Olen viime aikoina perehtynyt paljon juhlasuunnitteluun ja sen saloihin. Juhlasuunnittelu ei ole yksi selitteinen juttu, vaan juhlien tyyli ja tilaisuus määrittää paljon, minkälaisella suunnittelulla lähteä liikkeelle. Budjetointi on ehdottomasti juhlien yksi tärkeimmistä asioista. Kunnollisella ja tarkoin mietityllä budjetilla saa merkittäviä säästöjä aikaan ja tapahtumakin tulee samalla mietittyä tarkasti. Juhlien budjetointi ei kuitenkaan ole niin helppoa kuin voisi ajatella. Budjetoinnissa täytyy ottaa yllättävänkin pieniä asioita huomioon, jotta juhlat ovat onnistuneet. Käyn esseessä läpi, mitä kannattaa tehdä ennen varsinaisen budjetin tekemistä ja helppoja tapoja säästää juhlien järjestämisessä.

Jos mietitään voittoa tavoittelemattomia juhlia, niin minkälaisen suunnittelun ne vaativat? Yleisesti ottaen kaikki juhlat, joissa ei pyydetä asiakkaalta osallistumismaksua, ovat voittoa tavoittelemattomia juhlia. Syntymäpäivät, valmistujaisjuhlat, rippijuhlat, häät, firman pikkujoulut jne. Hankalaksi näissä osoittautuu usein budjetointi. Koska juhlilla ei tehdä tulosta vaan menetetään pelkästään omia varoja, täytyy juhlien järjestäjillä olla pääomaa sen verran ylimääräistä, että saa kohtuulliset juhlat järjestettyä. Jos juhlia lähdetään järjestämään täysin nolla pisteestä, esittävät asiantuntijat usein erilaisia mielipiteitä siitä, että mistä lähteä budjetoinnin kanssa liikkeelle. Oma näkemykseni siihen, mitä kannattaa tehdä ennen kuin luo budjetin on seuraava:

1. Juhlan ajankohta. Mihin aikaan vuodesta juhlat halutaan pitää? Kesäisin juhlapaikat ovat täyteen buukattuja mahdollisesti jo muutama vuosi etukäteen. Jos tapahtuma pidetään viikolla, täytyy ottaa huomioon, ettei kaikkia tiloja ole mahdollista vuokrata arkipäivinä. Asetatko juhlat lomakaudelle vai työviikolle? Tämä määrittää myös paljon, kuinka paljon tapahtumaan pääsee osallistujia. Tämän takia mahdolliset kutsut ja ilmoitukset kannattaa lähettää hyvissä ajoin, eikä kuukautta ennen.

2. Hahmottele sitten vieraslista/kävijämäärä. Mikäli juhlat ovat yli vuoden päästä, ota huomioon, että lopulliseen vieraslistaasi voi tulla muutoksia. Ei ole tarkoitus tehdä lopullista versiota henkilöistä vaan karkea arvio seuraavaa kohtaa varten, sillä juhlapaikkaa etsiessä täytyy olla jonkin näköinen tieto kapasiteetista. Mikäli tuntuu, että vieraslista on paisumassa äärimmäisen suureksi, kannattaa pohtia, että voiko joitain jättää kutsumatta. Yli 300 henkilön kapasiteetin juhlapaikkoja ei ihan hirveästi koko Suomessa ole.

