Tampere
26 Nov, Thursday
4° C

Proakatemian esseepankki

Pilke Stay Up Late 2017



Kirjoittanut: Esseepankin arkisto - tiimistä Ei tiimiä.

Esseen tyyppi: / esseepistettä.

KIRJALÄHTEET
KIRJA KIRJAILIJA
Esseen arvioitu lukuaika on 20 minuuttia.

Esseen kirjoittajat:  Annina Mustonen, Johannes Peltonen, Anu Järvinen, Laura Kallio, Milla Kauhanen, Taija Leivo, Joni Puhakka, Saila Tyni, Eelis Piipponen

Johdanto

Pilke Stay Up Late on Proakatemian hyväntekeväisyysprojekti, joka on järjestetty jo 14 vuoden ajan. Tänä vuonna 15. juhlavuoden Pilke Stay Up Late järjestettiin Tampereen Pakkahuoneella ja Klubilla keskiviikkona 10.05.2017. Viidennentoista juhlavuoden teemana oli suomirap ja vuoropuhelu.

Esteettömiä, aikuisille (k-18) järjestettäviä iltatapahtumia ei juurikaan ole Pirkanmaalla. Stay Up Late –konsepti on lähtöisin Iso-Britanniasta, ja sen perusideana on tarjota kaikille ihmisille yhdenvertainen illanviettomahdollisuus. Pilke Stay Up Laten tarkoitus on edistää yhdenvertaisuutta ja mahdollistaa erityisesti kehitysvammaisille ja liikuntarajoitteisille ihmisille ilta hyvän musiikin parissa.

Tapahtuman lahjoituskohteeksi järjestäjätiimi valitsi Tampereen kaupunkilähetys ry:n Iltalinjan Äijäsirkuksen. Iltalinja on kehitysvammaisille ja erityistä tukea tarvitseville nuorille ja aikuisille tarkoitettu matalan kynnyksen toimitila. Heidän tämän vuoden ohjelmistossa on Äijäsirkus, joka on sosiaalista sirkusta. Sen ajatuksena on tukea sosiaalista voimaantumista, joka on uusien asioiden oppimista, osallistumista ja onnistumista.

Tämä soluessee kuvaa vapaamuotoisesti tapahtuman järjestämiseen liittyviä eri vaiheita. Essee on erityisesti suunnattu avuksi uudelle projektitiimille. Tämän soluesseen olisi voinut jakaa kahteen osaan, mutta kokonaisuuden hahmottamisen helpottamiseksi päädyimme poikkeuksellisesti pitämään esseen yhtenäisenä.

 

Tiimi

Annina Mustonen (Motive)

Laura Kallio (Motive)

Johannes Peltonen (Motive)

Anu Järvinen (Motive)

Milla Kauhanen (Motive)

Taija Leivo (Motive)

Joni Puhakka (Motive)

Saila Tyni (Motive)

Eelis Piipponen (Total)

(Sanni Soukkio) (Motive)

 

Projektitiimi valikoitui syksyllä 2016 opiskelujen alettua Proakatemialla sen perusteella, ketkä olivat tapahtumasta kiinnostuneita. Kuuntelimme tiimin kokoa pähkäillessä edellisen vuoden tiimin vinkkejä tiimin kokoon liittyen ja projektiryhmäämme valikoitui 9 henkilöä. Laitoimme heti hösseliksi ja muodostimme pikkutiimit. Niiden jäsenet valikoituivat sen mukaan,  mistä kukakin halusi oppia ja toisaalta, mihin koki että itsellä on annettavaa. Vinkkejä pikkutiimien vastuualueista otimme edelliseltä projektiryhmältä.

Käänne tiimin jäsenissä tapahtui kun Sanni vaihtoi peruspuolelle takaisin marraskuussa ja jättäytyi pois myös projektitiimistä. Sannin tilalle hyppäsi Eelis. Koimme, että 9 henkilöä oli meidän tiimillä sopiva tekijämäärä, joten halusimme ottaa Sannin tilalle vahvistuksen.

 

Pikkutiimit selkeyttivät työntekoa paljon ja jokainen tiesi roolinsa. Pikkutiimien jaot olivat seuraavanlaiset:

Projektipäällikkö : Annina

Talous ja lipunmyynti: Johannes ja Joni

Apurahat: Anu ja Milla

Artistihankinnat: Milla, Anu ja Laura

Sponsorit: Saila, Joni ja Eelis

Mavi-tiimi: Milla ja Johannes

Media ja päättäjäkontaktointi: Laura ja Anu

Palvelutalojen kontaktointi: Taija ja Milla

Pakkahuonetiimi: Taija ja Annina

 

Pikkutiimit toimivat hyvin. Osa tiimien tehtävistä ajoittui eri kohtiin projektia. Esimerkiksi sponsorihankinta alkoi heti syyskuussa ja päättyi jonkin verran ennen tapahtumaa, kun taas Pakkahuonetiimin tehtävä painoittui huhti- toukokuulle. Viikoittaisissa palavereissa kävimme läpi kunkin tiimin tämänhetkisen työmäärän ja autoimme toisiamme tarpeen tullen.

Helppoa oli, kun suurin osa koko yhdeksän hengen tiimistä oli samasta akatemiatiimistä, Motivesta. Olimme siis toisillemme tuttuja. Kuitenkin näimme tärkeäksi erilaiset illanvietot projektin aikana. Keväällä olimme muun muassa mökillä pyjamabileissä viettämässä yhdessä aikaa, sekä tekemässä projektiin liittyviä hommia.

 

Projektipäällikön rooli

Koimme hyväksi, että tiimillämme oli vain yksi projektipäällikkö. Päädyimme siihen, että projektipäällikön tehtävänä on pitää langat käsissä, eikä hän ole aktiivisesti osana mitään pikkutiimiä. Projektipäällikön vastuulla oli muun muassa palavereiden suunnittelu ja olla perillä liikkeistä, mitä täytyy tehdä seuraavaksi. Palavereiden vetovastuun lisäksi hänelle kuului mm. vireystilan nostatukset. Hän oli alusta asti linkkinä Pakkahuoneen ja tiimimme välillä, joten oli luonnollista, että hän oli osana Pakkahuonetiimiä projektin loppupuoliskolla.

Välillä osa tiimiläisistä koki sen ärsyttävänä, kun projektipäällikölle piti “raportoida” omasta toiminnastaan. Projektipäällikön näkökulmasta se oli ehdottoman tärkeää, että on mahdollista pitää langat omissa käsissä ja tietää missä milloinkin mennään. Tämän ansiosta projektipäällikkö osasi myös reagoida tarvittaviin tilanteisiin niiden vaatimalla tavalla eikä mikään tullut hänelle “puskista”. Lopulta tiimi koki intensiivisen johtamistyylin hyvänä. Tiimille ei tullut loppupaniikkia kun kaikilla hoidettavilla asioilla oli deadline jo hyvissä ajoin ennen tapahtumaa ja kaikilla oli oma rooli selvillä.

 

Sisäinen viestintä

Tiimin sisäinen viestintä oli tärkeässä roolissa koko tapahtuman suunnittelun ajan, sen aikana sekä tapahtuman jälkeen. Viestinnän toimivuudesta vastasi mavi-tiimi. Projektin alussa mavi-tiimi suunnitteli ja loi kanavat, joita projektin edetessä tultaisiin käyttämään.

Sisäisessä viestinnässä päätimme käyttää Slack- pikaviestinpalvelua sekä Google Driveä. Tiimin kokoonpanon muuttuessa siirryimme WhatsApp-pikaviestipalveluun.  Suuren projektiryhmän viestinnässä oli hyvä, että myös pienemmillä tiimeillä oli omat viestintäkanavansa, jotta pääkanava ei ruuhkautuisi.

Päivittäisen viestinnän lisäksi projektin aikana jaettiin myös paljon tietoa ja tiedostoja Google Driven välityksellä. Drive oli toimiva ja käytännöllinen väline tiedostojen säilytykseen ja jakamiseen. Drivelle tallensimme esimerkiksi jokaisen pienen tiimin kuulumisia ja palaverimuistioita.

Projektipäällikön näkökulmasta toimiva sisäinen viestintä oli ehdottoman tärkeää. Viestinnän toimiessa päällikön oli helppo viestiä projektiryhmälle muistutettavista ja tiedotettavista asioista. Tapahtumapäivänä projektipäällikköä helpotti se, että loimme loimme uuden whatsapp-keskustelun, jossa pystyimme viestimään projektiryhmän kesken akuuteista asioista ja päällikkö sai tarvittaessa helposti yhteyden tiimiläisiin.

