Johdanto

Olen jo pidemmän aikaa etsinyt kirjaa joka käsittelee hyvän dialogin merkitystä ja sitä miten ryhmässä tapahtuvaa pohdintaa saadaan tehostettua. Kirjan ydin on se että jokainen joka toimii tiimissä niin työelämässä kuin sen ulkopuolella osaa ainakin käsitellä järjestäytyneessä ryhmätilanteessa tapahtuvaa viestintää: milloin, miten ja mitä halutaan toisille ilmaista. Kirjan on kirjoittanut filosofian maisteri ja logonomi Anneli Kansanen joka toimii International Management Education (IME) Oy:ssä koulutusjohtajana. Tulen käsittelemään kirjan ydinoppeja oman tiimiyrittämisen sekä työkokemusten näkökulmasta.

Neuvottelu nykypäivänä

Neuvottelusta on tullut entistä tärkeämpi osa nykyistä työkulttuuria. Kirja tuo esiin että nykyään useat yrityksen korostavat neuvottelevaa työtapaa niin päätöksenteossa kuin suunnittelussakin. Neuvottelut ja kokoukset ovat hyvin merkittävissä rooleissa nykypäivänä kun yritykset toimivat usein usealla paikkakunnalla ilman kiinteitä toimistoja tai toimipisteitä ja halutaan saavuttaa yhteinen linja yrityksen toiminnassa.

Kansainvälisen kontaktipiirin laajeneminen on tuonut haasteita perinteisten kokousten pitämiseen niin välimatkojen, kielen kuin tekniikan osalta ja nykyään monet yritykset tuovatkin markkinoille neuvotteluita helpottavia ratkaisuja. Usein huomaan omassa työssäni sekä yritystoiminnassa että pelkkä puhelin ja oma ääni ei riitä enään hallitsemaan suurempia kokonaisuuksia jossa esim. asiakkaat ja yhteistyökumppanit ovat eri maissa ja pitäisi rakentaa järkevä ja toimiva keskustelulinja kaikkien mukana olevien tahojen kanssa.

Ennen kuin aloitin opiskelun Proakatemialla, toimin asiantuntijatehtävissä myynninparissa, jossa möin suurempia teknillisiä kokonaisuuksia yrityksille ympäri Eurooppaa. Työssä oppi todella paljon nykyisten tietoteknillisesti toteutettujen neuvottelu ja viestittelyohjelmien käytöstä ja miten niitten käyttö saadaan ajettua sisään kaikille osapuolille. Esimerkiksi tapaamiset hoidettiin etäyhteyksillä jossa ruudunjakoa hyödyntäen, esiteltiin tuote ja pidettiin 15 minuutin myyntipuhe tuotteen sisällöstä ja hyödyistä. Etätapaamiset ja neuvottelut eivät kuitenkaan missään tapauksessa ole syrjäyttänyt toimivaa f2f-tapaamista, vaan se on tullut mielestäni tukemaan jo hyväksi todettua myyntitapaa, jota esi-isämmekin ovat hyödyntäneet kun oravannahkoja möivät metsässä viikingeille.

Neuvottelu työmuotona ja informaatiovälineenä

Tänä päivä kaikkien työntekijöiden pitää tavalla tai toisella pystyä toimimaan toisten ihmisten kanssa yhdessä. Tätä helpottaakseen monilla työpaikoilla järjestetään koulutuksia, ryhmätöitä ja jopa tyky-päiviä joiden agenda tavalla tai toisella pyörii ryhmittäytymisen tai yhdessä tekemisen ympärillä. Kaikissa työmuodoissa on tärkeää osata yhdistää eri osapuolten näkemyksiä keskustelemalla ja vuorovaikutuksella. Yleensä virallisten kokousten päätöksetkin syntyvät pitkäaikaisen neuvottelevan työskentelyn seurauksena ja yhdessä sopimalla.

Neuvottelu on tavoitteellinen, valittujen osanottajien (myös eri osapuolten) välinen vuorovaikutus-tilanne. Tarkoitus on, että jokainen osallistuja pystyy tehokkaaseen ja tasapainoiseen työskentelyyn. Ryhmässä siis saadaan informaatiota toinen toiselta. Kirjassa käsitellään paljon ryhmän dynamiikkaa ja sitä miten erilaisista aineista päätökset yleensä syntyy. Ryhmän jäsenillä on usein niin epäilyjä, pelkoja, toiveita, mielipiteitä ja tunteita kuin asiatietoja, vaatimuksia, rajoituksia tai asiantuntijalausuntoja jotka vievät keskustelua ja päätöksen tekoa tiettyyn suuntaan. Neuvottelu siis yleensä tasoittaa ajatussuuntia, sovittelee ja luotsaa. Jäsenet voivat siis luoda uutta ja ideoida yhteisten tietojen ja kokemusten avulla.

