, saatikka toimittamiseen menee? Eli tekemämme tarjous ei ollut enää missään suhteessa järkevä, sillä tilauksien keräämiseen ja toimittamiseen meni odotettua pidempi aika.

Monet huomasivat työn kuormittavuuden, ja halusivat vetäytyä projektista ja tästä syystä loppuajasta työntekijöitä oli vaikea löytää. Meitä tultiin auttamaan eri tiimeistä ja jopa tiimiläisten ystävät hyppäsivät auton rattiin. Meiltä oli todella iso virhearviointi rueta toimittamaan ruokaa kotiinkuljetuksella henkilöautoilla, sillä tähän tuli ottaa huomioon kylmäketju, tilaongelmat ja kaupan määrittelmät aikaikkunat jolloin tilaukset tuli toimittaa asiakkaille yms.  Tiimihenkemme oli myös koetuksella, sillä asioiden sopimisvaiheessa emme olleet käyneet tarpeeksi hyvin läpi kuka oikeasti sitoutuu työhön ja kuinka usein. K-supermarketilla ei myöskään ollut aikaisempaa kokemusta verkkokaupasta ja kotiinkuljetuksesta, ja se lisäsi myös epätietoisuutta ja ongelmia molemmissa päissä. Kaupan asiakasmäärät romahtivat ja verkkokauppa tilaukset räjähtivät. Tarvittavia työvälineitä ei ollut, mikä hidasti huomattavasti meidän hommaamme.

Kahden viikon jälkeen lähes kaikki olivat valmiita lyömään hanskat tiskiin. Olimme toki oppineet kaupan tavoille, ja saaneet tietyn rytmin ainakin keräilyyn, joten mietin: Onko meillä mitään mahdollisuutta jatkaa? Aloitin neuvottelut kauppiaan kanssa sopimuksesta, mikä ei toiminut mitenkään ainakaan meidän suuntaan. Jos saisimme tuntihinnan sovittua, ehkä kaupankin puolesta tarvittavat työvälineet ja hommat rupeaisi luistamaan paremmin? Ehdotin, että jatkaisimme tilauksien keräystä kaupassa tuntihinnalla ja jättäisimme toimituksen kokonaan pois. Saimme diilin sovittua, ja monet tiimistämme innostui hommasta, sillä nyt pääsimme jopa hieman tienaamaan.

Kävimme tiimin kesken läpi ongelmakohdat ja jatkoimme keräystä huikealla porukalla. Kaksi viikkoa meni nopeasti tutulla ja mukavalla porukalla, tutussa työympäristössä. Myös tässä kiireen ohessa keväät deadlinet puskivat päälle kenenkään huomaamatta. Olimme tehneet sopimuksen taas kahdeksi viikoksi, ja kun se lähestyi loppuaan, oli aika taas päättää jatkosta. Töitä riitti ja tuntui hölmöltä lopettaa leikki kesken, sillä kaikki olivat töitä ja projektitunteja vailla. Yksi tiimimme jäsenistä teki google kyselyn jatkosta, ja näytti siltä, että homma jatkuu. Suullinen sopimus oli annettu kauppiaalle ja hänkin pystyi huokaisemaan helpotuksesta. On kauppiaankin näkökulmasta aikamoinen homma opettaa 5-10 ihmiselle kuinka keräys tapahtuu, opetella mistä hyllystä mikäkin löytyy ja saada kaikki perushommat kuntoon. Elimme torstaita 16.4, kun tapahtui käännekohta. Kauppakassi projektin jäsenet tajusivat, että muut kouluhommat on pakko saada purkkiin, sillä monet kurssit ja kiireinen loppukevät vyöryi niskaan. Olin itse ihan samassa tilanteessa, mutta toisaalta oli myös vastuussa kauppakassi projektista ja olin antanut kauppiaalle jo sanani projektin jatkosta.

