Johdanto

Proakatemialla tuntuu monella olevan haasteita oman ajankäyttönsä suhteen. Kun kukaan ei ulkopuolelta sanele, mihin ja miten sinun kuuluisi aikasi käyttää niin monelle se aiheuttaa hankaluuksia. Minä olen yksi heistä. Isoimmat sudenkuopat vaanivat niitä ihmisiä, jotka innostuvat helposti kaikesta uudesta. Toisen ihmisen ei tarvitse kuin vain puolella sanalla mainita, että jotain uutta projektia olisi tulilla niin taas mennään! Ihan ensimmäinen askel oman ajankäyttönsä hallinnassa onkin se, että asettaa itselleen tavoitteet. Kun omat tavoitteet ovat selvät, on helpompi sanoa ”ei” sellaisille asioille, jotka eivät palvele omien tavoitteiden saavuttamista. Tehtävien ja asioiden priorisointi helpottuu myös.

Tavoitteiden asettaminen

Joskus tuntuu, että tavoitteita on hankala asettaa. Ihan kylmiltään se voikin olla vaikeaa. Tavoitteiden asettamista voi helpottaa se, kun lähtee ensimmäiseksi miettimään, mitä asioita haluaisit oppia esimerkiksi seuraavan puolen vuoden aikana. Mikä kehittäisi omaa osaamistasi ja sitä kautta arvoa työmarkkinoilla? Tai mitkä asiat tukevat jo olemassa olevaa osaamista ja sitä kautta kehittäisi taitoja edelleen, mahdollisesti kohti asiantuntijan tasoista osaamista ja tietotaitoa? Tiimioppimisympäristössä kannattaa miettiä näiden lisäksi sitä, mitä arvoa haluaa tuoda omalle tiimille. Minkälaisesta osaamisesta tiimi hyötyisi? Minkälaisia verkostoja voisit rakentaa uusien juttujen kautta?

Hyvä tavoite on käytännönläheinen. Hyvä tavoite on selkeä, teonsanoihin sidottu, konkreettinen ja yhteen lauseeseen kiteytettävissä oleva asia. Esimerkiksi: soitan tämän viikon aikana kahdeksalle asiakkaalle. Tavoitteet, jotka sisältävät komparatiiveja, kuten “aion syödä terveellisemmin” tai “alan elää rauhallisemmin kuin aiemmin”, eivät toimi. Ne kuuluvat meinaamisen ikuiseen virtaan, missä muutos on yhtä todennäköinen kuin loton päävoitto.

Hyvä tavoite on myös realistinen. Jos asetat tavoitteesi järjestelmällisesti liian korkealle, et koskaan tavoita niitä. Se on turhauttavaa ja lannistavaa. Hyvä tavoite on kurotusetäisyyden päässä. Sen saavuttaminen vaatii vaivannäköä ja sinnikkyyttä, mutta tavalla, joka on tästä maailmasta. Jos tavoite taas on liian vaatimaton, saavutat sen ilman vaivannäköä, mikä ei täytä tavoitteen kriteerejä lainkaan. Eli vaikka olisi kiva kehottaa sinua kurottamaan tähtiin, kurota ensin kattoon.

Hyvä tavoite heijastuu käyttäytymiseen eli teet jotain toisin kuin ennen. Jos olet tosissasi, käyttäytymisesi muuttuu. Kun olet aidosti matkalla kohti tavoitteitasi koko olemuksesi on vastaus kysymykseen “mistä muut huomaisivat, että olen muuttumassa tässä asiassa”. Siitä, että toimit eri tavoin! (Perho 2017.)

Tässä muutamia virkkeitä Satu Kasken ja Marianne Miettisen kirjasta Onnistumisen taidot : löydä tie tavoitteisiin. Nämä helpottavat tavoitteiden asettamista sekä yksilön että tiimin näkökulmasta.

Jatka seuraavia virkkeitä:

Jos kaikki olisi mahdollista, niin minä…

Vuoden päästä toivon olevani…

Vuoden päästä uskon olevani…

Vuoden päästä olen….

Missä asioissa olen hyvä? (Vähintään viisi asiaa.)

Mitkä ovat vahvuuteni? (Esimerkiksi osaamiseen tai omaan persoonalliseen tapaan liittyvät.)

