Tampere
27 Jan, Thursday
-0° C

Proakatemian esseepankki

Myyntipäivälomakkeiden teko ja myynnin seuranta lomakkeiden avulla



Kirjoittanut: Nelly Lähteenmäki - tiimistä Revena.

Esseen tyyppi: Akateeminen essee / 3 esseepistettä.
Esseen arvioitu lukuaika on 4 minuuttia.

Forms eli kaavake tarkoittaa tiedon keräysalustaa, jonka avulla saadaan kerättyä ja talletettua tietoa helposti ja nopeasti. Kaavakkeita voidaan käyttää myös kyselyiden ja palautteen annon yhteydessä. Koska myynnin seuranta voi sitoa jonkun tiimiläisen myyntityöstä, voi seurantaa automatisoida lomakkeen avulla. Tällöin on tärkeää tiedostaa, että tehdessä myynnin, pitää täyttää sekä myyntipäivien virallinen kaavake, sekä oman tiimin myynninseuranta kaavake. Koska myynti myyntipäivillä on hyvin hektistä, olemme havainneen hyväksi käytännön, että myyjällä on pari, joka kaupan tullessa huolehtii kaavakkeiden asiallisesta täyttämisestä. Tällöin myyjä pystyy jatkamaan myyntityötään flow-tilassa.  

Myynnin seuranta kaavakkeen avulla. 

Myynnin seuranta myyntipäivien aikana on tärkeää niin myyntipäivätiimille kuin kilpailevillekin tiimeille. Myyntipäivätiimin täytyy tietää myyntimäärät reaaliaikaisesti, esimerkiksi varaston hallinnan vuoksi. Kilpailevan tiimin on myös hyvä pitää kirjaa myynnistä, jotta he pystyvät seuraamaan tavoitteitaan.  

Google vs Microsoft? 

Kun valitaan alustaa kaavakkeen tekemiseen, yleensä ensimmäiset vaihtoehdot ovat Google Forms tai Microsoft Forms. Kun tehdään myynnin reaaliaikaista seurantaa, on suuri merkitys sillä, kumpaa alustaa käytät. Jos yhden jutun muistat tästä esseestä niin muista tämä: ÄLÄ MISSÄÄN NIMESSÄ KÄYTÄ MICROSOFT FORMSSIA MYYNNIN SEURANTAAN. Haluatko tietää miksi? Koska kun viet tiedot Exceliin, Excel tallentuu koneellesi, eivätkä uudet vastaukset enää päädy koneella olevallesi Excelille. Toisin on Google Formssissa. Kun viet kaavakkeen tiedot Google Sheetsiin, uudet vastaukset päivittyvät sinne automaattisesti pilvisijaintinsa ansiosta. Tällöin vältyt siltä, että aina kun haluat reaaliaikaista tietoa, sinun ei tarvitse ladata tiedostoa uudestaan.  

Microsoftin alustassa oli myös se ongelma, että kun myyjä laittaa myyntisumman taulukkoon, Excelissä se täyttäytyy tekstitietona, joten jokainen tieto pitää erikseen muuttaa numeraaliseksi, jotta siitä voi tehdä tarvittavia laskelmia. Google Forms taas on sen verran fiksu, että se pystyy laskemaan luvut yhteen Sheetsissä, vaikka luvut olisivatkin syötetty tekstikenttään.  

Mitä hyvä Forms pitää sisällään? 

Alempaa löytyy myyntipävivätiimin myynninseurantakaavakkeen sisällysluettelo. Kysymyksiä pitää olla tarpeeksi, mutta ei yhtään ylimääräistä. On ÄÄRIMMÄISEN tärkeää opastaa kaavakkeen käyttäjille miten ja missä muodossa tiedot täytetään. Esimerkiksi, jos kaavakkeen täyttäjä laittaa vahingossa pilkun sijasta pisteen myyntisummalleen 103.5 eikä 103,5, menee funktion sekaisin ja luvut voivat heittää useammalla kymmenellä tuhannella. Jos summan perässä on euron merkki 103,5€, Google Sheets on sen verran älykäs, ettei mene tästä sekaisin, vaan muuttaa vaan halutun tuloksen euroiksi. Toisin, jos luvun perään laittaa e merkin (103,5e), menee kaavake sekaisin ja dataa pitää muokata käsin.  

Mikäli halutaan seurata parhaimpia myyjiä, on nimien parempi olla oikeassa muodossa. Katsoessamme myyntipäiväkaavakkeen nimiä, vastauksia oli monenlaisia. Esimerkiksi sukunimi ja etunimi olivat eri päin tai nimien välissä oli pilkku. Koska nimet ovat kirjoitettu niin eri tavalla, on mahdotonta saada tietää tietyn henkilön tekemä myynti. Kilpailevan tiimin kannattaa tehdä nimistä “monivalinta”, jotta ihmiset eivät vahingossakaan laittaisi nimeään väärin tai käyttäisi esim. lempinimeään.  

FORMS SISÄLLYSLUETTELO
  1. Myyjän tiedot
    1. Tiimi
    2. Oma nimi
  2. Toimeksiantaja
    1. Joulumysteeri
    2. Hekumu
  3. Tuote
    1. Montako kappaletta myit
    2. Ostoksen loppusumma
    3. Mistä varastosta
    4. Muuta
  4. Laskutustapa
    1. Sähköposti
      1. Yrityksen nimi
      2. Y-tunnus
      3. Osoite
      4. Viite
      5. Yhteyshenkilö yritykseen
      6. Sähköposti
      7. Lisätietoja
    2. Verkkolasku
      1. Yrityksen nimi
      2. Osoite
      3. Y-tunnus
      4. Yhteyshenkilö
      5. Yhteyshenkilön sähköposti
      6. Laskun viite
      7. Verkkolaskutus osoite
      8. Operaattori
      9. Operaattori tunnus
      10. Lisätietoja
  5. Kiitos vastauksista

Miten taulukot käytännössä tehdään? 

