Tampere
04 Feb, Saturday
-8° C

Proakatemian esseepankki

Oman ajanhallinnan oivalluksia ja yhteenvetoja



Kirjoittanut: Krista Tikkanen - tiimistä Kipinä.

Esseen tyyppi: Yksilöessee / 2 esseepistettä.

KIRJALÄHTEET
KIRJA KIRJAILIJA
Tehokkuuden taika
Leo Stranius
Esseen arvioitu lukuaika on 4 minuuttia.

Kolmatta syksyä ovat opinnot käynnissä Proakatemialla, on tapahtunut paljon henkistä kehitystä ja lopulta löytynyt itselle sopivimmat työskentelytavat. Kirjoitan tämän esseen itselleni, havainnoidakseni omia tapojani ja tehdäkseni itselleni eräänlaista reflektiota siitä, mihin kulutan aikani, jotta voin pohtia ovatko kaikki valintani oikeita vai olisiko parempi kohdistaa tunteja johonkin toiseen asiaan. Olen ihmistyyppi, joka nauttii vuorovaikutuksesta ihmisten kanssa sekä tiimityöskentelystä erilaisten projektien parissa. Samalla olen myös persoona, joka tarvitsee oman ajan sekä hiljaisen tilan tehdäkseen luovaa kirjoitustyötä ja voidakseen olla tuottelias. Omaan melko hyvät hybridityöskentely taidot, jotka ovat minulle merkityksellisiä, pyrkiessäni tehokkuuteen ajankäytön suhteen. Kuuntelin Leo Straniuksen kirjoittaman kirjan Tehokkuuden taika, mieleeni jäi kohta, jossa kehotetaan tekemään itselle tärkeitä asioita, joihin uskoo ja jotka tuntuvat merkityksellisiltä, sillä nämä asiat lisäävät omaa hyvinvointia pitkällä aikavälillä (Stranius 2022.)

Tähän syksyyn asti olen joutunut painimaan ajatuksen kanssa, että olenko riittävän näkyvästi esillä tiimini arjen toiminnassa? Sillä aika ajoin on kuultu puhuttavan siitä, ettei tiimimme jäseniä juuri kohtaa Proakatemian tiloissa tai käytävillä. Usein onkin tuntunut siltä, että paikan päällä pitäisi pystyä työskentelemään viikon jokaisena arkipäivänä, jotta tiimimme näkyvyyden illuusiota pystyttäisiin pitämään yllä. Tällainen kulttuuri on lähes mahdotonta toteuttaa kohdallani, mikäli kaltaiseni työskentelijä pyrkii valmistumaan ajallaan sekä oppimaan mielenkiintoisia uusia asioita, olematta ihmisraunio.

Tiimimme koostuu yksilöistä, joista jokaisella on opintojen lisäksi myös arkinen elämä elettävänään, oma hyvinvointi sekä työskentelyn tehokkuus ovat avainasioita itsenäisen opiskelun omaavassa opintokokonaisuudessa. Kuulun itse tiimimme varttuneempaan kaartiin, joten perhe-elämä on keskeinen osa päivieni sisältöjä ja se erottelee hyvin niin sanotun virka-ajan sekä vapaa-ajan toisistaan. Erottelu luo myös painetta ajankäytön tehokkaaseen hyödyntämiseen, jolloin suunnitelmallisuus, kalenterin käyttö ja priorisointi ovat kovaa valuuttaa työtehtävien loppuun saattamiseksi ajallaan. Jotta päivät pysyvät tehokkaina, niille tulee jakaa kalenterissa agendat sekä teemoihin liittyvät tehtävät. Tällä hetkellä viikostani kahdesta kolmeen päivää kuluu etätyöskentelyyn ja loput Proakatemialla vuorovaikuttavissa kohtaamisissa pajojen, projektien sekä kielten opintojen merkeissä. Tähän syksyyn on kuulunut entistä enemmän luovaa työskentelyä muun muassa kirjan kirjoittamisen parissa ja täten oma läsnäoloni akatemialla on merkittävästi vähentynyt. Priorisointi ja ymmärrys siitä, että itselle parhaiten sopivien työskentelytapojen löytyminen vähentää ylikuormittumista sekä vahvistaa oman minäkuvan rakentumista, ovat olleet helpottavia oivalluksia oman arjen rytmittämisessä.

