Toisen vuoden kevät on lähtenyt reippaasti käyntiin niin Roimassa kuin akatemiallakin yleensä ja viimeinen kuukausi on hujahtanut ohi silmänräpäyksessä. Kuluneeseen kuukauteen on kuulunut paljon asioita: Vaihto-opiskelemaan ja kesätöihin haku, projektit, myyntipäivien preppaus, 2 ulkopuolista digimarkkinoinnin ja viestinnän kurssia, mavi tiimin tehtävät, esseet, stressiä, onnistumisen kokemuksia sekä luonnollisesti myös yksityiselämässä tapahtuneita asioita. Olen tarkoituksella tänä vuonna painanut jarrua tehtävien suhteen ja yrittänyt madaltaa rimaa ja pysäyttää tehtävävirtaa, jonka pituus vuosien mittaan on tuntunut vain kasvavan ja kiire kroonistuvan. Menneestä oppineena haluan keskittyä aidosti asioihin, jotka minua kiinnostavat, jotka ovat minulle tärkeitä ja jotka vievät minua eteenpäin. Tämän vuoden teemana onkin vahvasti ollut priorisointi sekä omaan itseensä sekä unelmaelämään tutustumista. Käytänkö aikaa oikeisiin asioihin ja elänkö arkea, joka tukee tavoitteideni saavuttamista ja innostaa minua kulkemaan kohti unelmiani?

Työkalujen avulla arki tapetille

Tiimimme HR Niina Piiraisen johdolla toteutimme Eisenhowerin matriisin, joka on ajanhallinnan ja priorisoinnin työkalu. Vikman (2019) kuvaa työkalua tehokkaana tapana hallita ja tarkastella pirstaleista sekä hektistä arkea, varsinkin jos tehtävälista tuntuu loputtomalta. Työkalu koostuu neljästä osa-alueesta, johon työpöydällä olevat projektit ja kalenterin to-do merkinnät asetellaan seuraavasti:

1. Tärkeät ja kiireelliset -> Tee heti ja priorisoi muiden asioiden edelle
2. Tärkeät, ei kiireelliset -> Varaa aikaa asioiden hoitamiseen
3. Kiireelliset, ei tärkeät -> Madalla rimaa tai delegoi jollekin toiselle
4. Ei tärkeät, ei kiireelliset -> Tee jos kerkeät, tai poista kalenterista kokonaan.

Vikman (2019)

Olen aikaisemmin ollut ihminen, joka on suuren työkuorman osuessa kohdalle lähinnä hämmentynyt ja mennyt lukkoon. Aikatauluttamisessa, priorisoinnissa sekä stressin hallinnassa on tapahtunut kuitenkin akatemia-aikana suuri muutos. Vielä on toki paljon opeteltavaa, mutta on ollut helpottavaa huomata, miten omaa arkea ja kalenteria kriittisesti tarkastelemalla voi saada aikaan suurtakin helpotusta stressiin: Olen huomannut, että suurin osa stressistä tulee aikataulujen sekavuudesta sekä epäselvästä priorisoinnista. Itselleni työkalu oli siis varsin oivallinen apu tarkastelemaan alkuvuoden tehtävämäärää ja sitä, mikä on missäkin hetkessä tärkeää. Oma listani näyttikin seuraavanlaiselta:

Oma Eisenhowerin matriisi eli priorisointilistani, 2023.

Listaa tehdessäni huomasin kirjoittavani aluksi suurimman osan tehtävistä kahteen ensimmäiseen ruutuun: Tee heti tai varaa aikaa. Mitä enemmän listaa kuitenkin tarkastelin, huomasin, että minulla olisi varaa pudottaa asioita pois ihan reippaalla kädellä. Kaikkea en voisi tehdä 100 % tehokkuudella tai sanoa kaikkeen kyllä, mikä onkin ollut akatemialla ehkä yksi isoimmista kipukohdistani. Työkalun avulla sain siis todella miettiä, millainen kalenteri vie kohti arkea, joka tukee elämäni tavoitteita.

Listan kohdista varsinkin esseet pistävät silmään, sillä aivan tutkinnon alusta asti olen pyrkinyt huippusuorituksiin ja käyttänyt tuhottomasti aikaa saadakseni aikaan erinomaisia tuotoksia. Asenne ei ole kuitenkaan ollut kovin kestävää, sillä ajan mittaan taakka kurssitehtävistä ja esseistä kasvoi kasvamistaan, ja kuormitus tuntui olevan resursseihin nähden aivan liian korkealla tasolla. Joka kerta ei voi pyrkiä huippusuoritukseen, joten jatkossa lupaan laskea rimaa esseiden suhteen ja hyväksyä myös keskeneräisyyden, jotta saan resursseja esimerkiksi asiakastöille. Asiakastyöt ja oppiminen ovatkin prioriteettilistani kärjessä, joita eniten odotan akatemia-ajalta.

