Priorisoinnin jäljillä

Tiedämme usein mitä kohti meidän tulisi mennä, mutta valmiiksi asetetut askelmerkit sekoavat ja niiden tilalle tulee kaikkea muuta sälätekemistä. Sälätekeminen vie ajan olennaiselta ja nakertaa unelmaprojektia kokonaisuudessaan. Tämän seurauksena tunteet kuten riittämättömyys, tyytymättömyys ja pelko pääsevät valloilleen. Teimme esseemme kahta kirjaa reflektoiden. Esseemme innoittajina ja tiedonlähteinä toimivat Saku Tuomisen – Juu ei ja Timothy Ferrisin – Neljän tunnin työviikko.

Kiire

Silloin kun aika tuntuu valuvan hukkaan, ajattelemme usein sen olevan nykymaailmalle tyypillinen uusi ongelma. Tämä ei kuitenkaan pidä paikkaansa. Kirjassa nostettiin esimerkki Rooman valtionmiehen ja filosofin Senecan teksteistä: ”Emme saa elämää lyhyenä, mutta teemme siitä lyhyen. Meillä ei ole pulaa elämästä, vaan käytämme sitä tuhlaillen”. Seneca kritisoi aikansa johtajia heidän kiireellisyydestään. Hän kirjoittaa: ”Kiireisen ihmisen ei onnistu tehdä mitään hyvin. Mikään asia ei juurru syvälle mieleen, jota hajotetaan joka suuntaan. Se sylkee asiat ulos kuin ne olisi survottu sinne väkisin. Kiireisellä on kiire kaikkeen muuhun paitsi elämän elämiseen, eikä mitään asiaa olekaan yhtä vaikea oppia”. Näitä tekstejä lukiessa noin pari tuhatta vuotta myöhemmin voimme tehdä tulkinnan, että kiire ei ole pelkästään nykyajan ilmiö. Senecan sanoihin on helppo samaistua, kun kiireen keskellä tulee asialistalle uusia ja taas uusia tehtäviä, sylkee mieli ne heti roskakoppaan. Päivän päätteeksi saattaakin huomata, että juuri tärkeimmät asiat ovat hoitamatta tai hoidettu hieman sinne päin.

Päätökset

Tutkimusten mukaan teemme 60 000 päätöstä päivittäin. Mille asioille sanomme päivittäin kyllä ja mille sanomme ei? Mitä haluamme elämässämme saavuttaa ja mitä haluamme välttää? Tämänkaltaiset päätökset määrittävät pitkälti miltä arkemme ja elämämme näyttää, kuulostaa ja tuntuu. Joten pitäisikö meidän lisätä sellaisten päätösten tekemistä, jotka tehostavat innostuneisuuden tunnetta ja ohjailevat meitä kohti elämää, jota toivoisimme elävämme. Samalla pyrkiä vähentämään niitä päätöksiä, jotka vievät väärään suuntaan.

Päättämättömyys on varmasti yleisin tapamme tehdä päätöksiä. Olla aloittamatta, lopettamatta ja muuttamatta yhtään mitään. Tällä tavoin varmistamme, että elämästämme tulee myös väritöntä hajutonta ja mautonta. Kirjassa mainittiinkin hauska ja itselleni ainakin erittäin tuttu esimerkki:

”Haluttomuutemme päättää saa usein huvittavia muotoja. Kun joku ihminen, joko työpaikalla tai kotona, ehdottaa jotain odottamatonta, mikä on ensimmäinen vastaus, mikä tulee mieleen?  ”Täytyy miettiä”, on vahva ehdokas. Asioiden miettimisessä ei ole mitään pahaa, päinvastoin. Vaikeita asioita kannattaakin miettiä. Mutta valitettavasti juuri sitä lause ”täytyy miettiä” ei tarkoita. Nykymaailmassa ”täytyy miettiä” tarkoittaa päinvastoin sitä, että olemme liian kiireisiä miettimään. Ja siksi tämä ”miettiminen” ei yleensä myöskään johda mihinkään”.

Priorisoinnin nelikenttä

Priorisoinnin nelikenttä on kirjassa esitelty työväline, jonka päämääränä on auttaa ihmisiä pienien ja suurempienkin päätösten edessä. Oli sitten kyse urapäätöksistä, ihmissuhteista tai unelmien saavuttamisesta. Tämä malli soveltuu niin arkiseen elämään kuin myös yrityksen johtamiseen.  On hyvä priorisoida jo ennen kuin kattila kiehuu yli.

Kirjassa esitelty malli pohjautuu neljään sanaan: kevyt ja raskas, pieni ja suuri.

Alla oleva kuva havainnollistaa hyvin selkeästi, kuinka tulisi toimia mutta käydään läpi sitä hieman.

Pieni ja kevyt

Sano kyllä, jos tilaa on. Asia tuntuu innostavalta ja on helposti kokeiltavissa. Usein tällaisen matalankynnyksen kokeiluista voi kasvaa jotain suurta. Lisäksi uuden kokeilemisesta saa uutta virtaa ja inspiraatiota.

Pieni ja raskas

Sano ei, jotta saat tilaa kokeilla uusia asioita. Jos tämä asia ei tunnu alkuunkaan innostavalta tai merkittävältä miksi edes aloittaa.