Idea tähän esseeseen lähti syntymään ajanhallintaa koskevan pajan ennakkotehtävistä. Valmentajamme antoi meille tehtäväksi seurata kahden viikon ajan ajankäyttöämme, kiteyttää oma analyysi sekä nostaa esiin suurin haaste omasta ajankäytössä. Toteutin seurannan Excelillä, päivittäinen ajankäyttöni kaaviossa 1 sekä kokonaisuuden yhteenveto kaaviossa 2. Tämän lisäksi saimme tehtäväksi seurata oman puhelimen käyttöä, ja sitä mitkä sovellukset vievät eniten ruutuaikaa päivässä, tähän analyysiin käytin puhelimeni digitaalisen hyvinvoinnin valikkoa.

Ennakkotehtävä oli mielenkiintoinen, ja uppouduin seurannan ajaksi iltaisin täyttämään kaaviota sekä reflektoimaan päivääni aivan eri tavalla kuin aiemmin. Kiinnitin seurannassa huomiota esimerkiksi siihen, miten paljon kuormitusta koin erilaisissa tilanteissa ja merkkasin ne itselleni muistiin. Kolmentoista vuorokauden seurannassa, näitä tunteja oli yhteensä 11,5, jotka aiheuttivat reflektointia ja heijastuivat myös ikävästi vapaa-ajalleni vielä 3 tunnin ajan seurannan kokonaistuntimäärässä. Kyseisen seurannan jälkeen tein muutoksia viikkorytmiini ja lisäsin enemmän etätyöskentelyn mahdollisuuksia, joka vaikutti positiivisesti mielialaani sekä siihen, että olin selvästi tuotteliaampi. Päivät näyttäytyvät hyvin monipuolisina työtehtäviltään, eivätkä ne ole paikkasidonnaisia, juuri hybridityöskentelyn vuoksi.

 

Kaavio 1 Päivittäinen ajankäytön seuranta Excel (Tikkanen 2022)

Päiväkohtaisesta seurannasta nousee hyvin esiin rutiinit, viikolla arkipäivisin pääpaino on selvästi opinnoissa sekä arjen askareiden pyörittämisessä. Viikonloppuisin puolestaan ajankäyttö keskittyy perheeseen ja heidän kanssaan vietettyyn aikaan, harrastuksiin, kotitöihin sekä riittävän unen tankkaamiseen. Seurannasta poimin muutaman kehityskohdan, joihin aloin kiinnittää paremmin huomiota. Aikaistin nukkumaanmenoani noin puolella tunnilla viikkoiltoina, jotta unen määrä olisi tasaisempaa koko viikon ajalla, tämän myötä viikonloppuisin ei ole enää tarvetta tankata unta varastoon tai vastaavasti nukkua univelkoja pois. Toinen merkittävä uudistus oli puhelimeni nukkumaanmenoaika tilan määrittäminen, en katso enää sänkyyn päästyäni puhelintani, tämä toimii ja sulkiessani silmäni, nukahdan lähes saman tien. Myöskään tietokoneruudun katselu pitkälle iltaan ei ole minulle hyväksi, sillä se vaikuttaa unen tavoitettavuuteen, ja tästä syystä päätetyöskentely on vähentynyt iltaisin kohdallani merkittävästi.

Kolmentoista vuorokauden yhteenveto on selkeää luettavaa, ja ne jakautuvat karkeasti kolmeen eri osa-alueeseen, Proakatemialle ja siihen käytettyihin työmatkoihin kertyy alle kolmasosa kaikista tunneista. Vapaa-aikaan, joka koostuu pääsääntöisesti perheen kanssa vietetystä ajasta, kotityöt mukaan lukien, on noin toinen kolmasosa kaikista tunneista. Lohduttavinta on unelle pyhitetty viimeinen kolmasosa, jonka jakautumiseen ja laatuun olen kiinnittänyt edellä mainituilla tavoilla huomiota. Koen, että lepo on perusta hyvinvoinnille ja juuri se takaa sujuvuuden arjessani, siksi on tärkeä varata palautumiselle riittävästi aikaa. Ainakin tällä hetkellä tuntuu, että omaa mielialaa ja kehoa on ollut tarpeellista kuunnella ja tehdä tarvittavat muutokset, jotta jaksan lukuvuoden paineet loppuun asti.

