Pikkuruinen ohjenuora:
PROJEKTIEN HALLINTAA

Meillä kaikilla on ainakin jossain vaiheessa elämäämme ollut jonkinlainen johtaja, esimies tai auktoriteetti. Joku, jolle vastaamme tehdystä työstä tai asiasta. Managing Projects antaa hyvän lähteä kehittämään ja valmistamaan itseään asemaan, jossa et välttämättä ole koskaan ennen ollut. Miten hallitaan projekteja? Mitä kaikkea täytyy ottaa huomioon johtajana?
Harvard Business Schoolin Managing Projects toi esille avainkohtia, millä projektit saadaan lähdöstä maaliin hyvin tuloksin.

Miten projekti määritellään? Lyhykäisyydessään projekti on hieman isompi tehtävä, joka halutaan saada tehtyä. Sillä on selkeästi alku, työvaihe ja loppu. Vähän niin kuin rakentaisi taloa, ensin suunnitellaan, sitten tehdään ja viimein asetutaan loppusiivouksen jälkeen taloksi uuteen hienoon asuntoon. Oli kyseessä sitten tuote tai palvelu, sama prosessi käydään läpi. Kuten akatemiallakin on jo saatettu huomata, on yrityksiä, jotka keskittyvät ainoastaan projekteihin. Toiset yritykset taas harjoittavat projekteja vain silloin, kun halutaan saada aikaan jonkinlainen muutos tai kehittää jotain uutta. Projekti sisältää tavallisesti tarkoin määritellyn tehtävän, jota työstää tiimi. Useimmat projektit kestävät muutamasta viikosta vuoteen, riippuen tietysti aiheesta ja siitä, mitä halutaan projektilla saavuttaa.

Jokainen projekti tarvitsee vastuuhenkilön. Jokainen projekti tarvitsee paitsi päällikön, myös tiimin. Projektipäällikkö on se henkilö, joka tietää tulevasta tehtävästä kaiken alusta loppuun. Päällikön tehtävänä on tehdä suunnitelma, koota oikeanlainen tiimi, jakaa resurssit, aikatauluttaa työtehtävät tiimin sisällä, seurata budjettia, ratkoa ongelmia ja mitä kaikkea keksitkään. Kaikki tämä on kuitenkin mahdollista vain, jos takana seisoo kivenkova tiimi. Kirjassa mainitaan, mitä projekteihin tulee, että kaiken mahdollistaa huikea tiimi. Mistä huikea tiimi sitten koostuu? Huikea tiimi koostuu motivoituneista, vapaaehtoisista oman asiansa osaavista ja oppimisen haluisista yksilöistä, jotka puhaltavat yhteen hiileen. Aksu, right? Projektipäällikön tapa johtaa, tulisi olla sellainen, missä ei tarvitse käskeä. Armeijastakin tuttu vertaisjohtaminen kuvaa mielestäni projektipäällikkön tehtävää varsin mallikkaasti. Usein projekteissa on mukana ihmisiä, jotka tunnet jo entuudestaan ja joiden kanssa olet mahdollisesti työskennellyt jo ennestään. Yhtäkkinen auktoriteetin saaminen ja käskytysmahdollisuus eivät saa sokaista asemaan valittua, vaan kuten jo aiemmin todettua, on kyseessä mielestäni enemmänkin vertaisjohtaminen, missä ainoastaan työtehtävät ja tittelit erottavat päällikön koodarista ja markkinointivastaavan kahvinkeittäjästä. Täydellisessä maailmassa asiahan olisi juuri noin ja kaikki sujuisi omalla painollaan, mutta onhan johtajalla oltava myös auktoriteettia. Se, miten sitä vastaavasti käyttää, on sitten jo oma juttunsa.

Managing Projects kuvaa jokaisella projektilla olevan pohjiltaan neljä vaihetta. Projektin neljä vaihetta ovat suunnittelu, kokoaminen, työvaihe sekä lopetus. Kokosin näistä vaiheista mielestäni tärkeimmät knopit tuleville projektipäälliköille otettavaksi lähempään tarkasteluun.

Suunnittelu:

Kaikki lähtee suunnitelmasta. Määritellään ongelma, keihin se vaikuttaa, mitä ratkaisua tavoitellaan ja millä resursseilla niihin päästään. Ongelman perinpohjainen selvittäminen aloittaa koko prosessin. Mitä asiakas tai yrityksesi haluaa paitsi saavuttaa, mahdollisesti taas ratkaista? Vaikka aihe olisi omaa alaasi, älä tee omia johtopäätöksiä siitä, mitä loppukäyttäjä tai asiakas todella haluaa. Pyri suunnittelemaan projektisi siten, että se vastaa odotuksia. Tietenkin. Ongelmaksi voi muodostua myös tuotteen tai ratkaisun vieminen liian pitkälle.