Tärkeässä roolissa olivat myös koko tiimin yhteiset, sekä pienempien tiimien omat palaverit. Palaverit rakentuivat siten, että yhteisissä palavereissa keskityttiin pienempien tiimien kuulumisiin sekä yhteisten asioiden päättämiseen. Pienempien tiimien työskentely tapahtui palaverien ulkopuolella. Tiimi koki järjestelyn toimivaksi ja pyrki yhdessä siihen, että yhteinen aika käytettiin nimenomaan yhteisten asioiden läpikäymiseen.

 

Markkinointi

Tapahtuman markkinoinnin sisällön suunnittelusta vastasi mavi-tiimi. Markkinoinnissa päädyttiin käyttämään sosiaalisen median lisäksi esimerkiksi mainontaa TKL:n busseissa. Mavi-tiimi aloitti tapahtuman graafisen ilmeen suunnittelun vuoden 2016 loppussa. Ilmettä päivitettiin valittuihin some-kanaviin, kuten Facebookiin ja Instagramiin. Snapchatin käyttöä pohdittiin ja kokeiltiin, mutta siitä luovuttiin, koska sitä kautta kohderyhmän tavoittaminen jäisi vaivaan nähden vajaaksi. Mavi-tiimin budjetiksi määritettiin 800€, mutta lopulta siihen kului noin 950€.

Tapahtumalla oli viime vuoden tiimin jäljiltä nettisivut olemassa. Pidimme itsestäänselvyytenä, että tapahtuma tarvitsee nettisivut. Päivitimme ja muokkasimme sivujen ilmeen toimivammiksi ja meidän näköiseksi. Tähän tehtävään valikoitui Johannes, jolla ei ollut aiempaa kokemusta nettisivujen tekemisestä tai hallinnoimisesta. Johannes opetteli nettisivujen tekoa ja suoriutui tehtävässä hyvin. Nettisivujen päivittämiseen kului kuitenkin suhteettoman paljon aikaa. Emme saaneet yhtäkään yhteydenottoa nettisivujen yhteydenottolomakkeen kautta ja jäimme pohtimaan, olivatko nettisivut muutenkaan tarpeelliset. Jatkossa suosittelemme pohtimaan, onko nettisivut tapahtumalle välttämättömät. Jos joku osaa tehdä hyvät nettisivut kohtalaisen pienellä vaivalla, se saattaa olla kannattavaa. Kannattaa miettiä riittäisikö pelkkä Facebook-tapahtuma ja olisiko järkevämpää kohdentaa vaivannäkö muihin markkinointikanaviin. Jos tapahtumalle päädytään yhä tekemään nettisivut, yksi hyvä, helppo ja ilmainen WordPress-teema on Sydney Theme.

Sosiaalisen median kanavia päivitimme viikoittain. Tapahtuman lähestyessä päivitystahti kiihtyi ja sitä mukaa myös tavoitettujen henkilöiden määrä kasvoi selkeästi. Halusimme pitää sisällön hauskana ja laadukkaana, jotta se antaisi oikean kuvan tulevasta tapahtumasta. Toimintakautemme (1.9.2016 – 10.5.2017) aikana lisäsimme Facebook seuraajien määrää reilulla sadalla uudella seuraajalla. Hyödynsimme markkinoinnissa myös TKL:n bussien valotauluja, joihin saimme mainoksen tarjoushintaan viikon ajaksi.

Käytimme myös painettua materiaalia. Pilkkeelle tilattiin sekä A3-julisteita, että A5 kokoisia flaijereita. Paidat painatettiin tiimiläisille. Lisäksi tilattiin roll-up, jota käytettiin tapahtuman markkinointitilaisuuksissa. Lopulta roll-upin käyttö jäi melko vähäiseksi, ja seuraavissa tapahtumissa voisi pohtia olisiko jokin muu vaihtoehto parempi.  Toisaalta roll-upin kustannus oli hyvin kohtuullinen.

Flaijereita jouduimme  tilaamaan loppuvaiheen markkinoinnissa lisää. Julisteita jäi ylimääräisiä. Flaijerit olivat hyviä etenkin kun kävimme markkinoimassa ja myymässä tapahtumaa palvelutaloissa. Päivätoimintakeskukset myös auttoivat meitä markkinoinnissa jakamalla flaijereita jokaiselle kävijälleen.

 

Vuoden 2017 visuaalinen ilme

Rap  ja vuoropuhelu -teema näytti suuntaa graafisen ilmeen suunnittelussa. Ilmeessä artistit ovat puhekuplissa ja “keskustelevat” keskenään. Elementeissä vilahtaa myös Tampereen kaupungin silhuetti, joka kuvastaa tapahtuman paikallisuutta. Kaikkiin materiaaleihin se kuitenkaan ei enää mahtunut ja siitä luovuttiin materiaaleissa, jossa se jäi kaiken alle tai toi ilmeeseen liikaa sekavuutta. Tapahtuman logo muotoutui sellaiseksi, että se on paketti, jossa näkyy päivämäärä jo itse logossa. Näin ollen se on helppo ja kompakti käyttää erilaisissa yhteyksissä. Yhden päivän mittaisen tapahtuman markkinoinnissa oli tärkeää, että viesti välittyy nopeasti katsojalle. Logon yhteydessä on käytetty myös 15.juhlavuosi puhekuplaa.

Graafinen suunnittelija löytyi omasta tiimistä, joka nopeutti ja helpotti materiaalin suunnittelua ja muokkaamista.

 

Sponsorihankinta

Heti syksyllä aloimme sponsoritiimin kesken miettimään käytännön järjestelyitä sponsorointiin liittyen. Asetimme itsellemme tavoitteet. Edellisen projektitiimin materiaaleja hyödyntäen laadimme uudet sponsoripaketit, kirjeet yhteistyökumppaneille, sponsorointisopimuspohjat sekä kontaktilistat. Pidimme heti itsestään selvänä, että tehokkain tapa kontaktoida yrityksiä oli puhelimitse. Kävimme läpi, mitä hyötyä sponsoroijat voisivat saada mukana olosta. Laadimme myös soittelun helpottamiseksi soittelurungon, jonka pohjalta hahmottelimme itsellemme, miten lähestyä yrityksiä ja mitä mahdollisesti haluaisimme käydä puheluissa läpi.

Pidämme tärkeänä alkusuunnittelun tärkeyttä, materiaalien laatimista ja ylipäätään sponsoroinnin merkityksen pohtimista niin yhteistyökumppaneiden, asiakkaiden kuin järjestäjien kannalta. Kun todella tietää ja uskoo omaan tapahtumaan, sponsoreiden hankinta on huomattavasti helpompaa.

Suunnittelussa ja työnjaossa tuli ottaa huomioon, mitä sopimusten laatimisten jälkeen tapahtuu. Kenen vastuulla on hoitaa sponsoreiden kanssa sovitut tuotteet, kuka vastaa heidän kanssa yhteydenpidosta, kuka hoitaa laskutukset ja niin edelleen. Näissä on hyvä organisoida ja jakaa työt selkeästi niin, että kaikki materiaalit ovat selkeästi löydettävissä ja työt etenevät jouhevasti. Laatimamme sponsoripaketit sisälsivät eri vastineita yrittäjille, joten oli tärkeätä olla tarkkana että kaikki sovitut asiat tulevat hoidettua.

Alkumateriaalien laatimisen ja muun suunnittelun jälkeen lähdimme tekemään sponsorihankintaa jo syksyllä. Toimivimmaksi tavaksi koimme sopia pikkutiimin sisällä yhteiset soitteluajat. Soittelurungot ja ajatukset sponsoroinnista kehittyivät prosessin aikana, jaoimme oivalluksia ja iloitsimme onnistumisista. Tammikuun alusta sponsorihankinta alkoi suuremmalla temmolla.

Lähtöoletuksemme olikin, että yrittäjille puhelinmyyjien soitot ovat arkipäivää ja jopa rasite. Meitä yllätti kuitenkin kontaktoitujen yritysten positiivinen vastaanotto. Olimme myös ajatelleet, että yritykset haluavat hyötyä jokaisesta tekemästään lahjoituksesta taloudellisesti. Yllättävää oli, että moni yritys halusi tukea tapahtumaa pyyteettömästi tukemismielessä, vaikka ei sinänsä taloudellisesti suoranaisesti hyötynytkään tapahtuman tukemisesta.

Sponsorihankinta vaatii kuitenkin runsaasti kärsivällisyyttä ja pitkäjänteisyyttä. Asioista päättäviä henkilöitä oli usein haastava saada kiinni. Useimmiten päätöstä ei tehty heti ensimmäisen puhelun aikana, vaan asiat otettiin käsittelyyn kokouksiin ja harkintaan. Tällöin meidän täytyi kontaktoida sponsoreita uudelleen ja uudelleen.

