Palaute on osa menestystä

 

Intro

 

Tiesitkö että, sydäntautipotilaana ei kannata tukahduttaa tunteita? Sydäntaudista kärsivillä on kolminkertainen riski saada sydänkohtaus tai kuolla seuraavien 5–10 vuoden aikana, jos tukahdutat tai patoat kiukun ja vihan tunteitasi. Tunteet liittyvätkin aina elämään, niin työn tekoon kuin vapaa-aikaan. Ihminen on sekoitus järkeä ja tunteita. Hyvä tapa ilmaista tuntemuksia onkin palaute. Hyvin annettu palaute kokoaa järjen ja tunteet napakaksi paketiksi. Palaute on neutraali tapa kertoa, mitä joku teki ja miten hänen tekemisensä vaikutti palautteen antajaan. Siksipä palaute on kätevin tapa saada meidät kertomaan tunteistaan työpaikalla (Ahonen & Lohtaja-Ahonen, 2019).

Esseen tarkoituksena on ymmärtää palautteen merkitys elämässä ja opettaa meitä kaikkia paremmaksi palautteen saajaksi ja antajaksi. Kuten edellä tulee jo ilmi niin palaute auttaa myös meitä välttämään jopa kuolemia. Siksi on erityisen tärkeää harjoitella palautteen antamista ja saamista. <3

 

Mitä on palaute:

 

Palaute on ilmiö, joka ilmenee viestintäprosessissa, se on myös merkki siitä, että ihmisen työ huomataan. Palautteen tavoitteena on edistää henkilön kehittymistä, joka positiivisesti inspiroi ja edistää motivaatiota. Keskeisenä tarkoituksena on myös kertoa henkilölle, mitä he tekevät hyvin ja missä on parannettavaa. Kuten useimmat yritykset kirjoittavat nettisivuillaan: kaikki palaute on meille arvokasta. Olen samaa mieltä, kaikki palaute on arvokasta, kannattaa kuitenkin reflektoida omaa palautteen antoa ja palautteen saamista. Palaute on osa viestintää, siksipä kun kehityt palautteen annossa ja vastaanottamisessa kehityt samalla viestinnässä.  Tässäkin prosessissa ei kannata olla liian ankara itselleen, palautteen anto tai vastaanottaminen ei ole niin kuoleman vakavaa.

Palaute on myös paras tapa kasvattaa itsetuntoa. Toisilta saatu palaute auttaa sinua tunnistamaan omat vahvuutesi ja heikkoutesi. Itsestään oppiminen auttaa toimimaan erilaisissa tilanteissa omalla mukavuusalueella. Kun pystyy toimimaan muiden kanssa avoimesti, muut ihmiset kokevat vuorovaikutustilanteet kanssasi miellyttävinä (Ahonen & Lohtaja-Ahonen, 2011).

 

Palautteeseen kannattaa sisällyttää strategia, jolla toinen ihminen voi parantaa esimerkiksi työn sujuvuutta.

 

Palautteelle on oikea aika ja paikka. Virheisiin puuttuminen ei ole kehittymistä tukeva tapa esittää palautetta. Aivotiede pystyy todistamaan, että epäonnistumisten esiin nosto laukaisee ihmisissä fysiologisen, taistele ja pakenen reaktion. Tässä tilassa ihminen kokee palautteen uhkana hän saattaa suojautua tai vetäytyä takaa-alalle keskustelussa. Itse pystyn samaistumaan tilanteisiin, jossa palaute on annettu minulle ja ajatukseni lähtee laukalle, enkä ole enää läsnä tilanteessa vaan vetäydyn. Yleensä vasta myöhemmin, kun tunteet ovat rauhoittuneet pystyy palautetta käsittelemään ja itseään reflektoimaan.

 

Aivotiede kertoo, että positiivista palautetta tarvitaan kuusi kertaa enemmän kuin negatiivista palautetta. Tämä perustuu aivojen luontaiseen tapaan tarttua voimakkaammin negatiivisiin asioihin. Kuudella positiivisella palautteella voi tasapainottaa tunnejälkeä.

 

Palautteen antamisen ja vastaanottamisen taito

 

Olen huomannut Kipinässä, että ihmiset ovat todella erilaisia palautteen vastaanottamisen ja antamisen suhteen. Palautteen anto on tiimissämme parantunut verraten, ensimmäiseen vuoteen. Palautekulttuuri onkin suorassa yhteydessä luottamukseen. Kun tunnemme toisemme nyt paremmin, on luottamuskin automaattisesti parantunut ja sitä kautta palautekulttuuri. Kipinäläiset ovat kaikki halukkaita kehittymään ja meillä onkin todella vahva kokeilu kulttuuri. Kirjassa Rohkea Organisaatio, otetaan kantaa siihen, että uteliaisuus on merkki haavoittuvaisuuden valinnasta. Uteliaana tiiminä kokeilemme uutta ja hyväksymme sen, että lopputulos voi olla huono ja epäonnistuminen on mahdollista.