Missä olen onnistunut aiemmin? (Esimerkiksi arjessa, suorituksissa tai projekteissa.)

Kuka on minun tukijani/sparraajani/mentorini?

Jatka seuraavia virkkeitä tiimin näkökulmasta:

Vuoden päästä toivon tiimimme olevan…

Vuoden päästä uskon tiimimme olevan…

Vuoden päästä tiimimme on….

Missä asioissa tiimimme on hyvä? (Vähintään kolme asiaa.)

Mitkä ovat tiimimme vahvuudet?

Ajankäytön hallinta

Kun tavoitteet ovat selvillä, kannattaa miettiä, mikä viikkotuntimäärä olisi sinulle optimaalisin. Paljonko haluamasi asiat vaativat aikaa ja millä työmäärällä tekemisesi säilyy tehokkaana? Tämä on ainakin itselleni haasteellista. Lyön liian usein kalenterini liian täyteen. Se on täynnä jos jonkinnäköistä pajaa, palaveria ja projektitapaamista. Monesti unohdan, että monet asiat vaativat paljon valmistelua ja tekemistä joko ennen tai jälkeen tapaamisten. Tällekin pitäisi muistaa aikatauluttaa tilaa kalenteriin. Lisäksi kannattaa muistaa, että kaikkea ei tarvitse tehdä 110 lasissa vaan joskus pienempikin panostus riittää. Työpanostasi ohjaavat itsellesi asettamasi tavoitteet.

Kun huomaat, että kalenteri on liian täynnä, on aika tarkastella omaa ajankäyttöään kriittisesti. Onko kaikki varmasti tarpeellista vai voisitko luopua jostain? Voisiko joitain tapaamisia ja palavereita lyhentää parantamalla käytäntöjä? Vapauttaisivatko etäpalaverit aikaasi tärkeämpiin asioihin?

Ferroplanin toimitusjohtaja Minna Patosalmi hallitsee aikaansa työlistan avulla. “Asiat ovat minulla työlistalla. Valitsen yhden asian ja laitan muut sivuun. Teen yhden asian niin valmiiksi kuin pystyn. Sitten voin rauhallisin mielin siirtyä seuraavaan eivätkä asiat vain roiku jossain ihmeellisessä välitilassa.” Ja juuri tästä fiksussa ajankäytössä onkin kysymys: valinnoista ja sitoutumisesta niihin.

Aikaloki

“En tiedä, mihin se aika menee, mutta johonkin se vain menee.” Jos tämä on sinulle tuttu lause, sinun kannattaa laatia aikaloki. Se on yksinkertainen seurantatyökalu, joka ottaa mallia ruokapäiväkirjoista. Ruokapäiväkirjojen idea on kirjata ylös kaikki päivän aikana nautittu ruoka ja juoma. Aikalokiin puolestaan kirjataan ylös se, mihin aikasi päivän aikana todellisuudessa kuluu. Huomioi siirtymät, somen käyttö, tavaroiden etsiminen, vapaa-aika lasten kanssa, harrastukset, ruuanlaitto, kaikki se mitä päivän aikana teet, noin vartin tarkkuudella. Tarkoituksena on muodostaa realistinen kokonaiskuva päivän kulusta. Älä kaunistele, vaan kirjaa todellakin kaikki, myös ne asiat, jotka vähän nolottavat, kuten päivän 457 kurkkaus Facebookiin. Nämä kiusalliset huomiot ovat todennäköisesti kaikkein tärkeimpiä! Laihduttajatkin usein väittävät, että eivät syö juuri mitään, mutta ruokapäiväkirja voi paljastaa itseltäkin salaa syötyjä herkkuja, jotka selittävät mystisen painon jumittamisen. (Perho 2017).