Välillä sponsorihankintaprosessi tuntuikin pitkältä ja turhauttavalta, mutta silloin koko tiimin tuella ja kannustuksella oli korvaamaton vaikutus. Näinä hetkinä oli tärkeä puhua omista ajatuksista. Tiimin kesken pystyi pohtimaan voiko asialle tehdä jotain esimerkiksi tiimiroolien vaihtamisella ja toisien tsemppaaminen, asioista puhuminen motivoi taas jatkamaan. Järjestimme myös koko tiimin yhteisiä soitteluhetkiä. Etenkin näissä hetkissä oli äärimmäisen tärkeätä, että alussa oltiin luotu tavoitteet, joihin jokainen oli sitoutunut.

Sponsorisoittelu jatkui pitkälle kevääseen. Saimme ihania sponsoreita monelta alalta. Jokaikinen sponsorituki oli hyvin tärkeä. Pitkän ja kovan työn tuloksena saimme lopulta alussa asetetut tavoitteet ylitettyä. Uskomme, että onnistumisen tunteet, jatkuva kehittymisen halu, luottamus prosessiin ja toimiva tiimityö olivat avainasemassa onnistumiseen.

 

Tukihakemukset

Aloitimme apurahahakemusten teon syyskuussa 2016. Tutustuimme edellisvuoden tiimin materiaaleihin. Tämän vuoden tiimissä meitä oli kaksi tekijää. Teimme oman aikataulun apurahojen hakemiseen.

Haimme apurahoja seuraavilta tahoilta:

  • Suomen kulttuurirahaston keskusrahasto/ Taidetta hoitolaitoksiin.
  • Suomen kulttuurirahasto/Maakuntarahasto
  • Tampereen kaupungin kulttuuripalvelut
  • Tukilinja
  • Musiikin edistämissäätiö

Haettavien apurahojen summia oli haastavaa miettiä. Otimme mallia aikaisemman vuoden suunnitelmista, sekä säätiöiden omien sivujen kautta, joissa näkyi jo myönnetyt summat. On tärkeää miettiä mihin asiaan apurahaa haetaan, jotta ei tule päällekkäisyyksiä. Lisäksi eri apurahoja myönnetään eri tarkoituksiin, joten aikaa kuluu tämän tiimin kohdalla hakemusten tekemiseen hyvin paljon. Hakemusohjeet on syytä lukea tarkasti ja laatia sen mukaiset hakemukset. Arvopohja tulee näkyä selkeästi sekä se miten se saavutetaan. Tänä vuonna onnistuimme saamaan tukia hyvin, johtuen varmasti osaksi huolella laadituista hakemuksista.

Lähetimme pyynnöstä yhteen hakemukseen lisätietoja, joka pidensi hieman käsittelyaikaa.

Apurahaa myöntäneet tahot voivat edellyttää esimerkiksi logojen näkymistä tapahtumassa tai tapahtuman markkinoinnissa. Apurahoista täytyy myös tehdä jälkiselvityksiä, jotka työllistävät myös tapahtuman jälkeen. Monet tukijat haluavat tapahtumaraportin sekä lopulliset laskelmat menoista ja tuloista.

 

Artistitiimi

Artistitiimin tehtävinä oli:

  • esiintyjien hankinta ja sopimusten teko
  • juontajan hankinta tapahtumaan
  • kaikki musiikkiin liittyvät tekniikka-asiat Pakkahuoneen ja artistien välillä
  • artistien viihtyvyys ja raiderit
  • backstage järjestelyt
  • ruoka- ja muut kojut tapahtumassa

Esiintyjät

  • MC KOO (Lossi T ja Lilli Aro)
  • Vimmart ja Juju
  • Ewe
  • Vatsastapuhuja Tomsson
  • Ruudolf
  • Tapahtuman juontajana Ewe Väisänen

 

Artistitiimin kokoonpano vaihtui projektin edetessä. Kesken projektin lennossa vaihtunut tiimi vaikutti artistien hankintaan sitä hidastaen. Ensimmäinen artisti lyötiin lukkoon marraskuussa 2016 ja viimeinen artisti tammikuussa 2017. Alkuperäisen aikataulun mukaan tavoitteena oli, että kaikki artistit olisi ollut valittu marraskuun loppuun mennessä.

Artistitiimi työllisti tasaisen paljon koko projektin ajan tapahtumapäivään asti.

Artistien hankinta olisi kannattanut käynnistää heti projektin alussa vauhdilla, koska valmiita kontakteja ei ollut. Budjetti artistien hankintaan oli 4000e, mikä myös rajasi heti kaikista suurimmat nimet pois.

Aikaa vei syksyllä 2016 sen pohtiminen, millaiset artistit toisivat meille eniten katsojia ja maksavaa yleisöä. Aikaa vei myös sähköpostiviestittely artistien ja managereiden kanssa, jossa vastauksen saaminen yhteen viestiin saattoi kestää viikkoja. Lisäksi kun yhtä yhtyettä yritettiin saada mukaan, muita artisteja ei voinut samaan aikaan lyödä lukkoon. Sähköpostiyhteydenpito olisi kannattanut heti alussa jakaa useamman artistitiimiläisen kesken, tehokkuuden saavuttamiseksi.

Artistisopimuksien laatimiseen kysyttiin kokeneelta tapahtumajärjestäjältä neuvoa. Kannattaa olla tarkkana ja tarkistaa useampaan kertaan artistisopimukset ja antaa ne ulkopuolisille luettaviksi, että niissä ei jää mitään arvailujen varaan. Monitulkintaiset kohdat on syytä poistaa/muuttaa. Kannattaa selvittää myös se, kuinka artistille maksetaan palkkio, onko artistilla oma yritys tai toiminimi vai maksetaanko heidän palkkionsa palkkana. Näiden selvittäminen jälkikäteen voi olla hyvin työlästä.

Artistiimi teki tehokasta työtä hankkiessaan runsaat takahuonetarjoilut lahjoituksina. Yllättävä moni lähti mukaan tapahtumaan mukaan lahjoittamalla ruokaa, juomaa ja naposteltavaa.

Tapahtumapäivänä soundcheckien kanssa kannattaa varautua yllättäviin muutoksiin ja viivästyksiin. On hyvä huomioida, että kun tilan vuokra-aika alkaa, niin vasta silloin työntekijät tulevat paikalle ja alkavat järjestellä paikkoja. Ensimmäinen vuokrattu tunti menee siis käytännössä johtojen selvittelyyn, jolloin mahdollisesti liian tiukkaan aikatauluun sovitetut soundcheckit ovat heti myöhässä. Voi myös olla, että joku artisteista jättääkin soundcheckin välistä, jolloin aikataulu muuttuu taas. Jos rahalliset resurssit antavat myöten olisi hyvä ottaa yksi ylimääräinen tunti ennen kuin artistit saapuvat paikalle. Backstagen ruuhkaisin aika on juuri kun artistit saapuvat ja heillä on paljon kysymyksiä ja toiveita, myös bs-passit täytyy jakaa.

Jälkeenpäin ajateltuna artistien hankintaan olisi alussa voinut käyttää koko tiimin panosta.  Jäimme pohtimaan myös sitä, otimmeko lopulta riittävästi huomioon kohdeyleisön musiikkimaun? Otimme tietoisen riskin valitessamme rap-teeman, joka verrattuna esimerkiksi suomirockiin ei ole ehkä niin ilmiselvä suosikki kehitysvammaisten keskuudessa. Rap-teemalla haluttiin houkutella muitakin kuin pääkohderyhmän asiakkaita, jotta kohtaamisia tapahtuisi. Otimme pääesiintyjäksi nimekkään rap-artistin (Ruudolf), jonka toivoimme vetoavan mm. opiskelijoihin.

Illan huikeaksi menestykseksi nousi rap-artisti MC KOO, joka nosti tunnelman kattoon kaikissa katsojissa ja innosti myös muita artisteja. Saimmekin erityisen paljon kiitosta selkeästä musiikillisesta kokonaisuudesta sekä siitä, että esiintyjinä oli sekä vammaisia että vammattomia artisteja, jotka esiintyivät myös yhdessä.

 

Ruokakojut ja muut lisäkojut


Ruokakojun hoitamista ei kokemuksemme mukaan välttämättä kannata yhdistää artistitiimin toimintaan, sillä se vaikeutti  toimintaa sekä viestimistä. Järkevintä olisi, että ruokakojuista sekä muusta lisämyynnistä tms., vastaisi esimerkiksi se tiimi jonka vastuulla on tilat ja niiden järjestäminen, koska heillä on jo valmiiksi tieto tilojen koosta ja esimerkiksi sähköjen saatavuudesta.

