Tampere
15 Jan, Friday
-26° C

Proakatemian esseepankki

Nykyaikainen viestintä työyhteisön kulmakivenä



Kirjoittanut: Mikko Laaksonen - tiimistä Revena.

Esseen tyyppi: Yksilöessee / 2 esseepistettä.
Esseen arvioitu lukuaika on 3 minuuttia.

Esseeni käsittelee toimivan viestinnän merkitystä työyhteisössä. Viestintä on yksi organisaation tärkeimmistä elimistä, sen vuoksi jatkuva kehitys tällä saralla on välttämätöntä. Sisäisen viestinnän luonteessa on tapahtunut paljon muutoksia 2000-luvun alusta tähän päivään tultaessa. Organisaation henkilöstö ei ole tänä päivänä enää sisäisen viestinnän kohderyhmä, vaan pikemminkin vuorovaikutuksen osapuoli. Ennen muinoin tieto on kulkenut ylhäältä alaspäin ja ollut luonteeltaan enemmänkin tiedottamista, tässä muodossa yrityksen johto on ollut keskeisessä roolissa. Nykypäivänä tämän yksisuuntaisen tiedottamisen on korvannut käsite viestintä. Viestintä sanana kuvaa paremmin vuorovaikutuksellista tiedonkulkua, jossa jokainen työyhteisön jäsen on vastuullisessa ja tärkeässä roolissa viestinnän toteutumisen kannalta. Perinteisellä viestinnällä on toki nykyäänkin paikkansa, joskin siitä puhuttaessa käytetään termiä esimiesviestintä. Esimiehen henkilökohtaiset keskustelutaidot ovat erittäin tärkeässä asemassa. Viestintä työntekijöille on oltava luontevaa päivittäisessä arkiviestinnässä, sekä organisaation palavereissa että kokouksissakin. Myös esiintymistaidot ovat nousseet tärkeiksi ominaisuuksiksi nykyaikaiselle johtajalle.

 

Sisäinen viestintä

Sisäinen viestintä organisaatiossa voi yksinkertaisimmillaan olla kahvipöytäkeskusteluista lähtien, Slackissa jutustelua sekä whatsapp ryhmäkeskusteluita. Kun sisäinen viestintä on sujuvaa se tekee ihmisten elämästä hyvää ja helppoa. Jokainen tietää missä mennään ja kokevat kuuluvansa työyhteisöön. Tämä hyvinvointi heijastuu myös organisaation ulkopuolelle, asiakkaille ja yhteistyökumppaneille. Hyvä viestintä on yksi tärkeä tekijä myös aikaansaannosten ja tehokkuuden kannalta. Palaute, viestinnän vastavuoroisuus, avoimuus ja nopeus sekä työyhteisön luottamuksellinen ilmapiiri vaikuttavat ihmisten työhyvinvointiin. Työyhteisöviestinnällä on merkitystä myös organisaation jatkuvuuden kannalta, se vaikuttaa ihmisten haluun olla osana ja pysyä työyhteisössä ja organisaatiossa. Viestintää organisaation sisällä voidaan kehittää parantamalla jokaisen henkilökohtaisia vuorovaikutustaitoja sekä vaikuttamalla työyhteisön viestintäkulttuuriin.

 

Kriisiviestintä

Viestinnän merkitys korostuu varsinkin organisaation kriisitilanteissa, tällöin puhutaan kriisiviestinnästä. Organisaation joutuessa kriisitilanteeseen, mitataan siinä johdon sekä koko organisaation viestintäketjun kykyä reagoida nopeasti. Tänä päivänä voi olla kyse minuuteista saadaanko kriisi sammutettua kaikessa hiljaisuudessa, vai leimahtaako se täyteen liekkiin ja muuttuu hallitsemattomaksi kaaokseksi. Jotta organisaation viestintä antaisi itselleen mahdollisuuden onnistua on työkalupakin oltava kunnossa. Kriisiviestinnästä niin erityistä tekee sen yllätyksellisyys, joten mitään täydellistä kriisiviestintäsuunnitelmaa on lähes mahdoton luoda. Tämän vuoksi onkin tärkeää käydä läpi, tilanteita ja skenaarioita joita voisi mahdollisesti tapahtua. Tällaisten tilanteiden varalta ohjeistuksen on oltava loppuun asti hiottua, muun muassa kuka vastaa viestinnän johtamisesta ja kuka antaa lausuntoja. Reaaliaikainen mediaseuranta toimii kriisiviestinnän tehokkaana työkaluna, akuutin kriisinhallinnan lisäksi se auttaa kytevien kriisien tunnistamisessa. Organisaation verkkosivujen ketterä muokkausmahdollisuus on hyvä olla olemassa, kriisitilanteessa viestinnän on voitava tehdä sivustolle muutoksia hyvinkin nopeasti. Kriisitilanteen harjoittelu on paras tapa testata henkilöstön kykyä toimia ja reagoida, se antaa johdolle tärkeää informaatiota siitä täytyykö esimerkiksi viestinnän komentoketjuun tehdä muutoksia. Näissä tilanteissa on oiva mahdollisuus järjestää mediavalmennusta ja testata tiedottajien kyvykkyyttä esiintyä median edessä.