Koen, että Proakatemialla suurin sudenkuoppa liittyy juuri valtaviin määriin erilaisia mahdollisuuksia. Kohtaan esimerkiksi itse lähes joka päivä tilanteita, joissa voin joko hypätä mukaan uuteen tai kieltäytyä mahdollisuudesta, pienistä tai suurista. Jos tällaisissa tilanteissa ei osaa sanoa ei, on kohta lautasella valtava paletti sekalaista sälää. Kalenteri voi näyttää kiireiseltä, mutta tavoitteet pysyvät yhtä kaukana kuin ennenkin. Yksi suurimmista asioista mihin keskitynkin tänä vuonna on se, etten turhaan pidä itseäni kiireisenä, vaan pidän huolen siitä, että aikaa riittää tärkeiden tehtävien ohessa myös ihan vain olemiselle ja ihmettelylle.

Vähemmän on enemmän

Greg McKeown kirjoittaa kirjassaan Essentialism – The Disciplined pursuit of Less valtavan voiman piilevän siinä, kun ihminen antaa itselleen luvan ottaa oman aikansa haltuun (McKeown, 25). Kirjaa lukiessa pohdin, kuinka helppoa on heittäytyä kiireellisen arjen ja muiden ihmisten odotusten vietäväksi ja unohtaa se, että jokainen on itse vastuussa omasta elämästään sekä valinnoistaan. Ajatus pätee niin työelämään kuin myös arkeen ja tunnistan itse varsinkin nuorempana olleeni hyvinkin odotusten vietävissä. On aika lopettaa kiireellisyyden ihannointi ja ”olen kiireinen” -mantran toistaminen ja keskittyä olennaiseen sekä siihen, miten saa raivattua itselle aikaa kaiken epäolennaisen keskellä.

Pohdin kirjan oppeja kuunnellessani Linda Asikaisen luentoa Sytytä itsesi ja myyntisi (2023). Luentoon kuului osuus itsensä johtamisesta, joka jakautui Asikaisen mukaan viiteen erilaiseen kohtaan:

Mukaillen Linda Asikaisen luentomateriaaleista ”Sytytä itsesi ja myyntisi”, 2023.

Vaikka luento oli osa myyntihengen luomista, koen kohtien resonoivan myös arkeen ja yrittäjyyteen. Miten voisin jalostaa aihepiirit tukemaan arkea, joka keskittyy olennaiseen mutta johdattelee minua kohti tavoitteitani?

1. Pura tavoitteet osiksi

Asikainen kertoi luennollaan tärkeän vinkin tavoitteiden saavuttamisesta: Pura suuret tavoitteet pienempiin osiin. Näin iso vuori, ykköstavoite, jakaantuu tasaisesti eri kokoisiksi stepeiksi, ja tavoitteen saavuttaminen tuntuu realistisemmalta ja helpommin mitattavalta. Omalta kohdaltani koen, että arjen sekavuus yhdistettynä abstraktiin isoon tavoitteeseen lisää kiireellisyyttä ja stressiä, koska en tiedä missä vaiheessa olen menossa tavoitteeni suhteen ja mitä askelia minun tulee missäkin vaiheessa ottaa. Osiin jaottelu lisää myös motivaatiota, koska pystyn selkeästi seuraamaan etenemistäni.

2. Päättäväisyys & Sinnikkyys

Aihealue resonoi itseäni, sillä kun tavoitteet ja raamit on asetettu, on niihin sitouduttava. Tämä voi arjen tasolla tarkoittaa esimerkiksi sitä, että lakkaa tarttumasta asioihin, joilla ei ole merkitystä, tai ottaa kontolleen empatiasyistä asioita, jotka eivät innosta itseä yhtään. Sama pätee myös toisin päin: Asiat jotka herättelevät innostusta, ovat aihealueita, joille on löydettävä kalenterista aikaa eikä niiden päälle saa sopia mitään muuta. Tämä pätee myös asioihin, joiden hoitaminen ei välttämättä ole niin mielekästä, mutta joiden lopputulos on kultaakin kalliimpi. Arkisempi esimerkki tästä ovat esimerkiksi aamulenkit, josta siirrymmekin aasinsiltana aiheeseen…

3. Aamurutiinit kuntoon

Olen lähes aina ollut aamuihminen ja viihtynyt aamuisin ison aamupalan ja kahvikupposen äärellä, nousevaa aurinkoa fiilistellen. Maustetta aamuihin on tuonut myös koira, jonka lenkittäminen tuo aamuun raikasta ilmaa ja hyvää fiilistä. Näiden syiden vuoksi aamut ovat itselleni olleet pitkään melko kivuttomia.

