Tampere
29 Nov, Sunday
0° C

Proakatemian esseepankki

Miten käytän aikani tehokkaasti?



Kirjoittanut: Timo Myöhänen - tiimistä Value.

Esseen tyyppi: / esseepistettä.

KIRJALÄHTEET
KIRJA KIRJAILIJA
Esseen arvioitu lukuaika on 4 minuuttia.

Aika, tuo suhteellisten käsitteiden isä ellei jopa vaari. Kaikilla sitä on yhtä paljon, mutta silti toisilla sitä tuntuu olevan enemmän kuin toisilla. Kaveri tekee samat tehtävät, uhreilee yhtä paljon ja nukkuu päivässä pidempään kuin itse. Miten toisella riitää aika, kun itsellä 24 annettua tuntia tuntuu loppuvan lähes poikkeuksetta kesken ? Voisiko kyse olla tehokkuudesta, ajanhallinnasta tai toimintatavoista ? Kirjoittaessani tätä esseetä Egyptiläisellä lentokentällä vietettyäni pitkän reissun arabikultuurisessa maassa. Havaitsin että myös kultuuri vaikuttaa ajan riittävyyteen ja sen ymmärtämiseen. Kymmenen minuuttia eteläneläjien ajassa on poikkeuksetta aina kaksinkertainen määrä aikaa pohjoismaisessa aikakäsityksessä. Jos jonkin asian kerrotaan tapahtuvan kymmenen minuutin kuluttua, voi huoletta varata reilusti aikaa odottelulle ja tehdä jotain muuta silläaikaa.

Rasilan ja Pitkosen kirjassa Aikavarkaa kuriin pureuduttiin ajan käyttöön ja aikatauluttamiseen perinpohjaisesti. Ajan puutteesta syntyy usein kiire ja stressi. Tätä kiirettä ja stressiä pidetään suomalaisessa kultuurissa usein jopa hyveenä. ” Tuo ihminen on varmasti tärkeä, kun hänellä on niin paljon tehtävää kokoajan ”. Todellisuudessahan hän voi olla vain huono aikatauluttaja ja ei hallitse omaa ajankäyttöään tehokkaasti. Kiireestä myös puhutaan kuin hyveellisestä tavoitteesta. Puheissa kiirettä korostamisella ja esiintuomisella voidaankin saada oikeasti kiireettömästä asiasta kiireellinen aivan syyttä suotta. Kiireen vähentämisessä pitääkin lähteä tutkimaan omia toimintatapoja ja ajattelumalleja. Kiireestä ei tarvitse puhua ja sitä ei tarvitse ihannoida. Ole siis tietoisesti läsnä puhuessasi kiireestä ja keskity ajattelutapoihisi ja sanavalintoihisi. Niillä on valtava merkitys !

Kun ihmisiä on paljon ja niiden kanssa pitäisi tehdä yhteistyötä, venyy aikataulut helposti. Yhdessä tekemisessä ja työskentelyssä on paljon huomioitavia tekijöitä. Osa asioista on ryhmän yhteiseen toimintaan liittyviä ja osa taas yksilön tasolla huomioitavia asioita. Jokaisessa vähänkin suuremmassa ryhmässä on yksi tai useampi myöhästelijä. Itse olen ainakin huomannut kyseisen seikan ! Nämä myöhästelijät tuhlaavat aikaa paitsi itseltään, myös koko muulta ryhmältä. Karkeasti ajateltuna myöhästelijä antaa toiminnallaan viestin muille. ”En arvosta aikaanne yhtä paljon kuin omaani” Jokin oma tekeminen on ollut tärkeämpää, kuin ajoissa lähteminen. Toki vertaus oli karkea ja kärkäs, mutta lähtökohtaisesti myöhästely on osaltaan asennekysymys. Itse en (sukunimestäni huolimatta) ole taipuvainen myöhästelemään. Koen myöhästellessäni suurta stressiä asian suhteen, joten pyrin välttelemään tilanstteseen joutumista mahdollismman paljon. Myöhästelystä voi tietoisesti lähteä hankkiutumaan eroon. Yksi selkeä keino on ottaa itseään niskasta kiinnki kyseisessä asiassa. Päätä että seuraavaan viiteen tapaamiseen tulet reilusti ajoissa. Olkoon se vaikka 10 tai 15 min. Tarpeeksi usein toistettuna tapa voi jäädä päälle ja myöhästely loppua. Toinen tapa lähteä kehittämään itseään myöhästelijänä on määräajoista kiinnipitäminen. Tee itsellesi tietoinen päätös palauttaa tehtävät tai työt viimeistään päivää ennen määräaikaa. Täten työt tulee tehtyä ajallaan ja paineet sen suhteen vähenevät. Fiksu sanontahan menee, että tehdyt työt eivät rasita, vaan ne tekemättömät. Itse olen viimeaikoina panostanut juuri tehtävien ajallaan tekemiseen tiedostaen juurikin sen paineita ja stressiä laskevan efektin.