Kokoaminen:

Unelmien tiimi kokoon. Sisäisten työtehtävien jakaminen, aikataulutus ja budjetti. Käykää tiimin kanssa läpi koko suunnitelma ja myöhemmin yksityiskohtaisesti, mitä kenenkin työtehtävä pitää sisällään. Kaikkien ei tarvitse tietää kaikkea, kunhan kaikilla on yhteinen kuva siitä, mistä projektissa on kyse ja mitkä ovat silloiset tavoitteet, niin henkilökohtaiset, kuin yhteisetkin. Vaikka kavereiden kanssa on mukava tehdä töitä, ei tarvittavat taidot aina välttämättä löydy lähipiiristä. Tartu rohkeasti myös ulkopuolisiin osaajiin, sillä haluat jokaisella osa-alueelle parhaan mahdollisen tekijän. Oman projektitiimin valitseminen ei aina kuitenkaan ole mahdollista. Mikäli projektiin lähdettäessä saat valmiin tiimin, on projektipäällikön harteilla vastuu siitä, miten saadaan jokaisesta jäsenestä paras suorituskyky irti. Jotta paras suorituskyky taas saadaan irti, on projektipäällikön huolehdittava, että tiimi pelaa samaa peliä, yhdessä.

Työvaihe:

Projekti on käynnissä. Juoksevien asioiden hoitaminen. Säännöllisiä kokouksia ja tapaamisia, budjetin ja aikataulun tarkkailua, väliraporttien tekemistä, siitä, missä oikein mennään. Unohtamatta tietenkään niitä välttämättömiä haasteita ja mutkia, mitä matkan varrella tulette kohtaamaan. Pysy positiivisena. Mikään ei motivoi tiimiä tai ihmisiä ylipäätään, kuin positiivinen suhtautuminen. Motivaation lähteitä on toki monenlaisia, mutta lähtökohtaisesti surkutteleva ja negatiivinen pessimisti ei tule motivoimaan tiimiään parempiin tuloksiin. Tiimi kuin tiimi, jokaiselle tulee löytymään se oma tapa, miten työt tehdään ja millainen ilmapiiri ympäristössä vallitsee. Haasteiden ja onnistumisten kautta opitaan, mikä toimii ja mikä taas ei. Vanhat kikat eivät välttämättä toimi uudelle tiimille. Käytännössä projektipäällikkö seuraa ja tarkkailee projektin edistymistä, niin työntekijöiden kannalta kuin itse työn. Hän pysyy ajan tasalla kunkin osa-alueen saralta, esimerkiksi viikoittaisten raporttien avulla.

Lopetus:

Projekti on vihdoin valmis. Kaikki meni nappiin? Juhlikaa. Ihan kaikki ei mennyt nappiin? Juhlikaa. Koko prosessi ja se vastuu, mitä olet nauttinut, kulminoituu tähän hetkeen. Olet se, joka esittelee valmiin tuotoksenne niille, ketkä projektin ovat alun perin alulle halunneet laittaa. Loppuraportin valmistelu, mistä käy ilmi tiimin saavutukset sekä saadut opit matkan ajalta. Saavutettiinko tavoitteet? Miten lopputulos eroaa suunnitellusta? Käykää tiimin kanssa läpi dokumentoidut vaiheet, jotta kaikki mahdollinen hyöty ja oppi saadaan valjastettua seuraavia projekteja varten. Mikäli kyseessä on esimerkiksi jokin tuote, ohjelmisto tai vaikka se talo, projektipäällikön ja tiimin tehtävät päättyvät tähän. Toisenlaisissa projekteissa, jotka vaativat tulosten seuraamista ja ns. koeaikaa, jää projektitiimi usein vielä konsultoimaan ja mahdollisesti jatkojalostamaan palvelua. Lopuksi, uskokaa tai älkää, Harvard Business School suosittelee, siihen viimeiseen tiimin yhteiseen kokoukseen, motorolaa.

Vaikka jokainen vaihe ja projekti on omanlaisensa, tulee väistämättä eteen aikoja, jolloin täytyy palata edelliseen aiheeseen tai vaiheeseen. Tämän lisäksi jokainen projekti ja sen vaihe sisältää omat tavoitteensa, työkalut, tehtävät ja taidot. Projektipäällikön ominaisuudessa asetat välitavoitteita ja valmistat tiimiäsi suorittamaan tiettyjä toimia, jotta projekti pysyy aikataulussa ja asetetuissa tavoitteissa. Kun onnistut näissä, on lupa odottaa monia uusia työtehtäviä myös jatkossa.

”Johtaja johtaa, pomo patistaa.” -Theorodre Roosevelt