Tampere
05 Dec, Saturday
2° C

Proakatemian esseepankki

Blogiessee: Parhaat tärpit onnistuneen tapahtuman järjestämiseen



Kirjoittanut: Anniina Rantalainen - tiimistä Hurma.

Esseen tyyppi: / esseepistettä.

KIRJALÄHTEET
KIRJA KIRJAILIJA
Esseen arvioitu lukuaika on 2 minuuttia.

Luin Point Productionin sivuilta Pirjo Kivistön kirjoittaman Onnistunut tapahtuma -artikkelin. Artikkeli käsittelee asioita, jotka vaaditaan tapahtuman onnistumiseksi.

                         

Kivistön mukaan onnistuminen on monen asian summa, ja siksi tapahtumiakin tulisi tutkailla monesta eri näkövinkkelistä hahmottaakseen, onko kaikilla osa-alueilla onnistuttu. Jokaisella tapahtumalla tulisi aina olla niin strategisia kuin operatiivisiakin tavoitteita, jotka määrittelee järjestävä organisaatio hyvissä ajoin tapahtuman suunnitteluvaiheessa.

 

Kivistö jakaa tavoitteet strategisiin ja operatiivisiin tavoitteisiin. Strategisia tavoitteita ovat mm. kohderyhmän valitseminen ja sitouttaminen, uusien asiakkaiden löytämiseen, mielikuvan vahvistaminen kohderyhmässä, johonkin asiaan liittyvän mielikuvan muuttaminen, markkinointiviestinnän tukeminen, hiljaisen tiedon kerääminen sekä henkilökunnan kouluttaminen, sitouttaminen ja motivoiminen. Operatiivisiksi tavoitteiksi Kivistö nimeää myynnin kasvattamisen, medianäkyvyyden hankkimisen ja tapahtuman onnistumisen prosessina.

 

Strategisten ja operatiivisten tavoitteiden pohjalta voidaan tehdä päätelmä siitä, onko tapahtuma onnistunut vai ei. Onnistuneen tapahtuman kriteerit ovat Kivistön mukaan seuraavanlaisia:

          tapahtumalla on tarve

          tapahtuma on osa muuta markkinointia

          tapahtuma on otettu huomioon markkinointiviestinnän suunnittelussa

          tapahtuma tukee muita markkinointiviestinnän keinoja

          tapahtumassa käytetään apuna muita markkinointiviestinnän keinoja

          tapahtumasta vastaa yrityksessä kokonaisviestinnän merkityksen ymmärtävä henkilö

          tapahtumalle on määritelty kohderyhmä

          tapahtumalle määritellään yksi pääviesti ja mahdollisesti muutama sivuviesti

          tapahtuman teema sopii yrityksen imagoon ja valitulle kohderyhmälle

          tapahtumalla on oikea ajankohta

          tapahtuman ohjelma sisältää jotain uutta annettavaa kohderyhmälle

          tapahtumalla on toimintasuunnitelma, joka sisältää tapahtuman tavoitteet ja sen mittarit, tapahtuman prosessisuunnitelman ja tapahtumakäsikirjoituksen

          tapahtumalla on eritelty kustannusarvio ja siinä pysytään

          tapahtumapaikka, ruoka, kutsu, opasteet, somistus, esiintyjät noudattavat yrityksen imagoa ja tapahtuman teemaa

          tapahtumasta pidetään koulutus järjestäjäyrityksen henkilökunnalle

          tapahtumasta pidetään koulutus teknikoille ja muille toteuttajille

          tapahtumalla on vastuuhenkilö

          tapahtuman kenraaliharjoituksissa on paikalla kaikki puhujat ja esiintyjät

          tekniikka ja aikataulu toimivat

          kaikki tietävät, mitä heidän tulee tehdä ja he toimivat myös sen mukaan

          turvallisuus on taattu

          tapahtuman jälkeen kaikki tietävät, mitä jälkihoitotoimenpiteitä pitää tehdä, ja hoitavat ne

          tavoitteiden saavuttaminen mitataan

          tavoitteiden saavuttamisesta tiedotetaan tarvittaville henkilöille ja organisaatioille

 

Huh, aikamoinen lista kriteereitä onnistuneelle tapahtumalle. Kun noita piirteitä kirjoitin ylös, oli mukava huomata, että kaikissa tapahtumissa, joiden järjestämisessä olen ollut mukana, on toteutunut suurin osa näistä kriteereistä. Toki on vielä paljon kehityskohtiakin: tärkeimpinä mieleen tulevat etukäteiskoulutukset kaikille tapahtumaa toteuttaville tahoille sekä realistiset ja ammattitaitoiset kululaskelmat.

 

Proakatemia-aikana olen päässyt oppimaan, kuinka monimuotoista ja -ulotteista tapahtumatuotanto onkaan. Samaan aikaan pitää ottaa huomioon monta asiaa, ja pitää osata aikatauluttaa hoidettavat asiat tärkeysjärjestyksessä niin, että akuuteimmat hoidetaan ensimmäisinä alta pois ja nopeammat, vähemmän tärkeät asiat jätetään lähemmäs itse tapahtumaa. Olen myös oppinut sen, että tapahtumaa järjestäessä tulee aina pieniä vastoinkäymisiä pitkin matkaa, ja se on täysin luonnollista. Haasteiden ja hidasteiden kanssa oppii kyllä ihmeesti elämään, kun vaan jaksaa tehdä töitä, eikä luovuta vastoinkäymisiä kohdatessaan.

 

Kivistön artikkeli oli loistava muistutus niistä asioista, joita minun tulee jatkossakin ottaa huomioon erilaisia tapahtumia järjestäessäni. Jos esimerkiksi Dope Design -porukalla tuotamme virkistysjuhlat yritykselle, on nämä kriteerit ja tavoitteet hyvä käydä läpi, vaikka tapahtuma järjestettäisiinkin pienellä mittakaavalla.

Kommentoi

Add Comment
Loading...

Cancel
Viewing Highlight
Loading...
Highlight
Close