Jasmina Kurki ja Essi Vaara

Projektijohtaminen

Projektia aloittaessa suunnittelu ja oikeiden ihmisten valinta projektitiimiin ovat ensisijaisen tärkeitä projektin onnistumisen kannalta. Ne kuitenkin kannattelevat vain tiettyyn pisteeseen asti, eivätkä yksinään takaa projektin onnistumista. Tiimin yhteishenkeä tulee pitää yllä ja aika-ajoin varmistaa, että kaikilla on sama päämäärä projektin suhteen. Sidosryhmiin tulee pitää yhteyttä koko projektin ajan ja varmistaa heidän hyväksyntä muutostilanteissa. Onnistuakseen projekti tarvitsee aktiivista johtamista ja tekemistä – mutta kuka tätä sirkusta oikein johtaa?

”Voimme ottaa oppia hanhista. Jokainen lintu lentää omilla siivillään, mutta aurassa lentäminen lisää parven tehokkuutta 71 % verrattuna siihen, että kukin lintu lentäisi yksinään. Opetus: Ihmiset, jotka työskentelevät kohti yhteistä tavoitetta ja tuntevat yhteenkuuluvuutta, pääsevät päämääräänsä nopeammin ja helpommin, koska he saavat vetoapua toisiltaan.

Heti kun yksi lintu jää aurasta, se ottaa paikkansa siinä taas mahdollisimman pian voidakseen hyötyä edellä kulkevan hanhen vetoavusta. Opetus: Jos meillä on yhtä paljon järkeä kuin hanhella, meidän kannattaa yhdistää voimamme niiden kanssa, jotka pyrkivät samaan päämäärään kuin mekin.

Kun kärjessä lentävä hanhi väsyy, se jättäytyy aurassa taaksepäin ja antaa kärkipaikan jollekin toiselle hanhelle. Opetus: Kannattaa vuorotella raskaiden tehtävien tekemisessä ja jakaa johtajuutta”. (Monica Lööw)

Projektipäällikkö

Projektipäällikkö vastaa siitä, että projektin lopputulos on oikeanlainen, pysyy budjetissa  ja on valmis halutussa ajassa. Projektipäällikön tulee johtaa tiimiään niin, että nämä tavoitteet toteutuvat. Hyvän projektipäällikön tärkeimpiä ominaisuuksia ovat kommunikointitaidot sekä kyky tehdä päätöksiä. Kommunikointi voi olla kuuntelemista, puhumista, lukemista, kirjoittamista ja näkemistä. Projektipäällikön tulee jatkuvasti viestiä projektin tapahtumista niin sidosryhmille kuin tiimiläisillekin. Hänen tuleekin ymmärtää, kuinka viestiä eri ihmisille ottaen huomioon heidän kiireellisyytensä, persoonansa sekä viestin tärkeyden. Joskus voi olla parempi jättää asia viestimättä kokonaan. Projektipäällikön täytyy itse olla koko ajan perillä projektin tilanteesta, seuraavista toimenpiteistä ja niiden tärkeysjärjestyksestä ja kommunikoida niiden mukaan. (Huotarinen 2012.)

Hyvä suunnittelu ja oikea tiimin valinta tuo meidät tiettyyn pisteeseen asti. Nyt projektia on kuitenkin alettava aktiivisesti johtamaan ja tekemään. Projektipäällikkönä sinulla on avainrooli tässä tärkeässä ponnistuksessa. Sinun tulee ylläpitää hyvää tiimihenkeä ja opastaa muita tiimiläisiä. Sinun pitää aktiivisesti kommunikoida sidosryhmille ja varmistaa heidän hyväksyntänsä projektin alussa ja muutostilanteissa. Olet tämän orkesterin johtaja, joka johtaa edestä myös ongelmien yllättäessä.

Kuulostaa paljolta, ja ehdottomasti hyvät johtamistaidot ovat tarpeellisia projektipäällikölle – etenkin kun projektissa ilmenee ongelmia. Tärkeintä on, ettet pakoile johtavaa roolia sekä vastuuta ja ymmärrät olla jatkuvasti kehittämis- ja oppimisvaihteella osaamisesi suhteen. Mikäli opit jokaisesta haasteesta jotain uutta, ohjaat ennen pitkää projektejasi menestyksekkäästi.

