Alustus 

Maailmalla vallitsee suuri kriisi, tilanne nimeltään korona. Meistä jokainen on taatusti kuullut tuota kyseistä sanaa viime aikoina kyllästymiseen saakka, ja tietää missä tilanteen kanssa juuri nyt mennään.

Pandemia on kuitenkin ohjannut meidät ihmiset etätyöskentelyn äärelle, mikä on monelle meistä vielä kohtalaisen uutta, etenkin tiimeissä. Etätyöskentely on otettu maailmalla vastaan vaihtelevin tuntein. Siinä nähdään hurja määrä mahdollisuuksia kuin myös haasteita. Olen listannut alas muutamia vinkkejä ja ideoita, joiden avulla etätyöskentelyä ja sen johtamista voisi hieman helpottaa.

Face to face

Lähde ensimmäiseksi liikkeelle etätyövälineiden luomista mahdollisuuksista ja haasteista. Moni meistä mieltää etäpalaverit helpoksi tavaksi välttää päivään valmistautumista. Työskentelisimme mielellämme pyjamahousuissa, tukka tötteröllä ja nassu vielä unihiekassa. Pelkkä päivään herääminen ja arkivaatteiden pukeminen helpottaa kotoa käsin työskentelyyn asennoitumista, ja luo ryhtiä tulevaan päivään.

Palavereissa kannattaa myös pitää videokuvaa päällä. Jos tämä ei ole kaikilla samaan aikaan mahdollista on edes puhuttaessa videon laittaminen päälle järkevää. Näin tilannetta on helpompi ja mielenkiintoisempi seurata, kun puheella on myös kasvot.

Jokaisella tulee olla selkeät sävelet etätyövälineiden käytöstä ja mahdollisuuksista. Motivaatio voi kadota hyvinkin nopeasi, mikäli emme tiedä kuinka tietyt välineet toimivat ja kuinka niitä hyödynnetään parhaalla mahdollisella tavalla tilanteiden fasilitoinnissa. On siis hyvä kerrata käytettävät työkalut porukalla ja jakaa yhteisön kesken vinkkejä niiden hyödyntämisestä, näin kaikki ovat suurinpiirtein samalla viivalla ensimmäisen palaverin tullessa.

Suuret pienet ryhmät

Jos yrityksessä on suuria työtiimejä, on ne kannattavaa jakaa pienempiin työryhmiin. Puhun siis yli 30 henkilön tiimeistä. Viestintä on tällöin yleensä selkeämpää ja kysymyksiä helpompi esittää. Jokaista pienempää tiimiä voi vetää jokin vastuuhenkilö, joka raportoi keskustelusta ja tehtävistä sitten eteenpäin.

Pieni ryhmä mahdollistaa myös helpomman pohjan tutustumiselle, sekä luottamuksen rakentamiselle kriisin kohdatessa.
Pienessä ryhmässä voidaan porukalla luoda yhteiset tavoitteet, jotka ohjaavat kohti firman suurempia tavoitteita. Näin ollen ihmiset saadaan osallistettua, ja sitoutettua helpommin tavoitteisiin, kun niitä on päästy itse luomaan. Selkeät tavoitteet ja yhteinen tarkoitus pitävät kaikki samalla strategisella kurssilla!

Johda empatialla

Ihmisten johtaminen on yksi etätyön vaikeimmista osista etenkin siksi, että vuorovaikuttamaan ei päästä konkeettisesti kasvotusten ja kodin mahdollistama työympäristö voi poiketa suuresti työpaikan luomista fasiliteeteista. Kulttuuri kotona ja työpaikalla on aivan erilainen ja käytänteet siellä eivät taatusti mallinna työpaikkaa millään lailla, ja hyvä niin.  Tämän ymmärtäminen on kuitenkin tärkeää viestiä.

Kun yritykset siirtyvät uuteen normaaliin arkeen, joka on poikennut suuresti vanhasta, on työntekijöiden hämmennys ymmärrettävää. Kotona jotkut työntekijät saattavat joutua aivan muihin paineisiin, kuten huolehtimaan lapsistaan koulun ollessa suljettuna. Yrityksen johtajien on kunnioitettava näitä ylimääräisiä tarpeita ja pyrittävä luomaan joustavat puiteet ja tukitoimet työn teolle. Empatia on siis tällaisessa tilanteessa äärimmäisen tärkeä piirre. Etenkin tällaisessa kriisitilanteessa fokus tulee toden totta keskittää ihmisiin ja heidän työkyvyn ja hyvinvoinnin maksimointiin.

