1. JOHDANTO  

Jokaisen yrittäjän, sekä yrityksen työntekijän, on pysyttävä kartalla yrityksen toiminnasta. Johtoportaan on saatava tietää mahdollisista epäkohdista koskien työntekoa tai yrityksen toimintaa, ja vastaavasti työntekijöiden on saatava tietää johtoportaan tekemistä muutoksista ja uudistuksista mahdollisimman pian. Yritys on ikään kuin koneisto, jossa jokainen yrityksen eteen töitä tekevä henkilö on yksi osa tätä koneistoa. Sisäinen viestintä yhdistää nämä osat toisiinsa ja mahdollistaa koneiston tehokkaan toiminnan.  

Toimiva sisäinen viestintä on edellytys yhtiön toiminnan ja menestyksen kannalta. Sisäisen viestinnän toteuttamiselle ei ole olemassa mitään yhtä ja oikeaa tapaa, vaan jokaisessa yrityksessä on löydettävä juuri sinne sopiva tapa toimia. Tässä tekstissä käsittelemme sisäisen viestinnän merkitystä yrityksille, sekä erilaisia näkökulmia sisäisen viestinnän toteuttamiselle.  

 2. Miten luoda yritykseen sujuvaa viestintää esimiehenä ja työntekijänä  

Oletko ollut työpaikassa, jossa tiedonkulku ei toimi ja kaikki sisäiset viestit kulkevat jälkijunassa? Yrityksen sisäinen viestintä on tärkeä osa sen toimintaa. Avoin keskustelu ja rehellisyys ovat yrityksen esimiehen ja työntekijän välillä kaikki kaikessa, kun puhutaan avoimesta viestintäkulttuurista. Positiiviseen työympäristöön voi vaikuttaa niin työntekijä kuin esimieskin.   

Työntekijöille pitää luoda positiivinen kuva yrityksestä. Esimerkiksi yrityksen arvot on hyvä kartoittaa jokaisen työntekijän kanssa, jotta henkilöstölle tulee luotettava kuva yrityksestä, jossa hän työskentelee. Yrityksen arvot pitää myös näkyä organisaation arjessa ja jokapäiväisessä viestinnässä. Yrityksen kannattaa välttää ”turhaa byrokratia”. Esimerkkinä tilanne, jossa työntekijällä on useampi esimies, eikä hän tiedä, keneltä kysyä tietystä asiasta. Ehkäpä hän kysyy vielä ensiksi väärältä henkilöltä asiasta, jolloin hänet ohjataan kysymään seuraavalta henkilöltä. Pahimmillaan hänet ohjataan vielä tämän jälkeen seuraavalle henkilölle, jolloin viestintä on erittäin hidasta ja vaivalloista. Työntekijän pitää saada selkeät ohjeistukset, miten organisaatiossa tulee viestiä, jotta se olisi mahdollisimman tehokasta.  

Yrityksen johdon tärkeä tehtävä on informoida työntekijöille avoimesti ja nopeasti. Johdon tulisi viestiä työntekijöille yrityksessä tapahtuneesta tai tapahtuvasta muutoksesta pikaisella aikataululla, jotta myös työntekijät ovat yrityksen sisällä tapahtuvista muutoksista perillä. Nopealla viestimisellä muutoksista, pystytään niihin myös reagoimaan tehokkaammin yrityksen eri osa-alueilla. Tällöin se näkyy myös yrityksen tehokkuudessa ja siten heijastaa myös taloudellisiin lukuihin.  

Esimiehet ovat aina ensisijaisesti vastuuasemassa, kun puhutaan yrityksen sisäisestä viestinnästä. Uudelle työntekijälle pitää antaa riittävän kattava perehdytys ohjeistamalla ja informoimalla yhtiön käytänteistä, visiosta, missiosta ja arvoista sekä luoda motivoiva ilmapiiri työskentelyyn. Esimiehen pitää myös tukea, kannustaa ja kehittää työntekijöitä jatkuvasti oikeaan suuntaan niin viestinnällään, kuin muulla toiminnallaan.   

