Mistä johtuu, että hyvin usein tuntuu loppuvan vuorokaudesta tunnit kesken? Viikot ja päivät kuluvat nopeasti, ja paljon asioita tulee tehtyä vähän sinne päin tai jää tekemättä kokonaan, kun aikaa ei ole. Varsinkin akatemialla monia projekteja tehdään samanaikaisesti, lisäksi esseet, pajat ja muut tiimiopinnot monimutkaistavat viikkojen ja päivien aikataulurakenteita. Yrittäjyys itsessään on myös paljon sitä, että joutuu hoitamaan paljon juoksevia asioita ja käyttämään aikaa pohdintaan, myyntiin, markkinointiin, delegointiin, sähköposteihin jne. Miten oman päivä- ja viikkorytmin rakentaminen olisi järkevää suunnitella, jotta työskentely olisi tehokasta, ja aikaa jäisi myös palautumiselle? Halusin perehtyä omaan ajankäyttööni tarkemmin, sekä saada inspiraatiota siihen, miten voisin käyttää aikaani tehokkaammin ja tuottavammin, ja niin että vapaa-aikani ja palautumiseni olisi säännöllistä. Uskon, että mitä aikaisemmin yrittäjyyspolullani aloitan tarkan rajanvedon työn ja vapaa-ajan välille, sekä kiinnitän huomiota työn tehokkuuteen, sen pidempään polkuni tulee jatkumaan ja pystyn pitämään hyvää huolta myös terveydestäni.

Tiimissämme on ollut myös puhetta siitä, että monet niin sanotusti ylimääräiset pakolliset tehtävät, sekä poukkoilu eri projektien välillä kuluttaa turhaa aikaa ja tehokkuus kärsii. Olemme puhuneet siitä, että onko esimerkiksi yhden ihmisen järkevää osallistua moneen eri projektiin ja tehdä kaikkia hieman puolivaloilla, vai keskittyä täysillä yhteen projektiin ja tehdä siitä kannattavaa sekä kestävää. Mielestäni jokaisen on hyvä pohtia sitä, mitkä asiat tuottavat itselle iloa ja hyvää mieltä, sekä keskittyä niihin asioihin omassa arjessa. Jotkut saattavat syttyä siitä, että on monta rautaa samaan aikaa tulessa, ja toiset taas nauttivat rauhallisemmasta rytmistä keskittyen muutamaan asiaan kerralla. Akatemialla monet yhteisön projektit ja tapahtumat ovat aikaa vieviä, mutta samalla tulisi keskittyä kuitenkin yrityksen pyörittämiseen ja kannattavan liiketoiminnan luomiseen. Onko ihmisen mahdollista pitää saman aikaisesti monta rautaa tulessa, ja ylläpitää hyvää laatua ja tulosta tekemisessä?

Halusin tehdä tätä esseetä varten testin, ja pidin päiväkirjaa viikon ajan kaikesta tekemisestäni, jotta saisin kokonaiskuvan siitä, miten oikeasti käytän aikani. Viikon aikana tein muutamia mielenkiintoisia havaintoja siitä, miten käytän aikaani. Esimerkiksi matkustamiseen paikasta A paikkaan B kuluu yllättävän paljon aikaa viikosta, noin yhden työpäivän verran. Lisäksi huomasin että 24 tunnin ajankäytön jälkeen, lähes päivittäin ruutuaikani (eli puhelimella vietetty aika) lisääntyi kokonaistunti määrään. Eli käytännössä samalla kun teen jotakin asiaa esimerkiksi olen töissä, rentoudun tai opiskelen, selaan puhelintani tai hoidan sillä asioita. Tehokkuuden näkökulmasta aloin siis tuon viikon jälkeen kiinnittämään enemmän huomiota ainakin siihen, etten selaisi sosiaalista mediaa, uutisia tms. opiskelun tai työn ohessa, vaan ainoastaan tauoilla tai vasta illalla kotona. Tällöin keskityn paremmin meneillään olevaan asiaan, eikä ajatukset lentele paikasta toiseen ja työ on tehokkaampaa.

