Proakatemia poikkeaa perinteisestä opiskelumallista monessa mielessä. Yksi näistä on se, että oppiminen tapahtuu vahvasti tiimissä ja asiat joita teet, eivät koske ainoastaan sinua itseäsi, vaan usein myös tiimiäsi. Tiedon jakaminen onkin yksi tiimin luottamuksen kulmakivistä ja viestintä on asia, jota jokaisessa tiimissä opetellaan varmasti koko Proakatemia-taipaleen ajan. Projektien seuranta ja hallinta ovat myös asia, jossa varmasti jokainen akatemialainen harjaantuu huomattavasti tekemisen kautta. Kaikkeen tähän on löydettävissä tukea digitaalisista ratkaisuista.

Siinä missä normaalisti opintosuorituksesi näet usein vain sinä itse ja opettajat, Proakatemian tiimiyrityksessä kaikki näkevät toistensa akatemian aikana suorittamat opinnot excel-taulukoista nimeltään HOPS. Olisi hieman kömpelöä, että tällaisia taulukoita säilytettäisiin esimerkiksi muistitikuilla tai tietyllä koneella yhteisten tunnusten takana. Tällaisen läpinäkyvyyden mahdollistamiseksi ison tiimin kesken tarvitaankin teknisiä ratkaisuja – tässä tapauksessa pilvipalveluita.

Pilvipalvelut ovat palveluita, joita palvelun käyttäjä voi käyttää internetin välityksellä palvelun fyysisestä sijainnista riippumatta. Niiden suurin etu on se, että käyttäjä pääsee tärkeisiin tiedostoihin käsiksi niin kotikoneelta kuin kannettavalta tietokoneeltaankin, usein myös mobiilisti. Ne myös on mahdollista jakaa useamman henkilön kesken yhtä aikaa. Pilvipalvelut ovat tallennettuna kolmannen osapuolen hallinnoimalle palvelimelle, johon pääset käsiksi mistä tahansa. Tämä on huomattava etu verratessa siihen, että palvelinta hallittaisiin vain omassa kodissa tai yrityksen paikallisella palvelimella. (Hautala & Oja, 2018)

Yritysnäkökulmasta katsottuna on myös tärkeää, että palvelun kautta voi tiedostojen lisäksi jakaa tietoa muiden jäsenten kesken vaivattomasti. Esimerkiksi sijainnista riippumatta viimeisin versio tiedostosta on kaikkien ulottuvilla tai viimeisin muutos aikatauluihin välittyy vaivatta kaikille työryhmän jäsenille.

Tähän olenkin koonnut listan ilmaisista työkaluista, jotka ovat mielestäni tiimiyrityksen kannalta toimiviksi todettuja ratkaisuja digitaalisen työympäristön luomiseksi. Monista niistä löytyy maksullisiakin versioita, mutta ilmaisversioiden tarjoamilla ominaisuuksilla pääsee tiimiyrityksen kokoisissa yrityksissä jo pitkälle.

Tiedotus ja kommunikaatio – Slack

Vuonna 2013 julkaistu Slack on ryhmien sisäiseen viestintään suunniteltu pikaviestintäsovellus. Sen saa sekä mobiiliin että työpöytäversiona koneelle, jonka lisäksi sitä on mahdollista käyttää tietokoneella myös selaimen kautta. Slack-ryhmä koostuu julkisista sekä piilotetuista kanavista, ryhmäkeskusteluista usean henkilön kesken sekä yksityisviesteistä kahden henkilön välillä. Kanavat ryhmä voi nimetä vapaasti omien tarpeidensa mukaan. Usein ne nimetäänkin aihealueiden mukaisesti, esimerkiksi ”aikataulut”, ”tiedotukset” ja ”tapahtumat”. Viestien lisäksi palvelussa on kätevä jakaa tiedostoja tai tehdä esimerkiksi yksinkertaisia Polly-kyselyitä ilman, että tarvitsisi luoda kyselyä erillisen linkin taakse. Slackiin on myös mahdollista saada useita liitännäisiä kuten Dropbox sekä projektinhallintatyökalu Trello. (Slack, 2018)