Johtajan on hyvä jatkuvasti huomioida ja tarkkailla työyhteisön sisäistä avoimuutta ja toimivaa keskusteluyhteyttä. Työskentely ei ole motivoivaa, jos työntekijöiltä salataan hänelle kuuluvia asioita. Esimiehen, että työntekijän pitää silti ymmärtää, mitä firman sisäisiä asioita saa viestiä ja mitä ei saa viestiä eteenpäin työntekijöille tai ulospäin yrityksestä. Kaikki yrityksen asiat eivät kuulu kuitenkaan ulkopuolisille, vaikkakin kovasti kannustetaan läpinäkyvyyteen. Tärkeintä on kuitenkin lähtökohtaisesti viestiä ainakin omalle henkilökunnalle sekä sijoittajille.  

Organisaation sisällä osastojen välisen tiedonkulun sujuvuuden kannalta on olennaista hallita looginen viestintä työntekijöiden, osastojen, kuin esimiestenkin välillä. Esimerkiksi työntekijällä voi olla tukala tilanne, jos kahdelta esimieheltä tulee aivan erilainen ohjeistus toimia. Työntekijät tarvitsevat johdonmukaisuutta ja selkeät yhteiset sävelet toimia, jotta epäselvyyksiä pystytään välttämään. Virheitä tietysti sattuu, mutta niistä oppii. Parhaillaan virheiden sattuessa pystytään kehittämään koko yrityksen toimintaa tehokkaammaksi. Silloin ratkaisee se, kuinka virheisiin suhtaudutaan.   

Hyvä esimies saa työntekijät motivoitumaan yrityksen yhteisistä tavoitteista ja tekemään töitä niiden eteen. Kärsivällisyyttä silti tarvitaan. Jos työntekijä mokaa, niin sättimisen sijasta esimiehen pitäisi kannustaa ja tukea työntekijää antamalla palautetta rakentavasti. Palautteenanto on myös tärkeä palanen yrityksen viestinnän onnistumisen kannalta. Siihen tulisi löytää toimivat kanavat, jotta palautetta pystyy antamaan matalalla kynnyksellä puolin ja toisin. Yritysjohdon tulisi osata kuunnella työntekijöitään, sillä he tekevät arvokasta työtä ja tuovat yritykseen rahaa työpanoksellaan. Ilman palautetta organisaatio eivätkä yksilöt voi kehittyä.   

Yritysrakenteessa johdon alla toimii monesti lähiesimiehiä, jotka perehdyttävät uusia työntekijöitä työtehtäviin sekä toimivat usein viestinviejinä ylemmälle johdolle. Lähiesimies on silloin työntekijöiden lähin kontakti. Lähiesimiehen kanssa tulisi olla helppo kommunikoida, muuten yritysjohto ei saa tarvitsemaansa informaatiota ja palautetta. Tällöin johdon on myös vaikeaa kehittää toimintaa kyseisellä osa-alueella.    

Työntekijän tärkeitä ominaisuuksia on antaa esimiehelle luotettava ja motivoiva kuva itsestään. Työntekijä on tärkeää saada sitoutuneeksi sekä motivoituneeksi työtehtäväänsä, jolloin hän on avoin ideoimaan uusia toimintaa kehittäviä toimia. Epäselvyyksiä kannattaa välttää viestimällä mahdollisimman selkeästi ja yksityiskohtaisesti.  

 3. Mitä oppia esimiestyöstä?  

Voiko kuka tahansa toimia esimiesasemassa? Toisille se ei vaan sovi. On olemassa myös henkilöitä, jotka eivät edes halua toimia esimiehinä. Osa heistä ei koe osaavansa esimiehelle tavoiteltuja taitoja. Osaa ei ehkä vaan kiinnosta kouluttautua siihen asemaan.   

Nuoresta iästäni huolimatta olen toiminut monissa eri tiimeissä esimiehenä. Viestinnän näkökulmasta kehityin tehtävässäni koko ajan, vaikka tein virheitä, sain niistä oppia. Ei ole olemassa täydellistä esimiestä, mutta aina voi kehittyä, kuten vaikkapa juuri viestintätapojen suhteen.    

Olen toiminut B2C-myynnissä esimiehenä kahdessa eri organisaatiossa. Molemmissa teimme ”face– to face” -myyntiä eli ”ständimyyntiä”. Tärkein asia esimiehenä oli kannustaa ja tsempata työntekijöitä. Selkeä viestintä on auttanut siinäkin asiassa. Motivaation herättäminen ei ole aina helppoa, mutta siinä kehittyy, kun oivaltaa parhaimmat viestintätavat eri työntekijöiden kanssa. Kun myyjä luottaa omaan tekemiseensä, silloin alkaa myös syntyä tulosta. Luottamus omaan tekemiseen saadaan usein esimiehen oikeanlaisen viestinnän kautta. Jatkuva kannustus tuo myyjälle hyvän asenteen.   