 

Pidän siitä, että olemme tiiminä koittaneet muuttaa mindsettiä epäonnistumisten suhteen. Epäonnistumisista opitaan ja kehitytään ei se ole sen kummempaa. Myös palautetta saadessa olisi hyvä ottaa yhtä rento asenne. Usein ihmisillä on tapana ottaa henkilökohtainen palaute hyökkäyksenä omaa persoonaa kohtaan. Palaute pitäisi osata yhdistää enemmän projektiin kuin persoonaan. Olisi hyvä, että palautetta annettaessa se annettaisiin projektin näkökulmasta. Esimerkiksi tässä projektissa kokousten valmistelu oli huonoa. Näin et lyttää ihmistä vaan hänen käyttäytymiseensä x tilanteessa.

 

Minkälainen on hyvä palaute?

 

Hyvässä palautteessa ei ole ohjeita tai neuvoja. Ohjeen tai neuvon liittäminen palautteeseen synnyttää kontrollisuhteen palautteen saajan ja antajan välille. Jolloin ohjeiden antaja ottaa johtajan roolin. Tämä rajaa palautteen saajan vastuun pois oman toimintansa korjaamisesta.  Neuvominen ja ohjeistaminen herättää meissä vastareaktion. Jolloin menetämme itsemääräämis- oikeuden, joka on meidän ihmisten perustarve. Meihin ihmisiin on myös sisäänrakennettu psykologinen reaktanssi, eli vastareaktio. Emme vastusta muutosta, vaan sitä, että meitä muutetaan. Eli palautteen tarkoitus on kirkastaa ja antaa vapaus valita, ei kaventaa päätösvaltaa (Ahonen & Lohtaja-Ahonen, 2011).

 

Alle olemme koonneet mielestämme hyvän palautteen 10 huomiota:

 

1. KESKITY VAHVUUKSIIN
2. PYYDÄ PALAUTETTA
3. KEHU KEHITYSTÄ
4. REFLEKTOIMINEN
5. ANNA PALAUTE KASVOTUSTEN
6. PALAUTE ON OSA TYÖHYVINOINTIA
7. TAVOITTEELLISUUS
8. KONKREETTINEN MITTAAMINEN
9. ÄÄNEN SÄVY
10. OIKEA PAIKKA JA AIKA

 

 

 

 

Miksi palautetta tulisi antaa?

 

Työstä innostuminen on organisaation tärkein yksittäinen menestyksen indikaattori. Sillä innostunut työntekijä on valmis tekemään jopa enemmän kuin on tarve, jotta organisaatio saavuttaa tavoitteensa. Jotta tähän pisteeseen päästään on henkilön saatava palautetta. Työn merkitys kasvaa, kun työntekijä saa palautetta, jolloin hän huomaa, että muut ovat kiinnostuneita siitä mitä teet. Erityisesti myönteisen ja kannustavan palautteen saaminen johtaa onnistumisen tunteeseen. Onnistumisen tunne johtaa puolestaan flow tilaan. Flow tilassa ihmeitäkin voi tapahtua, joten siksi palautetta tulee antaa. Varsinkin onnistumisista (Ahonen & Lohtaja-Ahonen, 2011). Vaikka kuinka annamme Saawassa palautetta ja jäsenet jopa osa jäsenistä itse pyytävät muilta tiimiläisiltä palautetta, niin silti palautetta ei ole tarpeeksi.

 

 

Tavoitteellisuus palautteen annon työkaluna

 

Onnistuneen kehitysprosessin avain on lähtötason ja tavoitekuvan määrittely. Olemme ottaneet Kipinässä nyt käytäntöön pajan alkuun tavoitteellisuuden. Chek in kysymys voi olla “mikä on henkilökohtainen tavoitteesi pajalle? Mikä toivot pajalta?” Tai pajan vetäjät ovat voineet määritellä tavoitteen pajalle, jonka kertovat pajan alussa. Näin kaikki osaavat virittäytyä aiheeseen ja ohjata keskustelua oikeaan suuntaan.

 

Osoita lähtötaso, aseta tavoitetaso ja mittaa kehitystä.