Jos tapanasi on luoda to do -listoja, niin miten sitten tunnistat ne asiat, jotka ovat kaikista tärkeimpiä? Kun tarkastelet to do -listaasi, osaat todennäköisesti erottaa ne asiat, jotka ovat kaikkein merkityksellisempiä. Siellä on myös asioita, joilla on jokin deadline ja sitten siellä on paljon muuta, josta et ole aivan varma. Jotkut asiat vaikuttavat kiireisiltä, mutta jos alat puuhata niiden kimpussa, jotain tärkeää jää ehkä tekemättä. Listalla on myös kivoja asioita, joiden kimppuun tekisi mieli vain ryhtyä heti. Ja sitten on liuta asioita, jotka tekisi mieli vain unohtaa. Lopulta saatat istua listasi edessä lamaantuneena, koska et tiedä, mistä pitäisi aloittaa.

Seuraavan työkalun avulla saat selkeytettyä työjärjestestystäsi tavalla, josta on helppo tehdä jokapäiväinen rutiini.

Timantit, tulipalot, touhuilu ja roska

Ota esille to do -listasi, johon olet kirjannut kaikki ne asiat, jotka pitää tulla hoidetuksi. Tarkastele listaa sitten miettien, mihin seuraavista kategorioista kirjaamasi tehtävät kuuluvat.

Timantit

Asiat, jotka ovat erittäin tärkeitä, mutta eivät toistaiseksi kiireellisiä. Asiat, joiden parissa työskentely antaa parhaan tuoton suhteessa käytettyyn aikaan.

Minkä asian edistäminen tai loppuun saattaminen tuottaisi sinulle illaksi tyytyväisen olon ja fiiliksen siitä, että sait jotain tärkeää aikaiseksi? Timantteihin kuuluvat kaikkein tärkeimmät työtehtävät. Nämä tehtävät ovat usein haastavia, aikaavieviä ja vaativat erityistä keskittymistä. Niiden lykkäämisestä tai laiminlyömisestä voi olla vakavia seurauksia. Siksi osa kategorian työtehtävistä liittyy aina huolelliseen suunnitteluun, valmisteluun ja ongelmien ehkäisemiseen ja ennakointiin. Kun työskentelet timanttitehtävien parissa, tiedät tekeväsi oikeita, aidosti hyödyllisiä asioita. Tätä listaa leimaavat omat valintasi. Vaikka päivän to do -listalla olisi kuinka paljon tavaraa tahansa, sinä olet tehnyt päätöksen keskittyä esimerkiksi 1-3 timanttiasiaan tänään. Kun muut yrittävät houkutella sinua muihin tehtäviin, pystyt perustelemaan heille miksi omista valinnoistasi kiinnipitäminen on juuri nyt kaikkein tärkeintä.

Muutokset ja kehittyminen tapahtuvat tässä kategoriassa. Jos toivot olevasi puolen vuoden päästä paremmassa fyysisessä kunnossa, hyvissä asemissa seuraavaa ylennystä ajatellen tai firman arvostetuin syväosaaja tietyssä erityisosaamisessa, pysyttele timanttien parissa ja suojele ajankäyttöäsi kuin silmäterääsi. Jos et suojaa kehittämiselle varattua aikaa, et kehity. Niin yksinkertaista, ja samalla vaikeaa, se on. Timanttikategoriaan kuuluvat myös hyvinvointiisi liittyvät asiat. Ruokailu, uni, liikunta ja ihmissuhteet. Et pysty olemaan parhaimmillasi työssä, jos hoitamattomat ihmissuhteet tai puutteellinen uni verottavat jatkuvasti kapasiteettiasi. Ota vastuu omasta jaksamisestasi ja ohjelmoi vapaa-ajalle timantteja, jotka tukeat virettäsi. Näiden ei tarvitse olla ihmeellisiä asioita. Et tarvitse meditaatiota tai crossfit-tunteja (toki ne ovat ok, jos saat itsellesi niistä iloa), vaan mikä tahansa liikunta, jotakuinkin järkevä ruoka ja läheisten kanssa vietetty aika kantavat jo pitkälle. Oleellista on rakentaa näistä timanttisia rutiineja, joiden todellinen hyöty näyttäytyy kriisitilanteissa. Siedät paremmin menetyksiä, vastoinkäymisiä ja niiden uhkaa kun perusvireesi ja suhteesi ovat hyvin huollettuja.

Esimerkiksi minulla timanttikategoriaan sisältyvät ehdottomasti esseepisteet, pajat, perhe ja uni,

Tulipalot

Asiat, jotka ovat mahdollisesti tärkeitä ja ehdottoman kiireellisiä. Asiat, joiden parissa työskentely antaa jonkinlaista tuottoa suhteessa käytettyyn aikaan.