Yksi tärkeimmistä tehtävistäni oli antaa työntekijöille selkeitä ja ytimekkäitä viestejä. Monesti myyjien kanssa pidetyt kehityskeskustelut menivät jaarittelun puolelle. Harjoitus teki kuitenkin mestarin! Suora ja selkeä viestintä auttoi eteenpäin. Joka kerta kehityskeskustelut paranivat ja sain useasti esille kaupanteossa myyjän positiiviset puolet, kehityksen kohteet, tavoitteet ja lopuksi napakan yhteenvedon.    

Säännöllinen ja jatkuva viestintä on tärkeää, varsinkin esimiestyössä. WhatsApp on oivallinen kanava aktiiviseen viestintään ja ryhmäkeskustelut helpottavat tekemistä. Mutta pelkät WhatsApp -viestit eivät riitä. Varsinkin uusille työntekijöille on tärkeää esittäytyä ”face to face” ja toivottaa heidät tervetulleiksi uuteen työpaikkaan. Jokaisessa työympäristössä on myös oma slangisanastonsa. Näistä voi tulla uusille työntekijöille väärinymmärryksiä, eikä uudet tekijät aina edes tiedä, mitä näillä työpaikan slangisanoilla tarkoitetaan. Eli tässäkin tapauksessa pitää ottaa selkeä, selkeyttävä ja avoin viestintä etusijalle. On tärkeää saada uudet työntekijät heti ryhmään mukaan ja verkostoitumaan tiimin kanssa.   

Esimiehen yksi tärkeistä tehtävistä on saada työntekijöidenkin ajattelemaan yrityksen parasta. Jos työntekijä miettii ainoastaan omaa napaansa, niin hänellä voi olla huonoa asennetta, tai esimies ei ole onnistunut tuomaan työntekijälle esille tarpeeksi hyvin yrityksen näkökulmaa ja sen tavoitteellisuutta. Kun työntekijä ymmärtää yrityksen tavoitteet, hän oppii myös ymmärtämään omat työtehtävänsä ja puhaltamalla yhteen hiileen johdon kanssa! (Julius Hirvonen) 

4. Viestinnän sujuvuus 

Viestintä yrityksen sisällä on jokapäiväistä ja toimiva sisäinen viestintä on edellytys yrityksen menestykselle. Sujuvassa sisäisessä viestinnässä tieto sekä mahdolliset ongelmatilanteet, että tulevat muutokset pystytään ilmoittamaan koko organisaatiolle tehokkaasti ja yhtiön toimintaa vahingoittamatta. Sisäisen viestinnän toiminta ikään kuin nitoo koko henkilöstön yhteen sekä tekee yhteistyöstä saumatonta ja tehokasta.    

Yksi suurimmista sisäisen viestinnän sujuvuuteen vaikuttavista seikoista on aktiivisuus. Hyvässä työyhteisössä viestinnästä on tullut juurtunut tapa ja tiedonkulku tapahtuu ikään kuin automaattisesti huomaamatta. Hyvällä viestinnällä on myös muita funktioita kuin vain pakollisten ja tärkeiden tiedotusasioiden tiedottaminen, kuten esimerkiksi työyhteisön yhteishengen kohottaminen. Hyvin toimivassa sisäisessä viestinnässä työnjohto voi pelkän tiedottamisen lisäksi kiittää työntekijöitä hyvin tehdystä työstä tai motivoida heitä vaikeiden aikojen kohdatessa. Näin voidaan lisätä luottamusta eri tehtävissä toimivien tahojen välillä.   