Ruokakojujen pitäjiä kannattaa lähteä hakemaan hyvissä ajoin, niitä ei kokemuksemme mukaan ole niin helppoa saada suhteellisen pieneen tapahtumaan mukaan. Kokemuksen mukaan tapahtuma on esimerkiksi markkinamyyjille myynniltään liian pieni. Loppujen lopuksi meillä oli tapahtumassa vain yksi ruokakoju, vaikka tavoitteena oli saada paikalle useampi. Liikaa ei myöskään kannata luottaa siihen, että aikaisemmin olleet kojut tulisivat varmasti, vaikka kontakti on lämmin ja heillä positiivinen kuva tapahtumasta. Ruokakojujen hankkimiseen kannattaa käyttää aikaa, sillä ne tuovat tapahtumalle lisäarvoa ja ovat kohderyhmälle tärkeä asia.

 

Media

Mediakontaktointia varten tehtiin jo syksyllä aikataulu. Aikataulu ajateltiin niin, että suurimmat paukut median kontaktoitiin laitetaan lähempänä tapahtumaa. Siinä jäi kuitenkin tarkastamatta harvemmin ilmestyvien lehtien aikataulut ja muutama potentiaalinen lehti jäi väliin sen takia, että olimme liian myöhään liikkeellä. Tämä kannattaa siis muistaa tehdä hyvissä ajoin. Lisäksi olisi hyvä yrittää saada projektin alussa jotain lehtijuttuja, se voisi auttaa sponsorien ja muiden yhteistyökumppaneiden hankinnassa. Siihen voisi vedota, että tapahtuma on jo saanut näkyvyyttä.

Median kontaktointi osoittautu yllättävän vaikeaksi! Lähettelimme lehdistötiedotteita yleisiin sähköposti-osoitteisiin, päätoimittajille, toimittajille suoraan, yritimme soittaa ja jopa kävimme erään lehden toimistossa. Mikäli mahdollista, niin tähän kannattaa käyttää kaikki kontaktit mitä on ja muistaa hyödyntää myös yhteistyökumppaneiden kontakteja. Lehdistötiedote kannattaa luetuttaa ulkopuolisella, sillä tekijöille tapahtuma on niin tuttu ettei välttämättä hoksaa onko tiedote kiinnostava ja tuleeko siinä kaikki oleellinen selville.

Oli hankalaa pohtia, että mikä edellä tapahtumaa kannattaa yrittää mainostaa lehdille. Onko kiinnostavinta se, että opiskelijat tekevät tapahtumaa vai se, että on jo 15.juhlavuosi vai se, että kyseessä on hyväntekeväisyystapahtuma? Vai kannattaako kaikki edellä mainittu yrittää mainita jo lehdistötiedotteessa?

 

Päättäjät

Päättäjäkontaktoinneista tehtiin yhdessä listaa jo syksyllä 2016. Tavoitteemme oli saada tapahtuma näkyväksi myös päättäjille ja saada tapahtumalle lisäarvoa saamalla päättäjiä paikalle. Tarkempi suunnittelu kuitenkin jäi muiden kiireiden alle, eikä päättäjiä kontaktoitu kovinkaan systemaattisesti. Nyt jälkikäteen ajateltuna, kartoittamiseen kulunut aika olisi ollut fiksua käyttää muuhun. Lisäksi olisi ollut hyvä miettiä läpi se, että mitä olisimme päättäjien paikalle saamisella saaneet.

Olisiko se oikeasti tuonut lisäarvoa tapahtumallemme? Kannattaako yhteen tapahtumaan yrittää yhdistää kaikkea? Meillä taisi olla kauniina tausta-ajatuksena myös yhteiskunnallinen vaikuttaminen. Idea on hyvä, mutta nyt miettien tapahtumassa oli muutenkin paljon työtä ja omalla tavallaan tapahtuma on tässä muodossa parasta yhteiskunnallista vaikuttamista. Tehdään sellaista, mitä muut ei tee. Ja me järjestimme K-18 iltatapahtuman, jonka pääkohderyhmänä on kehitysvammaiset ja vastaavia tapahtumia ei juurikaan Suomessa ole.

 

Kummit

Haimme tapahtumalle tunnettuja henkilöitä kummeiksi, jotka voisivat markkinoida tapahtumaa ja tuoda sille lisäarvoa. Kummeiksi lupautuivat kirjailija Rosa Meriläinen, Tampereen kaupungin sen hetkinen pormestari Anna-Kaisa Ikonen sekä urheilija ja näyttelijä Sanna Sepponen. Meriläinen ja Sepponen osallistuivat tapahtumaan, Ikonen lähetti tervehdyksen, joka luettiin juhlallisesti tapahtumassa.

Kummien hankkiminen oli hyvä idea, mutta heidän kontaktien hyödyntäminen jäi meillä ehkä turhan vähälle. Keksimme idean kummien hankintaan kesken kaiken päättäjien kontaktoinnin, emmekä tarpeeksi miettineet miten hyödyntää kummeja esimerkiksi markkinoinnissa.

 

Tulkkaus tapahtumassa

Alusta asti oli selvää, että jos halusimme Pilkkeestä mahdollisimman esteettömän ja saavutettavan tapahtuman, meidän olisi saatava tapahtumaan myös viittomakielen tulkkeja tulkkaamaan illan ohjelmaa viitotulle puheelle tai tukiviittomin. Viittoessaan tulkki viittoo reaaliaikaisesti yleisölle ja välittää samalla ympäröivää äänimaailmaa (Linnapuomi & Salonlahti 2016, 14). Tulkit olisivat tärkeä osa tapahtumaa sekä  tulkkauksen kannalta, mutta myös tuomalla esille tärkeää esteettömyyden teemaamme.

Tulkkausmuodon valinta tapahtuu aina käyttäjäryhmän mukaan (Linnapuomi & Salonlahti 2016, 14). Päädyimme tulkkaukseen tukiviittomin, koska erityisesti kehitysvammaiset saattavat käyttää tukiviittomia puheen rinnalla kommunikoinnin tukena ja täydentämässä puhetta.

Yksi tiimin jäsenistä on aikaisemmalta koulutukseltaan viittomakielen tulkki, minkä takia asia oli  tiimissä luontevasti esillä. Yksi idea oli, että saisimme viittomakielen tulkkiopiskelijoita tulkkaamaan tapahtuman ohjelmaa. Tiimillemme tuli kuitenkin jo varhaisessa vaiheessa yhteydenotto tulkkausyritykseltä, joka oli ollut jo viime vuoden Pilkkeessä mukana, ja joka halusi nyt  laajentaa yhteistyötä. Niinpä olimme kyseiseen yritykseen yhteydessä ja teimme tarjouksen, joka pienen muokkauksen jälkeen hyväksyttiin. Sovimme, että näkyvyyttä vastaan yritys lähti yhdeksi pääsponsoriksemme, ja lisäksi saimme heidän kauttaan kaksi upeaa tulkkia tapahtumaamme.

Tulkit olivat Pilkkeessä lähes koko illan ajan lavalla tulkkaamassa juonnot ja osan musiikkiesityksistä tukiviittomin. Mielestämme tulkit olivat näyttävä ja tärkeä osa tapahtumaamme. Toivommekin, että tulevassa Pilke- tapahtumassa huomioidaan esteettömyys niin, että tulkkaus on tapahtumassa läsnä.

 

Talous

Pilke projektin taloudesta vastasivat Joni ja Johannes. Vastuunjako taloustiimin sisällä oli tasavertainen ja ainakin näiden herrojen kohdalla se toimi. Projektin kaikki jäsenet olivat Motivesta, jolloin luonnollisesti rahavirta kulki Motiven kautta. Motivelle perustettiin rinnakkaistili Pilkettä varten, jolloin taloutta oli helpompi hallinnoida. Taloustiimin vastuulla oli kaikki talouteen liittyvä. Joni ja Johannes hoitivat rahaliikenteen hallinnoinnin, kuten laskuttamisen, laskujen maksamisen ja taloudellisen tilanteen seurannan koko projektin ajan.

Taloustiimi loi alussa budjetin pohjaten aikaisemman Pilke projektin budjettiin. Teimme muutamia tietoisia muutoksia suunnittelemamme tapahtuman mukaisesti. Budjetoimme saavamme lipunmyynnistä enemmän tuloja, sekä budjetoimme enemmän menoja mm. artistipalkkioihin kuin aikaisempana vuonna. Iso osa menoista olivat kuitenkin muuttumattomia, kuten Pakkahuoneen kulut, vakuutukset ja ilmoitukset poliisille. Tapahtuman suurimmat tulot olivat lipunmyynti, sponsorit ja apurahat. Suurimmat menot olivat Pakkahuoneen vuokra ja muut kulut sekä esiintyjien palkkiot. Panostimme rahallisesti melko paljon myös markkinointiin. Budjettia päivitettiin koko projektin ajan tapahtuvien ja tiedossa olevien tulevien menojen ja tulojen mukaan. Alustava budjettimme toteutui melko tarkasti lukuunottamatta lipunmyyntituloja. Tavoitteemme lipunmyyntituloista oli korkealla ja siihen emme aivan päässeet.