Lisääntyvä sosiaalinen vuorovaikutus tiimin sisällä ja henkilökohtaiset sparrailut ja tsemppaushetket antavat työntekijöille suojaa eristyneisyyden ja yksinolon tunteilta, sekä luovat tilaa sekä rohkeitta ihmisille puhua ja jakaa ajatuksiaan.

Luomalla työyhteisöön psykologisen turvallisuuden tunteen, osallistamalla päätöksentekoon ja tarjoamalla näkökulmaa haastaviin hetkiin, johtajat pysyvät lähellä sitä tärkeintä eli työntekijöitään.

Selkeät tavoitteet

Jos yritys pystyy pitämään työntekjänsä ja toiminaan ”kannattavasti” myös etänä, on vahvan vision ja realistisen näkymän tarjoamisella voimakas vaikutus motivaatioon koko organisaatiossa. Vaikka kuvittelisimme, että visio on meille kaikille kirkas, on se hyvä tällaisen tilanteen aikana kerrata. Keskustelua syntyy taatusti ja kaikki mielipiteet saavat tilan nousta esille. Jokaisella on varmasti omat epävarmuutensa visioon pääsemisestä ja tavoitteita kohti menemisestä. Kun tällaiselle keskustelulle antaa tilan, saadaan ilma pudistettua epäluuloilta ja arvailuilta.

Johtajalle haasteena tällaisessa tilanteessa on etenkin inspiroida ja ohjata tiimiä päivittäisissä askareissa, samalla kun kaikki ovat fyysisesti kaukana. Haaste on tartuttaa positiivista energiaa ja iloa sekä inpiraatiota työntekijöihin etänä, vaikka juuri tähän aikaan työnteon liekki olisi hyvä saada jokaisen kohdalla nimenomaan roihuamaan.

Tähän voivat auttaa merkityksen ja oman roolin selkeytys. Miksi olet juuri meillä töissä, mitä suurempaa haluat tällä saavuttaa, miten meidän arvot voisi liittää mahdollisesti vahvemmin etätyöskentelyyn…Myös sattumanvaraiset yllätykset, kuten postikortti kotiin tai yllätyslähetys nameja, voi antaa suure merkityksen ja yhteenkuuluvuuden tunteen, sekä osoituksen siitä, että luottamus työntekijän ja yrityksen välillä on suuri ja juuri sinä olet meille nyt tärkeä.

Kaiva luovuutesi esiin ja kokeile jotain täysin uutta!

Tilanne luo myös paljon mahdollisuuksia, joten kaiva luovuutesi esiin ja kokeile uusia ideoitasi! Esimerkiksi palaverin vetäminen, jossa keskitytään lähinnä kuuntelemiseen voi toimia erinomaisesti kävelylenkin muodossa. Pukekaa kaikki lenkkivaatteet päälle ja lähtekää jokainen tahollanne happihyppelylle. Käykää palaveri ulkona ja testatkaa kuinka se toimii.

Esimerkiksi uusien ideoiden innovoinnissa tällainen tyyli saattaa toimia erinomaisesti, kunhan joku on porukasta myös kirjaamassa esille tulleita ajatuksia ylös. Luonto ja ulkoilma voivat avata täysin uusia ajatuksia ja maailmoja sekä tuplata luovuuden.

Jos firmassasi työskennellään paljon  porukkaa nimenomaan yksin etänä, kokeile luoda puitteen mahdolliselle etäkahvihuoneelle tai yhteiselle etätaukojumpalle. Miten olisi kello kahdentoista yhteisjumppa, jonna kaikki vapaaehtoiset voisivat osallistua viettämään taukojumppaa yhdessä. Tai miltä kuulostaisi kello kahden taukokahvit kimpassa, jokaisella oma kahvikuppi ja taukotila, mutta yhteinen alusta keskustella päivän kuulumisia ja jutella päivä polttavista juoruista ja ajatuksista. Mahdollisuuksia on välillä vaikeampi nähdä yksin kuin yhdessä, kun tila vuorovaikutukselle luodaan voi sattuma mahdollistaa jälleen jotain hienoa ja uutta!

Lähteet:

Useita lähteitä, mm..
duunitori.fi
akava.fi
yle.fi
inhunt.fi