Miten etäily tehdään oikein?

Ennen Covid19-pandemian aiheuttamia poikkeusaikoja, julkisuudessa silloin tällöin löytyi pikku-uutisia etätöistä. Ne olivat usein yksittäisen työntekijän näkemyksiä tai pienyrittäjän alihankintana toteuttamia toimeksiantokuvauksia. Uutiseksi ne yltivät lähinnä siksi, että laajemmat, organisaatioihin, saati koulutukseen liittyvät etätyöt tuntuivat mahdottomilta toteuttaa toimivina ratkaisuina. Etätöiden lisäksi ei muista etäratkaisuista oikein ollut keskustelua, joitakin satunnaisia etäopiskelumahdollisuuksia lukuun ottamatta. Poikkeuksena olivat New Yorkin Metropolitan Opera Housen takavuosina järjestämät etäesitykset, joita lipun lunastamalla pääsi seuraamaan elokuvateattereissa.

Sitten iski pandemia. Väestöllisesti ja alueellisesti laajoille alueille kohdistuneet sulkutoimet vaativat nopeita ratkaisuja työn uudelleenjärjestelyjen suhteen. Kansalaiset palasivat töistä kotiin ja heittäytyivät sohvalle, mutta tällä kertaa työt seurasivat mukana.

Uusi aikakausi alkoi. Työyhteisössä vaikuttaneet työkaverit ja rutiinit korvautuivat perheenjäsenillä ja lemmikeillä, kaikki oli sovitettava yhteen ja oli luotava uudet rutiinit ilman mallia aikaisemmista toimintatavoista. Etätyön ensimmäinen vaihe sujui erehdyksen ja opettelun kautta, syksyllä 2020 pandemian toisen aallon uusiessa etäilyn, oltiin jo viisaampia. Aikaisemman etäjakson aikana hankittu elektroninen työvälineistö ja yhteydet olivat jo valmiudessa, eikä niiden käyttö enää jännittänyt. Etätyösuositus otettiin vastaan jopa innostuneesti.

Asiaa on myös tutkittu. Työterveyslaitoksen selvityksen mukaan jopa 42 prosenttia suomalaisista on tehnyt koronan takia aiempaa enemmän töitä kotona. Muutos on tuonut työelämään sekä mahdollisuuksia, mutta myös haasteita.

Lisääntynyt etätyö näyttää vaikuttaneen työssä jaksamiseen suurimmalta osin myönteisesti ja tuoneen työhön positiivista virettä. Tutkimusten mukaan suomalaisten työhyvinvointi jopa parani koronakevään aikana: etätöihin siirtyneillä työn imu lisääntyi ja krooninen väsymys väheni.

Etätyön lisääminen voi muun muassa vähentää työn kuormittavuutta. Työ on tehokasta, kun konttorille tyypilliset häiriötekijät, keskeytykset ja kiire vähenevät. Samalla ajanhallinta ja päivän rytmittäminen helpottuvat. Myös multitaskaaminen ja  monien asioiden tekeminen yhtä aikaa vähenee etätyön lisääntyessä. Lisäksi uusien ja parempien työtapojen oppiminen, sekä työmatkoista luopuminen on miellyttänyt monia.

Etätyön haasteina on työpäivän venyminen, huono ergonomia, työyhteisön epävirallisen vuorovaikutuksen puuttuminen, työn ja perheen yhteensovittaminen. Työnteosta voi kadota kipinä, kun virikkeet ja työkaverit puuttuvat. Jaksamiseen on keksittävä uusia keinoja. Yhteydenpito työkavereihin on tärkeää myös etäaikoina ja moni varmasti kaipaakin omaa työpistettä ja -kavereita. Virallisten etäpalavereiden ohella vapaamuotoiset virtuaalikahvittelut ja etäjumppahetket ovat tärkeitä, jotta päiviin tulee myös epävirallista vuorovaikutusta. Videopalavereissa kannattaa pitää kamerat päällä, jotta rento keskusteluyhteys säilyy myös sähköisessä kokoontumisessa.

( https://www.elo.fi/elomedia/2020/etatyosta-on-tullut-uusi-normaali-%E2%80%93-nain-otat-siita-irti-parhaat-puolet?sc_lang=fi-fi

Etätyö vaatii itsekuria. Työpäivän alussa kannattaa miettiä päivän prioriteetit ja pitää niistä kiinni. Työnedistymisestä on muistettava informoida esihenkilöä ja tiimiä. Tiimityön merkitys ei vähene, vaikka oma tiimi ei olekaan fyysisesti läsnä. On myös muistettava jakaa tietoa, sekä esittää kysymyksiä.

Itsekuria vaatii myös olla jumiutumatta sohvannurkkaan tai keittiönpöydän työpäivän ajaksi, ja pidempäänkin. Rutiinit muodostuvat lounas- ja kahvitauoista, ulkoilusta ja liikunnasta. Mahdollisuuksien mukaan päivä kannattaa rytmittää niin että ehtii ulkoilemaan valoisan aikaan. Etätyössä myös vastuu työn ergonomiasta siirtyy työntekijälle itselleen. Kotosalla vain töihin tarkoitettu työpiste on myös tärkeä siirtymävaihe töistä vapaalle.

Etäjohtamisen osalta on viisasta olla säännöllisen epäsäännöllisesti yhteyksissä työntekijöihin sekä henkilökohtaisesti että ryhmävideopalaverein. Yhteydenpidossa kannattaa varata aikaa työntekijöiden kokemuksille, huolille ja tuntemuksille. Selkeät tehtävät ja tavoitteet helpottavat kotona työskenteleviä, ja auttaa töiden valmistumiseen aikataulussa. Työntekijälle pitää myös löytyä ymmärrystä, jos olosuhteet kotona ovat sellaiset, että koko perhe on läsnä 24/7.

Etätapaamisissa ja -tapahtumisissa huolellinen ennakkosuunnittelu ja valmistelu on kaiken a ja o. Tekniikan toimiminen helposti ja varmasti myös osallistujalle on onnistumisen lähtökohta. Hyvät laitteet takaavat miellyttävän lähtökohdan, sillä pikselimössön ja katkeilevan äänen seuraaminen ei kauaa jaksa kiinnostaa. (https://digierko.fi/2021/01/20/mika-on-onnistuneen-etatapahtuman-resepti/9

Onnistunut etäily on parhaimmillaan ihmisen luontaista rytmiä mukavasti noudattavaa tai osa laaja-alaista selviytymiskokemusta uusien haasteiden edessä. Se on toisaalta vaativaa, mutta varmasti myös opettavaa ja antoisaa.

.