Käytännön kannalta oli tärkeää, että taloustiimimme rakastaa Excel-taulukoita ja kaikki oli ajoissa valmiina tulevaa rahavirtaa varten. Auttaa suunnattomasti, kun on eri excel-taulukot eri kokonaisuuksille sekä valmiit kaavat sarakkeissa. Taloustiimin excel-taulukoihin pääsy oli vain taloustiimillä, jolloin talouden kokonaisuus oli kahden miehen hyppysissä ja näin sekaannuksilta vältyttiin. Kahden tasavertaisen taloustiimin jäsenen kesken kommunikoinnin täytyy toimia saumattomasti.

Meidän toimintatapamme toimi hyvin. Taloustiimissä oli kaksi jäsentä, jotka vastasivat kaikkeen rahaliikenteeseen liittyvään. Muut tiimiläiset kysyivät aina taloustiimiltä jos oli jotain hankintoja tekemässä. Taloustiimi myös infosi säännöllisesti muuta tiimiä, että missä talouden kannalta mennään.

 

Lipunmyynti

Lipunmyynti oli tarkoitus aloittaa n. kolme kuukautta ennen tapahtumaa, helmikuun alussa. Tätä varten lipunmyyntivastaavat (Johannes ja Joni) loivat myyntisuunnitelman, joka esiteltiin koko tiimille. Lippujen hinnaksi päätettiin

    • Yksittäislippu ennakko 25€ (sis. ALV10%)
    • Ryhmälippu (väh. 10hlö) ennakko 20€ (sis. ALV10%)
    • Yksittäislippu ovelta 28€ (sis. ALV10%)
    • Proakatemialaisille 15€ (sis. ALV10%)
    • Avustaja pääsee ilmaiseksi. Ei lippua, sanoo vaan ovella.

Päätimme, että opiskelijoille ei tarjota alennettua hintaa. Suurimpana syynä tähän se, että silloin myös eläkeläisille pitäisi tarjota alennettu hinta. Iso osa kehitysvammaisista on eläkeläisiä, joten pian melkein kaikilla tulijoilla olisi alelippu. Päätimme kuitenkin, että kun teemme myyntikampanjoita oppilaitosten kampuksilla, opiskelijoille tarjotaan kampanjahinta 19€/lippu.

Pohdimme lipunmyynnin kohderyhmiä ja miten kullekin kohderyhmälle kannattaa myydä. Jakauduimme neljään pikkutiimiin tärkeimpien kohderyhmien mukaan. Näiden pikkutiimien vastuualueet olivat:

  • Vammaiset ja heidän omaiset
  • Järjestöt ja seurakunnat
  • Opiskelijat
  • Esiintyjien ja rap-genren fanit

Tarkoitus oli, että helmikuun alussa lipunmyynti lähtee todenteolla käyntiin. Lipunmyynnin päävastuuhenkilöt (Johannes ja Joni) joutuivat tähän aikaan viiden viikon työharjoitteluun, joka tuli todella huonoon saumaan. Heidän työtunnit Pilkkeen parissa olivat tällöin rajoitetut, joten lipunmyynti jäi vähälle huomiolle. Maaliskuun puolivälin tienoilla huomasimme, että lippuja ei ole myyty juuri lainkaan. Tästä lipumyyntiurakka lähti todella liikkeelle. Seuraavassa luvussa käsitellään, miten eri kohderyhmien myyntitiimit hoitivat osuutensa.

 

Lippujenmyynti pikkutiimeissä

Ajattelimme, että tapahtumamme artistit ovat nuorten mieleen, joten kävimme ständeilemässä lipunmyynnin merkeissä esimerkiksi TAMK:lla – huonolla menestyksellä. meillä oli musiikit ja pelit ja pensselit, mutta opiskelijoita vaan ei tuntunut kiinnostavan tämänkaltainen tapahtuma. Projektin myötä päädyimme siihen tulokseen, että tapahtumasta kiinnostuu ihmiset, jotka ovat kohderyhmäämme tai ne, joilla on jokin “klikki” kohderyhmän kanssa.

 

Palvelutalojen kontaktointi ja lipunmyynti

Tiimin sisältä valittiin henkilöt, jotka keskittyivät muun toiminnan ohella palvelutalojen kontaktointiin. Palvelutaloilla sekä erilaisilla asumisyksiköillä oli suuri rooli tapahtuman onnistumisessa. Palvelutalo-tiimi huolehti tapahumasta tiedottamisen kaikkiin Tampereen ja lähikuntien yksiköihin sähköpostitse ja puhelimitse. Tapahtuman lähestyessä muut tiimiläiset auttoivat tiimiä käymään paikan päällä yksiköissä markkinoimassa tapahtumaa ja myymässä lippuja.

Tapahtuman suunnittelun alkuvaiheessa kävimme Tampereen kehitysvammaisten Tuki Ry:n diskossa juttelemassa kävijöiden kanssa Pilkkeestä ja yleisesti tapahtumista Tampereella. Keräsimme toiveita ja ajatuksia kävijöiltä suunnitellaksemme entistä onnistuneempaa tapahtuma-iltaa.  Monille kävijöille Pilke oli entuudestaan tuttu, joten saimme niin kokeneiden kuin uusienkin kävijöiden mielipiteitä.

Haasteena palvelutaloja kontaktoiva tiimi koki huonon vastaanoton. Suunnittelimme kontaktoinnin siten, että jo vuoden 2016 lopussa lähetimme sähköpostia kaikkiin yksiköihin. Luulimme että viesti otettaisiin hyvin vastaan, sillä olihan Pilkettä järjestetty jo 14 vuotta ennen meidän tapahtumaamme. Vuoden 2017 puolella keväällä lähdimme soittelemaan kontaktoimiamme tahoja läpi.

Vastaanotto ei ollut niin hyvä, kun olimme olettaneet. Yksiköt olivat hyvin varovaisia, eivätkä osanneet sanoa olisiko heiltä tulossa kävijöitä tapahtumaan tai pystyisivätkö he järjestämään asukkaiden pääsyä ilta-aikaan järjestettävään tapahtumaan. Tapahtumamme onnistumisen kannalta oli kuitenkin tärkeää, että nimenomaan asumisyksiköissä asuvat henkilöt pääsisivät mukaan. Pilkkeen perusajatuksena on, että juuri erilaisissa yksiköissä asuvat henkilöt pääsevät iltatapahtumaan työntekijöiden työvuoroista huolimatta. Tiesimme myös, että kävijämäärä jäisi hyvin pieneksi, ellei palvelutaloista saataisi lisää kävijöitä.

Huomasimme että etenkin lipunmyynti yksiköihin täytyi hoitaa melko intensiivisesti. Soittelimme useampaan kertaan ja vierailimme paikan päällä. Lopulta yhteistyö palvelutalojen kanssa sujui paremmin, mutta oli tavoitteisiimme nähden silti heikkoa. Tämä osa lipunmyynnistä olisi pitänyt hoitaa ripeämmin ja hanakammin vielä aiemmin, eikä luottaa siihen että sähköposti todella tavoittaa kaikki.

 

Lipunmyynnin tulos

Kokonaisuudessa lippuja lähti maailmalle 341kpl ja näistä 154 oli ilmaislippuja tai avustajalle varattuja lippuja. Lipunmyynnin kokonaistulos oli 3640,75€  (ilman ALV:ia, myyntikomissiot vähennettynä). Emme olleet tähän täysin tyytyväisiä. Lipunmyynnin suunnittelu tehtiin hyvin ja huolellisesti, mutta toteutus ei mennyt putkeen. Suurimmat syyt lipunmyynnin huonolle tulokselle olivat mielestämme seuraavat:

  • Viivästynyt myynnin aloitus (etenkin palvelutaloissa pyörät pyörivät hitaasti ja myyntiprosessi kannattaa aloittaa hyvissä ajoin, noin 3-4kk ennen tapahtumaa)
  • Liian kalliit liput etenkin opiskelijoille
  • Kehitysvammaisille ja liikuntarajoitteisille suunnattuun tapahtumaan on vaikeaa saada vammattomia asiakkaita. Silti epäonnistuimme jossain määrin tapahtuman brändäyksessä, koska suurin osa asiakkaista oli kehitysvammaisia tai liikuntarajoitteisia.