 

Kirjallinen & sähköinen viestintä

Kirjallinen viestintä yleensä vaatii sen toteuttajiksi erikseen valitut henkilöt, jotta sisältö olisi informatiivista ja hyvänlaatuista. Tämä hyvin toteutettuna mahdollistaa sen, että viesti menee varmasti oikeansisältöisesti perille.
Teknologian suuri kehitys ja sen noususuuntainen boomi mahdollistaa jatkuvasti uusia sähköisiä viestintä malleja. Erilaiset aplikaatiot ja alustat voivat parhaimmillaan tehostaa viestintää ja antaa yhteisön jäsenille enemmän aikaa keskittyä muihin aktiviteetteihin. Tässä tulee kuitenkin huomioida henkilöiden oikeanlainen perehdytys. Uudenlainen teknologia vaatii aina opettelua, se saattaa tuntua aluksi luotaantyöntävältä ja hankalalta. Useat tehokkaat viestinnän työkalut saattavatkin jäädä hyödyntämättä, jos näin ei toimita.
Sähköisen viestinnän tavoitteena on helpottaa viestin lähettämistä ja sen vastaanottamista. Tärkeässä roolissa on niin lähettäjä, kuin myös vastaanottaja. Sen luonteen vuoksi sähköiseen viestintään ei voida liittää eleitä tai tunteita. Viestistä pitääkin siis saada mahdollisimman selkeärakentein ja helposti luettava. Toisaalta lukijalla on myös keskeinen rooli viestin ymmärtämisessä. Usein tähän voi vaikuttaa työntekijöiden väliset henkilökemiat. Sähköisen viestinnän kanssa täytyy kuitenkin olla tarkkana, että oikealla alustalla viestitään oikeista asioista. Tässä viestinnän johdon on oltava tarkkana, ettei aloiteta keskustelemaan tärkeällä organisaation informaatio alustalla mitä sattuu, muutoin tärkeät viestit uppoavat epäolennaisen viestinnän tulvaan.

 

Yhteenveto

Organisaation sisäinen viestintä on prosessi, jos se on toteutettu oikealla tavalla näkyy sen vaikutukset myös ulospäin. Organisaation sisällä vahvistuu tunne työn merkityksellisyydestä ja se hitsaa yhteisöä tiiviimmin yhteen. Edellä mainitut aiheet ovat syitä miksi johtajien on tärkeää tiedostaa mitä viestintä on, miksi sitä toteutetaan ja miten se tehdään oikealla tavalla. Johtajien on osattava välittää aiheen tärkeys myös muulle työyhteisölle. Sillä tilanteessa jossa työntekijät eivät tiedä miksi aiheeseen ja sen kehittämiseen kulutetaan niin paljon aikaa ja resursseja, voi ilmetä motivaation puutteena viestimiseen. Heikko lenkki tässä viestinnän moniosaisessa ketjussa voi olla kohtalokas yritykselle ja sen mahdollisesti kauan kestäneelle maineen rakentamiselle. Sijoittaja Warren Buffettin sanoin ” It takes 20 years to build an reputation and five minutes to ruin it”. Hyvin suunniteltu viestintä, sen seuranta ja harjoittelun kautta tuoma kokemus. Niillä pääsee jokainen yritys viestinnässään jo pitkälle.

 

Kommentit
  • Eetu Patronen

    Pidin erityisesti siitä, että esseessä painotettiin jokaisen vastuuta organisaation sisällä. Essee eteni loogisesti ja pysyi asiassa.

    8.4.2020
  • Tatu Arminen

    Hyvin jäsennelty on puoliksi tehty! Pidin väliotsikoista. Selkeä, informatiivinen essee. Jäi mieleen erityisesti tuo viestinnän neutraalisuus, että tunteiden ilmaisussa kannattaa olla tarkka. Vastapuoli voi tulkita monin tavoin..
    Mitä blogilähdettä/lähteitä käytit tähän?
    -T

    11.4.2020
Kommentoi

Add Comment
Loading...

Cancel
Viewing Highlight
Loading...
Highlight
Close