Kuva 1. Ajankäyttö viikon ajalta

Oheisessa kuvassa näkyy, miten yhden viikon tuntimääräni jakautui ja kuinka käytin aikani. Olin tyytyväinen nukkumiseen sekä rentoutumiseen käyttämääni ajan määrään, mutta liikunnalle olisin halunnut pyhittää enemmän aikaa. Olen kokenut aikaisemmin liikunnan itselleni ehdottomasti enemmän palauttavana ja rentoutumisena kuin pakollisena suoritettavana tehtävänä ja nautin monipuolisesta liikunnasta, mutta olen huomannut, että viime aikoina keho on kaivannut pitkien päivien jälkeen enemmänkin lepoa eikä lenkille lähteminen ole tuntunut yhtään houkuttelevalta vaihtoehdolta. Tavoite onkin siis jatkossa parantaa työn tehokkuutta päivisin, jolloin illaksi jää enemmän aikaa sekä rentoutumiseen, että liikuntaan.

Tavoitteet ja mielikuvat osana ajankäytön hallintaa

Luin tätä esseetä varten Satu Pihlajan kirjan Aikaansaamisen taika – Näin johdat itseäsi, sain kirjasta hyviä oivalluksia omaan tekemiseeni, mutta myös tiimimme tehokkuuden parantamiseen. Pihlaja puhuu kirjassa siitä, miten tekemästämme työstä voi suoriutua paremmin ja tehokkaammin. Mutta myös siitä miten ihmisten olisi mahdollista olla tyytyväisempiä yleisesti ja että elämässä olisi tarpeeksi tilaa olennaisille asioille ja riittävästi vapautta itsensä toteuttamiseen. Pihlajan mukaan tärkein avain aikaansaamisen lisäämiseen on tavoitteellisuus. Tavoitteisiin pääsemiseen vaaditaan itsensä johtamisen taitoja, tarkemmin esimerkiksi ajatusten ja tunteiden hallintaa, suunnitelmallisuutta ja ajanhallintaa. Itsetuntemus on tärkeä osa itsensä johtamista, ja myönteinen suhtautuminen omaan itseen luo inspiroivan olotilan, jolloin tekeminen on helppoa. Kun tuntee itsensä hyvin, on helpompaa hyödyntää omia vahvuuksia, sekä tunnistaa miten omat tunteet ja ajatukset vaikuttavat omaan tekemiseen. Kun omaksuu itsensä kehittämisen osaksi arkea, se johtaa parempaan aikaansaamiseen. (Pihlaja 2018.)

Pihlaja puhuu kirjassa mielikuvien voimasta, eli siitä miten asioihin suhtautuminen, positiivinen ajattelu ja mielikuvien kokeminen sekä läsnäolo vaikuttavat toimintaamme. Positiivinen psykologia tutkii sitä, mikä saa ihmiset voimaan hyvin ja kokemaan onnellisuutta elämässään, ja onkin todettu, että hyvinvoivat ja onnelliset ihmiset saavat myös tutkitusti enemmän aikaan. Positiivisia ajatuksia tulisi olla ihmisen ajattelussa yleisesti huomattavasti enemmän kuin negatiivisia, jotta mieliala pysyy miellyttävänä. Positiiviset näkemykset ja mielikuvat itsestä, muista ja ympäristöstä ovat keinoja, joiden avulla eteen tulevat haasteet tuntuvat mielenkiintoisilta ja innostavilta, olo on energinen ja toiminnan aloittaminen tuntuu helpolta. On siis kyse siitä, millaisen mielikuvan muodostamme kustakin tilanteesta. Mielikuvatyöskentely on oiva tapa vaikuttaa tekemiseen, ja niiden avulla on mahdollista luoda positiivisia uskomuksia. Pihlaja neuvoo tekemään positiivisia mielikuvaharjoitteita asioista, jotka tulisi tehdä. Kun asian on käynyt mielessään ennakkoon läpi, niin kuin haluaisi sen menevän, on se paljon helpompaa tämän jälkeen suorittaa. Kun onnistumisen tunne valtaa kehon ja mielen, on paljon helpompaa virittäytyä toimintaan. Mielikuvaharjoittelun on todettu vaikuttavan aivoihin, ja sen avulla voimme kuvitella erilaisia tavoitteita ja niissä onnistumisia. Itsellemme asettamiemme tavoitteiden saavuttaminen kannattaa siis aloittaa mielikuvaharjoitelulla. (Pihlaja 2018.)

