Johdanto

Projektin hallinnan tarkoituksena on toteuttaa projekti suunnitellusti ja aikataulun, budjetin ja laatustandardien mukaisesti. Projektin hallinnan epäonnistuminen voi aiheuttaa suuret kustannukset.  Projektimainen työ vaatii kykyä sietää epävarmuutta ja muutoksia. Proakatemian aikana toteutamme useita projekteja. Pääsemme kokeilemaan käytännössä erilaissa tiimeissä työskentelyä, sekä tiimin muodostamista että johtamista. Kaikkea voi opiskella, ja hankkia teoriatietoa siitä, kuinka projektia hallitaan, mutta tämän käytäntöön vieminen on usein haastavaa. Proakatemian projektiluontoinen työskentelymalli soveltuu hyvin siihen, että on mahdollista oppia virheistään ja parantaa heti seuraavaan projektiin.

Mikä on projekti

Projektin määritelmä on hyvin laaja, mutta siihen kuuluu, että projektilla on selkeä alku ja loppu, jotka ovat ennalta määriteltyjä. Projektiin usein valitaan projektitiimi, ja sille johtaja. Tiimi on usein väliaikainen, vaikkakin sama tiimi voi toteuttaa useita projekteja yhdessä. Projekti eroaa muista ryhmätehtävistä niin, että sillä on projektisuunnitelma, ja -vaiheet.

Projektin vaiheet

Projektin vaiheita ovat:

• Projektitiimin kokoaminen
• Aloittaminen
• Suunnittelu
• Toteutus
• Valvonta
• Päättäminen

Projektitiimin kokoaminen

Projektitiimin kokoaminen on jokaisessa projektissa erilainen prosessi. Projektitiimin jäsenet voivat valikoitua esimerkiksi osaamisen, kiinnostuksen kohteiden, koulutuksen, tai käyttäytymismallin mukaan.

Aloitus

Projektin aloittamiseen kuulu

• tarjous, tilaus ja sopimukset
• projektin avaus ja aloituspalaveri
• lähtötietojen hallinta, peruskirjan laadinta
• edellisten vastaavien projektien oppien kertaus

Etenkin edellisten vastaavien projektien kertaus on todella tärkeää. Aika ei kulu uuden projektin kanssa samoihin kiviin kompastuessa ja voidaan tuottaa laadullisesti parempaa tulosta, edellisten oppien pohjalta.

Suunnittelu

Projektisuunnitelma sisältää mm. tavoitteiden määrittämisen, työn jakamisen ja organisoinnin, vastuualueiden määrittämisen, aikataulutuksen, riskien ennakoinnin ja hallinnan ja viestintäsuunnitelman laatimisen.

Projekti suunnitelma kannattaa laatia tarkkaan ja jakaa tehtävät projektitiimiläisten kesken ja aikatauluttaa ne. Tähän hyvinä työkaluna toimivat WBS (work breakdown structure) ja RACI matrix.. WBS:n tarkoituksena on jakaa kaikki projektiin sisältyvät tehtävät aikajanalle projektin eri vaiheisiin. RACI- työkalun neljä kategoriaa ovat tekijät, vastuussa olevat, konsultit ja informoitavat. Tarkoitus on jakaa projektinvaiheet eri ihmisille/yhteistyötahoille eri osa alueisiin.

Aikataulu ” Emme ehdi tehdä kaikkea, mutta ehdimme aina tehdä tärkeimmät”

Aikataulu on yksi merkittävimmistä tekijöistä projektinhallinnan onnistumisen takia. Ilman hyvää aikataulua ei projekti valmistu oikeassa aikataulussa. On tärkeää tietää konkreettisia aikoja eri osa-alueiden tekemiseen, että voi laatia tarkan ja riskit huomioon ottavan aikataulun. Liian tiukka aikataulu aiheuttaa projektitiimille pahimmillaan stressiä, kiirettä ja hutilointia.

Aikataulun suunnitteluun oivana työkaluna toimii ”kriittinen polku”. Kriittinen polku on ikään kuin aikajana, johon on määritetty projektin alkamis- ja päättymispäivät ja merkittävimmät tehtävät, jotka ovat sidonnaisia toisiin tehtäviin. Kriittisen polun laatimisella näkee tarkasti mitkä tehtävät pitää tehdä ensin, että seuraavan voi olla aloittaa ja jatkaa taas seuraavaan tehtävään ja niin edelleen. Suunnitelmaan on hyvä merkitä aikataulut jokaisen tehtävän kohdalle, jotta pystyy tarvittaessa arvioimaan aikaa vievimpien tehtävien kohdalle resurssien lisäämistä.

Toteutus ja valvonta

Toteutukseen kuuluu kaikki suunnitelmassa olevat tehtävät projektin alusta loppuun. Projektissa voidaan tehdä erilaista valvontaa tarpeen mukaan. Tärkeimpänä projektin aikataulussa ja budjetissa pysyminen. Mitä konkreettisempaa valvontaa pystyy tekemään sitä parempaa ja paikkansa pitävämpää dataa voi hyödyntää. Projektissa pystytään valvomaan esimerkiksi eri työtehtävien tehokkuutta, ajankäyttöä ja suunnitelmallisuutta.