Älä esitä turhaan tietäväsi kaikkea

Vuosina 2010-2020 maailmaan syntyy arvioilta 15,7 miljoonaa projektinhallintaroolia. Samaan aikaan projekti-intensiivisten alojen GDP kasvaa 37%, saavuttaen n. 5 800 miljardia euroa vuonna 2020.

1. KOKENEEN ESITTÄMINEN PÄÄTTYY HUONOSTI

Projetkipäällikkö, jolla on vyöllään pitkä litanja haastavia projekteja, saa varmasti osakseen paljon arvostusta, mutta pitää muistaa, että kokemus kertyy yleensä vuosien varrella. Raa’alla ja rehdillä jalkatyöllä rakennetaan niin kokemus kuin alaisten luottamuskin.  Kannattaa kuitenkin rehdisti olla juuri niin kokenut kuin olet.

2. FAIL FAST, RECOVER AND LEARN FASTER

Tämän lauseen idea aukeaa paremmin englanniksi. Fail fast -ideologiassa kokeillaan ketterästi, haetaan palaute onnistumisesta, tutkitaan tulokset ja mukautetaan suunnitelmaa. Tämä on etenkin ketterien projektinhallintamenetelmien suosima lähestymistapa.

3. ÄLÄ ERISTÄ ITSEÄSI TIIMISTÄ YLI-IHMISENÄ

Älä ajattele, että tiedät itse kaiken parhaiten. Liian usein projektipäällikkö yrittää tarkoituksella pitää tiukkaa linjaa ja puskea asioita eteenpäin, koska on mielestään aina oikeassa. Jos tämä vielä näkyy selvästi läpi muulle tiimille, se on varma mielipahan aiheuttaja. Huono ilmapiiri voi johtaa huonoihin päätöksiin ja esimerkiksi siihen, että “aina oikeassa oleva” projektipäällikkö jyrää muutoksia ja lisäyksiä läpi, jotka lopulta joudutaan myöhemmissä ja kalleimmissa projektivaiheissa kuitenkin poistamaan.

4. ÄLÄ KOSKAAN JÄTÄ KYSYMÄTTÄ

Harva meistä on niin kokenut, että osaa hoitaa heti kaikki asiat itse oikein. Kysy siis ihmisiltä apua ja anna heidän antaa ehdotuksia. Jos kohtaat esimerkiksi tiimihaasteessa tilanteen, jossa pohdit avun ja mielipiteiden kysymistä tiimiltäsi, tee se aina. Yleensä huomaat, että tiimisi on kyllä sinun puolellasi, kunhan et esitä yli-ihmistä, joka ei kaipaa muiden apua.

5. OLE TAVOITETTAVISSA, JOTTA VOIT OPPIA

Projektipäällikkönä sinun kannattaa varmistaa, että olet aina tiimisi käytettävissä. Kerro heille, mistä ja miten sinut tavoittaa, olipa heillä mitä tahansa kysyttävää tai kommentoitavaa. Mitä enemmän kuulet tiimisi ajatuksia, sitä enemmän tiedät projektista itsekin – ja vieläpä eri näkökulmista. Tämä auttaa sinua tekemään hyviä päätöksiä ja myös ehdottamaan ratkaisuja tiimisi esille nostamiin haasteisiin.

6. JOHDA IHMISIÄ ESIMERKILLÄ – ÄLÄ JÄMÄHDÄ HALLINNOIMAAN

Sinun pitää ottaa projektin komento sekä hallinnoinnissa että ihmisten johtamisessa. Sinulla kuuluu olla tietämys siitä, mikä rooli projektista sopii kullekin henkilölle, joten sinun kuuluu motivoida, ohjata ja johtaa. Saatat joutua myös rakentamaan yhteispeliä henkilöiden välille, jotka eivät ole siihen keskenään tottuneet, joten kannattaa varautua projektiin myös muutamalla tiimihenkitehtävällä tai keskustelulla.