Ryhmässä työskennellessä joudutaan keskustelemaan ja vaihtaaman paljon ajatuksia. Näitä ajatuksenvaitotilanteita kutusutaan usein palavereiksi. Venyvät ja turhat palaverit ovat paitsi turhauttavia, myös paikoin ajanhukkaa. Akatemialla varmasti jokainen on istunut useammankin kerran turhassa palaverissa. Sen ajanhan olisi voinut käyttää johonkin muuhunkin tärkeään tekemiseen. Palavereiden sujumiseksi ja tarkoituksenmukaisuutta edistäviksi työkaluiksi Rasila ja Pitkonen mainitsee kirjassaan useita toimenpitetitä.

  • Palaveriin on syytä tehdä tarpeeksi kattava esityslista. Esityslistan tekemiseen ei loppupeleissä kulu paljoa aikaa, mutta sen merkitys palaverissa on korvaamaton. Huolellisesti laadittu esityslista antaa palaverille kunnollisen rakenteen ja vähentää turhien tai merkityksettömien asioiden vatvomista.
  • Palaverin aikana on myös syytä kirjoittaa käytyjä asioita ylös muistiin. Vieläpä siten että jokainen palaveriin osallistuja näkee muistiinpanot esim. videotykiltä. Tämä mahdollistaa asioihin palaamisen jouhevasti tulevaisuudessakin.
  • Palaverin lopettaminen on oma taiteen lajinsa ja se hyvin tehtynä jättää osallistujille hyvän kuvan läpikäydyistä asioista sekä on merkkinä eteenpäin siirtymiselle. Palaverin lopettamiseen kannattaa varata tarpeeksi aikaa, jotta siitä ei tule liian hätäinen ja pintapuolinen.

Myös itse palaveriin osallistuminen kannattaa punnita tarkkaan. Onko palaverissa läpikäytävät asiat minulle oleellisia ja tarvitaanko minua oikeasti palaverissa. Itse sorruin varsinkin akatemian alkuaikoina höntäämään jokaiseen mahdolliseen tapaamiseen ja palaveriin, kunnes ymmärsin toiminnan järjettömyyden ajankäyttöni kannalta.

Yhteistyö ja ryhmässä toimiminen tehostuu, kun saadaan selkeät raamit ja roolit ryhmän sisälle. Ryhmän koostuessa useasta itsenäisesti toimivasta henkilöstä, on roolien sopiminen tärkeää. Tällöin jokainen tietää omat vastuut ja velvollisuudet, eikä päällekkäisiä töitä tule tehtyä. Ryhmän koko vaikuttaa myös ratkaisevasti toiminnan ja ajankäytön tehokkuuteen. Pieni ryhmä toimii jouhevammin kuin suuri. On siis aina helpompi hankkia lisää henkilöitä ryhmään, kuin potkia ylimääräsiä pois. Tämä pätee tismalleen myös akatemian projekteissa. Käytännössä toimiessa olen huomannut myös sisäisen viestinnän laadun merkityksen säästettyyn aikaan. Kun aivan alusta asti sovitaan selkeät viestintäkanavat ja tyylit, helpottuu työskentely ja toiminta turhan vatvomisen poistumisen ansiosta. Käytännöstä olen huomannut myös sen, että ei kannata osallistua ryhmään tai projektiin, jos siihen ei pysty sitoutumaan tarpeeksi vahvasti. Hang around jäsenenä oleminen ei palvele ketään, vaan päinvastoin rasittaa kokonaistoimintaa.