 

Kaavio 2 Yhteenveto käytetystä ajasta (Tikkanen 2022)

Haaste, joka ennakkotehtävässä mainittiin, on omalta osaltani viikkotuntien riittäminen. Tällä hetkellä työskentelen noin 35 aktiivista työtuntia opintojeni parissa, 40 viikkotunnin sijaan ja siitä koen pienoisen stressin syntyvän. Kevättä kohden mentäessä, joudun luultavasti irrottamaan tunteja vapaa-ajaltani esimerkiksi viikonlopulta, jotta saan tarvittavat työtunnit kerättyä kasaan tai vaihtoehtoisesti keksiä uusia tapoja, joilla tehostan työskentelyäni entisestään.

Entä Ruutuaika? Kokonaisruutuaika vaihtelee kahdesta kolmeen tuntiin, riippuen päivästä. On ollut positiivista huomata, että sosiaalisen median katseluajat ovat pienentyneet huomattavasti, vuorokautinen käyttöaikani on tällä hetkellä alle puoli tuntia.  Suurin syy tähän on asettamani yhteiset nukkumaanmenoajat sekä puhelimelleni, että minulle. Aamuni aloitan nykyään aamukahvilla ja aamulehden nettiversion lukemiselle, uutisille kuluu päivässä noin vartin verran aikaa. WhatsApp on päätoiminen yhteydenpitokanava yksityisille viesteille ja siihen menee vaihtelevasti aikaa muutamasta minuutista puoleen tuntiin, riippuen päivästä. Loppuaika puhelimellani kuluu työskentelyyn, Microsoft Teams sekä Hopsin täyttö vie päivästä aikaa noin puoli tuntia, näiden lisäksi aikaa kuluu tiedonhakemiseen hakukoneista tai YouTubesta, esseepankin lukemiseen sekä sähköpostien purkamiseen.

 

Minä hallitsen tehtäviä, eivätkä tehtävät hallitse minua

Ajanhallinnan pajasta mieleeni jäi kohta, jossa korostettiin suunnitelmallisuuden merkitystä priorisoinnissa, keskittymällä kahteen asiaan työskentelyä pystyy tehostamaan entisestään. Mitkä ovat ydintehtäviä ja mitkä ovat toissijaisia tehtäviä? Reagoimalla ja tekemällä ensin tarvittavat ydintehtävät, pystyy todennäköisesti paremmin keskittymään toissijaisiin tehtäviin, sillä stressi vaikuttaa tehtävistä suoriutumiseen. Mikäli ydintehtävä on hoitamatta ei muiden tehtävien suorittaminen suju tehokkaasti, sillä tärkeämmästä asiasta johtuva paine tulee vaikuttamaan suoritukseen. Reagoimalla tehtäviin niiden oikeassa järjestyksessä, ne eivät myöskään pääse kasaantumaan. Ollakseen tehokas on hyvä asettaa omat määräajat itselleen, ennen virallista määräaikaa, tällöin pysyy ikään kuin tehtävien päällä (Stranius 2022.) Tämän lukuvuoden teemaksi olen nimennyt luovuuden löytymisen ja hyvinvoinnin vahvistamisen, joten pyrin lisäämään enemmän suunnitelmallisuutta joululoman jälkeiseen aikaan.

 

Lähteet

Stranius, L. 2022. Tehokkuuden taika: näin voit elää enemmän. Into kustannus. Äänikirja.

Tikkanen, K. 2022. Ajanhallinnan seuranta Excel.

Tikkanen, K. 2022. Ajanhallinta paja 3.11. Pajavihko.

Photo by Aron Visuals on Unsplash

Aihetunnisteet:
Kommentoi

Add Comment
Loading...

Cancel
Viewing Highlight
Loading...
Highlight
Close