Omaa aikaansaamista ja ajankäytön tehokuutta on Pihlajan mukaan mahdollista lisätä myös sillä, miten suhtaudumme asioihin. Ihmisen on mahdollista valita suhtautumisensa kussakin tilanteessa. Psykologian professori Carol Dweck jakaa suhtautumistavat kahteen asenteeseen: Muuttumattomuuden asenne, jolloin ihminen kokee itsensä ja ominaisuutensa muuttumattomina ja pysyvinä. Tällöin ihminen välttelee kritiikkiä, kokee eteen tulevat haasteet omien taitojensa testinä, ja lannistuu epäonnistumisista. Kasvun asenne taas saa ihmisen kokemaan, että osaamista on mahdollista kehittää, vastoinkäymiset tuntuvat oppimiskokemuksilta, ja epäonnistuessa tuntee kehitysmahdollisuuksia. Kasvun asenteella varustettu ihminen kokee haastavat tilanteet mahdollisuuksina oppia, ja saa niistä energiaa, tällöin myös suoriutuu yleisesti paremmin. Kun siis asettaa itselleen tavoitteita tai kohtaa eteen tulevia tehtäviä, on tärkeää valita oma asenne ja suhtautumistapa niin, että suoriutuminen olisi mahdollisimman helppoa ja mukavaa. (Pihlaja 2018.)

Tavoitteet ovat tietoisia, selkeitä ja merkityksellisiä päämääriä, jotka vahvasti ohjaavat toimintaamme päivittäin. Tavoitteet auttavat suuntaamaan mitä, miten ja milloin tehdä mitäkin asioita ja kuinka paljon käyttää aikaa ja voimavaroja kuhunkin tekemiseen. Tavoitteiden asettaminen auttaa fokusoitumaan olennaiseen, lisää energisoitumista, ponnistelua ja sinnikkyyttä, sekä saa ihmisen etsimään ja luomaan strategian tavoitteen saavuttamiseksi. Tavoitteiden asettaminen on myös kytköksissä onnellisuuteen, hyvinvointiin, suorituskykyyn, motivaatioon ja päättäväisyyteen. Selkeät tavoitteet saavat yrittämään enemmän ja kovemmin, eli yksinkertaisesti tavoitteet auttavat aikaansaamisessa. On kuitenkin tärkeää erottaa se, mitkä tavoitteet tulevat ulkopuolelta, eli milloin esimerkiksi yhteiskunta, koulu tai työpaikka määrittää sinulle tavoitteita ja suorituspaineita, ja milloin asetat omia tavoitteitasi. Kun määrittelee itse mitä haluaa saada aikaan, asettaa tavoitteille aikataulun ja suunnitelman, tällöin mieli alkaa automaattisesti ohjata toimimaan suunnitelman mukaisesti. (Pihlaja 2018.)

Tavoitteita asettaessa on tärkeää pohtia sitä, mitä oikeasti haluaa saavuttaa. On hyvä myös huomioida omat arvot, mikä on itselle tärkeää ja merkityksellistä. Hyvä tavoite on tarkka ja konkreettinen, se on mitattava ja tarpeeksi haastava. Jos tavoitetta ei ole tarpeeksi tarkkaan määritelty, sen eteen ei luultavasti ala työskennellä aktiivisesti. Etenemistä ja kehittymistä ei myöskään pysty tarkastelemaan, mikäli tavoite ei ole tarpeeksi konkreettinen ja mitattava. Tavoitteen on hyvä olla aikaan sidottu, jolloin tekemistä on jollain tavalla priorisoitava. Suurempia päätavoitteita tukevat hyvin matalammat ja helposti toteutettavat välitavoitteet, joita on mahdollista toteuttaa päivittäin, nämä inspiroivat myös päätavoitteen onnistumiseen. Esimerkiksi päivittäinen kävelylenkki, on välitavoite, jolla edistetään korkeampaa terveyden ja hyvinvoinnin tavoitetta. Mikäli tavoite ei ole tarpeeksi haastava, se ei todennäköisesti myöskään innosta. Tutkitusti ihminen työskentelee sitä enemmän, mitä vaativampi tavoite on. Tarkat, ja riittävän haastavat tavoitteet saavat ihmisen tekemään oikeasti parhaansa, toisin kuin kehotus tehdä parhaansa. Korkea tavoite lisää myös pystyvyyden ja kyvykkyyden tunnetta. (Pihlaja 2018.)