Aika tulee käytettyä tehokkaasti, kun työ on yhtäjäksoista ja keskeytykset eivät häiritse liikaa. Aina on kuitekin keskeytyksiä ja niiltä ei pysty täysin välttymään. Toisinaan keskeytys johtuu omasta toiminnasta ja toisinaan esimerkiksi sosiaaliset työkaverit häiritsevät läsnäolollaan. Keskeytyksiin kannattaa suhtautua vakavuudella. On hyvä miettiä onko keskeytyksen syy tärkeä. Tarvitseeko minun katsoa juuri nyt saamani tekstiviesti vai laittaisinko puhelimen suosiolla jopa äänettömälle. Lähdenkö mukaan mielenkiintoiseen keskusteluun ystävieni kanssa vai keskitynkö hommiini. Valinnat vaikuttavat voimakkaasti käytettyyn aikaan ja työtulokseen. Pienillä valinnoilla saa siis suurta aikaan. Esimerkiksi sähköpostit kannattaa lukea keskitetysti eikä pitkin päivää. Olen itse huomannut toimivaksi tavaksi avata uudet sähköpostini 3 kertaa päivän aikana ja keskittyä muu aika muuhun tekemiseen. Tällätavalla saan varattua aikaa ainoastaan viesteille ja pystyn paneutumaan niihin täysin. Sama periaate pätee myös muissakin hommissa. Jos tiedän etä minulla on paljon pikkuhommia tehtävänä, niin teen ne kerralla pois. Asioihin ei tarvitse palata enää uudelleen useampaa kertaa ja tekeminen pysyy pidempään yhtenäisenä.

Epäjärjestys on myös omiaan viemään aikaa hukkaan. On turhauttavaa kun jokin esine tai asia on hukassa juuri silloin kun sitä tarvitsee. Aikaa kuluu aivan turhaan etsimiseen ja mieliala muuttuu helposti ärtyisäksi. Jotkin tavat ja rutiinit auttavat epäjärjestyksen ehkäisemisessä. Itselläni toimivia keinoja ovat esimerkiksi muistiinpanovihkoon liimattavat väritarrat. Tarrat toimivat ikäänkuin koodeina eri aihealueista. Pystyn värien avulla helposti palaamaan tiettyihin alueisiin ja löydän muistiinpanoni nopeasti. Myös rutiininomainen toiminta tietyissä tilanteissa auttaa pitämään asiani järjestyksessä. Kotiin tullessani laitan avaimet, kengät, lompakon ja takin aina samaan paikkaan, jolloin niitä ei tarvitse seuraavan kerran lähtiessä etsiskellä mistään. Hyvässä järjestyksessä asiat sujuvat helpommin ja viestittäähän järjestelmällisyys ihmisestäkin jotain !

Aikavarkaat ovat monella tavalla rasite arjessa. Rasilan ja Pitkosen kirjan vinkkien avulla pystyy tarkastelemaan omia aikavarkaita uusin silmin ja kehittämään omaa toimintaa parempaan suuntaan. Tunnistatko sinä omat kehitysalueesi asian suhteen ? Kaikkea ei toki tarvitse hioa aivan täydelliseksi, sillä itseasiassa aika-ajoin perfektionismikin on melkoinen aikavaras. Pienistä asioista koostuu kuitenkin tässäkin tapauksessa merkittävämpi kokonaisuus.

 

 

 

Aihetunnisteet:
Kommentit
  • Elina Merviö

    Olen samaa mieltä, että turhat palaverit ovat kuolettavia…. Oleellista, että jokaisella palaverilla on tavoite, mihin siinä pyritään. Roolitus on tärkeää, sekä projekteissa, että tiimissä.

    8.11.2017
Kommentoi

Add Comment
Loading...

Cancel
Viewing Highlight
Loading...
Highlight
Close