Onnistuneen muutoksen edellytykset 

Ensimmäisen opintovuoteni aikana, Proakatemian käytävillä liikkui huhupuhetta muutosta uusiin tiloihin.  Spekuloinnit aikaan ja paikkaan liittyen olivat aina hieman erilaisia, mutta joka kerta mainittiin kuitenkin, että muuttaisimme pois Finlaysonilla sijaitsevista tiloista. Tieto oli useimmiten aina erilaista aikaisempaan verrattuna, eikä sille saanut oikein mistään varmistusta. Muutto uusiin tiloihin ja varsinkin sen tuoma muutos sai ehdottomasti alkuun negatiivisia ja pelokkaita tunteita. 

Tämä on varmasti hyvin luonnollinen reaktio, kun puheetta olivat vailla näyttöä ja konkretiaa. Huhut kuitenkin laantuivat ja koko asia ehti hetkellisesti unohtua. Syksyn mökkipajassa aihe nousi kuitenkin uudestaan pintaan. Valmentajamme vihjasi, että Proakatemialla saattaisi olla edessä muutto Kuntokadulle, Tampereen ammattikorkeakoulun omiin tiloihin.  

Tämän jälkeen pääsimme osallistumaan Tamkin järjestämään etäkokoukseen, missä hanketta suunnitteleva tiimi esitteli työnsä aikaansaannoksia. Tämä oli aikamoinen loikka valmentajamme alustavista puheista suoraan suunnittelukokoukseen. Tietoa on varmasti ollut aikaisemminkin saatavilla. Tässä on ainoastaan yhden Proakatemialla opiskelijan henkilökohtainen kokemus siitä, miten tieto kantautui minulle. Kokouksen jälkeinen tunnetila ei ollut kovinkaan positiivinen.  

Halusin kuitenkin kääntää kurssin suuntaa. Mikäli tämä muutos Proakatemian tilojen suhteen tulee joka tapauksessa tapahtumaan, niin tästäkin voi saada aikaan onnistuneen muutoksen. Halusin oppia onnistuneen muutoksen toteuttamisesta ja luin aiheeseen liittyen John Kotterin teoksen: “Muutos vaatii johtajuutta” (1996). Teoksessa esitellään muutoksen kahdeksanvaiheinen prosessi kohti onnistunutta muutosta. Seuraavaksi esittelen prosessin eri vaiheet ja niiden toimenpiteet. 

1. Luo kiireen ja välttämättömyyden tuntu. 

On hyvä määrittää jo olemassa olevat ongelmat, mahdolliset tulevaisuuden haasteet ja mahdollisuudet, vaikka varisnaista kriisiä ei olisikaan käynnissä. Tällä tavoin helpompaa suhtautua vastaan tuleviin ongelmiin varsinaisissa kriisitilanteissa. Kartoittaa tämänhetkinen markkina ja kilpailutilanne. On hyvä kartoittaa, mitkä ovat vallitsevia trendejä ja mitä esimerkiksi kilpaileva toimija tekee tällä hetkellä. 

2. Perusta ohjaava tiimi. 

Tämä vaihe vaatii riittävän vahvan ryhmän, joka pystyy ohjaamaan muutosta eteenpäin tiiminä. Oikeiden avainhenkilöiden löytyessä tiimiin pitää heidän myös pystyä työskentelemään keskenään tiiminä. Lisäksi tiimille on hyvä asettaa aito yhteinen tavoite, eikä esimerkiksi tietyn osaston tavoitetta. Tiimistä pitää löytyä uskottavuutta, johtajuutta sekä asiantuntemusta. 

3. Laadi visio ja strategia. 

Seuraavaksi on hyvä luoda visio muutoksen ohjenuoraksi. Visio voi auttaa selkeyttämään muutoksen yhteistä suuntaa, mikä voi auttaa esimerkiksi nopeuttamaan päätöksentekoa. Hyvin toteutettuna se voi kannustaa ihmisiä kohti parempia päätöksiä ja selkeyttää ettei välttämättä jokaista päätöstä tarvitse hyväksyttää korkeammalla taholla. Tehokas visio   pitää sisällään viisi ominaisuuttaa; Sen pitää olla riittävän selkeästi rajattu, se on joustava, kuviteltavissa oleva, helposti viestittävissä ja sen pitää olla haluttu. 

4. Viesti muutosvisio.

Tehokkaan vision luomisen jälkeen on erittäin tärkeää saada se viestittyä jokaiselle mahdollisimman tehokkaalla tavalla. Tässä ohjaava tiimi on isossa roolissa näyttämässä esimerkin voimin muulle henkilöstölle, kuinka visio otetaan käytäntöön. Tehokkaaseen viestintään löytyy moni erittäin tehokkaita työkaluja, esimerkiksi käyttämällä kielikuvia, vertauskuvia ja johtaa uutta muutosvisioita esimerkin avulla.

5. Anna henkilöstölle laajat valtuudet

Tässä vaiheessa usein kompastutaan rakenteellisiin esteisiin. Henkilöstö on sitoutunut ja omistautunut toteuttamaan uutta visiota, mutta heitä hidastaa organisaation rakenne. Esteitä voi olla esimerkiksi vastuut, valtuudet, vanhat työnkuvat ja tietojen puutteellisuus.

6. Lyhyen aikavälin onnistumiset

On tärkeää muistaa huomata pienet onnistumiset ja saavutukset matkalla kohti isompaa muutosta. Onnistumisten tunnustaminen auttaa hahmottamaan jo tähän mennessä tehdyn työn ja niiden tarkastelemisen kautta on helpompi antaa palautetta koko tiimille. Se auttaa näkemään, että onko saavutettu tähän mennessä konkreettisia tuloksia. Kuitenkaan lyhyen aikavälin tavoitteet pitää olla ennakkoon suunniteltuja, että niistä voi syntyä onnistumisia.

7. Vakiinnuta parannukset, tuota lisää tuloksia.

Muutoksen ollessa täydessä vauhdissa on tärkeää pitää vahtia yllä. Jos vauhti hiljenee liian aikaisin, sillä silloin saatetaan menettää jo saavutetutkin muutokset. Prosessia voi elävöittää uusilla projekteilla, teemoilla, vakiinnuttamalla ja ylentämällä henkilöstöä sekä rekrytoimalla uutta henkilöstöä. Muutokset saattavat aluksi olla hyvin hauraita, ennen kuin ne on vakiinnutettu ja juurrutettu yrityskulttuuriin.

8. Juurruta uusia toimintatapoja yrityskulttuuriin.

Viimeisen muutosvaiheen toimenpide on yrityskulttuurin juurruttamine ja vakiinnuttaminen. Tämä on aina kahdeksanvaiheisen muutosprosessin viimeinen vaihe. Normit ja yhteiset arvot juurtuvat vasta prosessin viimeisessä vaiheessa. Tämä tapahtuu vasta sitten, kun uudet toimintatavat ovat todettu toimiviksi ja ovat vanhoja menetelmiä parempia. 

Elämässä tulee tapahtumaan aina muutoksia, joskus ne voivat tuntua hankalilta tai liian äkkinäisiltä. Monesti pysähtymällä ja tarkastelemalla tilannetta voi löytää jotakin hyvää jokaisesta muutoksesta. Onnistunut muutos vaatii johtajuutta sekä sitoutuneen tiimin. Tällä tavalla muutos on helpompi viestiä eteenpäin myös niitä koskettavalle yleisölle.