Seuraavan vuoden järjestäjille tärkeimpiä vinkkejä lipunmyynnin suhteen:

  • Tehkää huolellinen myynti- ja markkinointisuunnitelma aikatauluineen
  • Aloittakaa myynti ajoissa (etenkin kehitysvammaisille ja liikuntarajoitteisille)
  • Yrittäkää saada lipun hinnat edullisemmaksi kuin meillä
  • Miettikää, miten brändäätte tapahtuman niin että saatte myytyä myös vammattomille
  • Tarjotkaa Proakatemialaisille naurettavan halpa hinta tai jopa ilmaiseksi. Näin saatte kävijöitä ja pöhinää.
  • Muistakaa omat kaveripiirit, harrastuporukat yms.

 

Arpajaiset

Arpajaiset ovat olleet pidetty ohjelma edellisinä vuosina, jonka vuoksi päätimme järjestää arpajaiset tapahtumassamme. Arpajaispalkintoja alettiin hankkia jo hyvissä ajoin, mutta varasimme sille erityisesti aikaa tapahtuman lähestyessä. Arpajaispalkintoja saimme esimerkiksi yhteistyökumppaneilta sekä muilta Tampereen alueella toimivilta yrityksiltä. Arpajais lahjojen saaminen oli yllättävän helppoa ja varsinkin Tampereen keskustan alueella toimivat yritykset lähtivät mielellään tukemaan hyväntekeväisyys tapahtumaa ja  arpajais lahjojen arvo nousi korkeimmillaan jopa 80 euroon. Kun jokainen arpa voittaa, on arpajaiset kova vetonaula.

Arpajaisissa arpajaiset määritellään toiminnaksi, johon osallistutaan vastiketta vastaan ja jossa osallistuja voi saada kokonaan tai osittain sattumaan perustuvan rahanarvoisen voiton. Näin ollen arpajaislain mukaan pystyimme järjestämään arpajaiset, joissa jokainen arpa voittaa, sillä niitä ei lain mukaan lasketa arpajaisiksi. Arpajaisissa tulee lisäksi huomioida, että palkinnon tulee aina olla ostetun arvan hinnan arvoinen. (Arpajaislaki)

Arpoja oli 298 kappaletta, joista vain parikymmentä jäi myymättä. Ottaen huomioon tapahtuman kävijämäärän, oli arpalippujen myynti huimaa. Myyntiä tottakai helpottaa kun jokainen arpa voittaa.

 

Tapahtumapaikka: Tullikamarin Pakkahuone ja Klubi

Edellisvuoden projektitiimi oli varannut meitä varten Pakkahuoneen ja Klubin.  Päätimme tapahtumapäiväksi keskiviikon 10.5.2017. Tilojen suhteen päädyimme siihen, että otamme Klubin ja Pakkahuoneen. Viime vuoden palautteena oli, että Klubin puolta voisi koittaa hyödyntää enemmän. Lisäksi Klubin puolella on toinen Tullikamarin invawc, sekä muita wc- tiloja. Päädyimme siihen, että lisäkojut tulisivat Klubin puolelle ja samalla Klubi olisi rauhallisempi alue, johon voi halutessaan tulla rauhoittumaan. Arpajaiset ovat olleet aiempina vuosina hitti, joten ajattelimme että ne toimivat vetonaulana Klubille. Jotta asiakkaat löysivät tänne, oli meillä Klubin ovella a-ständi, sekä “sisäänheittäjä” houkuttelemassa asiakkaita tälle puolelle. Saimme Klubin puolelle hyvin asiakkaita ja lisäkojut myivät hyvin.

Tullikamari valikoitui sillä perusteella, että se on esteetön ja tarpeeksi suuri tila tällaiselle tapahtumalle. se on myös paikkana hieno ja tunnelmallinen ja koimme esteettiset seikat tärkeiksi tunnelman luonnin kannalta. Valintaamme vaikutti myös se, että Tullikamari oli ollut aiemmilla tiimeillä tapahtumapaikkana joten tiesimme että homma toimii heidän kanssa. Oman haasteensa toki toi hissi, joita oli vain yksi. Jotta hissi ei ruuhkautuisi, oli hissillä oma hissineito, joka täytti hissin ja lähetti eteenpäin. Kaikki tapahtuma oli yläkerrassa, alakerrassa oli sisäänkäynti. Jälkeenpäin ajateltuna Pakkahuone ja Klubi olivat ehkä tarpeettoman suuri paikka ja jokin pienempi olisi riittänyt.

 

Tapahtumapäivä

Tapahtumapäivän kulkua aloitettiin yhdessä suunnittelemaan tammikuussa 2017. Aikataulun ja muiden huomioitavien asioiden suunnittelua ei kuitenkaan koettu järkeväksi tehdä koko tiimin kesken, jolloin siihen nimettiin oma pieni tiiminsä. Tiimi suunnitteli kevään aikana päivän aikataulun lisäksi muut valmistelut sekä projektiryhmän jäsenten ja vapaaehtoisten vastuualueet tapahtumapäivän ajaksi.

Tapahtumapäivä-tiimi huolehti myös lupa-asioista, vapaaehtoisten hankkimisesta, somistuksesta ja kylteistä, palautteen keräämisestä kävijöiltä sekä projektitiimin kiitospuheesta tapahtumaan. Halusimme suunnitella päivän kulun mahdollisimman tarkasti, jotta välttyisimme ongelmatilanteilta hektisen päivän aikana.

 

Vapaaehtoiset

Tapahtumapäivänä oli paljon tehtävää. Meille oli selvää, että tarvitsimme vapaaehtoisia avuksemme jotta kaikki sujuisi hyvin ja projektitiimi pystyisi myös nauttimaan illasta. Rekrytoimme vapaaehtoisia osuuskuntamme jäsenistä, sosiaalialan opiskelijoista ja muista tutuista, sillä halusimme luotettavia ja entuudestaan tuttuja henkilöitä, joille pystyimme luottamaan tärkeitä tehtäviä illan ajaksi.

Vapaaehtoisia ilmoittautui sopiva määrä ja saimme suunniteltua jokaiselle oman vastuualueen tapahtumapäivän ajaksi. Vapaaehtoiset huolehtivat ja avustivat esimerkiksi lipunmyynnissä ovella, koristelussa ja arpajaismyynnissä. Vapaaehtoisten työpanoksella oli suuri merkitys tapahtuman onnistumiseksi, sillä emme olisi projektiryhmän kesken ehtineet hoitaa kaikkea.

 

Lipunmyynti tapahtumapäivänä:

Sisäänkäynti Pakkahuoneelle tapahtui vain alakerran sisäänkäynnistä. Tapahtumaan saapuja saattoi päästä sisään neljällä eri tavalla:

  1. Fyysinen ennakkolippu
  2. Etukäteen varattu lippu (yksilö- tai ryhmälippu. Me katsoimme listalta, mihin hintaan lippu/liput oli sovittu ja möimme ovella sovittuun hintaan).
  3. Ovelta ostettu, varaamaton lippu (28€)
  4. Ilmainen pääsy avustajalle (emme tarkistaneet onko hän todella avustaja, riitti jos sanoi olevansa. Ei tullut kertaakaan tarvetta epäillä rehellisyyttä).

 

Lipunmyynnissä oli käytössä 600€ käteiskassaa, mikä riitti mainiosti. Korttimaksuihin käytössä oli yksi iZettle. Meillä oli ylimääräisiä Tiketin lippuja jäljellä, joita annoimme ovella lipun ostajille. Kannattaa jatkossa miettiä, olisiko tässä hyvä käyttää esimerkiksi leimaa tai ranneketta.

Sisäänkäynti on hieman ahdas ja siihen ei meinaa mahtua kahta jonoa vierekkäin. Ovella olevan portsarin olisi hyvä olla kokenut ja jämäkkä ja kommunikaation lipunmyyjien kanssa tulee pelittää. Muuten voi tulla ongelmia kun edellä mainittuja sisäänpääsytapoja on monia.

 

Backstage ja esiintyjien aikataulu

Backstagella oli 3 työntekijää, joista kaksi toimi ikään kuin backstage emäntinä ja yksi huolehti enemmän ohjelmien aikataulusta aina Soundcheckistä tapahtuman ovien sulkemiseen asti. Backstagella oli hyvät ohjeistukset ja aikataulut näkyvissä useammalla seinällä. Esiintyjät olivat hyvin tietoisia aikataulusta ja kaikki sujui mukavasti varsinkin tapahtuman aikana. Soundcheckissä aikataulu oli myöhässä, mutta yksi artisteista jätti soundcheckin välistä, jolloin saimme aikataulun kiinni.