Tulipaloihin kuuluvat pikaista reagoimista vaativat asiat, odottamattomat ja yllättävät tapahtumat sekä välitöntä ongelmanratkaisua vaativat tilanteet. Tällaisia voivat olla esimerkiksi tietokoneohjelman kaatuminen, sairastunut lapsi tai raivostuneen asiakkaan reklamaatio. Nämä ovat asioita, joihin emme itse voi aina vaikuttaa. Mutta rehellisyyden nimissä tulipaloja aiheuttavat myös monet omista valinnoistamme johtuvat ennustettavat ongelmat. Timanttitoimintojen lykkääminen myöhemmäksi johtaa henkiseen ammattinimikkeen muutokseen. Asiantuntijasta tuleekin kokopäivätoiminen palomies, joka sammuttelee laiminlyönneistä ja lykkäämisistä aiheutuvia tulipaloja. Palomiehille tunnusomainen kommentti kuuluu näin: “Mutta kun minulla on niin paljon kaikkea muuta, että en ehdi keskittyä siihen, mikä on oikeasti tärkeää”. Välillä onkin, aivan varmasti. Elämä on perusluonteeltaan täysin arvaamatonta ja mitä tahansa voi sattua milloin tahansa. Esimerkiksi sairaalan ensiavussa tapahtuu varmasti vaikka mitä, mutta sielläkin on käytetty mittaamattomasti aikaa sen suunnittelemiseen, mitä tehdään kun aikaa ihmishengen pelastamiseen on vain sekunteja. Se ajatustyö on ollut timanttikategoriaan kuuluvaa toimintaa, jonka laiminlyömisestä olisi aiheutunut kirjaimellisesti kuolettavat seuraukset.

Useissa töissä riskit ovat ennustettavia. Tiedät, että sinulle tulee kiire kerran kuukaudessa kun pitäisi palauttaa kuitit kirjanpitäjälle. Tiedät, että sinun pitäisi tehdä jotain aivan muuta kuin surffata Facebookissa. Mutta koska deadlineen on vielä aikaa ja sen ajatteleminen on ylipäätään ikävää, jatkat puuhastelua kunnes homma on jo liekeissä. Ollessasi sammutustöissä, taustalla kytee jo uusi palo, jota et pysty enää ennaltaehkäisemään, koska olet kiinni nykyisen sammuttamisessa.

Kuten sanottu, tulipalojen syttymistä ei voi torjua sataprosenttisesti, mutta mitä enemmän harjoittelet todella tärkeiden asioiden erottamista vähemmän tärkeistä ja mitä keskittyneemmin työskentelet vain niiden parissa, sitä vähemmän tulipaloja joudut käsittelemään. Pakko on usein paras muusa, mutta työn laatu kärsii merkittävästi kun asiat tehdään viime tingassa. Hyvä valmistautuminen on parasta, mitä luovan ajattelun ja ongelmanratkaisun eteen voi tehdä. Kun taustatyö on kunnossa, itse tilanteessa voi antaa mennä. Ja sellaisissa liekeissä on mahtava olla!

Tulipaloja minulla syntyy helposti juurikin silloin, kun en ole varannut aikaa asioiden valmisteluun tai jatkojalostukseen. Nämä sotkevat aikatauluni yleensä aivan täysin ja sotkusta aiheutunut stressi on lähes halvaannuttavaa.

Touhuilu

Asiat, jotka eivät ole kiireellisiä eivätkä tärkeitä, mutta saattavat vaikuttaa sellaisilta. Asiat, joiden parissa työskentely antavat minimaalisen vähän tuottoa käytettyyn aikaan.

Touhuilun tunnusmerkistöön kuuluu terhakka reagoiminen sähköposteihin, viesteihin ja keskeytyksiin. Olet kuin huvipuistoon irti laskettu lapsi, joka säntäilee sinne tänne yrittäessään päättää, mistä saisi isoimmat ja nopeimmat kiksit. Oikein ansioituneet touhuilijat saattavat näyttää uskomattoman kiireisiltä ja tehokkailta, mutta vähänkin läheisempi tarkastelu osoittaa, että päivän suurimmat aikaansaannokset olivat naseva Facebook-status sekä upeasti värikoodattu excel-taulukko. Suurin osa tässä kategoriassa tapahtuvista asioista on aikaansaannosten ja tyydyttävän elämän kannalta turhaa.