Päättäminen

Projektin lopettamiseen kuuluu

• loppukokous
• itsearviointi ja motorola
• oppimisprosessin läpikäynti ja palautteenanto
• projektin opit ja kopit
• työtuntien kirjaus ja rahanjako
• projektin päätös

Tärkeää on kirjata projektin suden kuopat ja onnistumiset. Ilman oppimisprosessin läpikäyntiä menevät kullan arvoiset tiedot hukkaan seuraavaa projektia tehtäessä.

Opit käytäntöön

Proakatemialla yksi oppimisen muoto on kirjojen lukeminen ja oppien tuominen niistä käytäntöön. Itseohjautuvuus on tärkeässä osassa oppimisessa, mitä kirjoja luet ja millaisiin projekteihin lähdet. Ei riitä, että valitset kiinnostavan kirjan ja teet siitä esseen. Suurin haaste on, miten saada kaikki tämä uusi tieto oikeasti käytäntöön, miten oikeastaan luetusta tekstistä oppii parhaiten. Esseiden kirjoittaminen on hyvä tapa oppia. Kirjoittaessa tulee kerrattua mitä on lukenut ja mitä se juuri minulle tarkoittaa. On kuitenkin huomattavissa, että esseen palauttamisen jälkeen, ei välttämättä enää muutaman viikon jälkeen muista oppimaansa, tai ainakaan käytä sitä käytännössä. Kirjoista opittu tulisi saada käyttöön projekteissa.

Tuplawarmistaâ -oppimismenetelmä on Kaswu Oy:n kehittelemä tapa, jolla varmistaa tärkeimpien oppien siirtymisen arkeen. Se tarkoittaa yksinkertaisesti sitä, että opittuihin asioihin tulee palata aktiivisesti. Tätä kautta on mahdollisuus jopa tuplata oppimistulokset. Kun osaa omin sanoin kertoa opitut asiat, on jotain jäänyt mieleen, koska omin sanoin kertominen vaatii asioiden jäsentelyä ja tulkintaa. Esimerkiksi käyttämämme motorola on juuri tätä. Projektin loputtua, on hyvä käydä läpi mitä tuli opittua, ja kirjata ne ylös.

Tähän oppimismenetelmään kuuluu myös asioihin palaaminen myöhemmin, viikon ja kuukauden jälkeen. Jos on tehnyt selkeät muistiinpanot, ne saa helposti käytyä läpi, ja muistuteltua mieleen edellisen projektin aikana opitut asiat. Eli uutta projektia aloittaessa, on hyvä palata edelliseen projektiin ja sen muistiinpanoihin.

Pitää olla tajuissaan oppiakseen. Näin kertoo Otatko opiksesi kirjan sanoma, joka on itseasiassa yllättävän monimuotoinen ja vaikea toteuttaa päivittäin. Proakatemialla kiire ja stressi on arkea, johon kaikki ovat jollain tavalla tottuneet. Se, että luemme kirjoja, käymme pajoissa, täytämme kalenterimme unelmaprojekteilla ja ei-niin-unelmaprojekteilla, herätti minut lukiessani kirjaa ajattelemaan, että opimmeko oikeastaan puoliakaan asioista, johon käytämme aikaa esimerkiksi viikon aikana. Olemme niin kiireisiä, että kerkeääkö aivomme oikeasti sisäistää oppimaamme ja kokemaamme mahdollisimman hyvin. Arjestä tulee usein suorittamista.

Tajuissaan oleminen sisältää levon, ruuan, vapaa-ajan; kaiken mitä sinä tarvitset siihen, että aivosi ovat vastaanottavaiset. Joillekin se voi tarkoittaa päivittäistä juoksulenkkiä, joillekin ruuanlaittoa. Sillä ei ole väliä mitä se yksilölle merkitsee, vaan sillä, että yksilö itse tiedostaa omat tapansa pysyä virkeänä. Tämä korostuu juurikin Proakatemian hektisessä arjessa, kaikki varmaankin tiedämme, että jaksaminen on toisinaan koetuksella. Mutta otammeko siitä opiksemme, että mitä juuri oma kehomme kaipaa kaiken kiireen keskellä.

Pohdinta

Jotta voimme hallita projekteja, tulee meidän hallita myös omaa arkeamme. Jotta voimme oppia mahdollisimman paljon, tulee meidän välillä pysähtyä ja miettiä opinko tästä tosiaan. Erilaisten projektihallinnan menetelmien opettelu on tärkeää, mutta vielä tärkeämpää on jatkuva reflektointi oppimastamme. Näin pystymme parhaiten sisäistämään mikä tapa on paras mihinkäkin tilanteeseen.

Otatko opiksesi – Mikko Ojanen , Kaswu Oy 2019

Opas_projektityöskentelyyn_2016.pdf