Tampere
13 May, Thursday
14° C

Proakatemian esseepankki

Palautteenanto työyhteisössä



Kirjoittanut: Jenna Keskinen - tiimistä Hurma.

Esseen tyyppi: Yksilöessee / 2 esseepistettä.

KIRJALÄHTEET
KIRJA KIRJAILIJA
Palaute kuuluu kaikille
Ahonen, R. & Lohtaja-Ahonen, S.
Esseen arvioitu lukuaika on 4 minuuttia.

 

Palautteen merkitys on iso niin antajan kuin saajankin näkökulmasta. Työyhteisössä palautteenannon tärkeimpiä syitä ovat toisen auttaminen tavoitteiden saavuttamisessa sekä työyhteisön arvojen ja pelisääntöjen noudattamisen seuraaminen ja niissä onnistuminen. Palautteen saajan näkökulmasta on tärkeä muistaa, että antaja haluaa yleensä lähtökohtaisesti auttaa ilmaisemalla rehellisesti tunteensa ja tuomalla ne ilmi. Kun sen oppii ymmärtämään ja siihen luottamaan, palautteen merkitys nousee huomattavasti ja siihen osaa reagoida aivan eri tavalla kuin ehkä aiemmin. Sekä rakentava että positiivinen palaute on arvokasta. Pitää muistaa, että työyhteisössä tapahtuu usein (ja toivottavasti) enemmän pieniä onnistumisia kuin isoja epäonnistumisia, minkä vuosi onkin olennaista nostaa myös hyvät asiat ja kannustaa toisia entisestään. (Ahonen & Lohtaja-Ahonen 2014: 156.)

Palaute on antamista ja saamista. Se on käytöksen kuvaamista ja siitä johtuvia vaikutuksia. Se on myös toisten johtamista ja valmentamista, johon liittyy tietty velvollisuus auttaa palautteen aiheen kanssa jatkossakin. (Ahonen & Lohtaja-Ahonen 2014: 156.)

 

Avaa silmät ja korvat, aisti

 

Mitä pidemmälle Proakatemian opiskeluaikaa olen tullut, sitä useammin huomaan, kuinka vaikeaa on yksinkertaisesti avata silmät ja havainnoida ympäristöä ja tiimiä. Etenkin tänä alkaneena keväänä olen päätynyt HR-roolissa pisteeseen, jossa kamppailen ajatuksissani päivittäin tällaisten asioiden kanssa. Kuinka olla hereillä? Kuinka nähdä tilanteet eri tiimiläisten näkökulmasta? Se on jatkuvaa ajatustyötä ja oppimista pala kerrallaan. Tärkeintä on pitää mieli avoimena, sillä se on avain sekä palautteenantoon että sen vastaanottamiseen. Havaintojen tietoinen tekeminen johtaa näkemään monta hyvää syytä antaa kannustavaa ja positiivista palautetta, mutta samalla tulee nähtyä heikompia prosesseja ja turhia kommentteja, joihin pitää osata joko puuttua ajoissa tai olla puuttumatta, mikäli tilanne ei ole tarpeeksi ”paha”. Mutta mikä määrittää, milloin tilanne vaatii palautteen ja milloin ei? Hyvä kysymys, johon ei taida absoluuttista totuutta vastaukseksi ollakaan. Olen kuitenkin todennut, että mieluummin kannattaa avata suu edes jollekin, ottaa vastaan vertaisarviointi tilanteesta ja sen jälkeen miettiä uudelleen jatkoa. (Ahonen & Lohtaja-Ahonen 2014: 157.)

 

Mistä lähtökohdista palautetta tulisi antaa?

 

Palautteenannon halu on toisinaan kova, mutta mikä siihen ajaa? On olennaista pohtia, kumpuaako ajatukset omista tunteiden purkauksista vai silkasta avusta auttaa ja kehittää tiimikaveria. Molemmat vaihtoehdot ovat omalla tavallaan hyviä perusteita lähteä antamaan palautetta, mutta pitää ottaa huomioon, että molempien kanssa pitää toimia myös hyvin omalla tavallaan. Omien tunteiden purkaus voi toisinaan olla hyvinkin olennainen osa tiimityöskentelyn kehittymistä, mutta kaikella on tietysti rajansa. Sama pätee myös muiden auttamisessa. Kirjassa Palaute kuuluu kaikille nostettiin mielestäni hyvin olennainen huomio: Palautetta tulisi antaa juurikin ainoastaan näissä kahdessa tilanteessa, eli kun haluaa auttaa toista ja kun haluaa ilmaista ja kertoa tunteista, joita toisen käytös itsessä herättää. Nämä ovat kirjoittajien mielestä ainoat pätevät syyt palautteenantoon, sillä muut syyt ovat enemmän tai vähemmän itsekkäitä, eivätkä ne palvele muuta kuin palautteenantajan etua. Tällaisista kirjoittajat antoivat esimerkkeinä muun muassa toisen kontrolloinnin tarpeen, oman ylemmyyden nostamisen sekä omien tekojen oikeuttamisen heikon palautteen kautta. (Ahonen & Lohtaja-Ahonen 2014: 157-158.)