Meillä Proakatemialla olemme todella onnellisessa asemassa mielestäni siinä, että pääsemme kokemaan todella läheltä mitä neuvottelut ovat ja pääsemme käytännössä kokemaan ja vaikuttamaan ryhmän päätöksentekoon ja dialogiin. Uskon että monet meistä ovat paljon valmiimpia toimimaan työyhteisöissä jota tulevaisuuden yritykset tarvitsevat: osaavia/ammattitaitoisia yksilöitä isoissa globaaleissa yrityksissä jossa vaaditaan myös yksilöltä muuntautumiskykyä ja muiden mielipiteiden huomioon ottamista.

Neuvotteluilmasto

Kirjassa käsitellään laajasti neuvotteluiden sisältöä ja mitä vaatii onnistunut neuvottelu. Vuorovaikutusten syntymiseen neuvottelussa vaikuttavat kirjan mukaan seuraavanlaiset seikat:

• miten mielekkäänä osapuolet pitävät yhteydenpitoa
• missä määrin tunnetaan samankaltaisuutta kokoontuvien ihmisten kesken
• miten pystytään omaksumaan tilanteen mukainen rooli
• millainen paine kohdistuu tilanteeseen
• millaisia etuja yhteydenpito tarjoaa
• tarjoaako tilaisuus fyysistä läheisyyttä (ulkoiset olosuhteet)

Neuvottelua pohdittaessa kannattaa siis ottaa huomioon nämä taustatekijät. Yhteistyön edellytyksiä voidaan parantaa ja samalla auttaa tulosten saavuttamisessa tekemällä tilaisuus tärkeäksi ja mielenkiintoiseksi antamalla henkilöille kiinnostavia ihmissuhteita ja antamalla vierekkäin istuville tilaisuus kommunikoida keskenään.

Kirjan kohdat jossa käsitellään neuvotteluita ja miten niitä tulisi pitää muistuttavat todella paljon osittain meidän yhteisiä koulutus tilanteita, eli pajoja. Olemme usein yrityksessämme puhuneet vuorovaikutuksen merkityksestä ja sen kehittämisestä siihen suuntaan että dialogi tulisi jokaiselta jäseneltä kuin itsestään: selkärangasta. Tiimimme jäsenet ovatkin mielestäni kehittyneet todella paljon keskustelutaidoissaan ja muiden mielipiteiden käsittelemisessä (kuunteleminen ja huomioonottaminen) niin että saamme erilaiset mielipiteet hyvin esille ja rakennettua yhteinen keskustelulinja asioille.

Osapuolten välinen neuvottelu

Osapuolten väliseksi neuvotteluiksi luetaan kirjan mukaan neuvotteluita, jossa ei intressipiirejä edustavat ryhmät käyvät neuvonpitoa, jonka kumpikin osapuoli on katsonut tarpeelliseksi rattaiden pyörimisen kannalta. Tällaisia neuvotteluita edeltävät usein tunnustelut aloitteen tekemisestä. Työelämässä neuvottelut voivat käsittää niin yhteistyökumppaneiden välisiä neuvotteluita kuin asiakkaiden ja tavaran toimittajien välisiä tapaamisia tai oikeastaan kaikkea sitä missä pitää päästä yhteisymmärrykseen tulevasta. Osapuolten välisten neuvotteluiden toimintaan vaikuttavista tekijöistä voidaan poimia erilaiset pakolliset normit, suosituksenomaiset käytännöt ja toimintaan vapaamuotoisesti vaikuttavat tekijät.

pakollisia tekijöitä voivat olla erilaiset määräykset, lait, säännökset, aikaisemmat sopimukset, kansainväliset rajoitukset yms. Neuvotteluiden on noudatettava näitä pakollisia normeja ja toimittava niiden antamien raamien puitteissa.

Projektitoimisto Massiven aikana olen henkilökohtaisesti päässyt neuvottelemaan useaan otteeseen, niin muiden tiimiyrittäijen kanssa, yhteistyökumppaniden kuin asiakkaiden kanssa. Olen huomannut että ensiarvoisen tärkeää on että tiimiyrityksen menettelytavat ovat yhtenäisiä ja ne näkyvät myös ulkopuolisille tahoille. Itselleni on jo kehittynyt eräänlainen tapakulttuuri eli kokemusten ja tapojen myötä syntynyt kehikko jonka raameissa usein suunnittelen tulevat neuvottelut ja päätän etukäteen mitä asioita haluan käsitellä ja miten neuvottelun jälkeen asiaa tullaan viemään eteenpäin.

Mielestäni selkeä suunnitelma ja tavoite on todella tärkeää neuvotteluille vaikkakin lopulliseen päämäärä saavutetaankin yhteisten keskusteluiden ja mielipiteiden seurauksena.