Priorisointi apuna tiimityöskentelyssä

Johdanto

Priorisointi on itselle tärkeä osa arkea. Joka päivän kohdalla täytyy tehdä valintoja asioiden välillä. Oli kyse sitten pienemmästä asiasta, kuten mitä syön tänään lounaaksi tai isommasta kuten omat uravalinnat tai elämän tavoitteet tulemme tekemään valintoja. Työskennellessä missä vain tiimissä priorisoinnin ja sitoutumisen kykyä tullaan mittaamaan. Lähdin pohtimaan, miten priorisointi näkyy arjessa ja kuinka korkealle tiimin asioiden priorisointi pitäisi yltyä, jotta tiimi pystyy ryhmäytymään hyvin sekä tuottamaan parasta mahdollista tulosta. Apunani käytän Jyrki Jokitalon kirjaa Myyntikolmio -amatööristä huippumyyjäksi sekä Karl-Johan Spiikin kirjaa Yhdessäohjautuva tiimi.

Miten priorisoin asioiden tärkeysjärjestystä arjessani?

Omaan arkeen kuuluu vahvasti monenlainen tiimityöskentely. Proakatemialla saa opiskella paljon tiimityöskentelyä, mutta sitä tulee itsellä myös paljon työn sekä harrastusten parissa ja koen, että nämä hyvin tukevat toisiaan. Olen rakentanu arkeni niin, että maanantaista perjantaihin käytän aikaani Proakatemian asioihin ja keskityn niihin pääsääntöisesti toimistotunteina. Lauantaisin teen omia palkkatöitä ja sunnuntaisin pidän vapaapäivän ja pidän tietokoneen kiinni. Tästä aikataulusta pyrin pitämään kiinni arjessani, jotta en myöskään ylikuormitu.

Työskentelen ravintola-alalla, joten töitä monesti riittää. Olen todella sitoutunut työhöni ja tiimiin jonka kanssa teen töitä. Olemme tutustuneet hyvin ja vietämme aikaa myös vapaa-ajalla. Koska ravintola-alalla on työvoimapulaa, saattaa pyyntö töihin tulla lyhyelläkin varoitusajalla arkipäivinä. Näinä hetkinä joudun pohtimaan melko tiukastikin sitä onko minun kannattavaa mennä töihin. Koska olen sitoutunut omaan arkeeni, jonka olen rakentanut, sen rikkominen on itselle todella vaikeaa, mutta samalla vaikeaa on olla menemättä mikäli estettä ei ole. Tässä nousee esille omien päätösten sekä priorisoinnin tärkeys. Mikäli Proakatemialla on jokin asia mitä täytyy hoitaa, se menee töiden edelle arkipäivisin, koska olen päättänyt, että arkena panostan opiskeluun. Tämä pätee myös siihen, että vaikka olisi ilta vapaana arkipäivänä, en mene töihin, jotta saan myös välillä levätä kotona, mikä taas auttaa jaksamaan paremmin arjessa.

Priorisointi apuna jaksamaan

Oma jaksaminen työntekimiseen kulkee mielestäni käsi kädessä priorisoinnin kanssa. Asioita on pakko jakaa jollakin tavalla tärkeysjärjestykseen, koska kaikkea ei voi tehdä samaan aikaan. Hyvä suunnittelu tehostaa toimintaa sekä omassa arjessa että työelämässä. Näin myös vältetään tekemättömien töiden kasaantumista samalle ajalle.

Jokitalon kirjassa Myyntikolmio kerrotaan kolmesta eri ajattelunhallinta tavoista. Yksi niistä on nimeltään ”ajattelupalomuuri”. Tavan ideana on jakaa ajatukset kolmeen eri kategoriaan; Asiat joihin et voi vaikuttaa, asiat joihin voit vaikuttaa, mutta et heti ja ajatukset joihin voit vaikuttaa heti. Tarkoituksena on saada ajatukset järjestykseen paremmin, jotta pää ei täyttyisi negatiivisista ja kuormittavista asioista ja näin kehittää omaa ajattelunhallintaa. (Jokitalo, J. 2019)

Mielestäni tapaa voi käyttää hyvin myös oman arjen rakentamisessa. Monesti, kun itsellä tuntuu olevan paljon tekemistä ja asiat tuntuvat painolastilta, yritän hyödyntää jonkinlaista listausta asioista ja niiden kiireellisyydestä. On vapauttavaa, kun asiat listaa ja rupee toteuttamaan niitä yksi kerrallaan eteenpäin. Omaa päätä ei kannata liikaa rasittaa asioilla joihin ei voi vaikuttaa sillä hetkellä, koska silloin ne ovat vain tiellä ja tuovat negtiivista mieltä. Kannattaa keskittyä asioihin joihin voi vaikuttaa ja ryhtyä toteuttamaan niitä.