Kun olet tuonut datan Formsista Google sheetsiin sinulle aukeaa laskentataulukko, jossa on yksi välilehti nimeltä “vastauksista 1” Tähän sivulle on koottu kaikki kyselystä tulleet vastaukset. Seuraavaksi pitää ratkaista miten tämä data voidaan suodattaa yksinkertaisempaan ja helposti luettavaan muotoon.

Otetaan esimerkiksi 2021 myyntipäivillä toiminut toimeksiantaja Hekumu. Hekumu haluaa pystyä seuraamaan heidän varastosaldoansa ja sen takia heidän täytyy tietää kuinka monta mitäkin tuotetta on myyty ja sekä he myös seuraavat omia myyntitavoitteitaan, ja sitä varten tarvitsevat tiedon siitä kuinka paljon myynti on euroissa. Myyntipäivätiimi taas tarvitsee tiedon minkä verran kukakin tiimi on myynyt yhteensä, sillä kyseessähän on kilpailu.

Ensimmäiseksi luomme uuden välilehden Hekumulle, jonne kirjaamme heidän tuotteensa. Koska Forms kyselyyn oli luotu oma  kysymys kohta molemmille tuotteille, saamme luvut yksinkertaisella “=Summa()” funktiolla. Summa funkio laskee kaikkien valittujen solujen arvot yhteen plus laskulla. Voit valita kokonaisen sarakkeen (klikkaa aktiiviseksi otsikon alla oleva solu, tämän jälkeen painat pohjaan cmd+shit näppäimet ja aktiivinen solu menee alas saakka), vain tietyn osan siitä tai jopa useita yksittäisiä soluja. Tässä tapauksessa valitsemme koko sarakkeen mihin vastauksista tulee kyseisen tuotteen kappale määrä.  

Seuraavaksi luomme samalle välilehdelle Hekumun varastonseurannan.  Myyjät ovat Forms kyselyyn valinneet kahdesta eri varastosta mistä myivät tuotteen “omasta varastosta“tai ”Hekumun varastosta“.  Nyt haluamme tietää montako kappaletta on siis molemmista varastoista myyty.  Tätä varten tarvitsemme kaavan, joka laskee valittujen solujen arvon yhteen meidän määrittämällä ehdolla. Tähän käytämme =summa.jos.joukko() funkiota.  (syntaksi: SUMMA.JOS.JOUKKO(summa-alue, ehtoalue1, ehto1, [ehtoalue2, ehto2], …)

 


kuvan selite: =summa.jos.joukko = käytettävä funktio, ‘vastauksista1’ =millä välilehdellä laskettava alue sijaitsee, I2:I512 missä sarakkeessa laskettava arvo sijaitsee, B=missä solussa kirjoitettu ehto sijaitsee (tiimin omasta tai Hekumun). 


Valitsemme siis ensin J sarakkeen, josta löytyy yhteenlaskettava arvo, tämän jälkeen valitsemme L sarakkeen, josta löytyy ehto ja tämän jälkeen valitsemme solun mihin olemme kirjoittaneet ehdon (hekumun varastosta). Tällä tavalla saamme laskettua yhteen kaikki hehkuvat iltatuulet, jotka on myyty hekumun varastosta.

Samalla =summa.jos.joukko funktiolla pystymme myös laskemaan kuinkin tiimin myynnin. Ensin määritämme tiimit, joita tulemme käyttämään myös kaavan ehtoina. Valitsemme sitten Forms kyselyn vastauksista sarakkeen K josta löytyy yhteenlaskettavat arvot tämän jälkeen, valitsemme Sarakkeen B joista löytyy ehto ja sen jälkeen kirjoittamamme tiimin nimen. Tällöin kaava laskee ainoastaan valitsemasi tiimin myynnit yhteen.

 

Tärkeä huomio liittyen =summa.jos.joukko funktioon. Valittaessa summa-aluetta sekä ehto-aluetta tulee näiden alueiden olla samankokoiset. Eli summa alue ei voi alkaa riviltä 2 ja päättyä riville 5 jos ehto alue alkaa jo riviltä 1 ja päättyy riville 5. Vaan molempien alueiden tulee silloin alkaa riviltä 1. 

Vaikka forms, google sheet olisi luotu kuinka hyvin tahansa ei ikinä voi unohtaa sitä kuinka isossa roolissa ovat kyselylomakkeen täyttäjät. Niin kuin yllä mainitsimme jo on kaavat hyödyttömiä, mikäli Forms kyselyä ei täytetä ohjeiden mukaan. 

 

LÄHTEET 

https://support.microsoft.com/fi-fi/office/summa-jos-joukko-funktio-c9e748f5-7ea7-455d-9406-611cebce642b 

Myyntipäivälomake, https://docs.google.com/forms/d/1HQe5B3O2rxRY5JzDnzfQYRdqlq3svk089BllQDbLUJo/edit 

Kommentoi

Add Comment
Loading...

Cancel
Viewing Highlight
Loading...
Highlight
Close