Iso ja raskas

Isojen ja raskaiden asioiden tekeminen on haastavaa. Jos asia tuntuu uuvuttavan sinut jo lähtöviivalla, muuttuu se todennäköisesti vielä pahemmaksi. Ota aikalisä ja hieman etäisyyttä tähän askareeseen ja mieti miten voisit jotain kääntämällä, vääntämällä ja muovaamalla tuoda tekemiseen innostusta ja keveyttä.

Iso ja kevyt

Loppuun ehdoton Yes Man kategoria. Hyppää mukaan avoimin mielin ja kokeile päättämättä etukäteen onko kyseessä iso vai pieni idea. Matkan varrella tunnustele ja reagoi joko pienentäen tai kasvattaen!

Kirjan nelikenttä on luotu helpottamaan yksittäisten päätösten tekemistä, mutta kaikki päätöksemme vaikuttavat pienissä tai suurissa määrin toisiinsa. Eli vaikka puhummekin yksittäisistä ja päivittäisistä päätöksistä on samalla kyse myös kokonaisuuden hallinasta. Keveys yhdellä osa-alueella lisää keveyttä kaikkialla. Raskaus yhdellä osa-alueella lisää raskautta kaikkialla. Tämän takia onkin hyvä muistaa, ettei esimerkiksi työ ja vapaa-aika ole elämän omia sarakkeitaan vaan yhtä ja samaa kokonaisuutta.

Kun kaikki ei mee niin kuin Strömsössä

Mitä sitten kun iso, kevyt ja innostava projekti alkaakin tuntua raskaalta. Tottahan toki elämässä tulee hetkiä ja päiviä, kun mieluisimmat ja inspiroivimmatkin asiat tuntuvat hetkellisesti raskailta. Välillä mieleen hiipii ajatus jopa koko homman lopettamisesta. Tämä saattaa johtua siitä, että tulee yllättäviä vaikeuksia ja koko ajan saa olla keksimässä pyörää uudelleen. Saattaa syntyä epäonnistumisen pelko ja voit menettää yö unesi ja päivisin mielesi on väsynyt ja samea, etkä enää pysty ratkaisemaan helppojakaan ongelmia. Sitten alatkin jo kyseenalaistamaan koko homman mielekkyyttä ja merkityksellisyyttä.

Herkkä Snacks projektissa on tullut vastaan miltei kaikki maailman haasteet. Olemme kuitenkin huomanneet, että on tapahtunut myös merkittävää henkilökohtaista kehittymistä erilaisilla osa-alueilla ja oppiminen tapahtuu kuin tapahtuukin kykyjen äärirajoilla. Näistä hetkellisistä vastoinkäymisistä riippumatta olemme aina jaksaneet myös motivoida toinen toistamme jaksamaan.

Pienet siemaukset raskautta kuuluvatkin asiaan, mutta tuskin minkään suuren kuuluu olla ahdistavaa tai vaikeaa kuukaudesta toiseen. Kun työ alkaa tuntua pääsääntöisesti raskaalta, olisi hyvä alkaa tarkkailemaan rehellisesti missä mennään. Silloin kun innostus katoaa, on riski, että sen myötä loppuu myös usko. Olemme projektimme sisällä sopineet, että rauhoitamme joulun ajan täysin ja teemme ennakkoon niin paljon kuin vain pystymme (tuotantoerä valmiiksi, lähetämme sähköpostit, laskutamme, postitamme, myymme & markkinoimme). Tammikuusta alkaen tavoitteenamme on tehdä projektin parissa työskentelystä entistä mielekkäämpää ja innostavampaa. Aiomme sopia jokaiselle omat osa-alueet ja rajaamme työtehtäviä. Tämän tulisi ohjailla työskentelyämme jo paremmin ja pitää työviikkomme ja työtuntimme lähempänä normaaleja. Ennen kaikkea haluamme lisätä ennakointia jokaisessa prosessin vaiheessa, että ongelman ratkaisuun olisi tarvittaessa riittävästi aikaa.

Kirjasta jäi päällimmäisenä vahva tunne siitä, että opin ja sisäistin uutta. Kirjassa esitetyt menetelmät olivat erittäin simppeleitä, jossain vaiheessa tuntui jopa liian yksinkertaistetuilta. Tosiasiassa kuitenkin, kaikki elämän suurimmat totuudetkin ovat hämmentävän yksinkertaisia. Jos kirjassa olisi ollut monimutkaisempia ratkaisuja tarjolla kuin juu ei:n nelikenttämalli, olisiko se niin helposti vietävissä keskelle arkea? Kirja inspiroi minua katsomaan valintojen isoa kuvaa tarkemmin ja havainnoimaan, joka päiväisten valintojeni seuraamuksia. Toivon tämän jälkeen pystyväni tekemään parempia ja kestävämpiä valintoja. Sanomalla

”kyllä” asioille, jotka koen olevan oikeita ja ”ei” niille, jotka vievät minua kauemmas olennaisesta. Olkaamme siis rohkeita ja jätetään turha sälätekeminen ja keskitytään olennaiseen.