Touhuilu on usein sijaistoimintaa, jolla tekijä välttelee timantteihin liittyvää vaivannäköä. Touhuilu pitää näennäisen kiireisenä, mutta kasvattaa salakavalasti stressikuormaa, koska kaikki oleellinen on jatkuvasti kesken. Touhuilija väsyy nopeammin kuin timanttien tekijä, koska alituinen reagointi kaikkeen pitää aivot jatkuvilla ylikierroksilla. Touhuilijat ovat myös taipuvaisia skippaamaan tauot ja ruokailut, koska on niin kamala kiire. Tämä laskee suoritustasoa ja halukkuutta tarttua vaikeisiin asioihin. Et ehkä voi estää muita ihmisiä keskeyttelemästä tai vaatimasta sinua mukaan huonosti valmisteltuihin kokouksiin, mutta voit päättää miten reagoit näihin pyyntöihin. Pysähdy ja mieti, millä kustannuksella olet valmis keskeyttämään sen mitä teet nyt, heittäytyäksesi johonkin, minkä joku muu keksi sekunti sitten ehdottaa.

Touhuilua harrastan varsinkin silloin, kun pitäisi tarttua kiinni esseen kirjoittamiseen. Juuri silloin tulee mieleen kaikenlaisia juoksevia asioita: “ai niin laskutkin piti maksaa”, “en olekaan vastannut vielä asiakkaan sähköpostiin”, “pyykkiähän voisi pestä” ja niin edelleen. Itsensä johtaminen on haastavaa ja siinä on vielä paljon opeteltavaa. Lisäksi tyhjän paperin pelko on joskus vaikea voittaa, kun esseepisterajat alkavat kolkutella ovella.

Roska

Asiat, jotka eivät ole kiireellisiä tai tärkeitä ja tiedät sen. Asiat, joiden parissa työskentely ei anna minkäänlaista tuottoa suhteessa käytettyyn aikaan, mutta voi pahimmillaan tehdä sinusta maksajan.

Roskille tyypillistä on täydellinen hyödyttömyys, jopa vahingollisuus. Tehokkaan työajan kuluttaminen roskaan on silkkaa urpoutta. Jokainen kissavideoiden parissa vietetty minuutti on poissa jostain oleellisesta ja syntyvät vajeet taas aiheuttavat stressiä, jota on helppo paeta kissavideoiden katseluun ja näin alisuoriutumisen ja huonon olon kierre onkin valmis.

Nyt joku saattaa ajatella niin, ettei kukaan voi viettää työpäiväänsä niin, että keskittyy kahdeksan tunnin ajan pelkkään asiaan. Ei niin, mutta jos teet jo valmiiksi töitä tietokoneella istuen, koneen tuijottelu ei ole suositeltavaa taukojen aikana. Eihän raksamieskään vasaroi taukonsa aikana vaan hän ehkä istuu aloillaan ja somettaa. Pointti on siinä, että tauoilla pitäisi tehdä jotain muuta kuin sitä mitä tekee ennen taukoa. Muuten aivot eivät pidä sitä taukona laisinkaan.

Työajan ulkopuolellakin palautumiseen kannattaa käyttää passiivisen möllöttelyn rinnalla sellaisia toimintoja, jotka lataavat akkujasi ja ovat yhteydessä siihen, mitä todellisuudessa haluat olla. Jos osa työpäivistäsi kuluu täyden hyödyttömyyden äärellä, mieti millaiset tilanteet laukaisevat tällaisen pakenemisen halun. Mitä välttelet ollessasi kolmatta tuntia Facebookissa? Mitä siitä seuraa aikaansaannostesi näkökulmasta? Mitä jää tekemättä, miten tämä vaikuttaa työsi jälkeen? Mitä voisit tehdä tällaisen haahuilun sijaan kun heikko hetki iskee? Joskus roskaa syntyy jollakin tavalla tärkeiden asioiden tekemisestä siksi, että tuotto-panos -suhde on yksinkertaisesti nolla. Käytetty aika ei tuota mitään erityistä tulosta vaan jotain tehdään vaikkapa vain periaatteen vuoksi.