Johtamisesi on koetuksella etenkin projektin vaikeina aikoina. Tärkeintä on pysyä vahvana ja rauhallisena, jotta voit näyttää esimerkkiä ja suuntaa muulle ryhmälle ongelmien syntyessä. Suojele tiimiäsi ja ota vastuuta etulinjoissa. Vaikeina ja haastavina aikoina johtamisesi punnitaan, joten silloin pitää pyrkiä tunnistamaan ne ja keskittämään erityisen paljon paukkuja toimiisi hankalina hetkinä. Kun olet vaikeina aikoina ollut tiimisi tukena ja johtanut mallikkaasti, he tulevat aina tukemaan ja auttamaan sinua.

7. MUISTA MOTIVOIDA JA PALKITA

Projekti ei ole pelkkää resurssien siirtelyä ja määräpäivien asettelua. Pehmeämmät taidot ovat erittäin tärkeitä. Projektitiimisi on kuitenkin se kaikkein tärkein resurssi, jonka suorituskyky yleensä ratkaisee lopputuloksen.

Motivointi vaatii erilaisia taitoja kuin systeemien hallinta tai suunnittelu. Paras tapa on näyttää hyvää esimerkkiä projektipäällikkönä. Näytä, kuinka innoissaan olet projektista ja kuinka olet valmis venymään ja auttamaan muita, jotta projekti onnistuu. Äläkä anna innostuksen haihtua vastuiden tai yksityiskohtien viidakkoon projektin varrellakaan.

Hyvä tapa innostaa tiimiä on myös palkita onnistumisista. Kuin isompi virstanpylväs saavutetaan onnistuneesti, huomioi tähän osallistuneiden jäsenten panos. Usein tämä ei vaadi erillisiä palkintoja, vaan aidon, julkisen kiitoksen projektipäälliköltä. Samalla kuin huomaamatta seuraatte projektin edistymistä koko porukalla.

8. AUTAT ITSEÄSI, KUN OPETTELET LUKEMAAN IHMISIÄ

Vaikka projektipäällikkö ei olekaan varsinaisesti salapoliisi tai ihmistulkki, tunneälystä, eli kyvystä lukea ihmisiä, tunnistaa tunteiden merkityksiä ja käyttää näitä havaintoja hyväksi ongelmanratkaisussa, on rutkasti hyötyä. Jotkin ihmiset ovat luontaisesti lahjakkaita tulkitsemaan tarkasti esimerkiksi palaverihuoneen tunnelmaa, mutta näitä taitoja voi myös oppia kovalla työllä.

9. ONNISTU DELEGOINNISSA TUNTEMALLA TIIMISI

Sinun on tärkeää opetella, millaisia asioita voit delegoida ja kenelle. Tätä varten sinun pitää tuntea tiimisi jäsenten taidot sekä persoonallisuudet. Kuka pystyy ottamaan vastuuta ilman pidempää harkitsemisaikaa, ja missä asioissa kukin on vahva?

Älä delegoi summittaisesti, koska tämä voi lamauttaa jäsenen työpanoksen ja antaa hänelle huonot mahdollisuudet onnistua tehtävässään. Delegointi on yksi tärkeimmistä taidoistasi, joten keskity siihen.

10. PYSY MÄÄRÄTIETOISENA, NIIN MUUTKIN PYSYVÄT

Harva projekti etenee maaliin suoraviivaisesti ja ilman taka-askelia. Mitä pidempi ja haastavampi projekti edessäsi on, sitä useampia epäonnistumisia tulet kohtamaan, ja sitä enemmän sisältö ja tavoitteet kyseenalaistetaan projektin varrella.

Kun projektin alkuinnostus alkaa laantumaan, toimenpiteistä saattaa helposti tulla reaktiivisempia ja ajattelemattomia. Sinun on hyvä tunnistaa tämä hetki sekä itsessäsi että tiimissäsi, jotta projekti ei lähde liukumaan väärään suuntaan. Pidä määrätietoisesti kiinni alussa sovituista tavoitteista, sisällöistä ja projektin toteutussyistä, ja muista takoa näitä säännöllisesti myös projektitiimisi muistiin. Parhaiten perusteltukaan projekti ei pysy reitillä ilman määrätietoista johtamista.

