Johdanto aiheeseen

Idea tähän esseeseen lähti Eventan palaute pajasta. Ennalta määrätty ajankohta, jossa annetaan ja vastaanotetaan palautetta, oli ajatuksena jännittävä. Tilanne oli itselleni uusi, sillä palautetta piti antaa aivan kaikille paikalla olijoille eli lähes 20 henkilölle. Aikaa palautteen antamiseen oli kaksi minuuttia yhtä henkilöä kohden. Aika kuulosti ennakkoon pitkältä, mutta jo ensimmäisen palautteen annon aikana huomasi, että aika menee kuin siivillä. Oli erittäin rakentavaa kuulla toisten mielipiteitä omasta toiminnasta ja siitä, kuinka muut näkevät minut osana tiimiä.

Palautteen antaminen oli myöskin jo itsessään kehittävää, sillä siitä sai konkreettista harjoitusta niin vuorovaikutustaitoihin kuin kannustavan kehuviin sekä rakentavien palautteiden antamiseen. Tällaiset puitteet alentavat myös kynnystä antaa palautetta jatkossa useammin ja aivan jokapäiväisessä toiminnassa

Palautteen antaminen esimiehenä

Palautteen antaminen on eräänlaista vallankäyttöä, sillä sen avulla saa muovattua toisen ihmisen käytöstä tiettyyn suuntaan. Palautteen antaminen esimiestyössä onkin mielestäni äärimmäisen tärkeä työkalu, jota tulisi käyttää aivan arkisissakin tilanteissa. Useammin kuin kerran vuodessa, saati vain ja ainoastaan kerran vuodessa ja silloinkin kolmen promillen kännissä firman pikkujouluissa.

Palautteen saamisella on nimittäin suuri vaikutus ihmisen toimintaan ja jopa motivaatioon hoitaa työtehtäviään. Pienillä kannustavilla kehuilla saadaan työntekijöille tietoon heidän panoksensa merkitys ja se, että he tekevät työnsä oikein ja vieläpä hyvin.  Varhaisessa vaiheessa tehdyillä suunnanmuutoksilla saadaan estetyksi isommat vahingot ja mielipahat, esimerkkinä tilanne jossa uusi työntekijä on ymmärtänyt työtehtävänsä alun perin hieman väärin, mutta luulee tekevänsä kaiken oikein, koska asiasta ei olla huomautettu. Jos asiasta huomautetaan heti eikä kahden vuoden päästä on tilanne paljon helpommin korjattavissa ja asiasta on mitä todennäköisemmin helpompi myös ottaa esille. Ilmapiiri, joka työpaikoille luodaan avoimella palautteen antamisella voi olla kauaskantoiset merkitykset ihan ihmisten yksityiselämäänkin, se opettaa olemaan rehellinen niin hyvissä kuin huonoissakin tapauksissa.

Palautetta antamalla olet vahvistamassa yksilön ja työyhteisön potentiaalia, asettamalla tavoitteita ja antamalla niistä palautetta säännöllisesti, autat löytämään yksilöiden vahvuudet sekä myöskin heikkoudet. Olet esimiehenä eräänlainen suunnannäyttäjä sekä valitsija, kun annat milloin minkäkinlaista palautetta ja tehtävänjakoa alaisillesi.