Projektinhallinta – Trello

Trello on sähköinen projektinhallintatyökalu, joka toimii sekä selaimessa että mobiilissa. Trello koostuu tauluista, jotka usein nimetään kuvaamaan tiettyä aihealuetta. Ne voivat olla käyttäjän henkilökohtaisia tauluja tai käyttäjät voivat luoda erillisiä työryhmiä, joilla taas voi olla useita yhteisiä jaettuja tauluja. Esimerkiksi tiimiyrityksellä yksi taulu voi olla ”Tiimin virkistäytymispäivä”. Taululle luodaan tämän jälkeen listoja, jotka yksinkertaisimmillaan voivat olla ”tehtävät asiat”, ”työn alla” ja ”tehty”. Nämä listat taas koostuvat tehtäväkorteista, jotka voivat olla asioita kuten ”suunnittele aikataulu” ja ”varaa ruokapaikka”. Korteille voi mm. tehdä tarkistuslistoja, asettaa tavoitepäivämäärän, lisätä liitetiedostoja tai merkitä työryhmän jäsenet, jotka kyseiseen tehtävään kuuluvat. Sitä mukaa kun tehtäväkortti otetaan käsittelyyn, voi sen siirtää ”työn alla”-listaan ja tehtävän valmistuttua sen voi siirtää ”tehty”-listaan. Visuaalisen taulun avulla on helppo hahmottaa, paljonko tekemistä on kokonaisuudessaan. Trellon avulla etenkin suurempia kokonaisuuksia on helppo pilkkoa osiin, määritellä tarkempia tehtäviä ja merkitä niille tekijät ja tavoiteaikataulut. (Hiekkanen, 2016)

Tiedostojen jakaminen ja hallinta – Office 365 Groups ja Google Drive

Microsoftin tarjoama Office 365 Groups on yksinkertainen ryhmäsivusto, jonka avulla ryhmä voi luoda ja jakaa keskenään tiedostoja. (Rath, 2017). Tampereen ammattikorkeakoulun kautta kaikki Proakatemialaiset saavat käyttöönsä ilmaiseksi Office 635-lisenssin. Sen vuoksi Groups onkin monelle tiimille hyvä ratkaisu tiedostojen jakamiseen, koska siitä löytyvät kaikille tutut Word, Excel ja Power Point -tiedostomuodot.

Google Drive on toinen ilmainen vaihtoehto, joka mahdollistaa usealle käyttäjälle samanaikaisesti jaettavat ja yhdessä muokattavat tiedostot kuten Docs (tekstieditori), Sheets (taulukkolaskenta) ja Slides (diaesitykset). Etenkin soluesseitä kirjoitettaessa Docsin kautta on vaivaton kirjoittaa samanaikaisesti esseetä, kun näet, mitä toinen kirjoittaa ja voitte yhdessä keskustella helposti esseestä. Tiimiyrittäjälle hyvänä lisänä Google Drivessa on myös mm. Google Forms, eli mahdollisuus luoda erilaisia kyselyitä myös ryhmän ulkopuolisille vastattavaksi. Lisäksi siitä löytyy mahdollisuus myös mm. yhteiseen kalenteriin sekä Hangouts, jonka kautta onnistuvat Skypen kaltaiset kokouspuhelut pelkän jaettavan linkin avulla. (Google)

Pilvipalvelut Projektitoimisto Kajossa

Kajossa otettiin ensimmäisenä vuonna käyttöön Office 365 Groups yhteisten tiedostojen jakamiseen, sillä se on opintojen kautta ilmainen palvelu ja sen tiedostomuodot ovat kaikille entuudestaan tuttuja. Google Drive taas on usein käytössä erillisissä isommissa projekteissa, etenkin jos niissä on henkilöitä eri tiimiyrityksistä.

Slack on Kajon virallinen viestintäkanava. Monelle se tuli uutena opintoja aloitettaessa ja paljon on menty eteenpäin sen opettelussa. Kuitenkin se ei vielä toimi täydellisesti viestinnässä, sillä on yksilökohtaista, kuinka aktiivisesti sitä käytetään. Toisinaan kanavilla voi olla paljon viestejä, jolloin on riski, että tärkeä tieto hukkuu massaan. Tähän ratkaisuna nyt syksyllä kokeilemmekin viikkotiedotteen koontia, jolloin kerran viikossa julkaistaan yksi pidempi viesti, jossa on uutta tiedotettavaa sekä koontina tärkeät asiat muilta kanavilta. Toistaiseksi ainakin tämä on vaikuttanut toimivalta ratkaisulta ja turhaa viestimäärää on saatu pienennettyä.

Tänä syksynä uutena asiana tiimille yhteiseksi otettiin Trello. Osa on käyttänyt sitä jo aiemmin yksittäisten projektien hallinnassa, mutta tällä kertaa siellä otettiin käyttöön kaksi taulua tiimin yhteiseen käyttöön: projektit ja viikkopalaverit. Ensimmäisenä vuotena oli paljon puhetta siitä, kun ei ihan tiedetty mitä kaikkia projekteja on käynnissä ja ketä tiimiläisiä on missäkin projektissa. Nyt Trelloon luodun projektit-taulun avulla voidaan nähdä, mitä soluja on käynnissä, mitä projekteja on suunnitteilla, mitä projekteja on käynnissä ja mitkä ovat jo toteutuneet. Merkitsemällä projektissa olevat henkilöt tehtäväkortteihin, näkee helposti, mitä kenelläkin on työn alla.