3. Tapahtumapaikka. Tapahtumapaikan etsiminen ja kilpailutus kannattaa tehdä ennen
varsinaisen budjetin tekoa, sillä juhlapaikkaa etsiessä voi tulla yllätyksiä vastaan hinnan suhteen. Juhlapaikkojen hinnat heittelevät paljon kausien mukaan. Keskikesällä vuokrahinnat ovat pilvissä, kun taas talvikausilla saman tilan voi saada yli tuhat euroa halvemmalla. Näiden lisäksi vielä tärkeitä ”pieniä” yksityiskohtia juhlatilan etsintöihin, mitkä määrittävät budjettia kuitenkin merkittävästi.
– Tahdotaanko juhlia koko viikonlopun yli? Kannattaa ottaa myös huomion, että tahtooko hoitaa koristelut ja purun juhlapäivän aikana vai erikseen edellisenä ja seuraavana päivänä. Mikäli juhlapaikka halutaan pidemmäksi aikaa kuin juhlapäivän ajaksi, nostaa se paikan vuokraa ja rajaa monia paikkoja pois.
– Tahdotaanko tehdä ruoat itse tai hankkia oma pitopalvelu, vai halutaanko ns. valmis paketti, jossa juhlapaikka tarjoaa pitopalvelun omasta takaa. Juhlatilojen kautta tuleva pitopalvelu kasvattaa budjettia merkittävästi, mutta toisaalta helpottaa juhlien järjestämistä.
– Millaisessa ympäristössä juhlat tahdotaan pitää? Halutaanko juhlat pitää kotiseudun ympäristössä vai ollaanko valmiita lähtemään kauemmas? Tapahtuman laatu määrittää myös paljon tätä. Esimerkiksi yrityksen juhlat halutaan usein pitää lähellä yrityksen toimitiloja, sillä silloin varmistetaan työntekijöille helppo pääsy juhliin. Valmistujaiset ja muut pienemmät perhejuhlat tahdotaan usein pitää lähellä tapahtumapaikkaa, jotta vieraiden on helppo saapua paikalle. Isommissa juhlissa, esimerkiksi häissä, ollaan valmiita lähtemään syrjemmäksi kaupungista juhlaparin näköiseen paikkaan.

Näiden määrittämisen jälkeen kannattaa luoda vasta lopullinen budjetti ja juhlien muu suunnittelu. Kannattaa tietenkin olla joku ”yläraja” mietittynä ennen edellistä listausta, koska pelkästään tapahtumapaikan vuokra voi syödä koko budjetin. Budjetissa täytyy ottaa huomioon ainakin seuraavat asiat: ruoka ja juoma, koristelut, live-esiintyjä, mahdolliset muut esiintyjät, tarjoilijat, valo- ja videokuvaaja, mahdolliset lisäefektit jne. Budjetin sisältö on täysin kiinni tapahtuman järjestäjistä, että mitä yksityiskohtia juhliin tarvitaan. Täytyy kuitenkin muistaa, että halvallakin pääsee, jos vain antaa mielikuvitukselle vallan!

Helppoja tapoja säästää merkittävästi tapahtuman budjetissa:

– Ruoka. Kuten aiemmin mainitsin, jos tekee ruoat itse, säästää juhlan kokonaiskustannuksissa paljon. Kaikkiin juhliin ei kuitenkaan ole mahdollista tehdä itse ruokia, joten silloin kannattaa käydä oma tuttavapiiri läpi, että löytyisikö sieltä alan ammattilaisia. Pienempiin juhliin esim. pikkujouluihin voi myös pyytää osallistujia tuomaan jotain pientä naposteltavaksi. Nyyttärimeiningillä saadaan hyvin säästettyä budjetissa. Ruoassa säästäessä, kannattaa kuitenkin miettiä tapahtuman luonne, että minkälainen tarjoilu sinne on soveliasta hankkia.

– Käsintehdyt kutsut tai verkossa lähetetyt. Verkossa lähetetyt kutsut eivät välttämättä jokaisen mieleen ole ne tyylikkäimmät, mutta tämäkin riippuu paljon tapahtuman luonteesta. Mikäli tapahtuma on avoin kaikille, riittää usein julkisen Facebook tapahtuman jakaminen ryhmiin ja työpaikkojen sisäisten viestintä kanavien kautta. Kun puhutaan yksityisistä juhlista, joihin lähetetään kutsut, voi kutsukortit tehdä itse. Eikä sitä varten tarvitse kummoisempi taiteilija olla, sen kuin etsii netistä korttimalleja! Korttien tekoa varten löytyy myös lukuisia kursseja, joista saa paljon inspiraatiota ja oppia.

– Koristeet. Näyttävätkin kortisteet saa halvalla, kun katselee pelkästään omassa kodissaan ympärille, sieltä löytyy vaikka ja mitä. Luonnossa on paljon kasvillisuutta, mitä voi hyödyntää koristelussa, kunhan muistaa oikeaoppisen kasvillisuuden keräämisen. Liinoja ja muita näyttäviä koristeita saa vuokrattua helposti netistä, eikä tarvitse kaikkea silloin ostaa. Koristeissakin kannattaa käyttää hyödyksi omia käden taitoja, sillä pienillä askarteluilla saa yllättävän näyttäviä koristeita.