Palautteen merkitys yksilöntoiminnassa

Rakentavan palautteen antamisen lähtökohtana on saada ihminen muuttamaan toimintatapojaan. Parhaimmillaan palautteen saanut henkilö petraakin toimintaansa välittömästi. Rakentavan tai negatiivisen palautteen saannista syntyy tarve näyttää omaa osaamistaan ja kykyä pystyä hoitamaan hänelle suodut tehtävät paremmin ja tämän seurauksena saada jatkossa parempaa palautetta toiminnastaan – kukapa ei haluaisi saada kehuja ja arvostusta työstään.  Huonosti annettu ”rakentavapalaute” puolestaan vain lannistaa sen kuulijan, painaen mielialan pohjalukemiin ja motivaatio koko työtä kohtaan kaikkoaa. Tottakai palautteen vastaanottajalla on asenteessaan omavastuu, kuinka saadun palautteensa oikein käsittelee – ottaako siitä nokkiinsa vai miettii oikeasti omaa toimintaansa kehitysmielessä. Esimiehen habituksella ikävän palautteen antamisessa on suuri merkitys. Jos esimiehen olemuksesta huokuu syvä pettymys työntekijää kohtaan, tulee tapahtuneesta virheestä kuulijalle auttamatta paha mieli. Mutta jos asian tuo esille niin että tapahtuneesta virheestä voi oppia ja/tai, että vahinkoja sattuu kaikille on asiaan helpompi suhtautua ja päästä siitä myös yli – eikä jäädä vellomaan epäonnistumisen kuplaan. Habituksella on merkitys myös hyvän palautteen antoon, jos kehut toista kädet puuskassa naama rutussa ei kehu tunnu aidolta.

Yleisesti ottaen tuntuu, että työpaikoille annetuista palautteista suurin osa on negatiivista ja, jos asiat ovat hyvin ei siitä mainita erikseen. Positiivisella palautteella on kuitenkin iso merkitys työntekijöiden viihtyvyyteen ja itsetuntoon. Positiivisellakin palautteellakin on rajansa eikä sitäkään pidä liikaa jaella, jottei se menetä merkitystään.

Positiivisesta palautteesta saa virtaa ja innostusta – innostunut ihminen oppii ja jaksaa paremmin kuin leipääntynyt yksilö. Ihminen, joka puurtaa hommiaan päivästä toiseen ilman yhtäkään palautetta, saati kiitoksen sanaa, kangistuu omaan rutiiniinsa ja jossain vaiheessa intoa ei enää riitä kuin minimisuorituksen hoitamiseen. Palautteen saaminen saa ihmiset ajattelemaan ja haastamaan itseään. Palautteen saaminen on myöskin mukavaa, sillä silloin tietää olevansa huomattu yksilö työyhteisössä ja se lisää itseluottamusta, kun tietää ettei ole jäänyt seinäruusuksi toiminnallaan.

Palaute ei saisi olla koskaan 100% hyvää tai 100% huonoa. Ei pelkkää hyvää jo senkin takia, että yleensä aina on kuitenkin jotain parantamisen varaa ja siksi ettei kehut kilahda hattuun. Ja ei pelkkää kehitettävää, ettei vastaanottaja tunne itseään vain epäonnistujaksi. Hyväksi havaittu jako on 80%/20%, eli 80% hyvää ja 20% kehitettävää. – luku 13/sivu 188 Leppänen, Rauhala.

Ihmistuntemus palautteen annossa

Palautteen antajan on hyvä pysähtyä miettimään tapauskohtaisesti, kuinka palautteensa esittää. Jos tunnet henkilön kannattaa hänen persoonallisuutensa ottaa huomioon. Kestääkö hän täysillä päin lauottavia totuuksia vai esitätkö asiasi hieman hienovaraisemmin.  Palautteen antajana on siis hyötyä olla jossain määrin hyvä ihmistuntija.Ihan lähtökohtaisestikin toiset ihmiset tarvitsevat enemmän suunnannäyttämistä ja kannustuksen mukana tuomaa varmuutta toimintaansa kuin toiset. Tämä olisi hyvä huomioida siinä, miten ja kuinka usein palautta annetaan.  Esimiehenä toisten huomioon ottaminen ja toisten asemaan asettuminen on tärkeitä taitoja. Palautteen antaminen auttaa tärkeässä tehtävässä, joka on saada työntekijät itseohjautuvaisemmiksi. Palaute on suora vihjaus, kuinka jatkossa toimia. Palautteen antamisella esimies viestii toiveitaan ja tavoitteitaan alaisilleen ja palautteen antaminen onkin tärkeässä roolissa sisäisessä viestinnässä. Palautetta antamalla vältetään väärinkäsityksiä ja tuodaan esille mielipiteitä.

Palautteen saaminen on lahja, joka auttaa näkemään piileviä kykyjä ja voimavaroja joita emme muuten kykenisi näkemään ja huomiomaan.