Tekemisen hallintaa

Kun tavoitteet on luotu, tarvitaan suunnitelma niiden toteuttamiseksi. Hyvä suunnitelma lisää tehokkuutta ja asioiden aikaansaamista. Tekemisen aloittamiseen ja asioiden aikaansaamiseen vaikuttaa keskeisesti myös olosuhteet, ja ennen kaikkea mielen olotila. Ulkoisia olosuhteita on mahdollista muuttaa, mutta omaa mieltä ei pääse karkuun. Myönteinen suhtautuminen itseen, luo tilan, jolloin ihminen pystyy tekemään parhaansa. Se miten asennoituu omaan itseensä, on keskeisesti työskentelyvireeseen vaikuttava tekijä, ja siihen voi vaikuttaa missä tahansa olosuhteissa. On syytä välttää itsensä moittimista, sillä se saa ihmisen entistä saamattomammaksi. Mikäli ihminen tulee viivytelleeksi ja lykänneeksi jonkin asian hoitamista, sille on aina olemassa jokin, yleensä tunnepohjainen syy. Tällöin on tärkeää suhtautua itseensä myönteisesti, ja selvittää mistä lykkääminen johtuu, sekä rohkaista ja kannustaa itseä hoitamaan asia. Pihlaja mainitsee kirjassaan myös liikunnan ja terveellisen ravinnon merkityksen työskentelyvireeseen, kun ihminen voi fyysisesti hyvin, on ajatuksiakin helpompaa hallita ja tekemistä ohjailla. Tärkeää on myös löytää itselle sopivat työskentelytavat, jotka löytyvät yleensä kuuntelemalla itseä ja kehoa sekä kokeilemalla, mikä tuntuu mukavalta. (Pihlaja 2018.)

Kun aikaa on rajallisesti käytössä, tarvitaan keinoja, joiden avulla kaikki tarvittava saadaan tehdyksi. Itsensä johtamisen ohessa puhutaan usein ajanhallinnasta, mutta todellisuudessa aikaa ei voi hallita, vaan kyse on tekemisen hallinnasta. Jokainen meistä päättää itse joka hetki, mitä tekee, millä tavalla, ja miten käyttää aikansa. Kun ihminen yrittää selittää joitakin asioita sillä, että ei ole aikaa, hän yrittää siirtää ongelman itsestään ulkopuolelle. Todellisuudessa tärkeää olisi keskittyä ratkaisun löytämiseen, miten asiat tulisi järjestellä, jotta ehtii tekemään kaiken haluamansa, mitä ehkä jättää pois, mitä delegoida jne. Kun on kiire, vaikutusmahdollisuus omaan aikatauluun saattaa unohtua helposti ja vastuu siirtyy huomaamatta jollekin muulle taholle, joka ikään kuin pakottaa toimimaan tahtoamme vastaan. Kaikki valinnat elämässä ja elämäntilanne vaikuttavat siihen, miten ajankäyttöä voi hallita, ja onkin tärkeää löytää itselle mielekkäitä asioita elämään, joissa kokee tunteen vaikutusmahdollisuudesta. Muiden ihmisten miellyttäminen on raskasta, ja ihminen saattaa kokea muiden asettamat tehtävät pakollisina, ja omat intohimot, kuten harrastukset vapaaehtoisina. Tekemisen hallinnassa hyviä apuvälineitä ovat kaikenlaiset tehtävälistat, jotka auttavat järjestelmään mielessä vilisevää kaaosta. Jotkut asiat ovat sellaisia, että ne on vain pakko hoitaa, vaikka ei niin kiinnostaisi, tällöin paras motivaatio on se, että asian saa hoidettua pois päiväjärjestyksestä, ja tilaa vapautuu mielekkäälle tekemiselle. Aikarajat ja deadlinet ovat tärkeitä työskentelyn rytmittäjiä, ja auttavat luomaan painetta työn toteutumiselle. On myös tärkeää muistaa huomioida tehtävissä eteneminen, vaikkei kokonaan valmista tulisikaan, itsensä palkitseminen ja kiittäminen ovat tärkeitä itsetuntoa vahvistavia elementtejä, ja myös pienten onnistumisten ja aikaansaamisten juhlistaminen voi olla hyvinkin merkityksellistä. (Pihlaja 2018.)