Projektijohtamisen ongelmat

Projekti on kertaluontoinen työsuoritus, jossa uusia mahdollisuuksia ei välttämättä tule. Niinpä projektijohtaminen eroaakin menetelmiltään ja käytännöiltään normaalista johtamisesta.

1. Onnistuminen ensimmäisellä kerralla. Sanonta “hyvin suunniteltu on puoliksi tehty” pätee hyvin projektijohtamiseen. Kukin projekti tapahtuu vain kerran, joten ne täytyy suunnitella niin, että niissä varmasti onnistutaan.
2. Onnistua vaihtuvissa tavoitteissa. Vaikka suunnitteluvaiheessa projektin tavoitteet ja lopputulos kyettäisiin kuvaamaan tarkasti, ne usein tarkentuvat tai muuttuvat projektin toteutuksen aikana. Usein myös tavoitteiden ymmärrys kasvaa projektia tehdessä. Projektilla, projektitiimillä ja projektipäälliköllä tulee siis olla muutoksensietokykyä, sillä parasta tulosta ei välttämättä saada pitämällä tiukasti kiinni alkuperäisestä suunnitelmasta.
3. Sietää epävarmuutta ja riskejä. Projekteissa harvoin nähdään lopputulosta ennalta, oli suunnittelu tehty kuinka hyvin tahansa. Projektiin vaikuttavat aina useat ulkopuoliset muuttujat, joten johtamisessa korostuvat avoimet asiat, epävarmuus, riskit, ongelmat ja niihin reagoiminen.
4. Organisointi. Kutakin projektia varten kasataan projektiin sopiva tiimi. Tiimin jäsenet eivät välttämättä tunne toisiaan hyvin, eikä projektiorganisaatiolla ole vakiintuneita käytäntöjä esimerkiksi kokouksiin tai viestintään. Ne ovat kuitenkin tärkeitä asioita projektin onnistumisen kannalta, joten niiden tulisi toimia heti projektin alusta lähtien. Taitava projektipäällikkö osaa kuitenkin kääntää käytäntöjen puuttumisen mahdollisuudeksi. Hän nimittäin pystyy valitsemaan juuri kyseiseen projektiin ja tiimiin sopivat tavat itse. (Projektipaivat 2018.)

Projektijohtaminen Proakatemialla

Proakatemialla on mahtava mahdollisuus päästä kokeilemaan ja tunnustelemaan miltä se projektipäällikkyys tuntuu ja saada siitä myös hyvää ja käytäntöön vietävää palautetta. Varsinkin Proakatemian alkuaikoina huomasi usein että projektitiimi syntyi periaatteela “Kuka haluaa mukaan?” näin viimeisiä päiviä akatemialla viettäessä on tajunnut, että se ei aina ole paras mahdollinen keino kasata projektitiimiä. Paras keino olisi haastatella ja etsiä oikeat tiimiläiset jolloin projektipäällikön työkin helpottuisi huomattavasti.

Lähteet:

Huotarinen, J. 2012. Hyvä projektipäällikkö on kommunikoija ja päätöksen tekijä. Luettu 16.11.2018. https://gofore.com/hyva-projektipaallikko-on-kommunikoija-ja-paatoksentekija/

Kulla, A. 2018 Projektijohtaminen projektipäällikön näkökulmasta. Luettu: 17.11.2018 http://www.theseus.fi/bitstream/handle/10024/149934/Kulla_Anne.pdf?sequence=1&isAllowed=y

Lööw, M. Onnistunut projekti- Projektijohtamisen- ja suunnittelun käsikirja.

Projektipaivat. 2018. Projektijohtamisen viisi haastetta. Luettu 16.11.2018. https://projektipaivat.fi/blogi/projektijohtamisen-viisi-haastetta/