Palautteen antaminen, vastaanottaminen, pyytäminen ja käsitteleminen ovat erittäin tärkeitä asioita tiimin toimivuuden ja johtajuuden kannalta. Palautteen vastaanottaminen ja pyytäminen eivät ole minulle aina olleet itsestäänselvyyksiä. Niitä taitoja on pitänyt harjoittaa ja kehittää pienin askelin. Harjoitus on kannattanut, sillä nykyään niistä on tullut osa arkea ja palautteen antaminen sekä pyytäminen on helppoa minulle. 24H projektitiimin motorola -ruokailun jälkeen sain puhelinsoiton ystävältäni ja kollegaltani Iidalta, jossa hän vielä erikseen halusi mainita onnistuneesta palautteen antamisesta ja vastaanottamisestani. Tässä esseessä haluan tuoda esiin muutaman esimerkin palautteen vastaanottamisesta ja sen antamisesta.

Palautteen vastaanottaminen

Ensimmäisenä ajatuksena, kun saa rakentavaa palautetta, on kääntää palaute kehittämiskohteeksi ja opiksi, mitä voit hyödyntää tulevaisuudessa. Jos asenne palautetta kohtaan on negatiivinen, voi helposti kääntää oman asenteen puolustuskannalle, jolloin siitä ole hyötyä itsesi kehittämisessä. ”Rakentavaa palautetta ei koskaan anneta sen vuoksi, että sinulle haluttaisiin pahaa tai sinut haluttaisiin asettaa huonoon valoon. Sen tarkoituksena on ennen kaikkea auttaa sinua kehittymään – parantamaan taitojasi, työsi jälkeä ja pääsemään tavoitteisiin paremmin”, kirjoittaa Meri-Tuuli Talsi duunitori.fi:n artikkelissa ”Ota rakentava palaute vastaan oikein – 4 askelta onnistumiseen” (2021).

Anna palautteen antamiselle tilaa ja mahdollisuus, jotta voit vastaanottaa sitä. Jos tilaa ei anneta, tai ilmapiiri on epämukava, voi palautteen antajalle tulla epämukava olo. Palautteen antajan näkökulman ymmärtäminen on erittäin tärkeä osa palautteen vastaanottamista. On hyvä kuunnella palaute tarkasti alusta loppuun ilman keskeytyksiä, jotta palautteen antajalla on turvallinen olo kertoa sitä. ”Kun olet kuunnellut, muista katsoa silmiin ja kiittää palautteesta” (Talsi). Tärkeää on kiittää palautteen jälkeen, jotta osoitat kuunnelleesi ja arvostavasi toisen jakamaa ajatusta.

Palautteen antaminen

Kun antaa palautetta on tärkeää, että antaa rakentavaa palautetta, jotta vastaanottajalla on mahdollisuus kerätä opit ja kopit kehittymistään varten. Oikeudenmukainen palaute on konkreettista ja hyvin perusteltua. Se sisältää kritiikin ja positiivisen palautteen lisäksi järkeviä ratkaisuehdotuksia. Vältä hajottavaa palautetta! Hajottava palaute on asiatonta ja palautteen vastaanottajan henkilökohtaisiin asioihin puuttumista. Siinä perustelut ovat puutteellisia eikä palautteen antaja tarjoa mahdollisuutta vastaanottajalle kehittyä työssään.

Palautteen antamisen tulee olla aitoa keskustelua. Dialogi, jossa käsitellään yhdessä samaa asiaa, eikä keskitytä vain yhden jäsenen kehittämisen kohteisiin. Yhteisessä dialogissa palautteen saajalla on myös mahdollisuus esittää asiaan omat näkemykset ja perustelut. Palautteen antamisessa ei tarvitse kaunistella asiaa liikaa, jotta se ei tuntuisi vastaanottajasta ikävältä, mutta keskustelussa tulee ottaa huomioon kielenkäyttö sekä sanavalinnat. Jos sanavalinnat loukkaavat, voi vastaanottajalla olla vaikeaa sisäistää saamansa palaute. Rauhallisuus, avoimuus, asiallisuus ja jämäkkyys ovat tässä tärkeät ominaisuudet palautteen antamisessa.