Tarjoilut backstagelle hankittiin pääosin lahjoituksina, joita saatiin mukavasti. Tarjoiluista tuli kiitosta artisteilta. Pääosin kaikki meni hienosti takahuoneessa ja väki oli iloisissa tunnelmissa. Pieniä kiireen hetkiä tuli, kun osa kalustosta oli jäänyt väärään paikkaan ja takahuonetta pääsimme valmistamaan samaan aikaan kun sinne jo saapuivat ensimmäiset esiintyjät.

 

Muut valmistelut

Ennen tapahtumaa huolehdimme myös koristelusta sekä esimerkiksi vesipisteiden hankkimisesta tapahtuma-alueelle. Järjestimme tilaan kaksi näkyvää vesipistettä, sillä aiempina vuosina projektiryhmä oli saanut palautetta vesipisteiden uupumisesta. Suunnittelimme etukäteen minkälaisia ja kuinka paljon koristeita tarvitsisimme. Hankimme somisteita hyvissä ajoin etukäteen. Halusimme, että tapahtumasta välittyisi juhlavuoden tunnelmaa.

Somistuksessa käytimme erilaisia ilmapalloja sekä serpentiiniä. Emme olleet osanneet huomioida etukäteen eri koristeiden haittoja. Tapahtuman alkaessa selvisi esimerkiksi, että yksi kävijöistä pelkäsi ilmapalloja. Jälkikäteen ajateltuja olisimme voineet huomioida kävijöiden mahdolliset aistiherkkyydet ja muut erityispiirteet myös koristelussa.

 

Jatkot Viihdemaailma Ilonassa

Ajattelimme, että jatkot olisi huikea lisä tapahtumalle. Se tukisi “Stay Up Late”- konseptia. Kartoitimme, mitkä yökerhot ovat Tampereella esteettömiä. Pallottelimme Bar Passionin ja Ilonan välillä. Passion olisi ollut lähellä, mutta ajattelimme että kyllä sen jatkopaikan pitää olla ihan oikea yökerho. Halusimme tehdä jatkoille lähdöstä matalan kynnyksen toiminnan ja järjestimme Pakkahuoneen pihalle saattajia vapaaehtoistyöntekijöistä, jotta kenenkään ei tarvitse suunnistaa Ilonaan yksin. Jatkoille ei lähtenyt kovinkaan monta juhlijaa, mutta koimme jatkomahdollisuuden järjestämisen silti ehdottomasti hyväksi asiaksi. Se on myös ajattelemisen arvoinen asia ensi vuoden tapahtumalle.

 

Vakuutukset ja ilmoitukset

Tapahtumaa suunnitellessa oli tärkeää huomioida tarvittavat vakuutukset, lupa-asiat ja ilmoitukset. Tarvittavia lupa-asioita selvitimme kirjallisuuden, internetin sekä Pakkahuoneen henkilökunnan avulla.

Musiikkiluvat olivat yksi tärkeä asia, joka tuli huomioida ennen tapahtumaa. Tekijänoikeudellisesti suojatun musiikin julkiseen esittämiseen tarvitaan tekijöiden lupa, jonka myöntää Teosto. Julkiseksi esittämiseksi luetaan lähes kaikki yksityisen perhe- ja ystäväpiirin ulkopuolella tapahtuva musiikin käyttö. Esitys on julkinen, jos periaatteessa kuka tahansa voi kuunnella sitä tai jos kuulijoiden määrä on suuri. (Niemi, 2001) Tapahtumamme luonteen vuoksi meidän tuli maksaa Teostolle tarvittavat maksut, jotka hoidimme Pakkahuoneen henkilökunnan kautta.

 

Projektin aikataulu

 

Elokuu 2016:

Ensimmäinen yhteinen Pilke-info 29.8. Kaikki projektista kiinnostuneet  sekä edellisen Pilke-projektitiimin jäseniä paikalla.

Syyskuu 2016:

Pilke-tiimi koossa ja tiimiroolit jaettu yhdessä keskustelemalla.

WhatsApp-ryhmä ja Slack-kanava luotu Pilke -tiimille.

Aloitettu apurahahakemuksien laatiminen.

Tiimit miettivät omaa rooliaan projektissa, joita käydään läpi vielä yhteisesti.

Selvitetään eri  lahjoituskohteita ja tapahtuman päivämäärä lyödään lukkoon Pakkahuoneen kanssa.

Päätetty pitää tapahtuma Stay up late -hengessä. Tapahtuman markkinointi päätetään myös aloittaa osallistumalla omalla ständillä Proakatemian omaan Kick off –tapahtumaan, sekä Kehitysvammaisten tukiliiton konserttiin.

Nettisivujen päivittäminen uuteen ilmeeseen aloitettu.

Tapahtuman budjetti tehty valmiiksi.

Teemaksi päätetty juhlavuosi/synttärit.

 

Lokakuu 2016:

Ensimmäinen apurahahakemus lähetetty (Suomen kulttuurirahaston keskusrahastolle).

Ensimmäinen kummi, Rosa Meriläinen, saatu yhteistyökumppaniksi tapahtumaan.

Petteri Kukkaniemi mukana kokouksessa, saatu vinkkejä koko tapahtuman järjestämiseen.

Tapahtumaan alettu rakentaa rap-teemaa juhlavuoden teeman lisäksi.

Lahjoituskohteeksi päätetty Iltalinja ja Äijäsirkus.

Teeman pohdinta jatkuu (rap/popeda).

Nettisivut päivitetty.

 

Marraskuu 2016:

Tampereen kaupungin pormestari Anna-Kaisa Ikonen lähtenyt mukaan tapahtuman kummiksi.

Artistipohdinta jatkuu.

Osallistuminen Tampereen Sähkölaitoksen sähkissponssi-äänestykseen.

MC KOO lyöty lukkoon tapahtuman artistiksi

Yksi jäsen vetäytynyt projektista.

Voimanlähteitä-tapahtumassa markkinoimassa Pilke- tapahtumaa.

 

Joulukuu 2016:

Artistihankinnassa työskennellään ja artisteja kontaktoidaan vauhdilla.

 

Tammikuu 2017:

Juju varmistunut artistiksi.

Juontajaksi saatu Ewe.

Vatsastapuhuja Tomsson varmistunut artistiksi.

Tapahtumapäivän kulkua suunnitellaan yhdessä.

Apurahahakemuksia tehdään.

Sponsorisoitot aloitetaan yhdessä ja tavoitteellisesti.

Ruudolf varmistunut illan pääartistiksi.

Yhteistyötä Tulkkauspalveluja tarjoavan Evantian kanssa, tulkit paikalle tapahtumaan.

Eelis liittyy mukaan tiimiin.

Uudistetut nettisivut avattu.

 

Helmikuu 2017:

Julisteet ja flaijerit saatu painosta.

Ensimmäiset apurahahakemukset selviää.

Vohbelin kanssa sovittu yhteistyöstä.

Pidetty palaveri lipunmyyntistrategiasta ja jaettu vastuita sen suhteen.

Pilke-paidat ja roll-up saapuneet.

Markkinoinnin suunnittelupalaveri yhdessä Iltalinjan kanssa.

 

Maaliskuu 2017:

Viimeinen apurahakemus lähetetty (Musiikin edistämissäätiö).

Artistitiimin laatimia sopimuksia lähetetään artisteille.

Tapahtuman esiintyjien aikataulut alkavat varmistua.

Kuukauden keskivaiheilla tajuttu, että lipunmyyntiä on tehty aivan liian vähän. Pidetty kriisipalaveria tämän suhteen ja aloitettu lipunmyynti todenteolla.

 

Huhtikuu 2017:

Viimehetken aikataulujen säätämistä tapahtumapäivän osalta (artistit yms).

Backstagen tarjoilujen hankintaa.

Pakkahuone -tiimi aloittaa päivän kulun organisoinnin koskien projektitiimin omaa toimintaa päivän aikana.

Lipunmyynti jatkuu ja myyntilukuja seurataan.

 

Toukokuu 2017:

Tapahtumapäivä

Apurahakemuksien selvitykset laaditaan ja lähetetään tapahtuman jälkeen.

Artistien maksutietojen hankinta ja palkkojen maksu..

Jälkimarkkinointi.

Yhteistyökumppaneita kiitetään.

 

Otteita tapahtumasta saaduista palautteista

– Olisipa tapahtuma ensi vuonna, tulen ehdottomasti uudestaan (Asiakas jatkoilla)

-Lipunmyynnissä palvelutaloille tuli esille, että kauempana olevat tahot saivat tietoa tapahtumasta liian myöhään. Toiveita tuli myös siitä, että tapahtuma järjestettäisiin viikonloppuna. Osa koki myös, että artistivalinnat eivät sopineet heidän iäkkäämmälle asukaskannalle.

