Johdanto 

Törmäsin Spotifyssa Hyvä paha johtamisen vetämään podcast jaksoon, joka oli nimeltään Projektijohtaminen – tärkeä taito meille kaikille. Aihe herätti kiinnostukseni välittömästi, joten aloitin jakson kuuntelun. Jaksossa puhuttiin muun muassa siitä mitä projektijohtaminen on, mitkä ovat projektijohtamisen haasteita ja mitä huonosta projektijohtamisesta voi seurata. Lisäksi jaksossa keskusteltiin siitä, miten projektijohtaminen ja työhyvinvointi liittyvät toisiinsa.  

Kuunnellessani jaksoa päätin, että haluan kirjoittaa tästä aiheesta myös esseen. Tässä esseessä tulen käsittelemään muun muassa sitä, mitä on projektijohtaminen ja mitä haasteita projektijohtamiseen liittyy. Lopuksi käydään läpi vielä hyödyllisiä vinkkejä projektipäällikölle.  

Mikä projektijohtaminen ja miksi se on tärkeää? 

Määrittelisin itse projektin tärkeänä tehtävänä, joka täytyy saada hoidetuksi. Kun tähän yhdistetään sana johtaminen, niin meillä on projektijohtaja, joka johtaa tätä tärkeää tehtävää. Projektin toteutumista varten täytyy luoda suunnitelma, joka toteutetaan jonkun johdolla. Podcast jakson vierailija Pasi Lehtiniemi kuvaili projektijohtamista myös hyvin samalla tavalla kuin, mitä itse siitä ajattelin. Hän myös lisäsi, että organisointi täytyy olla kunnossa sekä työtä täytyy myös johtaa, jotta kokonaisuus saadaan aikataulussa valmiiksi. (Lehtiniemi 2023, 1:30)  

Projektijohtamiseen liittyy vahvasti strategia ja tehokkuus. Yksi projektijohtajan tehtävistä on saada projekti etenemään tehokkaasti, jolloin organisointi ja selkeys ovat tärkeässä roolissa. Tämä on myös tärkeää työntekijöiden näkökulmasta, sillä heidän täytyy tietää, mitä heiltä odotetaan ja milloin. Kun projektijohtajalla on kokonaiskuva hallussa, voidaan asettaa niin projektille kuin yksilöille esimerkiksi aikataululliset tavoitteet. (Lehtiniemi 2023, 2:00.) 

Mitkä ovat projektijohtamisen haasteita? 

Projektinjohtamisessa saattaa tulla vastaan erilaisia haasteita, jotka voivat vaikeuttaa projektin onnistumista, jos haasteita ei tiedosteta tai huomioida. Tärkeää on, että perustason asiat ovat kunnossa, kuten prosessi ja oikeanlaiset työkalut. Jos esimerkiksi työprosessi ei ole selkeä, niin voi se aiheuttaa aikataulullisia haasteita. Lisäksi on tärkeää, että yhdenmukaiset työskentelytavat eivät puutu. Projektiryhmän on helpompi ja selkeämpi työskennellä yhdessä, kun kaikki toimivat yhtenäisesti. Myös projektin etenemisen kannalta on merkittävää, että ryhmältä löytyy kehittymisen kulttuuri. Ilman sitä ei pääse syntymään tapaa, jolla edetään tehokkaasti asioissa. (Dahl 2023, 11:00.) 

Joskus myös sitoutuneisuus ja motivaatio saattavat nousta pinnalle projektia tehdessä. Miten motivoida ihmiset niin, että he ovat motivoituneita viemään omalla tavallaan parempaan suuntaan? (Lehtiniemi 2023, 12:50) Muun muassa hyvällä ryhmähengellä on tähän suuri vaikutus, sillä hyvä ryhmähenki antaa hedelmää projektille. (Dahl 2023, 13:15) 

Ajanhallinta nousee usein isoksi tekijäksi projekteissa ja aikataulutus on useimmiten projektijohtajan vastuulla. Aikataulu on usein tiukka, josta nousee niin projektijohtajalle kuin tiimille aikataulupaine. Tällöin toisten tuki ja kannustus ovat tärkeitä, sillä kaikki projektiryhmäläiset ovat kuitenkin samassa veneessä aikataulupaineen kanssa. (Dalh 2023, 13:00.) 

Tärkeää on, että projektiryhmässä säilyy ryhmään kuuluvuuden tunne. Jos tämä alkaa kärsiä, niin ihmiset erkaantuvat kauemmas toisistaan. Riskinä on, että tapahtuu hiljainen pysähtyminen, jolloin projekti ei etene. (Lehtiniemi 2023, 14:00.) Projektijohtajan tehtävänä on huolehtia, että kaikilla projektitiimissä on hyvä olla.  

Yllä mainittujen haasteiden lisäksi haluaisin vielä itse nostaa esiin yhden tärkeän seikan, joka on kommunikointi. On erittäin tärkeää, että projektin eri osapuolten välillä on hyvä kommunikaatio. Projektipäällikön on myös tärkeää seurata ja pitää yllä avointa ja tehokasta tiedonkulkua projektitiimissä.  

10 vinkkiä projektijohtajalle 

1. Älä esitä kokeneempaa kuin mitä olet 

Kokemus kertyy vuosien varrella työtä tehdessä, joten ole aina tiimille rehellinen siitä, kuinka kokenut olet. Jos kaipaat lisätukea tai vauhditusta kehittymiseen, voi hyvä ja sitoutunut mentori olla siinä kohtaa avuksi.  

