Tampereen kaupunki isännöi vuoden 2021 jääkiekon maailmanmestaruus kisoja. Pelit pelattiin uudella Nokia areenalla ja osa peleistä oli myös Helsingissä. MM-kisojen kesto oli 13.5.-29.5.2022.

Keväällä maaliskuun aikana Tampereen kaupungin tapahtumapuolen edustaja Matilda Salminen tuli esittelemään projektin ProAkatemialle. Projektin, jossa suunnitellaan ja toteutetaan yhteistyössä Kaupungin ja Visit Tampere kanssa Fan Zone alueen Tampere-kontin tarkoitus ja toiminta. Projektiin, oli tarjolla lähes vapaat kädet, kontin sijainnin, ulkonäön ja Kiekon Koti – kisateemaa lukuun ottamatta.

Otimme yhdessä Sannin kanssa projektista vetovastuun ja lähdimme toteuttamaan sitä kuitenkin koko Akatemian projektina, johon jokainen halukas pääsee osallistumaan. Järjestimme alkupalaverin kaikille kiinnostuneille, jossa ideoimme kontin sisältöä, toimintaa ja mahdollisia aktiviteetteja. Näiden pohjalta lähdimme laskemaan budjettia ja tarjoustamme Tampereen kaupungille.

Kokouksen jälkeen suunnittelimme Sannin kanssa työajat ja lähdimme laskemaan niistä kertyvillä työtunneilla tarjousta. Tuntihintamme oli 40€ alv 0. Arvioimme myös tarjoukseen suunnitteluun, kasaamiseen, purkamiseen, ynnä muiden juoksevien asioiden hoitamiseen menevät tunnit. Ns. avaimet käteen paketti asiakkaalle.

Ensimmäinen tarjousta tehdessä pidimme yhden etäpalaverin usean edustajan kaupungilta ja Visit Tampereelta kanssa, jossa kertasimme heidän toiveet ja valmiit ideat ja kerroimme omista ajatuksistamme. Sen jälkeen jatkoimme suunnittelua ja minä pidin yhteyttä sähköpostitse ja puheluilla Matildaan Kaupungilta.

Ensimmäinen tarjous oli noin 15 000 € alv 0. Se tuli suhteellisen nopeasti bumerangina takaisin kaupungilta. Terveisten kera, että he ovat kilpailuttaneet toiminnan, pois lukien suunnittelun, promootio yrityksillä, joiden tarjoukset olivat olleet ”puolet pienempiä” kuin meillä.

Palaveerasimme Sannin kanssa jatkosta ja päädyimme suunnittelemaan toteutuksen, että paikalla on kaksi työntekijää vain kerralla ja kolmas tekijä aina varalla kuitenkin, mutta hänen käytettävyytensä on vain tarpeen mukaan ja erillisellä optiolla. Tämä pienensi alkuperäisestä kolmelle työntekijälle lasketusta tarjouksesta sen noin 1/3 osaa. Ja karsimme tarjouksesta suunnittelutunnit pois ja teimme linjauksen, että kaikki pitävät kirjaa työtunneistaan ja loppu summa jaetaan toteutuneilla tunneilla ja siten saamme todellisen palkan jokaiselle. Ilmoitimme arvioksi työntekijöillemme, että palkka tulee olemaan 30-40 € alv 0 paikkeilla.

Toinen tarjous oli noin 9000 € alv 0. Se meni läpi.

Seuraava vaihe oli työlistojen tekeminen käytettävyyksien mukaan. Kysyimme jokaiselta osalliselta kolmelle päivämäärälle sitoutumista ja näin saimme yllättävän hyvin täytettyä koko ajanjaksolle työvuorot, koska usealla luki, että sopii kaikki vuorot.

Tyhjän kontin sisustamisen ja niin sanotun rakentamisen ja niihin liittyvät logistiikat hoidin minä pakettiautoni kanssa. Kontin ollessa valmis kahta päivää ennen kisojen alkua kuvasin ohjevideon paikan päältä, mikä sisälsi muun muassa avaimen sijainnin ja käytön, kontin avaamisen ja sulkemisen ja tiettyjen tavaroiden sijainnit. Sekä tiedotin kaikille työntekijöille alueen vessojen, poistumisreittien yms. sijainnit.

Työvuorot pyörivät hyvin itsenäisesti, mikä oli tarkoituskin koska olimme ohjeistaneet ennakkoon työnkuvan mahdollisimman hyvin. Kysymyksiä sai esittää projektia varten luotuun Teams-ryhmään.

Kokonaisuus oli onnistunut kaikin puolin ja Tampereen kaupunki ja Visit Tampere olivat hyvin tyytyväisiä, etenkin siihen, että toimimme todella itsenäisesti mutta varmistaen ja viestittäen tilanteita heidän suuntaansa.

Projektista sain hyvää kokemusta neuvottelemisesta julkisten organisaatioiden kuten kaupungin kanssa. Ja tapahtumatuotannosta alana. Ja työntekijöiden johtamisesta.

Lähteet

Pulkkanen, A. 2022. Projektipäällikön vinkkikirja: 50+ ammattilaisten ohjetta projektionnistumisiin.