-Loistava tapahtuma! (Palvelutalon työntekijä)

-Hyvää ja antoisaa yhteistyötä (Yhteistyökumppani)

-Tomsson oli mahtava (Asiakas)

-Arpajaispalkinnot oli hauskoja (Asiakas)

– Iso kiitos koko pilke2017 tiimille ja artisteille. Aivan huikee energia ja meno. (Artisti)

 

Pohdinta:

Osa tiimistä jäi pohtimaan, kannattaisiko tapahtuman olla kestoltaan hieman lyhyempi. Kun viimeinen artisti aloitti keikkansa, yleisöä oli poistunut huomattava määrä. Tähän saattoi olla yhtenä syynä se, että kävijälle, jolla on haasteita liikkumisessa tai esimerkiksi aistiyliherkkyyttä, monta tuntia kestävä ilta voi olla raskas, eikä jaksaminen riitä viimeiseen esiintyjään asti. Toinen mahdollinen syy ihmisten lähtemiseen oli se, että asuntolan työntekijöiden vuoron vaihtumisen takia itse konserttivieraskin saattoi joutua lähteä takaisin asuntolalle. Tässä onkin pohdittavaa seuraavalle tiimille. Miten asiakkaat saisi viettämään pidempää iltaa, jotta Stay Up Late – idea toteutuisi mahdollisimman hyvin?

Tiimioppimisen kannalta Pilke -projekti oli mielestämme hyvä ja erittäin antoisa. Projekti oli pitkä, kestoltaan noin yhdeksän kuukautta,  ja sen aikana kukin tiimiläisistä ehti kokea erilaisia vaiheita työskentelyssään innostumisesta motivaation kadottamiseen. Projektitiimissämme oli joukko hyvin erityyppisiä persoonia, ja täydensimme mielestämme toinen toisiamme. Kun yhden motivaatio tuntui olevan hetkellisesti kadoksissa, jollain toisella oli juuri silloin energiaa muiden tsemppaamiseen. Oli myös hyvä, että tiimissämme oli sekä rauhallisia tekijöitä että innovatiivisia ideoijia. Moni hullu idea olisi voinut jäädä toteuttamatta, jos tiimistä ei olisi löytynyt rohkeita heittäytyjiä. Toisaalta tasainen tekeminen varmisti sen, että tapahtuma toteutui aikataulussa ja kaikki asiat tulivat hoidetuiksi.

Sosiaali- ja terveysalan opiskelijoiden näkökulmasta projekti oli ammatillisesti opettavainen. Sosiaali- ja terveysalalla moniammatilliset työryhmät- ja yhteisöt ovat yleistymässä, ja näin ollen ne ovat yhä keskeisempi osa myös tulevaa työtämme. Eri alojen ja ammattiryhmien kanssa toiminen Pilke-projektin aikana oli antoisaa.

Projektin alussa on kova kiire tekemään, mutta todella tärkeää on myös pysähtyä miettimään tapahtuman perusasioita. Miksi tehdään, mikä on meidän arvopohja ja mikä on meidän sanoma ja viesti? Näiden perusasioiden pohjalta pohjalta rakennetaan koko tapahtuma. Se myös helpotti tapahtuman suunnittelemista ja päätöksentekoa kun valintoja voidaan punnita tätä taustaa vasten.

 

Mikä meni hyvin:

-loppumotorolassa henkilökohtaiset palautteet

-tehtävänjaot suunnitteluvaiheessa ja tapahtumassa

-hyvä fiilis tiimissä, innostuneisuus

-toisten auttaminen, toisiin luottaminen

-talouden hoito

-tapahtumapäivä sujui alusta loppuun hyvin

-pidettiin palavereita tasaisesti

-avoimuus

-soveltaminen

-ei tullut isoja riitoja, vaikka pitkä projekti

-tiimin yhteistyö koko projektin ajan

-drive pysyi kasassa

-illanvietot oli kivoja -> tiimihenki

-pilkkeen ulkoasu oli onnistunut

-fiilis tapahtumassa oli hyvä (asiakkaat tyytyväisiä)

-lopussa ei tullut kiire

-sponsori- ja apurahahankinta sujui

-kaikki oppivat uusia taitoja

-arpajaiset

 

Mikä meni heikommin:

-puolessa välissä välipalautteenannot olisivat olleet mahtavat

-suomirap teemana – oliko toimiva kohdeyleisölle vai cool vain meidän mielestä?

-projekti oli aikaa vievä

-lipunmyynti lähti käyntiin liian myöhään

-liian monessa pikkutiimissä oleminen

-tehtävänjako pikkutiimeissä

-tapahtumapaikkaa olisi voinut miettiä kauemmin, nyt otettiin “varman päälle”, koska edellinenkin tapahtuma oli ollut Pakkahuoneella

-nettisivuihin käytetty liikaa aikaa ja vaivaa suhteessa hyötyyn

 

Mitä opin:

-kaikki sopimukset pitää laatia aukottomasti ja luetuttaa ulkopuolisilla

-projektisuunnitelman teko heti

-kehen tahansa voi ottaa yhteyttä

-opin lähestymään “isoja herroja”

-opin tuntemaan itseni paremmin

-apurahajuttuja

-johtamistaitoja

-nettisivujen teko

-järjestelmällisyyttä ja tehtävien priorisointia

-oma monipuolisuus eri tehtävissä

-että palvelutalojen realiteetit olisi kannattanut selvittää ajoissa (hoitajien työajat yms.)

-palvelutaloja olisi pitänyt lähestyä vieläkin aikaisemmin

-kaikesta tapahtuman järjestämiseen liittyvästä vähäsen (kokonaisuuden hahmotus vaikkei olisi tehnyt hommia kaikissa pikkutiimeissä)

-uskallus tehdä itse päätöksiä

 


Mitä vien käytäntöön:

-säännölliset palaverit

-suunnitelmallisuuden arvostaminen + sen vaaranpaikkojen huomioiminen

-rohkeuden

-suunnitelmallisuudelle tuli vahvistusta – jatkan samalla tavalla jatkossakin

-tiimiroolien pohdinnan jatkaminen

-ymmärrys tapahtuman järjestämisestä hyödyksi

-ymmärtää tekemisen tarkoituksen (vs. koulussa opiskelu)

 

Lähteet:

http://tullikamari.net/

http://www.aurora-tietokanta.fi/

https://skr.fi/fi/taidetta-hoitolaitoksiin

http://www.tukilinja.fi/

Arpajaislaki 23.11.2001/1047.

Poliisi. 2016. Pienarpajaiset. Luettu 19.5.2016. https://www.poliisi.fi/luvat/tavara-arpajaiset/milloin_lupaa_ei_tarvita/pienarpajaiset

Vero. 2011. Arpajaisvero. Päivitetty 29.12.2011. Luettu 19.5.2016.

https://www.vero.fi/fi-FI/Syventavat_veroohjeet/Muu_verotus/Arpajaisvero(19431)

OP Pohjola 2016. Toiminnan vastuuvakuutus. Luettu 4.5.2016. https://www.pohjola.fi/pohjola/yritys–ja-yhteisoasiakkaat/vakuutukset/vakuutustuotteet/toiminnan-vakuutukset/toiminnan-vastuuvakuutus?cid=330802458&srcpl=3

Poliisi 2016. Ilmoitus yleisötilausuudesta. Luettu 4.5.2016. https://www.poliisi.fi/luvat/ilmoitus_yleisotilaisuudesta

Linnapuomi, A. & Salonlahti, O. 2016.  Entä saavutettavuus? Ohje kulttuurikohteen saavutettavuudesta viestimiseen. Kulttuuria kaikille -palvelun julkaisu. Kulttuuria kaikille -palvelu/Yhdenvertaisen kulttuurin puolesta ry ja Luckan r.f. Nordprint. Helsinki.

Vallo, H. & Häyrinen, E. 2014. Tapahtuma on tilaisuus. Tapahtumamarkkinointi ja tapahtuman järjestäminen. Tietosanoma Oy

 

Kommentit
  • Hanna Saraketo

    Tämä sinällään ansiokas projektiraportti tulee muuttaa soluesseekäytäntöjen mukaiseksi. Ehdotan kirjoittajien jakamista kahteen tai kolmeen ryhmään, jotka tekevät omat soluesseensä tämän projektiraportin ja lähdemateriaalin pohjalta,

    6.11.2017
Kommentoi

Add Comment
Loading...

Cancel
Viewing Highlight
Loading...
Highlight
Close