Somettaminen on itselleni usein roskaa. Kännykkä etsiytyy käteen aivan liian usein ja vie yllättävän ison siivun aikaa päivästä. Myös nukkumaanmeno viivästyy, kun unohdun sängyssä selailemaan päättömästi Instagramia. Digipaasto voisi tehdä hyvää.

18 minuuttia

Harvard Business Reviewn bloggari ja bisnesguru Peter Bregman on kirjoittanut kirjan 18 minutes. Kirja on erinomainen opas niille, jotka haluavat tehdä elämässään oikeita asioita, oikealla intensiteetillä. Bregmanin johtoajatuksena on, että suunnittelun pointtina ei ole saada kaikkea tehdyksi vaan saada oikeat asiat tehdyksi. Bregman käyttää suunnittelunsa pohjana yksinkertaista ruudukkoa, joka pohjautuu yhden vuoden tärkeimpiin tavoitteisiin ja arvoalueisiin.

Kirjan nimi tulee 18 minuutista, jotka Bregman kehottaa käyttämään päivittäin suunnittelemiseen. Minuutit koostuvat seuraavista elementeistä:

1. Aamuhetki, 5 minuuttia. Istu työpöytäsi ääreen. Ennen kuin avaat koneen, käy päiväsuunnitelmasi läpi ja mieti, mitä ehdit realistisesti ottaen päivän aikana tekemään.
2. Uudelleen fokusointi, 1 minuutti tunnissa työpäivän ajan. Pysäytä tekeminen jokaisen alkavan työtunnin aluksi ja mieti, oletko tekemässä oikeita asioita. Mieti myös, miten aiot käyttää seuraavan työtunnin. Jatka.
3. Iltahetki, 5 minuuttia. Pohdi mennyttä päivää. Mikä meni hyvin? Miksi? Mikä ei onnistunut, vaikka olit suunnitellut niin? Miksi? Miten voit toimia huomenna samassa tilanteessa? Kertaa seuraavan päivän aikataulu ja laita paperille asiat, jotka pelkäät muuten unohtavasi.

Minuuttien tarkoituksena on pitää sinut kurssissa koko päivän ajan. Rutiini vie ajatuksesi säännöllisesti kohti oleellista. Se koulii tapojasi ja pakottaa skarppaamaan.

Pohdinta

Tänä keväänä olen lähtenyt rakentamaan aikataulujani hyvin pitkälti sen pohjalta, mitä HOPS vaatii, jotta valmistuisin ajallaan ja kaikki opinnot tulisi suoritettua. Ihan ensimmäiseksi olen iskenyt kalenteriini pajat ja tiimin viikkopalaverit. Seuraavaksi päätin pyhittää 8 tuntia viikosta esseille sekä opinnäytetyölle, silloin saan luettua ja kirjoitettua toivottavasti vähän virkeämmillä aivoilla kuin esimerkiksi syksyllä, jolloin esseitä nakuteltiin kasaan lähinnä ilta-aikaan. Sitten kalenteriin tupsahti eräs kurssi pääkampuksen puolelta. Semmoille yritän löytää aikaa noin kerran kuussa kokonaisen päivän verran ja lisäksi käytän hyödyksi bussimatkat. Silloin on hyvää aikaa kuunnella podcastejä ja TED-talkeja. Loput ajasta jääkin sitten erilaisia projekteja varten.

Yritän jatkuvasti miettiä sitä, mihin tärkeyskategoriaan (timantit, tulipalot, touhuilu vai roska) mikäkin kalenterissani ja to do -listallani oleva asia kuuluu. Niin on helpompi jäsentää oman päivänsä tekemiset ja stressi vähenee.

LÄHTEET:

Kaski, S., Miettinen, M. 2018. Onnistumisen taidot – Löydä tie tavoitteisiin. Helsinki: Kirjapaja.
Perho, A. 2017. Antisäätäjä – fiksun ajankäyttäjän opas. E-kirja. Helsinki: Otava.