Toinen tärkeä seikka yrityksen sisäisen viestinnän toimivuuden kannalta on kanava, jonka kautta viestintä tapahtuu. Teknologian kehittyessä mahdollisuudet etäyhteyksien luomiseen paranevat koko ajan. Tämän kehityksen mukana on erittäin tärkeää pysyä, jottei anna kilpailijoille etumatkaa, eikä putoa pois aikojen muuttuessa. Varsinkin suurten konsernien kohdalla etäyhteydet luovat suuria mahdollisuuksia eri toimipaikkojen välisen viestinnän luomiseen, sekä toimipaikkojen välisen yhteistyön kehittämiseen. Nykyään tiedottamiselle ja yhteenkuuluvuuden lisäämiselle on olemassa muitakin paikkoja kuin vain työyhteisön kokoaminen yhteiseen tilaan. Itse asiassa Zoom ja Teams– palavereiden muodossa pystytään pitämään suuriakin konferensseja etäyhteyksin, jolloin kynnys osallistua vaikka eri puolelta maailmaa on huomattavasti pienempi. Paikkasidonnaista tiedonantamista ei kuitenkaan olisi syytä kokonaan unohtaa.    

Viestinnän sujuvuus työyhteisön toiminnan kannalta on siis tärkeä asia, ja sen toimivuuteen vaikuttavat monet seikat. Teknologian kehitys on mahdollistanut viestinnän ulottuvuuden kasvattamisen ennennäkemättömän suureksi, mutta se ei silti poista kasvokkain tapahtuvan tiedottamisen tarvetta. Yksittäisen yksikön sisällä tapahtuva tiedottaminen ja yhteisön hengen kasvattaminen tapahtuukin edelleen parhaiten teknologian tuomia mahdollisuuksia hyödyntämättä. Viestinnän sujuvuudesta ei pysty antamaan mitään yleispätevää ohjetta, kuinka se toimisi parhaiten, vaan jokaisen yrityksen onkin luotava juuri heidän toimintaansa parhaiten sopiva tapa hoitaa yrityksen sisäinen viestintä. (Kekäläinen, E. 2016) 

5. Yritysviestinnän pohdintaa 

Yritysviestinnässä ei ole yhtä oikeaa tapaa. Jokainen yhtiö viestii valitsemillaan parhaaksi näkemillään tavoilla. Kuten ensimmäisessä kappaleessa todetaan, avoimuus ja rehellisyys on sisäisen viestinnän onnistumisen kannalta tärkeimmät elementit.    

Miten esimies voi suoriutua parhaiten työstään? Kuinka asemassa tulisi viestiä? Ota työntekijät hyvin huomioon ja olla heille mahdollisimman avoin. Luomalla avoimen, tukevan ja luotettavan ilmapiirin, saa myös viestinnän työntekijöiden välillä toimimaan paremmin. Molemminpuolista palautteenantoa ei saa myöskään unohtaa. Myyntialalla esimiestyökokemuksen pohjalta täytyy ainakin sanoa, että pitää olla koko ajan läsnä ja kehittää myyjiä oikeaan suuntaan. Pitää olla selkeät linjaukset! (Julius Hirvonen)  

Kuinka nykyteknologia ja muuttunut maailmantilanne on vaikuttanut yritysten ja esimerkiksi oman oppilaitoksemme toimintaan? Muuttunut maailma ja vallitseva pandemia-aika ovat ajaneet meidät siihen pisteeseen, että lähes kaikki kanssakäyminen tapahtuu etäyhteyksin. Se mahdollistaa paljon, mutta vähentää myös aitoja läsnä tapahtuvia ihmistenvälisiä kontakteja. Tämä opettaa meitä elämään ja toimimaan uudella tavalla. Muutosten tuomina hyvinä puolina voidaan ajatella olevan helppo ja nopea kanssakäyminen vaikka maailman toiselle puolen sekä uusiutuminen nykyaikaisten viestintäkanavien ympärille. Siinä, missä muuttunut aika on tuonut paljon hyvää, olemme myös ajautuneet tilanteeseen, jossa aidot f2f ihmiskohtaamiset työn merkeissä ovat vähenemään päin. Ruutuaika on monen kohdalla, kuten myös omalla kohdallamme kasvanut merkittävästi, joka ei ole hyvä asia kansanterveyden kannalta. Joka tapauksessa digitaaliset viestintätavat eivät varmasti tule korvaamaan täysin ihmisten välisiä kohtaamisia paikan päällä. Muutos digitaalisempaan maailmaan on silti tapahtunut. 

 Tekijät: Julius Hirvonen & Jesse Vuori

 Lähdeluettelo  

Männistö, S. Tamk, 2012.  

Kekäläinen, E. 2016, Sisäinen viestintä sitouttaa, motivoi ja luo tuloksia. 

Kankainen, S. 2019, Sisäinen viestintä: 10 perusohjetta johtajille ja esimiehille.