 

Sanoita palautteesi

 

Vaikeaa, niin pirun vaikeaa. Tällä vajaan kuukauden kestäneellä HR-kaudella olen törmännyt omalla kohdallani tähän asti vaikeimpaan vuorovaikutustaitoon, jota omalla kohdallani tulee vielä paljon kehittää: ajatusten sanoittaminen. Palaute on sitä parempaa, mitä paremmin sen osaa sanoittaa ja tuoda ilmi ymmärrettävästi. Olen Proakatemiankin aikana antanut moneen kertaan palautetta, mutta nyt vasta huomaan, että joissain tilanteissa olen ehkä tiedostamattomasti välttänyt sanomasta tiettyjä asioita vaan sen vuoksi, etten löydä oikeita sanoja. On helpompi muotoilla ja ymmärtää asia oman pään sisällä, mutta toisinaan huomattavankin vaikea tuoda se suusta ulos. (Ahonen & Lohtaja-Ahonen 2014: 158.)

Sanaton viestintä on usein huomattavasti uskottavampaa kuin sanat, joten on tärkeää pitää ne linjassa keskenään. Ihmisten välisessä viestinnässä usein ilmeillä, eleillä ja liikkeillä on jopa 50 prosentin osuus ulosannista. Ainoastaan 10 prosenttia koostuu sanoista, sillä pelkkä äänensävy paljastaa jopa 40 prosenttia puhujan suhtautumisesta tilanteeseen ja kuulijoihin. Mikäli esimerkiksi sanaton viestintä ja suullinen ulosanti ovat ristiriidassa, palautteen saaja reagoi yleensä helpommin sanattomaan viestintään. (Ahonen & Lohtaja-Ahonen 2014: 159.)

 

Havaitse, älä tulkitse

 

Olennaista palautteenannossa on ymmärtää, että se on enemmänkin asioiden havainnoinnin sanoittamista, ei sen tulkitsemista. Tässä itselläni menee usein pieleen. On oltava täsmällinen. Kertoa asia puolueettomasti. Kuvata havainnot tarkasti. Mikäli palautteen yhteydessä sen antaja lähtee jo miettimään tulkintoja ja johtopäätöksiä, se voi pahimmillaan johtaa saajan puolustautumiseen, eikä tämä pysty antajan vastustamiselta ymmärtämään asian olennaisinta sisältöä. Myöhästely on hyvä esimerkki. On aivan eri asia todeta, että ”olit palaverista myöhässä 10 minuuttia” kuin, että ”olet joka kerta myöhässä”. Ensimmäinen on havainto, kun taas jälkimmäiseen liittyy vahva tulkinta ja yleistys. Tämän vuoksi onkin oltava tarkkana muun muassa sanojen ”aina”, ”harvoin” ja ”ei ikinä” kanssa. Ne ovat epätarkkoja keinoja, eivätkä johda hyvässä hengessä hyvään lopputulokseen. (Ahonen & Lohtaja-Ahonen 2014: 163.)

 

Suu auki ja kiinni oikealla hetkellä

 

Ennen kaikkea tärkeintä palautteenannossa on olla myös hiljaa oikeassa kohdassa. Anna palaute, mutta anna sen jälkeen myös aika sen saajan tulkinnalle ja reaktioille. Vaikene ja kuuntele, mutta älä tietenkään pakene paikalta. On palautteen saajan velvollisuus päättää, keskustellaanko palautteessa siinä tilanteessa vai myöhemmin. Tilan antaminen sille on kunnioitus sekä palautetta että sen saajaa kohtaan, mutta ei silti tarkoita, etteikö se olisi ollut onnistunut. On ymmärrettävä, että jokainen meistä käsittelee palautteet tavallaan. (Ahonen & Lohtaja-Ahonen 2014: 169.)

Mitä pikemmin palautteen antaa siihen johtaneen tapahtuman jälkeen, sitä parempi. Näin sekä saaja että antaja pystyvät muistamaan tilanteen paremmin, eikä kummankaan tarvi märehtiä pitkään omien ajatustensa kanssa. Pitkä väli tapahtuneen ja palautteen välillä johtaa herkästi myös siihen, että sen saaja kokee muiden puhuneen asiasta ensin tämän selän takana ja setvineen sitä keskenään, vaikka asia ei niin olisikaan. (Ahonen & Lohtaja-Ahonen 2014: 172.)

 

Yhteenveto

 

  1. Aistit auki ja tuntosarvet ojoon. Ympäristön havainnointi on iso askel arvokkaampaan ja moninaisempaan palautteeseen.
  2. Pohdi, miksi. Palaute on antamista ja saamista, mutta ennen kaikkea toisen kehittämistä ja omien tunteiden esilletuontia toisen edun vuoksi, ei oman.
  3. Ole täsmällinen. Osoita sanoin, mitä on tapahtunut, miten ja miksi nyt tuntuu siltä, miltä tuntuu.
  4. Sulje palautteenannon jälkeen suusi ja anna sen vastaanottajalle tila reagoida tavallaan. Tarjoa itsesi avuksi jatkolle, jonka myötä toisen on helpompi kehittyä saamansa palautteen aiheessa.
  5. Ole oma itsesi – se usein riittää.

 

 

Ahonen, R. & Lohtaja-Ahonen, S. 2014. Palaute kuuluu kaikille. 4. painos.

Kommentoi

Add Comment
Loading...

Cancel
Viewing Highlight
Loading...
Highlight
Close