Asikainen nostaa aamut esiin luennossaan sen takia, että koko päivä rakentuu usein aamun varaan. Tämän vuoksi on tärkeää ottaa aamut haltuun, ja pyrkiä monin keinoin muodostamaan aamusta itselleen hyvän mielen hetki. Negatiivinen asenne, mariseminen sekä lorvailu ei anna kauhean napakkaa ja energistä alkua päivään. Entä jos aloittaisimmekin aamut esimerkiksi swengaavalla soittoäänellä ja edellisenä iltana ladatulla kahvinkeittimellä?

4. Vahvuudet esiin & hyötykäyttöön

Tämä alun perin myyjän työhön viittaava neuvo puhutteli itseäni työskentelyn näkökulmasta: Olemme Jasmin kanssa Tupa-projektia pyöritellessämme miettineet sitä, miten voisimme tehdä työskentelystämme entistä tehokkaampaa omia ominaisuuksiamme tarkastellen. Olemme käsitelleet mm. työaikoja, työpäivän pituutta sekä sijaintia, jossa projektipäivää vietämme. Pohtimalla meille sopivimpia työtapoja, olemme onnistuneet tehostamaan työpäiviämme emmekä työskentele itsellemme epäsopivissa olosuhteissa. Olen pohtinut samoja ajatuksia myös ihan arjen tasolla ja miettinyt, minkälainen työskentelyrytmi sopii minulle, kuinka paljon pystyn päivän aikana tekemään asioita ja missä omat rajani kulkevat. Omia heikkouksia on hyvä kehittää, mutta korostamalla omassa arjessa omaa suorituskykyä parantavia asioita, voi saada aikaan hyvinvointia ja tuloksia. Itse en henkilökohtaisesti usko, että elämällä itselle epäsopivaa arkea, voimme pitkällä aikavälillä saavuttaa tasapainoista ja onnellista elämää.

5. Tanssin ja liikkeen voima

Voi kuulostaa hupsulta, mutta pienet bailut keskellä päivää tuo hirmuisesti virtaa arkeen. Siksi painotankin hupsuttelun tärkeyttä. Asikainen viittasikin luennossaan, että tanssin, musiikin ja liikkeen voimaa ei tule unohtaa: Mm. huippumyyjät käyttävät boostina voimabiisiä ennen haastavaa myyntitilannetta. Luennon aikana pohdin, kuinka voisin hyödyntää Asikaisen neuvoja projektityössä? Kenties tuvalle oma bailubiisi?

Pohdinta:

Kuluneet pari kuukautta ovat olleet kiireisiä, mutta hyvin opettavaisia ajankäytön ja priorisoinnin suhteen – Tästä kiitos Niinalle ja Roimalle – Priorisoinnista ei voi keskustella liikaa. Se mikä joskus aikoinaan oli hössötystä joka suuntaan, on vaihtunut analyyttisemmaksi otteeksi omaa arkea ja työntekoa kohtaan. Toivon, että tässä esseessä käytettyjen runkojen ja ohjeiden avuilla pääsen koko ajan kohti oman näköistä arkea, joka on kuitenkin linjassa urasuunnitelmieni ja unelmieni kanssa. Koska niinhän se on, tasapaino on kaikki kaikessa.

Lähteet:

Vikman, V. 2019. Oletko kokeillut Eisenhowerin matriisia? Yksinkertainen työkalu helpottaa priorisointia ja vähentää stressiä. Blogikirjoitus. Viitattu 20.2.2023 https://duunitori.fi/tyoelama/eisenhowerin-matriisi

McKeown, G. 2014. Essentialism. The Random House Group Company

Asikainen, L. 2023. Sytytä itsesi ja myyntisi – Itsensä johtaminen. Muistiinpanot TAMK Proakatemialla järjestetystä luennosta 20.2.2023. Viitattu 20.2.2023.