Uudessa tiimissä asioiden priorisointi

Uutta tiimiä perustaessa on tärkeää saada perusasiat kuntoon. Aluksi kannattaa aidosti panostaa tutustumiseen, jotta ymmärretään paremmin toisia sekä voidaan hyödyntää kaikkien osaaminen mahdollisimman tehokkaasti. Tämä osuus monessa tiimityössä jätetään välistä ja hypätään suoraan töihin ennen kuin tiedetään kenen oikeasti kannattaisi olla missäkin roolissa.

Spiikin kirjassa Yhdessäohjautuva tiimi lähdetään liikkeelle perusasioista, joihin kuuluu esimerkiksi oman merkityksen ymmärtäminen tiimissä sekä sen näyttäminen muille tiimiläisille. Itse ymmärrän asian niin, että jokainen on vastuussa omasta roolistaan tiimissä sekä vastuussa omalta osaltaan, että tiimityöskentely toimii. Tähän pätee myös kirjassa nostettu asia; toisten ajan kunnioittaminen. Monelle ihmiselle aika on todella tärkeää, joten sitä kuuluu kunnioittaa niin arjessa kuin tiimityössä. Jotta tiimistä saadaan mahdollisimman toimiva, täytyy arvostaa muiden panosta ja aikaa.  Tähän kirjassa nostetaan esiin esimerkkejä kuten ilmoitus poissaolosta sekä sovituista ajoista kiinni pitäminen. (Spiik. K. 2022)

Omasta mielestäni tiimityön ytimessä on asioden priorisointi ja siitä rehellisesti puhuminen tiimissä. Jotta tiimistä saadaan paras irti, pitää jokaisen pohtia mihin kohtaan tiimi sijoittuu oman elämän tärkeysjärjestyksessä ja löytää kaikille tyydyttävä ratkaisu asiaan vaikka mielipiteet eroaisivat kovasti toisistaan. Vaikka itsellä on paljon kokemusta tiimityöskentelystä, vasta Proakatemialla ymmärrän paremmin tiimin merkityksen ja sen tärkeyden. Kun työskennellään tiimissä, tärkeää ei ole vain oma mielipide. Priorisointia tapahtuu jokaisen omassa elämässä, mutta myös itse tiimin täytyy priorisoida asioita. Tiimin on syytä pohtia paljon omia tavoitteitaan. Jos eteen tulee vaikka kaksi hyvää tarjousta, tiimin täytyy arvioida mikä on tiimille tärkää ja toimia sen mukaan. Kukaan ei pysty yksin sanomaan mikä on tiimille tärkeää vaan siitä vastaa koko tiimi. Tiimin sisällä mielipiteitä on yhtä monta kuin on jäsentä, mutta tiimillä pitäisi olla yksi suunta yhdessä ja tämä vaatii hyvää ja rehtiä tiimityöskentelyä.

Lähteet:

Jokitalo, J. 2019 Myyntikolmio. Amatööristä huippumyyjäksi. Avoimet Ovet Oy. Bookbeat. Viitattu 20.3.2023. Vaatii käyttöoikeuden

https://www.bookbeat.fi/kirja/myyntikolmio-amatoorista-huippumyyjaksi-127539?gclid=CjwKCAjwiOCgBhAgEiwAjv5whEa4uhzcZZiampbJWMYjLrCujcu55zZjri5wgfQC1kxnGVmzLvFiBhoCBv0QAvD_BwE

Spiik, J. 2022. Yhteisöohjautuvuus. Yhdessäohjautuva tiimi. Karlex. Bookbeat. Viitattu 20.3.2023. Vaatii käyttöoikeuden

https://www.bookbeat.fi/kirja/yhteisoohjautuvuus-:-yhdessaohjautuva-tiimi-664086