Tampere
13 May, Thursday
24° C

Proakatemian esseepankki

Onnistunut yritystapahtuma



Kirjoittanut: Ville Parkkila - tiimistä Hurma.

Esseen tyyppi: / esseepistettä.

KIRJALÄHTEET
KIRJA KIRJAILIJA
Esseen arvioitu lukuaika on 3 minuuttia.

 

Löysin TAMKin E-kirjojen joukosta Johanna Catanin teoksen Onnistunut yritystapahtuma, joka osuu tähän hetkeen mainiosti. Sport & Business Seminaarista on nyt kulunut reilut kolme vuorokautta ja ajatukset alkavat hieman kirkastua nukuttujen öiden jälkeen. Motorolaa ei ole vielä käyty projektitiimin kesken liittyen koko prosessiin, joka alkoi viime vuoden kesäkuulla. Keskitynkin tässä esseessä enemmän analysoimaan tapahtumapäivää ja sen kokemuksia ja palautteita, peilaten kirjassa mainittaviin seikkoihin.

Tavoitteellisuus

Kirjassakin sanottua, yritystapahtuman järjestäminen on kallista, joten sen täytyy olla myös tavoitteellista. Tavoite ei välttämättä ole suoranaisesti liiketoiminnallinen, vaan kyseessä voi myös olla tunteita ja elämyksiä, jotka maksavat itsensä takaisin myöhemmässä vaiheessa.

Lähdimme viime kesäkuussa tavoittelemaan tapahtumalle kasvua, parasta mahdollista asiakaskokemusta, yksilöllisiä elämyksiä, sekä ”neljänkympin” liikevaihtoa. Lyhyempiä ja selkeämpiä tavoitteita projektiin kasvoi matkan varrella ja monet niistä täyttyivätkin hienosti. Koen, että näitä edellä mainittuja tavoitteita saavutimme jokaista noin 80 prosenttisesti. Monessa pienessä asiassa jää aina hiottavaa ja rahallisesti ollaan varmaan lähestulkoon tuon prosenttilukeman paikkeilla. Omasta mielestäni se on onnistuminen.

Yhtenä tavoitteena oli myös luoda tapahtumalle tulevaisuutta. Tämä tavoite mm. oli sellainen, joka ohjasi meitä paljon päätöksen teossa. Teimme erilaisia hankintoja ja ratkaisuja esimerkiksi hinnoittelussa tai asiakkaiden peruutustilanteissa, jotka eivät tuloksellisesti olleet tämän vuoden tapahtumalle suotuisia, mutta vievät meitä varmasti isoin harppauksin kohti entistä parempaa tapahtumaa vuonna 2020. Paljon Proakatemian aikana on puhuttu tavoitteista ja niiden merkityksestä päätöksen tekoon, sekä onnistumiseen. Tämän projektin aikana koen saaneeni siitä valtavasti lisää oppia ja uskoa, että ilman niitä tekeminen on puolilla valoilla hengailua. Liikevaihtotavoite ohjasi meitä myyntiin vielä aivan viimeisillä viikoilla, vaikka osallistujamäärään tai tulokseen oltaisiin voitu jo ”tyytyä”. Tavoite luoda paras mahdollinen asiakaskokemus loi meille selkeitä säveliä mm. tapahtuman rakennus yönä ja palvelupolun suunnittelussa jo aiemmin. Otimme tavoitteita huomioon lähes aina, kun teimme päätöksiä.

Tapahtumapäivään palatakseni, tavoitteet olivat taustatekijänä suurin, joka johti meitä ja meidän valtavan hienoa staff tiimiämme onnistumiseen.

Viestintä

 

Kirjassa viestintä on jaettu mukavasti kolmeen osaan. Käyn läpi jokaisen osan meidän tapahtumamme näkökulmasta.

Huokuttele! Huokutteluviestintä innostaa ja herättää osallistujan kiinnostuksen. Tavoitteena on saada vieras kokemaan tapahtuma erityisen mielenkiintoiseksi ja tulemaan siksi paikalle. Tässä täytyy olla tarkkana, ettei lupaa asiakkaalle liikoja, koska tavoitteena täytyy olla ylittää asiakkaan odotukset.

Meillä houkutteluviestintä olisi voinut olla vielä parempaakin. Markkinointimateriaalin vähyys toi haasteita antaa asiakkaalle pieniä makupaloja tulevasta. Pyrimme blogiteksteillä avaamaan asiakkaiden mielenkiintoa puhujiin ja tuomaan jotain seikkoja yhteistyökumppaneista esille jo aiemmin. Tämä osa-alue oli mielestäni meidän viestinnässä heikoin.