10 tärkeintä asiaa rakentavan kriittisen palautteen antamisessa:

1. Esitä palaute aina kahden kesken henkilölle, jota se koskee – ei muille
2. Älä vertaa vastaanottajan käyttäytymistä muiden käyttäytymiseen
3. Esitä palaute heti, kun siihen tarjoutuu sopiva tilaisuus
4. Anna palautetta vain sellaisesta, mihin toinen voi vaikuttaa
5. Älä varoita etukäteen
6. Älä pyydä anteeksi oikeutettua palautetta
7. Vältä ironiaa ja sarkasmia
8. Anna palautetta vain sellaisesta, jota voit aisteillasi havaita
9. Vältä sanoja ”aina” ja ” ei koskaan”
10. Muista myös kiittää

(Duunitori.fi)

Palautekulttuuri 24H projektissa

Olen aiemmin 24H podcastissa maininnut, kuinka olisin toivonut osaavani pyytää enemmän palautetta projektin aikana. Palautetta kuitenkin annettiin ja sitä käsiteltiin yhdessä sekä myös yksilötasolla. Palautteella oli tärkeä osa projektin etenemisessä. Esimerkiksi yksi palautekeskustelu, mikä käytiin projektitiimin muutaman jäsenen kesken, toi projektille uuden vaihteen päälle ja onnistui saamaan projektia ja työn tekemistä hurjasti eteenpäin. Kehittävät ja rakentavat palautteet vietiin heti käytäntöön. Jos palautekeskustelua ei olisi käyty, eteneminen olisi ollut hitaampaa ja ajatukset olisivat voineet jäädä vaivaamaan jäseniä. Myös positiivista palautetta jaettiin kaikille projektitiimin jäsenille, jolloin hyvä ilmapiiri pysyi jatkuvasti yllä.

Motorola -ruokailussa koko tapahtumaa käsiteltiin aiemmin mainitun dialogin avulla. Palautetta pystyttiin antamaan toisille kaikkien kuullen, sekä kehityskohteita pystyttiin yhdessä käsittelemään ja keskustelemaan erilaisista ratkaisuista tulevaisuutta ajatellen. ”Positiivisen palautteen saaminen julkisesti tuntuu yleensä hyvältä” (Duunitori.fi). Jokaiselle jäsenelle jäi motorola -ruokailun jälkeen hyvä fiilis ja jokainen sai keskustelusta oppeja mitä viedä käytäntöön niin omassa toiminnassa kuin 24H projektissakin.

Palautekulttuuri Samoassa

Samoassa on aiemmin pidetty erikseen palautteenanto pajoja. Tällöin on harjoiteltu palautteen antamista ja sen vastaanottamista erilaisten harjoitusten avulla, kuten esimerkiksi 1 on 1 keskusteluilla sekä yleisellä keskustelulla. Kuitenkin tänä päivinä palautteen antaminen on jokaisella tiimiläisellä osana arkea ja sitä osataan antaa hetkessä. Tilaa palautteen antamiselle tarjotaan ja sitä uskalletaan myös antaa. Palaute osataan kääntää opiksi ja kehittämisen kohteeksi, mikä edistää projektien kulkemista sekä yksilötasolla kehittymistä. Palautteen antamisen, pyytämisen ja käsittelemisen taito on yksi avaintekijöistä Samoan yhteishenkeen ja projektien kulkemiseen.

Lähteet:

Ota rakentava palaute vastaan oikein – 4 askelta onnistumiseen. Duunitori.fi, https://duunitori.fi/tyoelama/rakentava-palaute (Luettu 27.12.2022)

10 tapaa antaa palautetta fiksusti – vältä yleiset virheet. Duunitori.fi, https://duunitori.fi/tyoelama/palautteen-antaminen/ (Luettu 4.1.2023)

Rakentava palaute on arvokas lahja – 5 tapaa, joilla paketoit sen fiksummin. Duunitori.fi, https://duunitori.fi/tyoelama/rakentava-palaute-arvokas-lahja (Luettu 4.1.2023)