Useasta projektista ajanhukkaa

Tavoitteiden asettamisesta, toteuttamisesta ja seurannasta kertoo myös Juuso Hämäläisen ja Henri Soran kirja: Strategia arkeen OKR-mallilla. Kirjassa oli mielestäni yksi erittäin hyvä ajatus liittyen ajankäyttöön. Organisaatioissa ei tulisi odottaa, että ihmiset pystyisivät tekemään montaa projektia saman aikaisesti säilyttäen tehokkuuden ja tuotavuuden. Oheinen kuva kertoo, kuinka aikaa menee hukkaan silloin, jos päivän aikana vaihtaa toimintaa useasti eri projektien välillä. Vaihdos ei koskaan suju lennosta, vaan uuteen asiaan virittäytymiseen menee aina oma aikansa.

Kuva 2. Keskeneräisten projektien vaikutus tehokkuuteen. (Mukaillen Hämäläinen ja Sora 2020)

On siis syytä ymmärtää, että tehokkuuden kannalta päivät ja viikot kannattaisi aikatauluttaa niin, että keskittyy päivän aikana muutamaan asiaan kunnolla, jolloin asiat luultavasti myös edistyvät enemmän. Sitten pitää esimerkiksi yhden ns. säläpäivän, jolloin hoitaa pieniä juoksevia asioita pois alta, eikä niin että pientä sälää on jokaisella päivällä sotkemassa fokusta itse projektista. Monen asian edistäminen yhtä aikaa on sekä hidasta, että henkisen kapasiteetin ja resurssien tuhlausta. (Hämäläinen ja Sora 2020.)

Pohdinta

Siinä missä Satu Pihlaja puhuu selkeistä ja haastavista tavoitteista, sekä mitattavista välitavoitteista, tiimillämmekin käytössä oleva OKR-malli pohjautuu samanlaiseen teoriaan. Oivalsin Pihlajan kirjan avulla vielä syvemmin tavoitteiden merkitystä osana aikaansaamista ja etenemistä. Aloin pohtia sitä, mistä johtuu, että OKR-tavoitteemme ovat tuntuneet osan mielestä liian haastavilta tai niitä kohtaan ei ole koettu tarpeeksi innostusta. Kun yrityksessä määritellään yhteiset tavoitteet esimerkiksi puolivuosittain, miten henkilöstö saadaan tekemään asioita tavoitteiden eteen, mistä motivaatio ja halu syntyy, miten tehokkuutta ja aikaansaamista pidetään yllä, inspiroidaan ja tuetaan? Lähteekö kaikki tekeminen lopulta vain ja ainoastaan ihmisestä itsestä, vaikka ulkopuoliset tahot asettavat painetta ja suoritustavoitteita? Onko yrityksessä mahdollista velvoittaa henkilöstöä pohtimaan omia henkilökohtaisia tavoitteitaan kohti parempaa onnistumista ja tehokkuutta työssä? Kirjan myötä huomasin pohtivani näitä asioita, ja sitä miten voisin kehittyä paremmaksi johtajaksi tavoitteiden ja tehokkuuden näkökulmasta. Koen että itsensä johtaminen on osaltani jo hyvällä tasolla, vaikka kirja ja essee antoi siihenkin hyviä oivalluksia. Ja etenkin ajankäyttö päiväkirjani viikon ajalta sai minut pohtimaan, mitä oikeasti sain kyseisen viikon aikana aikaan, miten tehokkaasti hyödynsin ”koulu” ajan, teinkö viikon aikana sellaisia asioita, joita oikeasti halusin, ja miten voisin tehdä arjestani vielä mielekkäämpää. Tämän myötä jatkossa kiinnitän huomiota enemmän tekemisen hallintaani, siihen mitä oikeasti haluan saavuttaa ja että teen itselleni merkityksellisiä asioita, luon itselleni enemmän tavoitteita ja harjoitan tietoisesti enemmän positiivisia mielikuvia.

Lähteet:

2018. Pihlaja. 2018. E-Kirja. Aikaansaamisen taika – näin johdat itseäsi. Atena.
2019. Hämäläinen ja H. Sora. 2020. Strategia arkeen OKR-mallilla. E-kirja. Kauppakamari.