2.  Jatka epäonnistumisien ylitse 

Epäonnistumisia tapahtuu kaikille, mutta on tärkeää jatkaa niiden ylitse ja ottaa mukaansa kaikki oppi, jonka siitä sai.  

3. Älä nosta itseäsi ylitse muiden 

Vaikka olisit projektipäällikkö, niin ei kannata ajatella, että tiedät itse parhaiten. Joskus projektinjohtaja saattaa alkaa puristamaan mailaa ja puskemaan tiukkaa linjaa eteenpäin, koska hän ajattelee olevansa oikeassa. Tämä näkyy ja vaikuttaa välittömästi tiimiin, jolloin huono ilmapiiri tiimin sisällä lähtee helposti leviämään. 

4. Älä koskaan jätä asioita kysymättä 

Harva meistä on niin kokenut, että osaisi hoitaa alusta alkaen kaikkia asiat oikein. Älä siis hiljene pohdiskelemaan yksin, vaan kysy ihmisiltä neuvoa ja apua. Kysy aina tiimiläistesi mielipidettä asiaan, jos yhtään pohdit, että tekisitkö sen.  

5. Ole tavoitettavissa 

Kerro tiimillesi, mihin aikaan olet tavoitettavissa ja missä yhteydenotto kannattaa tehdä. Varmista, että yhteydenpito ja kommunikaatio on helppoa ja sulavaa. Näin myös tiimiläisten on helppo jakaa ideoita ja ajatuksia kanssasi.  

6. Älä jämähdä hallinnoimaan 

Älä vetäydy projektinjohtajana kärpäsenä kattoon pyörittelemään kaavioita ja dokumentteja, sillä sinun täytyy johtamassa. Muuten joku muu tiimistä ottaa roolisi ihmisten johtamisessa. Johtamisen lisäksi sinun täytyy motivoida ja ohjata tiimiäsi.  

7. Motivoinnin ja palkitsemisen tärkeys 

Projektijohtaminen ei ole pelkkää aikataulutusta ja tavoitteiden asettamista, sillä motivointi ei onnistu suunnittelulla ja systeemien hallinnalla. Projektinjohtajana voit esimerkiksi näyttää esimerkkiä siitä, kuinka innoissaan olet kyseisestä projektista ja kuinka olet valmis joustamaan ja auttamaan muita onnistumaan. Myös palkitseminen voi olla hyvä keino innostaa tiimiä, kun isompi tavoite on saavutettu onnistuneesti.  

8. Opettele lukemaan ihmisiä 

Projektipäällikön ei tarvitse olla mikään ihmistulkki, mutta tunneälystä eli kyvystä lukea ihmisiä on paljon hyötyä erilaisissa tilanteissa. Osa ihmisistä on tässä valmiiksi lahjakkaampia kuin toiset, mutta nämä taidot ovat myös opittavissa kovalla työllä. Hyvällä tunneälyllä voit erottua positiivisesti joukosta.  

9. Delegoinnissa onnistuminen 

Projektinjohtajan sinun on tärkeää tietää kenelle voit delegoida minkäkin työtehtävän. Jotta onnistut tässä, niin sinun täytyy tuntea tiimiläistesi taidot sekä persoonallisuudet.  

10. Ole määrätietoinen 

Harva projekti etenee maaliin ilman pieniäkään ongelmia tai takapakkia. Mitä isompi, pidempi ja laajempi projekti on kyseessä, niin sitä useampia epäonnistumisia tulee kohtaamaan. Usein näinä hetkinä alkaa kyseenalaistamaan esimerkiksi projektin tavoitteita, mutta tällöin on tärkeä pysyä määrätietoisena ja jatkaa eteenpäin.  

Kun projekti on saatu käyntiin, saattaa alkuinnostus alkaa hiipumaan. Tämä on hyvä tunnistaa niin itsessä kuin tiimissä, jottei projekti lähde menemään väärään suuntaan. Tässäkin tilanteessa on tärkeää pysyä määrätietoisena ja jatkaa suunnitelmaa kohti tavoitteita.  

(Pulkkanen n.d.)  

Pohdinta 

Projektijohtamisen taidoista on jokaiselle elämässä hyötyä, sillä niitä pystyy soveltamaan useampaan asiaan. Kauppaankin on helpompi mennä, kun olet suunnitellut etukäteen, mitä sieltä tulet ostamaan. Vaatiihan sekin eräänlaista suunnitelmallisuutta, hehheh.  

Tämä essee oli pintaraapaisu projektijohtamisesta, joten tulen varmasti tulevaisuudessa kirjoittamaan aiheesta lisää. Viimeisen lukukauden aikana johtajuus on alkanut kiehtoa minua entistä enemmän ja tämän esseen kirjoittaminen vain lisäsi tiedon nälkää entisestään. Odotan erittäin innolla, että pääsisin viemään esseestä tulleita oppeja käytäntöön jossakin kohtaa olemalla projektijohtajan roolissa.  

Lähteet 

Annunen, J., Sahimaa, J., Lehtiniemi, P., Dahl, J. 2023. Projektijohtaminen – tärkeä taito meille kaikille. Podcast-tallenne. Julkaistu 21.3.2023. Viitattu 19.4.2023. https://open.spotify.com/episode/6IFnSEina5c2Ru6choaEnM?si=147fc6e4568a4f7c 

Pulkkanen, A. n.d. 10 vinkkiä kehittyvälle projektipäällikölle. Verkkosivu. Viitattu 19.4.2023. https://www.agendium.com/projektinhallinta/3-johtaminen