Kerro! Riittävä määrä infoa asiakkaalle on välttämätöntä. Yksinkertaisesti kyse voi olla Facebook sivusta tai nettisivuista, ja mahdollisuudesta kysyä lisää. Tähän halusimme keskittyä isosti. Suurin osa ihmisistä saapuu osittain uuteen paikkaan ja ei välttämättä ole päivän seminaareissa käynyt, jotta toimintatavat olisivat tuttuja. Halusimme kerätä kaikilta osallistujilta sähköpostin ja puhelinnumeron, jotta tiedottaminen olisi helppoa ja nopeaa meidän osaltamme, sekä jokainen osallistuja saa henkilökohtaiset viestit, eikä kuule asiaa rikkinäisen puhelimen välityksellä kaveriltaan.

Tiedotimme viikkoa ennen yleistiedot tapahtumasta, paria päivää ennen tietoa verkostoitumisesta ja päivää ennen vielä tervetuloviestillä kertauksena perustiedot (saapuminen, aikataulu, agenda) sekä tapahtuma-aamuna tekstiviestillä lipun puhelimeen valmiiksi.

Tapahtumaporukan sisällä viestintä oli hoidettu selkeästi mielestäni. Me tuottajaviisikko viestimme toisillemme puheluiden välityksellä. Yhdellä meistä oli puhujat vastuullaan ja toinen vastasi enemmän juontajan kanssa toimisesta, yksi hoiti yhteistyökumppaneiden päivää ja toinen taas tekniikan puolen väkeä. Lisäksi pestasimme erikseen staff -ryhmälle vastaavan, joka hoiti tehtävänsä erittäin mallikkaasti viestien heidän kanssaan, sekä yhden meistä kanssa palveluun liittyvistä tilanteista.

Tähän astisesta palautteesta olemme saaneet positiivista sanomista sähköposteista ja aamun tekstiviestistä. Jälkiviestintä on vielä käynnissä ja pyrimme jättämään sillä vielä parhaan mahdollisen jäljen ihmisten mieliin.

 

Liikkuvaa junaa ei pysäytetä

 

Catanikertoo, kuinka hän haluaa, että hyvissä ajoin ennen tapahtuman alkamista kaikki vieraille näkyvä on valmista ja jokaisessa roolissa on vastuuhenkiö valmiudessa ja kaikki on aikataulutettua.

Samaa toivoimme mekin tapahtumaa suunnitellessa. Toteutus jäi kuitenkin hieman siitä, kun jouduimme itse loppujen lopuksi hoitamaan mm. puhujien perehdytystä ja muuta lavan takana tapahtuvaa vähän liiaksikin. Suurimpaan osaan tehtävistä olimme saaneet ihmiset vastuuseen, mutta pientä suunnittelua parantamalla ensi vuonna ollaan taas parempia.

Suunnittelusta Catani mainitseekin, että onnistuneissa tapahtumissa 75 prosenttia tapahtuu suunnittelussa ja loput ovat pientä hieno säätöä ja mukana kulkemista tapahtuman aikana. Palvelupolkua oltiin suunniteltu tänä vuonna reilusti ja aikataulutuksen kautta saatiin sitä osumaan kohdalleen omasta mielestäni melko hyvin.

Tapahtumissa yksi tärkeimmistä hetkistä on ensimmäiset minuutit, kun vieras astuu sisään. Olimme sopineet palvelupolusta melko tarkkaan etukäteen ja suunnitelleet mitä asiakas näkee ja kuulee saapuessaan Areenalle. Tämäkin ratkaistaan täsmällisellä suunnittelulla ja testauksella rakennus vaiheessa. Tekstiviestillä pyrittiin helpottamaan asiakkaan lipun löytämistä ja palautteen myötä siinä onnistuttiinkin. Opasteet olisivat mielestäni voineet olla vielä vähän paremmin hiotut saapumishetkellä.

Tapahtumaisäntänä toimiminen oli hieno kokemus tämän kokoisessa yritystapahtumassa. Tässä meille jäi myös paljon parannettavaa. Edellinen valvottu yö pääsi verottamaan reilusti vireystilaa, joka vaikutti yleisilmeeseen meissä isännissä. Onneksi staff väki paikkasi sitä mainiosti olemalla parhaimmillaan heti aamusta. Pyrimme käydä juttelemassa vieraiden kanssa mahdollisimman paljon ja saada sitä kautta tapahtuman taustojakin lähelle osallistujaa.

Hieno kokemus. Hieno tarina. Paljon oppeja ja inspiraatiota tuleviin vuosiin!

Kommentoi

Add Comment
Loading...

Cancel
Viewing Highlight
Loading...
Highlight
Close