 

Kipinällä on ollut tänä keväänä yksityisiä kehityskeskusteluja HR: rän kanssa ja BL: llän kanssa. Ne aloitetaan siitä, että pohditaan nykytilannetta. Seuraavaksi mietitään mitä yksilö haluaisi saavuttaa ja tehdä vielä akatemia ajallaan. Lopuksi pohditaan miten näihin haluttuihin tavoitteisiin päästäisiin. Palaute keskustelut ovat olleet suoraan oppikirjasta. Osuuskunta toiminnassa, jossa BL ja HR roolit vaihtuvat tiuhaan tahtiin on haasteena kolmas vaihe konkreettinen mittaaminen. Miten akatemialla voitaisiin konkreettisesti mitata yksilön henkilökohtaisia tavoitteita? Olen pohtinut, että oppisopimuksiin olisi hyvä lisätä kolmas vaihe. Tässä pohdittaisiin, oletko saavuttanut viime oppisopimuksessasi sopertamat lupaukset? Ilman konkreettista mittaamista on todennäköistä, että oppimissopimukset jäävät vain puheeksi ja asioille ei oikeasti tehdä yhtikäs mitään. Vielä isolle porukalle esitetyt tavoitteet ja jos niitä mitattaisiin voisi olla hyvä kombo. Ääneen sanominen ja seuraavassa oppisopimuksessa yhdessä sen tarkastelu olisi tehokas keino. Myös porukan luomalla paineella olisi varmasti eteenpäin vievä vaikutus.

 

 

Tiimissä palaute ja palautekulttuuri:

 

Tiimin palautekulttuuri kertoo paljon siitä miten rohkeasta ja turvallisesta tiimistä on kyse.

Olen henkilökohtaisesti huomannut, että Kipinä tiiminä palloilee ”liian kiva” kulttuurin ja liiankin suoran palautteen anto tyylin välillä. Tämä johtunee siitä, että kun palautetta ei uskalleta antaa arjessa tilanteen valitessa vaan palautteet annetaan palaute pajoissa. Tällöin palaute ei tule luontevasti vaan joko liian napakasti, kun tilanne on kerennyt paisumaan tai niin pehmeästi, että sitä edes tunnista palautteeksi. Minusta on luonnollista, että Kipinä uutena tiiminä vielä palloilee kahden ääripään välissä ja kokeilee pikkulapsen tavoin rajojaan. Meillä näin aluksi rajuimman palautteen annon kohteeksi ovatkin joutuneet turvalliseksi ja vahvaksi koetut henkilöt. Heistä on helpoin aloittaa harjoittelemaan palautteen antoa.

 

Saawassa olen myös huomannut samanlaisen ilmiön. On helpompi harjoitella sellaisiin ihmisiin, ketkä ovat vahvoja ja näkyviä persoonia. Eihän tiimiläiselle kuka ei ole niin näkyvä ole edes välttämättä palautetta annettavaksi, kun palautteenantaja ei osaa reflektoida niin selkeästi hänen toimintaansa. Saawassa kuitenkin harjoittelemme jatkuvasti palautteen antoa. Projekteissa käydään palautekeskusteluita, tiimin kanssa käydään palautekeskusteluita ja kehityskeskusteluita käydään niin tiimin sisällä kuin valmentajan kanssa.

 

Saawan palautepaja oli loistava esimerkki onnistuneesta palautepajasta. Kävimme rakentavat palautteet käyttäen muotoa minä toivoisin näkeväni sinulta enemmän… Opettelimme antamaan hienovaraisesti, mutta asia pitoista palautetta ja aidosti välittäen toisistamme. Kävimme myös palautteet läpi pienemmissä porukoissa, missä on matalampi kynnys antaa palautetta ja vastaanottaa sitä. Niin kuin edellä on mainittu, että epäonnistumisen esiin nostaminen laukaisee ihmisessä fysiologisen, taistele ja pakene reaktion, uskon siis, että rakentavaa palautetta ei ole tarkoitettu annettavaksi julkisesti. Itse olen monta kertaa kuitenkin huomauttanut rakentavasti myöhästymisestä yms. olen pohtinut, että siinä tilanteessa teen isomman jutun asiasta, jos vedän henkilön kahden keskeiseen keskusteluun. Palaute onkin mielestäni hyvin monimutkainen asia ja se tulisi antaa henkilökohtaisesti ja henkilölle personoidulla tavalla. Saawassa annamme paljon palautetta yleisesti, toivoisin tiimiltä tällaista ja tällaista. Mitäpä luulet, meneekö yleisesti annettu palaute kellekään perille. Minulle ei ainakaan, koska ajattelen, että no eihän tuo minua koske. Eli koen, että yleisesti annettu palaute ei saavuta kuulija kuntaa ja asiat eivät kehity.