Viikkopalaverit-taulu otettiin käyttöön siksi, että koettiin Slackin ruuhkautuvan turhaan viesteistä, jotka koskevat viikkopalavereihin esille nostettavia asioita. Nyt Slackiin ei tule ylimääräisiä viestejä näistä ei-kiireellisistä asioista, vaan aihelistan voi jokainen tarkistaa etukäteen Trellosta ja lisätä sinne omat aiheensa sekä halutessaan avata niitä jo kuvauksen avulla tarkemmin. Kun palaveri alkaa, on asialista loogisessa järjestyksessä esillä ja käsiteltäviin aiheisiin voi lisätä muistiinpanoja ja ne voi käsittelyn jälkeen siirtää hoidetuksi. On myös mahdollista siirtää asioita ”jatkuvaan seurantaan”, jos asia ei tule yhden palaverin aikana käsitellyksi tai on tarve palata aiheeseen myöhemmin. Näin avoimeksi jäänyt asia ei unohdu palaverin pöytäkirjaan, vaan säilyy taululla ja muistetaan ottaa uudelleen käsittelyyn myöhemmin.

Pilvipalveluiden edut ja haasteet

Teknologia ja erilaiset sovellukset ovat toisille enemmän osa arkea kuin toisille. Tiimiyritys koostuu useasta yksilöstä, joilla ei luonnollisesti ole yhtäläisiä taitoja eikä kiinnostusta teknologian suhteen. Yksi käyttää pilvipalveluita usean kerran päivässä, toiselle taas vaatii opettelua ottaa jokin palvelu päivittäiseen käyttöön edes kerran päivässä. Kun ottaa pilvipalveluita käyttöön tiimissä, onkin siis huomioitava, paljonko uutta asiaa ja opittavaa tuo tiimille kerralla. Liikaa ei voi omaksua liian nopeasti ja on parempi oppia jotain kerralla hyvin, kuin useampia asioita yhtä aikaa, mutta jotenkuten suorittaen.

Pilvipalveluiden ehdoton etu tiimiyritykselle on se, että ajantasaisimmat versiot tiedostoista ovat kaikkien saatavilla sijainnista riippumatta. Tärkeitä tiedostoja ei tarvitse erikseen lähetellä esimerkiksi sähköpostin kautta, vaan jokainen löytää ne suoraan yhteiseltä palvelimelta. Sekä Trello että Slack mahdollistavat sen, ettei esimerkiksi tiedotusluontoisia asioita huku sähköpostiin. Kaikki tiimiyrityksessä tietävät sen, että tärkeitä asioita ei tarvitse etsiä sähköpostin syövereistä. Jo heti yhteistä työryhmää luotaessa on hyvä heti alkuun luoda selkeä rakenne, mitkä ovat tärkeimmät kansiot (myynti, markkinointi, talous jne.) ja mitä niiden alle tulee. Tiedostomäärien kasvaessa tiedostojen löytäminen vaikeutuu, mikäli ei ole selvää, minkä aihealueen taakse tiedosto kuuluu.

Parhaimmillaan siis eri pilvipalvelut ja sovellukset tehostavat tiimitoimintaa ja työskentelyä. Tärkeää on kuitenkin, että pilvityökalun valitseva taho osaa perustella jokaiselle tiimiläiselle sen, miksi työkalu on kannattava ratkaisu ottaa koko tiimin käyttöön. On myös huolehdittava siitä, että sen käyttöä opetetaan tiimiläisille eikä sorruta olettamaan, että kaikki oppisivat sen heti tai olisivat valmiita opettelemaan sen käyttöä itsenäisesti.

Lähteet:

Google. Google Driven käyttö. Luettu 16.9.2018. https://www.google.com/intl/fi_ALL/drive/using-drive/

Hautala, I. & Oja, P. Pilvipalvelut yritysten arjen tukena. 15.5.2018. Centria Bulletin. Luettu 14.9.2018. https://centriabulletin.fi/pilvipalvelut-yritysten-arjen-tukena/

Hiekkanen, K. Trello: Mahtava ja ilmainen organisointityökalu. 5.10.2016. Yritä.fi. Luettu 15.9.2018. https://xn--yrit-ooa.fi/blogi/trello-mahtava-ja-ilmainen-organisointityokalu

Rath, M. Office 365 Collaboration with SharePoint, Groups and Teams. Where do I start? 18.9.2017. SWC. Luettu 16.9.2018. https://www.swc.com/blog/cloud/office-365-collaboration-sharepoint-groups-teams-start

Slack. 2018. Slack – Features. Luettu 15.9.2018. https://slack.com/features