Soitin välittömästi valmentajalleni Tonille, ja mietimme kuinka homma voi jatkua. Toni antoi siunauksensa, ja kannusti oikeaan suuntaan. Hän uskoi, että saisin kouluhommat tehtyä purkkiin ajallaan ja myös jatkettua sopimusta. Olin jäämässä projektiin käytännössä yksin, ja uusi sopimuskausi alkaisi jo heti parin päivän päästä. Tuntui ettei mitään ole tehtävissä, sillä koko tiimimme, mukaan lukien Waure oli kädet täynnä kouluhommien kanssa ja mistään ei meinannut saada apua. Kysyin vanhempaa tiimiä Apajaa mukaan, ja sainkin sieltä viisi huippua tyyppiä heti mukaan projektiin. Pidimme samana iltana palaverin, ja sovimme että jo viikonloppuna kouluttaisin heidät hommaan. Apajan poikien joustavuuden ja asennoitumisen vuoksi saatiin homma rokkaamaan todella hyvin, ilman minkäänlaista ongelmaa. Jatkoimme heidän kanssaan keräilyä kuutena päivänä viikossa vielä neljän viikon ajan. Tästä vielä iso kiitos ja kumarrus Apajan pojille ja Tonille!

Eri vaiheet kauppakassi projektissa kyllä kieltämättä koettelivat hermoja aika ajoin, mutta mahtavat tyypit ympärillä toi myös hauskoja hetkiä erikoiseen ”korona kevääseen”. Kävimme tiimin kanssa yhteisen palaverin projektista ja uskon että emme tekisi enää samankaltaisia virheitä jatkossa. Kauppakassin projektin johtajana, sai kyllä oppia hyvinkin paljon itsestä, että muista. Oli pakko joustaa ja luottaa kuuluisaan prosessiin. Olin itse lähes päivittäin keräämässä tilauksia, jonka lisäksi työnkuvaani kuului työvuorojen tekeminen, tuntien laskeminen ja usein myös ongelmatilanteiden selvittely. Koulutin ja neuvoin uudet työntekijät aina työhön. Itselleni epämiellyttävin ja vaikein osuus oli työtuntien ja sopimuksien laatiminen. En koskaan ajatellut, että se teettäisi niin paljon työtä! Tähän tuli ottaa huomioon kaikkien vapaapäivä toiveet, koulun yhteiset päivät mm: myyntipäivät ja tiimidili yms. Tämän kokemuksen jälkeen en voi kun nostaa hattua kaikille projektipäälliköille ja pomoille ketkä handlaa homman ilman mitään ongelmia!

Näin jälkeenpäin on monta asiaa mitä olisi voinut tehdä toisin, mutta myös monta asiaa mistä olen ylpeä. Projektiin ei kannata hypätä mukaan ilman minkäänlaista suunnittelua. Tarjousta ei missään nimessä kannata tehdä hätäisesti ennen faktojen selvittämistä. Emme missään vaiheessa valinneet kenellekkään tiettyä roolia, vaan itsekin taisin vaan ajautua projektin vetäjäksi. Epäselvästä roolituksesta ja työnkuvasta varmasti monet haasteet johtuivatkin. Tämä kauppakassi projekti opetti meidän tiimille oikein kantapään kautta selviytymään useasta haasteesta, ja näenkin tämän hyvänä oppina kaikille. En voi liikaa korostaa, kuinka ylpeä meidän kauppakassi poppoosta ja tiimiläisistä, jotka varsinkin ensimmäisen kahden viikon ajan perui omat menot ja laittoi kauppakassin ykköseksi. Myös ehkä jotain hyötyä oli periksiantamattomasta asenteesta, jonka vuoksi kumminkin saimme aikana, jolloin monet menettivät työnsä, kerrytettyä Revanan kassaa ja rahaa tuleviin projekteihin.

Ehkä ensimmäinen projekti projektinjohtajana olisi ollut helpompi toteuttaa, jos olisi tiennyt alusta asti olevansakin sellainen. Olen kumminkin ylpeä, että saimme paljon kiitosta kaupan väeltä hyvästä asenteesta, ahkeruudesta ja ennenkaikkea hyvin hoidetusta työstä. Tämä projekti myös poiki nykyiseen kesäkahvila Tönöön huipun yhteistyön K-supermarketin kanssa. Heiltä saamme hävikkihedelmät edullisesti hävikkismoothieisiin, mikä on ollut Töntsällä menestys! Odotan innolla tulevia projekteja, joissa saan olla mahdollisesti erilaisissa vastuutehtävissä.

Add Comment
Loading...
Cancel
Viewing Highlight
Loading...
Highlight
Close