 

Pidimme jääkahvilalla työskennelleiden ihmisten kanssa palautekeskustelun, jossa kävimme jokainen läpi yksi kerrallaan palautteet. Kuitenkin olemme jo niin kehittyneitä reflektoimisessa, että todella moni jo itse antoi itselleen saman palautteen mitä palautteen antajalla olisi ollut sanottavana. Voiko tiimissä saada palautetta liikaa? Uskon, että ei voi. Keskitymme usein kehittävään palautteeseen, mutta meidän tulisi keskittyä antamaan enemmänkin jatkuvaa positiivista palautetta. Se jos mikä sytyttää vastaanottajassa työn liekit. Taisimme jääkahvilan palautekeskustelussa keskittyä enemmänkin rakentavaan kuin positiiviseen.

 

 

Oivalluksia ja reflektioita

 

 

Kaikki olemme keskeneräisiä nyt ja aina, se on hyväksyttävä. Palautteen antaminen ja saaminen on aluksi hankalaa, mestariksi tullaan vain harjoittelemalla. Joten siksipä palautteen täydellisyydestä ei kannata ottaa mitään paineita.

Suurin oivallus palautteesta oli tunteiden yhdistäminen palautteeseen. Työpaikalla varsinkin Suomessa vältetään hyvinkin pitkälle tunteiden näyttämistä ja varsinkin työpaikoilla. Olen usein miettinyt, että onko sallittua esimerkiksi itkeä työpaikalla, koska en ole nähnyt kyseistä käytöstä yhdelläkään työpaikallani. Myöskään Saawassa ei näy sen suurempia tunteita, mikä aiheuttaa minulle tunteen, että olen ihmisenä jotenkin vääränlainen, koska minun tunteeni näkyy ja kuuluu. Olen sitä mieltä, että tunteet kuuluvat myös työpaikalle ja palautteen avulla on hyvä harjoitella tunteiden kertomista. Palaute on neutraali tapa kertoa omista tuntemuksista. Itse käytän sanoja, minusta tuntuu tältä, syystä x. Tällä tavoin saan purettua nätissä muodossa tunteeni ja samalla annettua vastaanottajalle palautteen, jotta voimme kehittää vuorovaikutustamme kohti parempaa.

 

Toisena suurena oivalluksena oli, että palaute on osa työhyvinvointia ja avain kohti menestyvää organisaatiota. Palaute ei olekaan turha asia työyhteisössä. Esimiehellä on palautekulttuurin rakentumisessa suuri vastuu, sillä muut ihmiset seuraavat esimerkkejä. Toivoisinkin Saawassa otettavan enemmän huomioita palautteeseen ja että jokainen tiimin jäsen janoaisi enemmän palautetta.

 

Minkälainen palautteen saaja sinä olet? Itse olen palautteen saajana hyvin herkkänahkainen, koska minulle on jäänyt nuoruudesta ajatus, että yksikin virhe niin peli vihelletään poikki. Eli pelkään virheitä yli kaikkeni. Sain tästä tiimiläisiltäni palautetta ja aiemmin en ollut edes asiaa osannut ajatella sen syvällisemmin. Nyt olen kehittymässä jo hyvää vauhtia paremmaksi palautteen saajaksi, mutta edelleen rakentavan palautteen saaminen pelottaa ja se ei tunnu miellyttävältä. Palautteen antajana taas olen hyvin suorasanainen, mutta välillä taas jätän sanomatta, koska se nyt on vaan helpompi keino. Ensimmäinen askeleeni onkin, että tiedostan haasteen ja alan kohtaamaan tämän haasteen. On myös hyvä, että tiimiläiseni tietävät haasteeni, jotta he voivat tukea kehittymistäni.

 

On hyvä reflektoida omaa tilannetta palautteen saajana ja vastaanottajana. Palaute käsitetään yleensä yhtenä erillisenä asiana työelämässä, mutta uskomme, että palaute on osa kaikkea vuorovaikutusta ja se kuuluu meidän jokaiseen päivään. Palautetta tulisi antaa ja saada kaikissa ihmissuhteissa, sekä vapaa-ajalla, että työelämässä. Se syventää vuorovaikutus suhteita ja kasvua näkyy niin yksilö, tiimi ja jopa organisaatio tasolla. Palaute on siis yksi osa kohti menestystä.

 

 

Lähteet

 

 

Ahonen, R. Lohtaja-Ahonen, S. 2011. Palaute kuuluu kaikille. Espoo. E-Kirja. Luettu 25.4.2022. https://www.ellibslibrary.com/reader/9789525928198/preview

 

Rinne, N. 2021. Rohkea organisaatio. Helsinki. Alma Talent.