– Tarjoilijat ja esiintyjät omasta tuttavapiiristä. Lähipiiristä löytyy varmasti, jos jonkinmoista osaamista, kun vaan rohkeasti kysyy. Ei tarvitse olla alan ammattilainen.

– Yhteistyökumppanit. Tämä riippuu taas paljon juhlan laadusta, mutta yhteistyökumppaneiden avulla saa helposti budjettia pienemmäksi. Yhteistyökumppaneille on mahdollista tarjota tapahtumiin esim. mainospaikka tilaa ohjelmaesitteistä, laitamainoksista, talkoolaisten vaatteista tai ihan mitä vaan muuta keksiikään.

– Varainkeruu. Yritysten omissa juhlissa, esim. pikkujouluissa, nähdään paljon varainkeruuta. Se auttaa paljon pienentämään kustannuksia, kun jokainen firman jäsen tuo juhliin jotain tai sijoittaa kiinteän summan juhlien järjestelyyn. Varainkeruulla mahdollistetaan esimerkiksi jonkin suuremman hankkeen toteutumista ilman, että yrityksen varat menevät virkistystoimintaan.

Budjetoinnissa kannattaa ottaa huomioon myös maksuaikataulu. Kaikkea juhlista ei tarvitse maksaa heti, vaan monet palvelut voi maksaa vasta jälkikäteen. Esimerkiksi tilavuokrasta maksetaan usein vain varausmaksu ja viimeiset maksut ovat vasta juhlien jälkeen. Samoin toimii pitopalvelut ja muut yritykset, jotka laskuttavat toimiaan. Monia pelottaa ajatus siitä, että koko budjetti täytyisi olla valmiina pääomana tilillä, vaikka todellisuudessa tarvitsee olla vain kolmasosa. Monet käyttävät lahjarahoistaan osan juhlien kokonaiskustannuksiin, jolloin sekin pienentää oman pääoman tarvetta.

Järjestimme viime kesänä tapahtuman tiimimme kanssa Business Kangasalalle ja sitä kautta tuli konkreettisesti opittua tapahtuman budjetoinnista. Saimme merkittäviä säästöjä aikaan sillä, että asiakkaamme tarjosi tapahtumapaikan ja muun tekniikan tapahtumaan. Asiakas myös auttoi tapahtuman markkinoinnissa, joka sekin auttoi budjetin pienenä pitämisessä. Teimme tapahtuman kanssa muuten merkittäviä säästöjä, kun pyysimme koristeluihin käyttötavaraa tiimiläistemme kodeista. Keräsimme myös luonnosta koivunlehtiä koristeiksi ja pienellä saimme näyttäväksi ison auditorion. Budjettia tehdessä kannattaa ehdottomasti miettiä, että missä voisi säästää ja millä tavoin. Saimme tapahtumastamme todella näyttävän ja katsojia miellyttävän pienellä budjetilla ja yhteistyökumppaneidemme avulla.

Kannattaa siis tarkoin miettiä juhlia järjestäessä niiden budjettia. Kokosin vain muutamia esimerkkejä, millä saada merkittäviä säästöjä aikaan. Kannattaa siis ottaa näistä edes joistain esimerkeistä koppia ja miettiä myös, että millä muilla tavoin saisi budjetissa tingittyä. Juhlat ovat aina ihana piristys arkeen, joten ei anneta niiden kärsiä tiukan budjetin takia. Otetaan kaikki irti siitä mitä on käytettävissä!

Lähteet:
SOOL. n.d. Tapahtuman järjestäjän ABC. Luettu 16.4.2020. https://www.sool.fi/hyp/tapahtumat/
Hurma tuotanto. 2019. Checklist juhlien järjestäjälle. Julkaistu 12.6.2019. Luettu 16.4.2020. https://hurmatuotanto.fi/checklist-juhlien-jarjestajalle/
Bonn, M. 2013. Häät – Onnistuneiden juhlien opas. E-kirja (EPUB, Vesileimattu). BoD – Books on Demand.